㈠ 如何有效分类管理文件公司文件
一、按照部门名称分类
按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关，因此更便于企业管理员来管控文件授权，也更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。
二、按照文件类别分类
文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件，常见的文件类别包括：规章制度(生产管理制度、质量管理制度、行政制度、决定决议、管理条例等)、技术标准(质量标准、工艺规程、操作规程等)、工作标准(部门及人员岗位职责、工作流程、标准作业流程等)、凭证记录(生产管理记录、质量管理记录、销售记录、检验检查记录等)、方案文档(产品方案、技术方案、各类验证方案、各种项目方案)、合同文本(合作合同、销售合同、协议书等)、人员日常办公文件(工作计划、工作总结、报告、统计报表、工作简报等)、公司资料(公司重要活动的照片、视频资料等)。
三、按照业务、产品或服务分类
燕麦云的用户来自于各行各业，不同的行业的业务和产品存在千差万别，需要企业管理员从实际出发，根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类一级目录。举个例子，A公司是从事小学及初中课外辅导的教育培训机构，旗下业务有数学、英语、语文的课外辅导，其一级目录文件夹可以按照业务及课程归类来分类，如新建以下名称的企业文件一级文件夹目录：小学语文、小学数学、小学英文、初中语文、初中数学、初中英语。
四、综合型分类
孙子曰“兵无常势，水无常形”，关于文件的分类方式也并不是一成不变，一种分类执行到底的。以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维，在实际运用中很多企业往往会根据实际业务需要综合运用以上分类，多种分类形式并存。
㈡ 文件管理方法
导语：文档管理是项目管理中非常重要而基础的一环，存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理，那么它也就不是一个规范、标准的项目。
1、简单易懂——命名需要通俗易懂，尽量避免使用生僻字词。
2、避免重复——尽量避免与其他上级文件夹完全重名或部分名称重叠。
3、符号规范化——尽量不使用特殊符号。对于特殊符号，需要统一含义用途，例如‘&’表示连接符，‘@’表示正在处理的目录。
4、数字排序——对于需要按指定顺序排列的目录结构，可在文件名称前附加数字/时间/编号等序号。
对于临时文件，最好在适当位置建立临时文件夹，方便存放各种临时文件。临时文件夹中的文件需要定期进行清理。需要保留的及时移至各类固定文件夹，不需留存的.则及时删除。
1、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作。
2、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司总经理审批签字后，方可下发。
3、建立文件发放登记表，登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
4、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。
5、文件登记表与所发文件一并存档。
6、各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据文号编排顺序放入文件夹。
7、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。
8、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。
9、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。
10、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。
11、借阅文件要按时归还，撤消借条。
12、对于重复、过时和无保存价值的文件，经部门主管审核同意，报办公室粉碎销毁。
㈢ 企业文件管理存储有哪些方法
坚果云是一款便捷、安全的专业网盘产品，通过文件自动同步、共享、备份版功能，为用户实现智权能文件管理，提供高效办公解决方案。
文件自动收集，集中管理
1，文件自动收集。安装在员工电脑上的客户端软件会自动收集电脑中的办公文件，并上传到服务器中。整个过程完全自动，无需员工手动上传，不会影响其正常工作。
2，统一文件结构。坚果云允许管理者预先定义文件存放结构（文件夹结构），并将该文件结构同步到员工的电脑中。这样，员工就可以按照预先定义好的结构存放文件，避免因结构不统一，导致收集的文件失去价值。
3，文件集中管理。坚果云自动收集文件后，管理者将可以对它们进行集中管理，查看和编辑员工的工作成果。即使员工离职，也可以轻松地将其文件交给他人保管，无需担心知识断层或企业内容丢失。