哪些不属于单份文件归档整理方法

『壹』 请教档案整理问题

你要清楚什么是案卷与什么是件：
案卷：对于文书档案来说属于老方法整理方式，由有联系的若干文件组合成的档案并装订成册，称之为案卷，里面的具体文件称之为卷内文件；
件：只单份文件，文件归档随办随归，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。简化整理目的是减轻集中整理的压力，整理程序简化易，缓解档案工作人员的工作压力。
明白他们的概念，应该是知道他们的大概区别了吧。

『贰』 资料如何整理与归档

归档文件整理操作几个具体问题的处理

1、输入微机。由于文件不立卷，因此每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。特别是文件题名必须一字不变地输入，如果文件标题不能概括文件内容，请在原标题后自拟或补充标题，并加“[]”加以区别，如“××市档案局关于转发×档〔2005〕180号文件的通知”，应重拟标题并抄录为“××市档案局关于转发〔××省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见〕的通知”，又如“××市档案局通报”，应重拟标题并抄录为“××市档案局〔关于市直机关达标升级情况的〕通报”。有些归档文件的附件独立性强，如正文公布实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，在正件与附件作为一件时，如果目录中只抄录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检，此时也可在正文题名后抄录附件题名，附件题名外加“（）”，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。如果文件题名过长，超过软件所规定的120个字节（60个汉字），需进行简化，并在备注栏注明。如果是会议材料、报表、内部信息等成套文件，则每一份文件都要作一件输入。例如，××工作会议文件之一：×××同志在会议开幕式上的讲话；又如，情况反映第三期：×××贪污犯罪情况的内部通报。

2、装订。根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订，方便快捷，成本低。装订时一定要注意选择由档案局推荐使用的不锈钢订书钉。禁止使用不符合规范的订书钉，这将是今后每年归档文件整理检查的重点内容之一。文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。如果某份文件内容特别多，纸张厚，订书机无法装订，需要用细线装订。装订的方法：采用五孔装订，细线要将文件左边捆扎起来，以防纸张损坏。

3、文件的归档时间如何确定

《规则》放弃了原有的按针对年度归档的做法，统一按文件签发日期（即落款日期）判别文件所属年度。例如，1995年形成的《1996—2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年。

机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会形成跨年度文件，这样的文件往往统一在办结年度归档。比如，跨1998年、1999年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年即1999年整理归档；跨1998年、1999年两年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，即1999年整理归档；下级单位1998年12月写的请示，上级单位1999年1月收到，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入1999年。

按照《规则》的规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件。这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的时期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本日期为准；正文与附件为一件，以正文日期为准；转发文与被转发文为一件，以转发文日期为准；复文与来文为一件以复文日期为准。

有些文件没有标注日期，应考证清楚，按考证日期归档。

4、订本式的文件材料如何装订

报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。去除原有的不符合要求的装订物，改用符合规范的不锈钢订书钉或细线装订。订本式的会议记录，要拆除原来不符合规范的装订物，重新装订。

5、装订时是否必须去除金属装订物

是否需要去除金属装订物，可以视具体情况灵活掌握。一般来说，永久、30年保存的档案必须去除不符合规范的金属装订物，10年保存的档案可不去除金属装订物。此外，对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已经严密封装在其中，拆钉会严重损害原貌，此时可不再拆钉重装。

6、几种特殊类型文件“件”的确定

（1）重要文件（如法律法规等）除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本（包括历次修改稿）需要归档保存，如过厚不易装订，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。

（2）一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。

（3）文件在运转过程中一般都附有文件阅办单。有的阅办单有领导的重要批示（或签批条），它真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件，归档章应加盖在阅办单上，编页号也要从阅办单（或签批条）开始。

（4）会议材料一份文件为一件；活页纸会议记录，每一次会议为一件，订本式的一本为一件；整本的介绍信存根为一件；刊物正本为一件，底稿为一件，如果底稿太厚可视情况分为若干件；不同类型的报表各为一件；未装订的式样同一的表格可装订为一件；成套文件中的每一份文件各为一件，这样才有利于日后的查找。

7、传真件如何归档

传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。尽管复制件本身在耐久性方面也存在问题，但强于传真件字迹的耐久性。复印件应单面复印，以防粘连。

8、超大纸张如何归档

实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于A4或16开两种规格。由于档案盒是按照A4规格设计的，因此，超大纸张必须加以折叠。拆叠时应尽量减少拆叠次数，同时拆叠缝应尽量放在字迹外，从上向下折叠。

9、同一事由的归档文件排放在一起是否必须体现先后顺序

同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列，才能更好地反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，从而满足利用者的利用需求。如果一项活动所形成的若干份文件材料，既不按事情办理过程（时间）顺序排列，也不按归档文件的重要程度排列，只进行一种非常随意的放置，那么就看不到事情的办理过程，不利于档案管理和提供利用等工作。因此，同一事由的文件排列在一起时，最好体现出时间或重要程度等顺序。如开一次会议，形成了会议记录，会后又形成了会议纪要，这两份文件就属于同一事由，应排列在一起，会议记录在前，会议纪要在后。再如档案局举办档案法宣传周活动，形成若干份文件，这些文件应按照活动过程或文件的重要程度排列顺序。

10、在实行“随办随归”制度的机关，如何确保同一事由的归档文件排列在一起

一般情况下，同一事由的归档文件应该在事由办理完毕后收集齐全，再归档保存，以保证排列、编号后同一事由的文件排在一起。但实行“随办随归”时，如在某次会议结束之后，将需归档的文件按随办随归的要求，进行了排列、编号、编目等工作，从而确定了文件的排列顺序和位置，并移交档案部门。会议结束后间隔一段时间又形成了会议纪要，此时文件归档的补救办法是按自然顺序排序进行编号，并在归档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系。

11、如何将零散文件排入已整理完毕的归档文件中

在归档文件整理工作中，文书和档案人员应该以负责的态度，尽可能保证收集齐全完整，杜绝零散文件归档现象。在难以避免的情况下，将零散文件排列在同一年度相应保管期限归档文件的最后，并在该文与前面相关文件备注栏中注明，以便相互参见。

12、机关档案室要不要编盒号

各单位目前不需要以盒为单位编流水盒号。如要编号的，可用铅笔临时编号。

13、归档文件目录如何装订

归档文件目录和目录封面统一采用A4纸竖式打印，并装订成册。归档文件目录可一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本。归档文件目录除集中装订外，无需分别在档案盒中放置。

14、为什么每个档案盒都必须放置备考表

备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明的，无论在归档文件整理阶段，还是在档案保管阶段，都需要有备考表来填写这些内容。此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等项目，这些项目起到了明确整理工作责任，强化监督的作用，对每盒归档文件来说都必不可少。

15、文件页号的编写有何规定

文件本身的页码能反映文件页数的，不必重新编写页号，否则均应重新编写页号。编写页号同样是在文件正面的右上角和有文字反面的左上角。如有文件阅办单或领导签批条，也要编写页号。页号可用号码机、铅笔、钢笔编写。

16、归档文件管理软件

计算机辅助整理归档文件，应统一使用由市档案局推荐的，山东泰安同力软件公司开发的通用软件。各单位在每年的归档工作完成后，应将档案管理数据库备份两份。

希望我的回答能对您有所帮助。

『叁』 文件如何分类，怎么归档

1、首先把所有的文件都收集到一起，叠放整齐摆放在桌面上。不要把文件漏回掉了，要不然以后答在查询文件的时候，会很麻烦的；

『肆』 归档文件整理的整理方法

5.1装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类
归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)
5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。
5.5.1.1件号：填写室编件号。
5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3文号：文件的发文字号。
5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。
5.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，。
5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A?4型(长×宽297mm×210mm)。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1档案盒
5.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接；盒号即档盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。

『伍』 《归档文件整理规则》提出的整理方法与立卷比较，有哪些不同

目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。村、社区一般采用立卷归档整理方法。

『陆』 归档文件一般采用的分类方法不包括什么

内容分类法。归档文件一般采用的分类方法不包括内容分类法。文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。包含年度分类法、保管期限分类法和组织机构分类法。

『柒』 行政单位 文件档案归类 方法

文件材料整理归档的具体操作方法：

收集：收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确

明确归档范围：凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。

(7)哪些不属于单份文件归档整理方法扩展阅读：

行政单位和事业单位：

（1）内涵不同——行政单位是国家机关，而事业单位是实施政府某项公共服务的部门，是社会服务组织。

（2）担负的职责不同——行政单位是负责对国家各项行政事务进行组织、管理和指挥；而事业单位是为了社会的公益目的从事教育、文化、卫生、科技等活动。

（3）编制和工资待遇的来源不同——行政单位使用行政编制、由国家行政经费负担。事业单位使用事业编制，由国家事业经费负担。事业单位有全额拨款的，有部分拨款的，还有事业单位企业化管理的。

行政单位人员的工资按《公务员法》由国家负担，而事业单位则根据不同的管理模式实行不同的待遇。 行政单位或事业单位根据工作性质，也有具有行政事业编制的非公务员的人就职，一般是从事后勤保障的工勤人员，他们的待遇除职权不同外，收入和公务员完全一致。

『捌』 住培档案归档方法包括

住培档案归档方法包括：培训需求调查资料、年度培训计划、培训教材、培训考核评估资料。

知识管理已经成为21世纪现代企业管理的一个战略举措和重要内容。档案管理是知识管理系统的重要基础。

本课程旨在通过对档案管理新观念认知，档案管理的工具方法论、流程和档案管理操作实务的学习，提升档案管理人员的专业化和职业化素养和档案处理工作效率，为企业建立规范化、科学化的档案管理系统，建立企业知识管理体系打造基础！

住培档案重要性：

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作。

在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件。

对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。

『玖』 文件归档整理的修整工作不包括

文件归档整理的修整工作不包括去除易锈蚀订书针等金属物。

装订前应对破损的文件、字迹易褪变、超大纸张制作的文件进行技术处理，如修裱、复制、折叠等。还要去除永久、30年保存的文件上的金属物，使用不锈钢订书针或三孔一线装订。采用何种装订方法和材料，各单位可根据实际情况决定，但必须得到档案行政管理部门的认可。

第四步：编目

归档文件室编件号完成后，即可编制归档文件目录，归档文件目录设置的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。件号即室编件号。责任者即发文机关或署名者。文号即文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用六角括号括入）、发文顺序号。题名即文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加“[]”。

日期即文件形成的时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20041226（2004年12月26日）。页数即每一件归档文件的有效页面。文件中有图文的页面为一页。备注即注释文件需要说明的情况。 归档文件目录的编制分别以不同的保管期限进行，永久归档的文件目录要求一式两份（或多份），定期的一份。归档文目录填写或计算机录入工作成后，应分年度、分保管期限、分组织机（问题）集中起来，可一年一本（册），可多年集中一本（册），

用规范制作的目壳将其装订起来，填写好目录壳封面，成日后归档文件的检索工具。其目录壳封面寸为310mm×220mm，其厚度可为10mm、15mm、20mm等，还可根据需要而定。封面项目设置为：

1、全宗名称，即立档单位的名称，要填写全称或通用简称。

2、 年度，填写归档文件形成的年度。3、保管期限，填写归档文件的保管期限。4、机构或问题，如档案进行了分类才填，没有分类就不填。

第五步：装盒

就是将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限条件下，根据归档文件的多少选用不同数量，不同规格型号的档案盒。档案盒的规格尺寸为310mm×220mm×20mm或310mm×220×30mm或310mm×220mm×40mm（长×宽×厚度），还可根据不同需要制作厚度不同的档案盒。

归档文件装盒后，即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。档案盒封面项目设置为；全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称，各单位还可根据需要设置年度、保管期限或其他项目。盒脊项目设置包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。

这些项目的填写（除盒号、起止件号外）均与归档章同。盒号机关档案室不填，要在以后档案移交进区档案馆时再填。起止件号，填写该盒内第一份归档文件和最后一份归档文件的号。中间用“一”连接。备考表是置于盒内归档文件之尾，项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明的填写，主要填写盒内文件字

迹模糊、纸张缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人的填写，主要填写整理、归档文件的人员姓名。检查人的填写，主要填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期主要填写归档文件整理完毕的日期。

第六步：档案排列上架

归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架装入档案箱柜保管。档案排列上架的方法要与档案的分类方法一致。也可视需要编上盒号（用铅笔）。