电子文件的集成管理主要包括哪些

❶ 我国电子文件管理法制建设应坚持哪些原则

一．电子文件的全程管理原则
即从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。
全程管理是一种全面的管理 、一种系统的管理、一种过程管理 。 它涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求， 在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。 这个体系是通过过程控制实现结果控制，是一种过程管理。在这个过程中需要不断的发现和纠正失误，不断调整管理策略。将电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。
二．电子文件的前端控制原则
（一）文件的过程分化
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，又分为前端、中端、末端。
前端：文件的形成 中端：文件的具体管理 末端：文件的留存和销毁
（二）文件的前端控制
前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。是实现电子文件全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在纸质及其它载体
文件、档案管理中是有效地，在电子文件管理中更是至关重要。它的必要性体现在以下两个方面。
1．前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。在电子文件形成初期便要保障电子文件的安全、可靠、完整、可读、防止其被破坏。要确保电子文件的真实性就是要保障文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。要保证文件的产生过程和产生之后的真实性。
2．前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构” ，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏和抵牾，从而达到功能合理，效率最高。
三．电子文件的集成管理原则
集成管理是指对管理要素的科学重组。电子文件的集成管理是将与电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互连与组合，形成具有要素群结构的管理体系的过程。
集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不仅关注文件流，也要关注与文件流相关的业务流，关注其他信息流的统筹兼顾、功能整合，鲜明地体现了开放式、集约式的管理理念。
具体说来，电子文件的集成管理原则在本系统中主要体现了以下三方面的内容：
（1） 文件流于业务流的集成
文件流与业务流的结合程度应该是衡量电子文件管理质量的一个重要标准。文件流和业务流的集成思想不仅应体现在机构电子文件的管理理念、管理政策和管理方法之中，最终应体现在机构电子文件管理系统对电子文件流与业务流的一体化整合上。
（2） 文件流与其他信息流的集成
文件信息和非文件信息在内容上有互补性，在管理流程和技术上有许多相通之处，集成管理就是要打通它们之间的可通之处，连接它们之间的可连之处，实现最大限度的信息共享和知识挖掘。
（3） 文件流内部管理活动的集成
电子文件管理的各项具体业务应该并尽可能根据其内在关联性而得以整合或集成，如归档与整理、鉴定、著录的结合等。这一思想使得我们在构造系统时，虽然在管理数据是分门别类的进行管理，但信息是一体化的，从而避免的信息“死角”，使需要查找的信息都能找到。
四。电子文件动态管理原则
动态管理是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。
五．电子文件的注重效益原则
效益就是投入产出比，成功的管理应该有助于提高该项活动的效益。
在当今的网络环境下,电子文件在检索、存储容量以及资源共享等方面优于纸质档案,成为了现阶段档案存在的一种主要形式之一,且有取代纸质档案的趋向,这种革命性的变化给档案管理工作注入了新鲜的活力,我们应该针对电子文件的特征探究电子文件的利用效益。对于电子文件,我们要更新观念,突破传统的效益观,充分开发电子文件信息资源自身产生效益的潜力,使档案事业在电子时代得到进一步发展。

❷ 电子文本的后期整理

(一)后期整理原则

1.多种文本信息一致原则

电子文本所载信息与纸质文本一致，电子文本之间信息一致的原则。电子文本以归档的原本纸质文本为准绳，将电子文本显示的信息与纸质文本对照，进行整理与修改；电子文本不因其拷贝的载体差异，其所载信息应该是一致的。

2.信息与背景信息集成管理原则

就电子文件的生成、运行、保管等管理活动要素性元数据互联与集合，形成信息内容与要素群体管理体系结构组合，从而提高文本的可靠性，提高管理效率。

集成管理思维源于地质资料数据流，伴生勘探开发业务流，是业务流的记录，能确保地质资料信息从产生到管理和利用，需要完整、安全、准确和及时反馈，保证资料信息随主流业务的产生、管理利用运转流畅、严密高效。

地质资料信息产生与产生平台及背景信息的元数据系统组合，在后期整理中一气呵成。

3.电子与数据信息动态管理原则

电子与数据信息动态管理，是指对电子文本、数据利用的全程进行监控，以动态适应性管理跟随文本与数据的运转和利用。力保永久真实，永久可读。在载体、软硬件环境不断随科技发展而不断变化中，使电子信息在动态状态下保持不变和可读。

(二)电子文本后期整理的内容

1.电子文件的鉴定

哪些电子文件需要保存?哪些电子文件能够保存?其涉及两个问题，一是电子文件的内容是否值得保存，保存是否有价值，二是其保存的价值是否可以实现。内容很好可惜因种种原因打不开同样无保存价值。电子文件的鉴定，以其信息内容为核心，以价值实现为保障。在日常地质资料的管理岗位设置上，一般设置“效率高、技术专”的专职岗位。多名专司电子文本鉴定与验收，逐步过渡到接收地质资料的员工都能熟练掌握电子文本与其他文本同时鉴定与验收，促使电子文本鉴定验收工作跟随时代发展而进步。

原本地质资料的电子文本，其载体上信息的保管期限，随纸质文本，使用的载体目前通常采用保险系数略高的光盘和硬盘。若载体(如光盘)到了保质期，需及时迁移信息至新的载体之上。

2.分类

电子文本分类，有按逻辑体系分类，也有按物理体系分类。

按逻辑体系分类是对电子文本信息内容进行的分类，一般随纸质文本的分类，目的是便于内容归类管理与应用检索。

按物理体系分类是按电子文本的载体进行的分类，目的是营造一个适宜载体保护的空间，提高载体保存寿命。

有资料室将载体为光盘的电子文本随纸质文本排列保存的，在卷内目录中显示为该档资料中的一件，这是按逻辑体系分类；当它与纸质文本分开保存时，如光盘存放在光盘柜，磁盘存放于磁盘柜，这是按物理体系分类，它们与纸质文本有互见号。当多档电子文件存于一个移动硬盘之上时，它们有电子文本序列号、文件标题等相关栏目，一般称“三级”根目录。

电子文本有时是“在线归档”的，与纸质文本不在同一时间入库，这需要鉴定与归档检查人员逐一参照检查，防止出现两种文本信息不一致情况发生。出现不一致时，以原始定稿纸质文本的“蓝本”为依据，要求提交单位整理电子文本，直到电子文本显示的信息与纸质文本一致，并配有完整的背景信息，方可通过验收归档入库。

成果地质资料的电子文件，国家主管部门有固定的汇交格式要求，在成果地质资料电子文件中，将成果地质资料的电子文件分为正文类、审批类、附图类、附表类、附件类和其他类。

电子文本的这种分类与纸质文本按信息内容的分类标准不是一个概念，这是出于方便电子文本管理和阅读而设置的。前者是馆藏资料分类，每一类中包含若干档，后者是在一档的电子文件中的区分与归类。

将一档成果地质资料电子文本分成这样的类，是规定这些文件的电子文件格式和其在保存介质中的组织方式，从而便于电子文件有序组合、便于有序打开，充分发挥电子文件的作用。打开一档电子文件，首先出现的是正文、审批、附图、附表、附件和其他六类让你选择性打开。

正文类，指这一档成果地质资料的全部正文，包括正文中的插图照片和插表。以正文的“正”字汉语拼音的第一个字母“Z”为类别代码。

审批类，指对这项成果由法定单位或技术权威组织对成果报告进行的评审验收、评审认定时形成的文件。以审批的“审”字汉语拼音的第一个字母“S”为类别代码。

附图类，指这档成果地质资料除正文以外的各种图件。用附图的“图”字汉语拼音的第一个字母“T”为类别代码。

附表类，指这档成果地质资料除正文中的插表以外的各种表格文件。以附表的“表”字汉语拼音的第一个字母“B”为类别代码。

附件类，指这档成果地质资料所附的技术性或说明性文字材料。以附件的“件”字汉语拼音的第一个字母“J”为类别代码。

其他类，指以上五类以外的电子文件。以其他的“其”字汉语拼音的第一个字母“Q”为类别代码。

电子文件在电子清单中的文件名，也有专门规定。通常由11个字符组成，这11个字符又分为四个部分：类别位、册序位、文件序号位和后缀位。

它们依次为类别位一个字符；册序位两个字符； 间隔位(“”下划线)一个字符；文件序号位四个字符；“点”文件后缀三个字符。

地质资料的利用与管理

3.病毒审查

对电子文件进行病毒扫描并杀毒，注意杀毒软件版本升级和使用正版购买的杀毒软件。

4.形成目录清单

全国地质资料成果资料上交要求：

电子文件有三级目录：盘目录、类目录和文件目录。

盘目录，以光盘为例。一张光盘打开后，首先出现的目录称根目录为一级目录，又称盘目录，一张光盘只有一个盘目录，纯文本文件格式，文件名规定为 “main dir.ml”。

类目录，是二级目录。也是纯文本文件格式，文件名规定为 “sub dir.ml”。这个“类”指的是区分成果资料中的正文、审批、附图、附表、附件和其他五类。这是一档成果地质资料中的电子文件分类。

文件目录，是三级目录。也是纯文本文件格式，文件目录文件名与成果地质资料电子文件名相同。类目录文件与文件目录文件放在存放该地质资料电子文件的子目录中。

盘目录格式

地质资料的利用与管理

地质资料的利用与管理

纸质文本与电子文本对照

电子文件登记表

成果资料光盘标签

光盘标签不是贴在光盘之上的，而是存放于光盘盒内的纸标签，光盘之上没有粘贴标签的位置；光盘册内，同一页的两个插袋，其中一个袋插放光盘，一个袋插放该光盘的纸标签。光盘背面用专用笔标注盘号，以显示该光盘是此光盘而非彼光盘。

光盘外标签与电子文件背景信息的元数据不同，通过光盘标签可读出该光盘所存信息要素：该电子文件编号和形成时间、电子文件题名、电子文件密级、电子文件形成单位信保管单位等。通过电子文件标签，可以查到电子文件登记表，电子文件登记表中显示的栏目是为打开电子文件而准备的背景信息。

在地质资料馆一般设有电子阅览室，配备专用电脑供技术人员阅读电子文件。

❸ 文档管理系统有哪些功能

会博通综合文档管理系统了解一下

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❹ 浅谈如何做好电子文件归档与电子档案的管理工作

会博通综合档案管理系统：提供档案全生命周期管理

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规范化档案管理

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全面化档案管理

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协同化档案管理

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高效化档案管理

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安全化档案管理

借还登记、操作日志全面记录用户的使用行为，加注阅读屏幕水印，完美避免恶意扩散、盗用，减少丢失风险。

移动化档案管理

不限时间、地域查看、借阅、利用档案资料，方便快捷。