搜集文件的注意点是

『壹』 搜集资料的方法有哪些网络搜索时要注意什么

搜集资料的方法有：

1、阅读、笔记法。

通过阅读有关的文件、报刊、杂志、图书、资料等，从中筛选、获取所需的信息，并将其记录在笔记本上。这种方法是最常用也最实用的，可以不受网络等其他条件的限制。

如果缺少书籍、资料等，可以去借阅、也可以去购买。向一些权威机构、权威出版社或者新华书店等去借阅、购买，然后阅读并做笔记。

2、问卷调查法。

有些信息或资料是最新出现的或者没有固定的来源，无处可查找，那么，就可以采用问卷调查法来收集资料。

自己可以提前设计好问卷内容，以及问卷过程中所需要知道的相关信息，设置好问卷之后，可以打印出来，去找问卷对象填写，并收集起来分析。如果问卷对象离你太远，那就可以发起网上问卷，通过网络，让对方填写并提交。

3、实地考察法。

如果你要收集的资料，别人描述不清楚，也无法准确辨别，并且没有经验也找不到，那么，就需要你实地考察，实地收集了。

来到实地之后，可以通过详细观察，采集标本，实地分析推理，当面采访，面对面交谈，电话询问，向有经验者打听等方式，最终收集到自己所需要的资料。

4、查找文献法。

有些资料和信息，已经过去很久了或者在生活中很难去找到，那就需要你采用查找文献法了。到一些专业的或者大型的图书馆等地方。

去翻阅查找相关文献，包括图书、报刊、论文、科学报告、档案等书面印刷品，还包括文物、影片、录音录像带、幻灯片等形态的各种材料。查找到相关文献，并将有用资料记录下来或拍照保存，以备研究使用。

5、网上查阅法。

有些专业类的或稀缺性的资料，在生活中可能比较的难收集，那就需要利用网络资源，在网上查阅。找一些相关的网站去查阅，在不同的搜索引擎上进行搜索，找到相关的资料，立即进行复制、粘贴，或者下载、录音、拍照等，收集在自己的电脑上或者某个专门的文件夹之内。

6、实验研究法。

有些资料和信息，只有通过自己亲自去做实验，才能得到相应的数据和资料，那就只能采用实验研究法了。

网络搜索需要注意事项：

找准搜索平台：找寻正确的搜索大数据入口能得到海量内容。

组合搜索词：搜索的时候应将自己的搜索行为具体化，并加上具体要求和限定，通常搜索词决定搜出来结果的精确度。

相关搜索推荐：在搜索引擎的下拉框，输入词汇的时候，一般会有一些长尾词的推荐下拉框，若刚好有想要搜索的可以直接点击搜索。具有一定的指导性和参考性。

学会辨识标题：选择和你搜索的关键词匹配度最高的标题，同时也要观察搜索的结果。注意查看标题里面的内容描述是否相符，避免浪费时间和精力。

学会进行检索：一般网站的导航栏是有一定的提示作用，或者有些在右上角会有一个检索框，可以输入自己想要的进行检索。

『贰』 档案收集工作的要求有哪些

档案收集工作的要求x0dx0a档案收集工作的基本要求是加强档案馆(室)外业务工作的调查与指导，保证归档和接收进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的不可分散性，实现人馆(室)档案的标准化x0dx0a(一)加强档案馆(室)外业务工作的调查与指导x0dx0a收集工作是要解决档案的分散形成与集中管理的矛盾，这就要求在收集工作中必须重视馆(室)外档案业务工作的调查，掌握收进档案馆(室)的档案的形成、流动、管理、使用等方面的信息，以便科学地安排和指导各有关单位或部门的档案移交工作。基层档案室必须注意研究和掌握本单位档案的形成规律和特点，严格执行归档制度。各级各类档案馆应当从本馆的性质与职责出发，对有关国家机构、社会组织和个人的职能、任务及形成档案的内容、种类、保存价值、数量、整理、保管等情况进行调查研究，科学确定应移交档案的范围、时间和数量。各级档案馆在接收档案前，应当对确定进馆的单位进行档案基本情况的调查与分析，协同档案行政管理部门制订相应的办法，对有关单位的档案工作进行监督、指导与检查，提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进馆的各项准备工作x0dx0a档案馆接收档案进馆，应当根据档案的形成规律和档案发挥作用的规律，处理好从文件材料形成到归档、从档案室到档案馆的档案流程周期。既要防止急于丰富馆藏，把档案形成机关尚在经常使用的档案过早地接收进档案馆，给机关工作带来不便;又要防止个别单位把需要移交的档案当做私有财产或“小家底”不愿移交。同时，档案馆要避免把应该接收进馆的档案“拒之门外”，使档案长期分散保存在形成单位甚至遭受损失。所以，在收集工作中应当妥善处理好局部与整体、当前与长远的关系，做到既有利于保护国家的历史文化财富又方便社会各方面的利用x0dx0a(二)保证归档和接收进馆档案的齐全完整x0dx0a保证档案在归档和接收进馆时的齐全完整是贯穿收集工作始终的基本要求。所谓档案的齐全完整，就一个单位而言，是指归档的文件材料能够系统地、真实地反映本单位的工作面貌看悔一年度归档的文件材料，就能了解这个单位该年度的基本工作情况，看全部档案就能知道这个单位的整个历史;就一个档案馆而言，是指儿属本馆接收范围的所有撤销和现行的立档单位所形成的具有长久保存价值的档案，能够全部接收进馆。但是，由于各种门类和载体档案材料的形成情况较为复杂，运动周期较长，要使分散形成的档案材料转化为完整系统的档案，该归档的都归档，该进馆的都进馆，应当靠完善的规章制度加以约束。因此，应当强化档案专〔兼)积人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序。每个单位除了认真执行国家关于各门类和载体档案归档的规定外，应当结合本单位的情况，制定更具体、更完善的归档制度，使归档范围更合理、归档办法和要求更明确，更有利于基层档案人员操作。机关的归档工作应纳人业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应当把归档工作作为其中的一项内容切实保证档案的齐全完整。在鉴定制度中应当要求单位的业务部门和档案部门对收集到的档案材料必须严格按照鉴定原则和档案保管x0dx0a期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定，准确地挑选归档文件并确定其保管期限，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。档案馆在接收档案时，除了解进馆档案的质量外，还应对未进馆档案的基本情况有所了解，及时发现和纠正因档案保管期限划分不准而造成应进馆而未进馆的问题x0dx0a(三)维护全宗和全宗群的不可分散性x0dx0a全宗是一个单位档案的整体。一个机关的各项工作活动不是孤立进行的，相互之间有着密切的联系。在工作中形成的文件材料，无论从来源、内容、形式、时间等方面都存在着固有的联系，是一个不可分割的辍体。接收档案时必须把一个机关形成的档案，作为一个全宗，集中在一个机关档案室或档案馆，不允许人为地分割。只有接收时坚待个宗的不可分散性，在以后的整理、鉴定、保管、统计等各项业务活动中，才能够按全宗进行科学管理，在档案收集土作中，应注意保持相互有密切联系的一组全宗的不可分散性。在一定时间、地点和社会历史条件下，各个机关的活动既严密分工，又密切协作，相互依存。反映在工作和生产活动中形成的文件材料上，相互之间也有紧密联系。这些互有联系的若干全宗，称为全宗群。全宗群与档案全宗一样不宜分散。一个档案馆接收档案时，保持全宗的完整，能反映一个机关活动的历史面貌;保持全宗群的完整，就能反映国家或地区一个时期的历史面貌。将上述两个完整性有机结合起来，就能真实而又全面地反映党和国家的历史面貌x0dx0a(四)积极推行入馆(室)档案的标准化x0dx0a在档案收集工作中推行标准化，是档案工作现代化的要求。标准化是现代化的基础，现代化的程度越高，就越要求标准化。档案工作标准化，应从收集工作做起。如果接收进馆(室)的档案不标准，将给科学管理和实现现代化带来困难

『叁』 在资料收集过程中,一般有哪些要求

收集资料过程的要求有三个：

注意资料的时效性：信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供，即它的时效性。信息只有及时、迅速地提供给它的使用者才能有效地发挥作用。特别是决策对信息的要求是“事前”的消息和情报，而不是“马后炮”。所以，只有信息是“事前”的，对决策才是有效的。

使用资料本虚准确：要求所收集到的信息要真实可靠。当然，这个原则是信息收集工作的最基本的要求。为达到这样的要求，信息收集者就必须对收集到的信息反复核实，不断检验，力求把误差减少到最低限度。

应全面的考虑问题：要求所搜集到的信息要广泛，全面完整。只有广泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活动和决策对象发展的全貌，为决策的科学性提供保障。因此，如何在不完整、不完备的信息下做出科学的决策就是一个非常值得探讨的问题。

(3)搜集文件的注意点是扩展阅读：

资料收集的方法：

1.社会调查：社会调查是获得真实可靠信息的重要手段。社会调查是指运用观察、询问等方法直接从社会中了解情况，收集资料和数据的活动。利用社会调查收集到的信息是第一手资料，因而比较接近社会，接近生活，容易做到真实、可靠。

2.建立情报网：管理活动要求信息准确，全面，及时。为了达到这样的要求靠单一渠道收集信息是远远不够的。特别是行政管理和政府决策更是如此。因此必须靠多种途径收集信息，即建立信息收集的情报网。严格来讲，情报网络是指负责信息收集、筛选、加工、传递和反馈的整个工作体系。

3.战略性情报的开发：战略性情报是专为高层决策者开发，仅供高层决策者使用的比一般行政信息更具战略性的信息。

4.从文献中获取信息：文献是前人留下的宝贵财富，是知识的集合体，在数量庞大、高度分散的文献中找到所需要的有价值的信息是情报检索所研究的内容。

『肆』 如何进行档案整理

如何进行档案整理

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。

档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

(二)各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

(1)保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：

(2)保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

(3)问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

(4)年度---保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

(1)采用种类--保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

(2)年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;

6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;

7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。

(三)案卷(件)号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

四、档案整理的质量要求：

(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。

2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件内在联系。

A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。

(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。

(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。

A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。

(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。

(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年

B、会计档案。

(1)会计凭证：保管15年。

(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。

(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。

(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年

。

C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。

E、音像、电子、实物档案：永久。

F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。

『伍』 如何做好应归档文件材料的收集归档工作

文 件 材 料 的收 集 是 指 依据 一 定 的收 集 范 围 ， 通 表 等 以及 上下 级机 关 、其 他 机关 针 对本 机 关主 管 业 过一 定 的方 法将 机 关单位 各 部 门和 个 人手 中有 价值 务或 密 切联 系 的文 件 材料 是 文件 收集 的重 点 。而事 临时性文件 ； 上级机关普 发仅供参考 、 征求意 的文 件集 中起 来 ， 以供 归档 整理 工作 利用 的过 程 。 文 务性 、 件材 料 的收 集工 作 是档 案工 作 的起 点 和基 础 ，一个 见 、 需办 理 的文 件材 料 ； 经会 议 讨论 和 未经 领 导 无 未 单位 的归档 文件 是 否齐 全完 整 ，根 本 的 因素 取 决 于 审 阅 、 发 的文件 ； 般 性 文 件 的 历次 修 改稿 ； 签 一 无特 一 非 文件 材料 的收集 是否齐 全 。 有及 时地 、 针对 性 地 殊保 存 价值 的信封 ； 般 性 意见 的人 民来信 ； 隶属 只 有 收集 各类 文 件材 料 ，才 能避 免 文件 的散 失 ，才 能真 机 关 抄送 的各种 文 件材 料 ； 供工 作 参考 ， 反 映本 仅 不 实、 全面 地 反映本 单位的 历 史全 貌 和活 动 规律 ， 也才 机 关工作 活动 的文件 材料 一般 不属 于 收集 范 围。 能保 证本 单位 档案 的齐 全 完整 。因此 ， 我们 一定 要认 真 做好 文件材 料 的收集 工 作 ， 点也 不 能马虎 。 半 二、 对帐 外 文件 的收 集 文 书工 作 人 员 除 了对 机 关 公 文 的接 收 之 外 ， 还 文 件材 料 的收 集工 作 ，应 该 由文 书 工作 人 员 负 要加 强对 未及 时 归档 文件 的平 时收 集工 作 。这 是保 责， 在收 集 过程 中 充分 发挥 主观 能 动性 ， 取 各种 有 证档案齐全完整及不断完善的有效方法 。 采 效措 施 ， 多渠 道 地把 应 该归 档 的文 件全 部 收集 起 来 。 以及对 那 些未及 时归档 的文 件 的补 充收集 。 一 “ 帐外 文 件 ”一般 是指 未 经 过 正 常 的收 发 文渠 文书 处 理部 门主 要 是对 本单 位 需要 归 档文 件 的接 收 道 ， 也没有 进 行严 格 的收 发文 登记 的文件 。 这类 文件 往 往 没 有 固定 的文 头 ， 没有 机关 文 件字 号 ， 也 比如会 议文件 、 统计 表 、 同、 议 书 、 话 稿 、 合 协 讲 电话 记 录及 本 单位 处理 完毕 的 公文 的收 集 、 报 总 计 归档 文件 材 料 的收集 主 要 是参照 国家 档案 局 曾 机 关 内各 基层 单位 的工 作 汇报 、 告 、 结、 划 等 。 颁 发 的 《 关 文 件 材料 归档 与 不 归 档 的范 围》来 完 这 类 文件 主 要 由机 关领 导 或具 体承 办 有关 事 项 的人 机 成 的。 一 员负 责拟 写 ， 般不 经 过文 书 人 员之手 ， 作 结束 后 一 工 个 单位 在 日常 的公 务 活动 中会 产 生 大量 的文 往 往 散存在 领 导或 具体 承 办人 员 的手 中。 件 ， 果把 它 们 全 都 作 为档 案 保 存 ， 是 没有 必 要 ， 如 一 集， 一般 来说 ， 须具 备三 个条 件 ： 必 一 由于机关 “ 帐外文件 ” 相对 比较分散， 不易控制 有 效 的措 施 ， 强对 “ 外文 件 ” 加 帐 的管 理 。文 书 处理 人 员 要具 有 高度 的工作 责 任心 ，积 极 主动 地 与有 关 二 是不 可 能 。哪些 文 件应 该 收集 ，哪些 文 件不 必 收 且 容 易散 失 。 因此 ， 关文 书 处理 部 门必须采 取 切实 机 是在 本单位 工 作活 动 中形成 或 处理 的文 件 。 二 是 办理 完 毕 的文件 ， 即文 件在 文 书 处理 程 序 领 导 和各 业务 部 门加 强 联 系 ，上 门收集 已经 形成 并 帐外 文件 ”； 要经 常 向有 关领 导 和人 员 上 已经 办理 完毕 。 从发 文机 关来 说 ， 在文 件发 出后 就 处 理 完毕 的 “ 算 办理 完 毕 了； 收文 机关 来 说 ， 有关 领 导或 部 门 宣 传加 强 “ 从 经 帐外 文 件 ” 管理 的重 要 性 ， 使他 们树 立 良 阅知 、 传达和 办理 后就 算 办理完 毕 了 。 三 是对 日后 工 作 有 参 考价 值 利用 价 值 的文 件 。 办 理完 毕 的文 件 ，一 部分 随着 现 行办 事 功 能 的结 束 而 失去 了存 在 的价 值 而被 淘汰 ；另一 部 分 仍有 参 考 好 的文 件 、档 案 管理 意 识 ， 自觉 地 将工 作 中 形成 的 “ 外文 件 ” 料及 时 交给文 书 处理 人员 登记 归档 。 帐 材 三、 加强对归档文件材料的检查和验收 对 收集 来 的各种 文 件材 料 ，文 书 处理 部 门不 是 还要 进行 平 时检 查 。 参照 归档 文 价 值被 选 留转化 成 档案 。我 们 一般 参照 《 关 文 件 收起 来 就算 结束 了， 机 材 料归 档 和不 归 档 范 围》来 判 断 一 份 文件 是 否 具 有 件 的质 量要 求 来检 查所 收集 文件 的 数量 和质 量 。主 收集 的价值 。一 般 情况 下 ， 机关 的工作 计划 、 作 要 是看 文件 是 否办 理完 毕 、 不是 符 合收 集 要求 、 本 工 是 是 总结 、 决定 、 知 、 议 记录 、 工 名册 、 通 会 职 规章 制度 、 报 否齐 全 完整 ； 要 的文 件 ， 否有 领 导或 分管 领 导签 重 是 《 电兵船 档案 》 0 7年第 2期 机 20 41 维普资讯 http://www.cqvip.com 业务研 究 档案 的 勘察设 计研 究院 随着 科学 技术 的迅猛 发 展， 强企 业 资信 、 誉 下几 个方 面进 行探 讨 ： 加 信 档案 的管 理， 树立 良好 的企业 形象 ， 以企业 信用 带 动 一 、 信 用档 案 的收集 企业的不断发展与创新尤为重要。因此做好信用档 档 案 是企 业 的特殊 财 富 ，是 企业 实力 的象 征和 案 的管 理 与利用 ，具有 现 实 的指导 意义 和深 远 的影 发 展 的基石 。 业拥 有丰 富 的高质 量 的档案 资源 ， 企 就 响。建 立企 业信 用档 案 管理 系统 是 市场 经济 发 展 的 具 有雄 厚 的经 济技 术优 势和 市 场竞 争 能力 。信 用 档 需要 ， 可 以树立 和提 高 企业 形象 ， 确 反映 企业 信 案 也 不例 外 ， 保证 收集 的连 续 性和 系统 性 ， 收集 它 准 应 在 要充分注意信用档案的特点， 以区别于其他 用状况 ， 构建健康有序的企业信用体系 ， 在促使企业 工作中， 并从相互 印证、 补充 的角度来考虑 信 用体 系 与市场 经 济信 用 制度 的均 衡发 展 ，提 高 企 门类 的档案材料， 业 生产 经营 的资信 水平 等方 面 发挥 更好 的作用 。 信 用 档 案 是指 机关 、 团体 、 事 业 单位 、 会 组 企 社 信 用档 案 的收集 范 围 。 为 了保证 信用 档 案 的完整 、 确和 系 统 的管 理 ， 准 织 以及 个人 在科 研 生产 、 营 管理 、 经 党务 行政 工 作和 我们根据兵档字 （0 36 20 ）5号文件精神 ， 20 年将 于 04 其它社会活动中直接形成的具有保存价值的各种牌 信 用档 案 列 入 科研 课 题 ， 立 项 、 研 开 始 ， 过 调 从 调 经 匾 、奖杯 、奖 状 和 荣誉 证 书等 反映其 获 奖情 况 的 实 卷、 收集 ， 对奖杯、 奖状 、 牌匾、 荣誉证书等进行整理 ， 物。 信用 档案 具有 直观 性 、 原始 性 、 观性等 特 点 ， 客 它 建立 了信用 档 案 管理 系 统 。具体 方 法 是根 据 《 国 中 向人 们展 现 了直 观 的客观 存在 ，与其 他 载体 的 档案 兵器 工 业 集 团公 司信 用 档 案 管理 暂 行 办法 》 十 大 按 相 互 印证 ， 互补 充 ， 相 使档 案 的 内容 更加丰 富 。 类 （． 0 单位 基 本 状 况 ，． 位 信 用等 级 评估 ，． 同 1单 2合 我 院是 中国兵 器 工业 集 团公司 下 属勘 察 设计 研 履 约 ，． 量 与 管理 体系 标准 认证 ，． 范经 营 与荣 3质 4规 究单位 之 一 ， 着 五十 多年 的兵工 勘察 建设 历 史 ， 有 是 誉 ，． 费者 投 诉 ，． 位 审 计 ，． 件控 、 诉 、 5消 6单 7案 应 查 8法 9其 和 6个 科 技型 综合 勘 察 甲级企 业 ，拥 有 国 内外 先进 设备 和 处 ，． 人 代 表个 人信 用材 料 ，． 它 ） 3 属类 雄 厚 的技术 力量 ，其 科 技成 果在 国 内 占有极 其 重 要 对信 用 档 案开 展全 面 收集 ；对 过 去分 散在 各 基层 部 的地 位 ， 在各 专 业技 术方 面 都取 得 了显 著 的成绩 ， 门和 个 人 手 中的信 用 档案 ，通 过 召开档 案 工 作会 议 曾 获得 了 国家 级优 秀 工程 勘察 金奖 2项 ， 奖 5项 ， 银 铜 等 方式 ， 传 和 贯彻 《 用 档 案 管理 暂 行 办 法 》， 宣 信 增 奖 8项 ， 国家 级 优 秀 科技 进 步 奖 6项及 奖 杯 、 状 、 强广 大职 工尤其 是 各级 领 导 的档案 意 识 ， 明确 信 用 奖 奖 牌 等 实物 ， 一个侧 面 反 映 出我 院发展 状 况 ， 综 档 案 同其 它各类 档 案一样 ， 从 是 必须 按时 、 按规 定归 档 。 合 管 理和 专业 技术 水平 的最直 接 的体 现 。如何 管理 和 利用 好这 些 档案 ， 之 发挥 其应 有 的作用 ， 使 现就 以 二 、 用档 案 的整理 信 信用档案 的整理、 分类 、 目工作做好 了， 能 编 才 发 ； 件材 料 的种类 、 数 、 数是 否齐 全完 整 ， 齐 重 要环 节 ， 文 份 页 不 也是 档案 整理 工作 的首 要环 节 。 只有 收集 全 不完 整 的一 定要 齐 ， 不规 范 的一 定要及 时纠 正 ； 文 及 时 、 选 得 当 ， 有 价 值 的 文件 都 集 中收 集起 来 ， 鉴 把 件 材料 的用 纸 、 字迹 是 否符 合规 范 ， 已破 损 的文 件应 才 能保 证 归档 文件 的齐全 完整 、 便 日后 查考 利 用 ， 方 予 以修 整 ，字迹 模 糊或 易褪 变 的文 件应 予 以复 制等 同时为 档 案整 理 、 目、 定 、 管 、 用 等各 项 工作 编 鉴 保 利 等。 创造 良好 的条件 。 归档 文 件 的收集 ，是 文件 归 档整 理 工作 的一个 4 2 （ 责任编辑 朱亚宏） 《 电兵船档案 》 0 7年第 2期 机 20

『陆』 领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会议结束前文件资料的收集，你将如何去做

首先，要确定与会人员的人数，并且提前打印好份数，最好是多打印积分留作备份。如果人数较多，可以分派人员，分别负责不同的区域。不同种类的文件要分开来，不要混合在一起。
其次，在会议期间，按照会议前的安排啊，有序的安排文件的分发，确保每位出席的人员都拿到，如果有意外弄坏或者弄脏的，可以即使更换，同时，分发是要迅速，不能耽误会议的进度。
最后，在会议结束前，提前将文件收上来，如果文件是保密的文件，还需要注意回收的分数，绝对不能落下。