会议资料文件具有哪些属性

A. 会议文书最重要的属性是

认真记录，总结提炼会议精神和要求，形成会议纪要与领导汇报。

B. 会议文件的分类

会议文件是各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用，用以规范行为、具有普遍约束力的文件。
会议文件的分类分成7种类型：


1、开会通知/会务通知

2、会议日程/程序

3、会议议程

4、发言规则

5、会议提案

6、会议记录

7、会议文书

C. 会议文件资料分成哪些类型

会议文件资料分成7种类型：

1、开会通知/会务通知
2、会议日程/程序
3、会议议程
4、发言规则
5、会议提案
6、会议记录
7、会议文书

知识拓展

会议文书是各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用，用以规范行为、具有普遍约束力的文件。

典型的会议文书，包括开会通知、会议议程、会议记录和会议纪要。有时候连同开会通知发出的，还有参加者回条；而比较大型或正规的会议，还会有与会者提案。

顾名思义，「开会通知」用来通知某些会议的参加者关於会议的召开日期、时间、地点，以及需要阅览和携带的文件，通常由主席或者秘书发出。如果是比较大型的会议，还需要列明与会者报到的时间和地点、联络人姓名和联络方法、交通安排等。「会议程序」也可以称为「议事日程」，简称「议程」，用来列明某次会议将要讨论的事项和程序，以便参加者可以事先阅览有关的文件，作好开会准备；「会议记录」则用来记录会议的过程。视乎个别情况，有些机关团体会再根据会议记录，整理归纳出比较重要的内容，写成「会议纪要」，供有关人士阅览。会议纪要也可以用来反映某些会议的主要概况和精神。至於「提案」，是会议成员就个别议题提出的议案，交大会讨论之用。

D. 政府会议纪要文件具有法律效力吗

按照《国家行政机关公文处理办法》，会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。如果会议纪要仅仅作为记录会议情况之用，并在行政机关内部传阅，则不存在对外发生效力的问题。但是当前，区政府各部门，包括一些国有企业、园区管委会、镇、街道办事处等没有能够准确辨别会议纪要与其他行政公文的区别和差异，直接对外适用会议纪要指导和管理相关行政事务，将会议纪要作为依据制定规范性文件或依据会议纪要签订各类协议，这实际上是以“会议纪要”之名，行“行政决定”、“行政指导”、“行政许可”、“行政处罚”、“行政规范性文件”、“行政合同”等等之实，同时也违背了依法行政的原则。对此，应明确会议纪要的法律性质，细化会议纪要的效力范围、发布程序和形式;规范会议纪要记载事项转化适用的程序和流程;加强政府依法行政，严格行政公文的依法适用。

一、政府会议纪要与其他行政公文的对比

(一)会议纪要的含义和特点

我国《党政机关公文处理工作条例》以下简称《条例》第8条规定：“纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项”。作为法定公文种类的政府会议纪要是根据政府会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成，主要用于记载、传达会议情况和议定事项的行政公文，是反映会议基本情况和精神的纪实性公文。其主要具有综合性、纪实性、概括性、备查性等特点。

1.综合性。会议纪要记载的内容不是会议内容一字不差的全部记录，而是会议记录员经过提炼、概括归纳后形成的结果。

2.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，必须全面真实准确地反映会议情况和基本精神，不能随意增减和更改会议纪要内容。

3.概括性。会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论，既要反映与会者的一致意见，又可兼顾其他有价值的看法。

4.备查性。会议纪要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之成为条理清楚的记载，对会议内容的真实记录和全面概括，可以为之后的争议提供备查、参考。

(二)会议纪要与其他行政公文的区别

《条例》第8条中，一共规定了命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、决议、公报、意见、函、纪要等15个文种，单就这15种不同公文的具体格式、行文规则、发文程序等并未分门别类的具体规定，只是予以笼统地规定和说明。但就政府会议纪要的形式、内容和作用来讲，纪要与另外的14类公文有着明显的区别。

1.会议纪要的内容和作用与其他公文不同。《条例》第8条第15款规定：“纪要，适用于记载会议主要情况和议定事项”。从《条例》的规定中可以看出并未对政府会议纪要的作用予以明确的规定，只说明了适用的情形;从其范围来看，政府会议纪要所记载的内容以会议讨论的事项和结果为主要内容，是对会议核心研讨内容的归纳整理和记录，具有综合性和概括性;而其他公文的内容主要针对具体事项的详细全面的规定和记载。会议纪要的作用与其他公文作用最大的区别在于其作用对象的不同：会议纪要的作用对象主要针对行政机关内部，具有在行政机关内部流通、备查的作用，不具有对外行政的效力。

2.会议纪要的适用范围与其他公文不同。就政府会议纪要的主要内容和作用来讲，它不同于其他公文，是对政府各类会议的会议内容、议定事项和会议情况进行记载，有记录和待查看、进行传达会议精神的效用。从政府会议纪要的作用可以反推出会议纪要的适用对象是以参会的相关部门或者会议纪要记载事项所涉及的部门为主，其适用范围限于行政机关内部。而其他公文以对外公布并对特定或者不特定行政相对人发生效力为主，其适用范围以行政机关以外的公民、团体、社会组织等为主，具有显著的对外性。如果政府会议纪要所记载的事项需要对外发生效力，那么相关部门应以会议纪要所记载的内容为依据，制作相应的公文对外公布。

3.会议纪要的形式要求和其他公文不同。《条例》对公文的格式予以较为详细和明确的规定，但未能在对纪要法律属性准确辨别的基础上对纪要这类公文予以特别的说明，将纪要类公文和其他公文笼统地规定统一的格式规范和要求的做法有待商榷。在对外公布的公文上，行文格式要求应予以严格的规范和明确化，纪要类公文的对内性也应予以明确地指出，以避免将会议纪要内容直接对应于适用情形的发生。

二、政府会议纪要的法律性质分析

会议纪要虽然是法定公文的一种类型，但它与其他公文有着明显的区别。当前政府办公室以及各部门未能准确地区分会议纪要与其他公文的不同性质，因此，对政府会议纪要的性质做深入、明确的定位和分析具有重要的指导意义。

(一)政府会议纪要的抽象性和抽象行政行为性

抽象性指对会议事项及内容做抽象、凝练的表达记载，并非一字不落的全部记录，这与会议记录有一定的区别。会议纪要记录内容的形成过程，不是对会议过程中所有话语的全部记录，会议纪要本身的“记载”功能也不是对会议内容的简单复制，而是一个归纳、凝练和整合的过程。会议纪要中记载的关于某个事项的内容，不是解决该具体问题的详细流程和最终结论，而仅是处理某一具体问题的原则和办法。

抽象行政行为指由行政主体针对不特定的行政相对人单方做出的具有普遍约束力的行政行为。抽象行政行为有四种形式：行政法规、行政规章、行政措施、决定和命令。就会议纪要的内容来讲，其记载的事项可能会针对不特定的行政相对人做出某种约束，也可能针对具体的行政相对人做出某项约束。但会议纪要在规范性、程序性、法定性方面来讲与抽象行政行为的四种形式并不相符。即使其记载的事项中部分涉及不特定行政相对人的部分权益，其本身也不具有抽象行政行为的各项特征，需经过相关部门将会议纪要中的事项依法进行转化为有法律依据的行政行为，方能产生法律效力。所以会议纪要的形成不是抽象行政行为，其记载的事项也不能直接反复地适用于行政相对人，不具有普遍约束力，需将会议纪要内容转化成合同(协议)、规范性文件等，方可对行政相对人产生影响。

(二)政府会议纪要非具体行政行为性

具体行政行为，指在行政管理过程中，针对特定人或事所采取具体措施的行为，其行为的内容和结果将影响某一个人或组织的权益。其最为突出的特点，就是行为对象的特定性和具体化，属于个人或组织，或者某一具体社会事项。从会议纪要所记载的内容和其本身的特点来看，会议纪要不具有行政行为的特征。因会议而形成的会议纪要不是具体行政行为。在会议纪要的形成过程中，往往会对某些具体的行政事项进行讨论，并产生具有指导性、原则性的解决办法和方式，从表面上对行政相对人的权益有影响，但实际上还是需通过相关行政机关的转化才能对外产生效力。

(三)政府会议纪要的内部性

就会议的形成过程、记载内容和适用范围来讲，会议纪要具有内部性，即只在政府内部适用。会议纪要作为公文的一种，其适用于记载会议情况和议定事项，应明确其内部性，即只在政府内部发生效力，不应直接对外发生效力。政府会议纪要记载的内容和事项是经过凝练和总结过的具有抽象性过程的内容，其对行政管理事务和行政相对人权益产生的影响应该只是具有原则性、指导性和抽象性的，并不能就此作为具体行政行为的依据或是直接对行政相对人进行适用。

综上所述，会议纪要只能对政府内部具有相应的约束力，这与其纪实性、概括性和抽象性的特征有很大关系。会议纪要以其记载、传达的会议情况和议定事项主要在行政机关内部产生效力，一是约束与会单位和机关根据会议精神和决定处理相关事项，二是如果与会单位没有按照会议议定的情况处理时可以有据可查。

E. 会议文件管理注意事项说明文

1.会议文件管理的核心就是要结合电子文档系统，建立包括文件的制作、分类管理、会议期间的在线阅读、批阅、下载、外发、归档等，并易于实现今后的功能扩充。

2.分类管理和权限控制：会议文件能按照会议届次和不同的分类进行管理;即一个会议文件有所属会议届次和所属的文件分类两个属性，可以按照届次和分类进行管理。文件的权限划分为阅读(下载)、上传、删除、审核等。权限可以根据角色进行分配，也可以根据具体的用户进行分配，并支持权限的授权传递机制。

3.文件上传：实现各类会议文件的上传和共享，并设定文件的访问权限，供与会人员下载使用，在下载时须通过电子文档系统的接口进行控制，下载后 须存储在专用U盘内。

4.文件版本管理：会议系统对于每一个会议文件都会对不同时期形成的不同的版本进行归档，并详细记录版本号、归档时间、归档人等信息，系统管理者或别的用户可以随时调阅，方便进行文件历史的回溯。

5.文件分发控制管理：系统通过会议文件的权限管理和电子文档的共同作用实现会议文件的分发控制。在这其中,权限管理机制是进行分发控制的主控机制,而电子文档对分发的文档进行了严格的加密，保证了文件获取的合法性、完整性和保密性。