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电子文件的特性

发布时间:2025-01-11 02:55:29

㈠ 电子文件管理规定的特点是什么

电子文件管理规定的特点,主要体现在三个关键方面。
首先,电子文件依赖特定设备和软件存在。它们无法脱离计算机及相应操作系统软件而生成、传递、识别。这意味着,电子文件的保存、长期使用需依赖于特定的硬件和软件环境。若硬件设备或软件更新换代,原有设备找不到,电子文件很可能失去其利用价值。这一特点与传统实体文档保存存在局限性。
其次,电子文件易更改性显著。其为文件编辑提供了极大便利,但也带来了文件原始性、真实性和凭据性的挑战。电子文件易遭受人为修改,以及病毒侵袭,文件完整性难以保证。这种特性使得确认文件原件与修改版别变得困难,且文件一旦被病毒感染,可能完全丧失或部分丧失其作用。
最后,电子文件具备纸质文件无法比拟的优越性,即快捷性与可塑性。电子文件改革了传统收发文件的业务处理流程,利用计算机录入,实现多次、多种形式的输出,方便文件查找利用,为档案现代化管理奠定基础。借助网络技术,文件起草、修改、定稿、收发传递等操作皆可在线上完成,文件处理和运转方式得到优化,提高工作效率和质量。对于普发和传阅文件,电子文件能大幅度提升文件时效性,减少成本。通过建立网上档案室,电子文件的收集、整理、鉴定、编目和逻辑归档成为可能,改变了档案工作提供利用的方式。利用网络技术,实现电子文档资源共享,同时广泛采集数据信息,丰富文件库档案,为用户提供更快速、丰富的信息参考。

㈡ 什么是电子文件

电子文件是指在数字设备及环境中生产,以数码形式存贮于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
电子文件特点
信息的非人工识读性

系统依赖型
信息与特定载体的可分离性
信息的易变更性
信息存贮的高密度性
多种信息媒体的集成性
信息组织的多维性
物理结构与逻辑结构的分离性
信息的可操作性
电子文件的种类
按电子文件的信息存在形式划分:
文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件。
按电子文件的功能划分:主文件、支持性文件、辅助性、工具性文件。
按电子文件的生成方式划分:原生的电子文件、数字化电子文件。
电子文件的管理原则
全程管理原则
从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。
全程管理是一种全面管理。
全程管理是一种过程管理。
前端控制原则
前端指文件的形成阶段。
档案人员从文件的最初形成就要介入。
前端控制是保证文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。
前端控制是优化管理功能,提高管理效率的科学理念。
集成管理原则
集成管理是全程管理思想的延伸和深化,不仅要求关注文件流,也要关注与文件流相关的业务流。包括:文件流与业务流的集成;文件流与其他信息流的集成;文件流内部管理活动的集成。

动态管理原则
动态管理是指对电子文件全程加以监控,以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求,以保证管理目标的实现。
电子文件的鉴定与归档
确认哪些文件需要开展鉴定工作,将文件从非文件信息中挑选出来,其实质是明确机构需要形成哪些电子文件。
鉴别的步骤一般包括两步:
第一,确定电子文件的生成节点;第二,设计文件登记模块,赋予每份文件唯一的文件号。
电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定;
判断电子文件信息的有用程度(内容鉴定);
检查电子文件的技术状况(技术鉴定)。
电子文件的处置:根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作,如销毁、继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。
对电子文件鉴定过程的记录:可通过一定的系统设计,内容鉴定和部分处置工作的过程及结果可以自动记录在系统中。技术鉴定及另外一些处置工作(如缩微)的过程及结果一般由人工记录在纸张上。
电子文件鉴定的基本方法
内容鉴定法
通过审阅电子文件的内容判断其价值。
职能鉴定法
以判断电子文件的职能活动为中心,通过确定职能活动的重要性来判断相关电子文件的价值。
职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法,内容鉴定法是电子文件鉴定的辅助方法。
职能鉴定法侧重宏观鉴定,明确有保存价值文件与无保存价值文件的界线;内容鉴定法侧重于对有保存价值文件的进一步去芜存精,形成于同一职能活动的不同文件可能具有不同的保存价值。
电子文件的归档
电子文件归档范围
将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件,纳入归档范围。
电子文件归档方式
逻辑归档与物理归档。
在计算机网络上进行,不改变原存贮方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
物理归档是指以网络传输方式(在线)或以介质传递方式(离线)将文件移交给档案部门的过程。
在线归档与离线归档。

电子文件的检索与利用
电子文件检索的概念:广义上应包括电子文件的著录、查找两方面内容。
目前存在两种类型的电子文件检索工作:现行机构电子文件检索、档案馆电子文件检索。
电子文件著录:范围——全面性;时间——全程性;手段——综合性;关系——多级性;
电子文件的利用:复用性、利用形式多样性、系统依赖性、便于传输。

㈢ 电子文件的特征

(1)非人工识读性。

电子文件使用了人工不可识读的记录符号――数字代码,人类无法直接识读和理解

经过复杂编码的“比特”,例如,人们在高倍显微镜下可以看见光盘上直径小于百万分

之一毫米的刻写激光斑点,但不可能读懂那些斑点的含义。此外,数字信息在传输、存

储中有时会经过压缩、加密等处理,只有通过计算机特定的程序进行解码、解压或解密,使之还原为输入前的状态,人们才可以识读它。

(2)对电子技术和设备的依赖性。电子文件的形成与利用均依赖于电子环境和电子技术,必须借助一定的设备和技术才能识别和利用。当生成电子文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代而与原有的系统不兼容时,就需要保存原有的老的系统,进行适应新系统的转换、迁移工作,以确保电子文件的可读性。

(3)信息的可变性。造成电子文件信息发生变化的主要原因有:第一,在传统文件中,载体(如纸张)不仅是信息的承载物,它与所呈现的信息结为一体,使原有信息固化在载体上,信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在这特定的载体上,不能改变。电子文件信息和特定载体的可分离性导致载体不再具有对信息的固化作用,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,信息可以在不同载体之间转移,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。第二,电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。到目前为止,电子文件存储介质的物理寿命(保证存储的数据不丢失的时间)还远远比不上纸张,材料的氧化和变质、磁场的影响等很容易破坏磁介质上存储的数据,因此每隔一定时间就必须对原载体上的数据进行拷贝,使之保持常新的状态,防止信息的丢失。这点从电子文件的存储介质不断地更新换代上可以看出。例如,软盘从5英寸到3.5英寸,再到目前的可移动USB电子闪盘(U盘)对3.5英寸软盘的取代,这一切只用了不到10年时间,光盘的规格也在发生变化。由存储技术的发展可以预见,不久的将来会有更小巧、大容量的新的存储介质出现。不断升级的计算机软、硬件逐渐对老式存储介质不再兼容,这就要求人们将原存储介质上的信息转换到新型存储介质上,或者将原文件迁移到新的技术环境中,以保证文件的可访问性和可读性。而转换、迁移过程中由于操作和其他方面的原因,导致信息的丢失或失真有时是不可避免的。

(4)信息与载体的可分离性。自古以来所有形式的信息记录,无论是文件还是图书,其信息都被固定在某一载体上,成为不可分离的一个“实体”,如墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形,文献的使用、流传都是以这种实体形式实现的。对于正式

文件来说,内容与最初形成时的标记同时被固定在载体上,为文件打上了明显的原始烙印。而在电子文件中,信息不再与原记录载体捆绑在一起,不再具有物理意义上的固定实体状态,也不再具有固定的物理位置,而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换,可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间,还可以通过网络传给异地的计算机终端,其内容却不发生任何变化。

(5)信息的可共享性。对于一份纸质文件来说,通常只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读。而电子文件可以不受这种限制,因为电子文件的处理环境是电子计算机或网络,如果不特意采取措施,则可以做到用网络上的任何终端设备去读取存储在某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端,就像发布文告一样。电子文件的信息摆脱了纸质文件的时间和空间的制约,通过网络传播和交流,供用户随时随地查阅和利用,实现档案资源的信息共享,更好地为用户提供服务。

(6)多种信息载体的集成性。传统的纸质文件主要承载文字和图形信息,而电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式有机组合,这种文件称为“多媒体文件”。多媒体文件集图、文、声、像于一体,能够更加真实、生动地再现当时的活动情况,从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。在甩多媒体技术制作的文件中,文字、图像、声音等各种信息都用二进制数字来表达,它和文本文件一样可以在屏幕上显示,且同时输出,并可以通过网络进行远距离快速传输

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