excel文件管理模版

1. 怎么使用excel制作电子文件管理

1、新建Excel工作簿，在工作表中依次输入文件夹内的word文件名。

2、打开文件夹，按下shift键右键单击文件，找到复制为路径命令，并单击。

3、依次复制文件的路径到Excel工作簿内，和相应的文件名相对应。

4、在C列使用HYPERLINK函数创建链接，公式为：=HYPERLINK(B2,"打开"&A2)

5、公式解析：HYPERLINK函数是用来创建超链接的函数，第一参数是打开文件的路径，第二个参数的意思是超链接显示的名称。经过如此设置，就能为多个Word文件创建索引目录，即使不在同一个文件夹也适用于这个方法。
6、使用这个方法也是有效的提高效率，对文件的归纳整理很有帮助。

2. 如何用Excel做好项目管理最后一点你一定要会

Excel是一个老牌又年轻的产品，说它老牌，是因为我们所有人，在拥有自己人生中第一台电脑时，第一个安装的软件就是office全家桶；

说它年轻，是因为这么多年了，它的使用率还是名列前茅。

熟悉老原的老粉都知道，我最喜欢看招聘JD，也喜欢让你们看招聘JD。

看多了招聘JD，你就会发现，我们管理类岗位除了硬性的PMP证书条件以外，还有一项非常重要的能力——熟练使用Excel等办公软件。

很多公司招聘项目经理，都会加上这么一条：要求熟练运用Excel，有时候甚至不提Project，也要写上会用Excel。

在这里，老原想问下有多少人知道这是为什么？

其实原因主要有两个：

第一是，领导或者甲方的电脑里不一定有Project，但Excel一定是人手一份。

其次是，不得不夸一句，Excel实在是太强大了，甚至可以说，其实项目中95%的问题，都可以直接用它搞定，只是很多人不知道而已。

今天的内容，主要分2个部分：

1、怎么用Excel进行项目管理？

2、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率。

废话不多说，今天老原现在就给大家讲讲怎么用Excel搞定项目，老原整理的 项目管理Excel模板 也别错过。私信老原即可领取。

一、Excel可以解决95%的项目问题

Excel在项目管理的全过程中，都扮演至关重要的角色，大概的一个流程我也整理成一张图，可以让大家更清楚的看到，每个环节中的Excel，都在做些什么？

相信看完上图，你应该就明白了，为什么老原会说95%的项目问题都可以通过Excel解决。

接下来的内容，老原建议上图对照接下来的文字进行展开理解。

01  Excel进行任务分解

其实，无论是使用excel，还是使用project，又或者是其他工具，第一步一定是任务分解。

只有学会分解任务，将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作，才能统筹安排时间表。

正确分解任务，是项目成功的第一步，也就是WBS。

如何进行WBS分解： 目标→任务→工作→活动

至于要怎么用好WBS，这篇文章就不展开赘述了，大家可以回顾一下我之前关于WBS的分享。

推荐阅读：越高级的项目经理，越害怕自己没做好这件事

任务分解之后，你就可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。

02 用Excel搞清任务关联

在项目进行中，经常出现这种情况：同事急匆匆来找你，撂下一句，任务截止时间我完不成了，要延后X天。

对方这样做，可能还理直气壮：我都提前告诉你了，总不能不答应吧？

这时候，任务关联图就至关重要了。

你可以用这张表，有理有据的告诉他，这不是我一个人能决定的，你要看你背后的任务答不答应，它们的负责人答不答应。

你如果延后，你的后置任务B就无法如期开始，任务B延后呢，又会影响任务C无法正常开工……多米诺骨牌效应就是如此。

03 用甘特图优化任务分配

将甘特图标注不同的颜色，真的很实用。

这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。也就是与负责人相匹配。

因此，在一个小项目里，我们可以为各种角色指定一个标志色，可以清楚到每个人的任务和进程进行认领

在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的任务全部筛选出来：

04  关键里程碑

所谓关键里程碑，是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。

如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目的红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。

05  Excel一秒变Project——冻结窗格

Project做出来的计划表，在拖动查看视图时，日期行和任务行锁定能够在原地不动，其实Excel也可以做

Excel的窗格冻结功能就有同样的效果。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到目标。

二、5个Excel职场习惯，帮你提高协作效率

过多的功能也不多介绍，好用的东西在精不在多。

分享一些在我的实际工作中，真的有用的一些Excel小习惯/小技巧。

01 把Excel当word用

虽然这是一句玩笑话，表格真正的功能是数据处理好吗？

但现实工作中，一些信息放在Excel里会变得更加直观。这些信息，有一个统一的名字，叫做「清单」

相比Word，Excel在做文档方面确实有几个优势。

1- 信息梳理更清晰

2- 图片排版更方便

3- 表格分页很轻松

4- 记录数据易统计

02  Excel的一些职场好习惯

也很多同学会私下问老原一些Excel方面的问题，其实很多问题都源于习惯。

我也总结了几个Excel的好习惯，都非常非常的简单，简单到你平时都注意不到，但是一旦养成了习惯，除了让自己效率提升，更重要的，可以也让同事觉得你做事很让人放心。

1、工作表名称不要用sheet123

类似的，文件名字也不要用默认的【新建 Microsoft Excel 工作表】。

花5秒给表格起个名字，说明表格的用途，既方便自己，也可以减少和同事时带来不便。

2、给表格加个目录

学员表格发过来，打开一看十几个工作表，我基本就放弃了。

- 每个工作表是做什么用的？

- 问题出现在哪个表格中？

- 表格的相互关系是什么？

不同的工作岗位，这个信息差就像一座大山一样。

或许给你解答的项目管理问题很简单，但是对方不想翻过大山再给你解答。

3、修改表格时先另存备份

模板类的表格，使用之前一定要对空白表格、原始模板另存备份，谁用过谁知道，清空模板里的数据，也是一个体力活。

4、打印前先预览页数

每个用表格的人都有过这样的经历。

表格明明只有一页，打印出来有好几页，每页内容还不全。这是表格打印预览没有设置好。

这4个好习惯，背后其实是一些职场沟通合作的习惯。

第一，存档复盘的习惯。

对工作进行留档备份，总结优缺点，及时改进和提升。

比如：表格另存备份，打印前确认预览效果

第二，交付利他的习惯。

和同事合作时多为多方考虑一些，保证自己工作产出质量，对方接手更轻松、没有有疑惑。

比如：文件命名的习惯，不全选复制、先完成工作再研究高级方法。

话说回来，不管是用什么软件，完美完成项目的关键还是在于人。只有团队有足够的执行力，工具才能发挥出更大的价值。

项目经理是需要极强的沟通和协作的岗位，工作中多点“利他思维”，项目推进一定会顺利得多。

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3. 如何使用Excel管理文件

可以将文件名导入excel方便查询文件，从而做到管理文件。

将文件名导入EXCEL，需要使用到VBA，

以下作了一个范例，希望对您有帮助。使用方法：

1、在B1单元格输入你需要导入文件名称的文件夹路径，如下图的方式：

2、点击“导入文件名”的按钮，则可完成。

具体代码如下：

Sub导入文件名()
Range("A2:X10000")=""
IfRange("B1")=""Then
MsgBox"请在B1单元格输入需导入文件的文件夹路径，谢谢！"
ExitSub
EndIf
Dimfso,luj,wjs,wj,mz,wb
DimnAsInteger
Setfso=CreateObject("scripting.filesystemobject")
Setluj=fso.getfolder(Cells(1,2).Text)
Setwjs=luj.Files
n=0
ForEachwjInwjs
n=n+1
mz=wj.Name
Cells(n+1,1)=n
Cells(n+1,2)=Cells(1,2).Text&""&mz
Cells(n+1,3)=mz
Nextwj
Ifn<2Then
MsgBox"该路径下，未找到文件，请查看文件路径设置是否正确，谢谢！"
ExitSub
EndIf
EndSub

4. excel里面的VB语句文件管理

Option Explicit//强制变量定义
Sub Main_Filse_Search_Macro()‘定义一个方法

Dim My_Path As String, My_WS As String‘定义两个字符串变量
Dim ii As Integer‘整形变量
Dim MyLen As Byte’字节式变量

If ActiveWorkbook.ReadOnly = True Then’如果是只读的文件
MsgBox ""’弹出信息
Exit Sub‘退出本块程序
End If
Application.DisplayAlerts = False: Application.ScreenUpdating = False‘禁止弹出关闭保存的对话框 ，“幕后操作”，意思是 屏幕不更新，对于处理大题数据时有用。
'变量赋值，文件路径，文件夹
My_Path = ActiveWorkbook.Path & "\01_New"
My_WS = "List"'电子表格的表名
MyLen = Len(My_Path)‘路径字符串长度

ii = 5
Worksheets(My_WS).Unprotect’
清除对指定文档的保护。如果对文档没有加以保护，则此方法会导致出错。
Worksheets(My_WS).Range("C6:H65000").ClearContents‘清除区域内容，但保留格式
Call FileSearch(My_Path, My_WS, ii, MyLen)’调用下面的函数
Worksheets(My_WS).Activate激活当前表List，
Range("C5").Select'选中单元格
Worksheets(My_WS).Protect‘进行保护
ActiveWorkbook.Save’保存文件

Application.DisplayAlerts = True: Application.ScreenUpdating = True’允许弹出关闭保存的对话框，更新屏幕
End Sub

Sub FileSearch(ByVal My_Path As String, ByVal My_WS As String, ByRef ii As Integer, ByVal MyLen As Byte)
‘以下是文件系统变量
Dim FSO As Object, Folder As Variant, File As Variant

Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")’创建一个文件对象

For Each Folder In FSO.GetFolder(My_Path).SubFolders‘遍历文件夹
Call FileSearch(Folder.Path, My_WS, ii, MyLen)'递归式调用，如果是文件夹，就向下搜索，直到找到文件，最终形成下面的文件集
Next Folder

For Each File In FSO.GetFolder(My_Path).Files’文件集，一个文件一个文件地处理
‘ attributes 可选参数。常数或数值表达式，其总和用来指定文件属性。如果省略，则返回匹配 pathname 但不包含属性的文件。
'设置值
'’attributes 参数的设置可为：
'‘常数 值 描述
'’vbNormal 0 (缺省) 指定没有属性的文件。
'‘vbReadOnly 1 指定无属性的只读文件
'’vbHidden 2 指定无属性的隐藏文件
'‘VbSystem 4 指定无属性的系统文件 在Macintosh中不可用。
'’vbVolume 8 指定卷标文件；如果指定了其它属性，则忽略vbVolume 在Macintosh中不可用。
'‘vbDirectory 16 指定无属性文件及其路径和文件夹。
'’vbAlias 64 指定的文件名是别名，只在Macintosh上可用。
If File.Attributes = 0 Or File.Attributes = 1 Or File.Attributes = 32 Then
If File.Path <> ActiveWorkbook.Path & "\" & ActiveWorkbook.Name Then’处理文件路径，如果文件存在：
ii = ii + 1
Worksheets(My_WS).Cells(ii, 4) = File.Name‘赋值给单元格，以下是文件信息
Worksheets(My_WS).Cells(ii, 5) = File.datelastmodified’具体信息在单元格中，一目了然，此不注释

Worksheets(My_WS).Cells(ii, 3) = Mid(File.parentfolder, InStrRev(File.parentfolder, "\") + 1, Len(File.parentfolder))
Worksheets(My_WS).Cells(ii, 6) = Mid(File.Path, MyLen + 1, Len(File.Path))
Worksheets(My_WS).Cells(ii, 7) = Mid(My_Path, MyLen + 1, Len(My_Path))
End If
End If
Next File

End Sub
张志晨试答