A. 如何确保电子文件的安全
电子文件的安全，一是指电子文件的使用价值不受到破坏，即文件的真实性、完整性和有效性不因文件的删除、篡改等原因而受毁坏；二是指文件不被非授权用户使用，即不被泄密。确保电子文件的安全有设置密码、限制修改、内容保护、文件隐含等方式。以下我们用WORD 2003为例，分别介绍电子文件安全保护的一般方法。
（一）设置密码
电子文件的加密有利于防止文件内容的泄密或被人为地修改，从而维护文件的原始性和安全性。
方法一：1、打开电子文件后，选择WORD界面中的【工具】菜单，单击【选项】；
2、在弹出的【选项】对话框上方，选择【安全性】选项卡单击；
3、在【安全性】选项卡的“打开文件时的密码”框中键入适当的密码，再单击【确定】按钮；
4、在弹出的“请再键入打开文件时的密码”框中再次键入该密码，单击【确定】按钮；
然后关闭文件，此时已经完成了文件加密，再打开文件时，就需要键入密码。
方法二：1、打开文件后，选择菜单命令【文件】中的【另存为】，单击；
2、单击【另存为】对话框内上侧的【工具】按钮，进入下拉列表中出现的【安全措施选项】对话框；
3、输入密码方法同方法一。
如果要解除密码，则单击【文件】中的【另存为】，进入【安全措施选项】对话框删除密码，按【确定】按钮后，关闭文件再打开时就不需要密码。
（二）限制修改
限制修改实际上是将文件设置为“只读方式”。限制修改是通过设置“修改权限密码”实现，其方法与上述相似，只是在“打开权限密码”的下方输入密码后确定即可。解除密码的方法也与上述相似。
当设置“修改权限密码”后文件处于“只读方式”。当你将文件存盘后再打开，立即会跳出对话框，如你选择“只读方式”，即打开文件后如果修改了内容或格式，系统不会让该文件存盘。如果确须修改文件则输入密码后打开。这种“只读方式”具有强制性，很难被破解，因此是控制电子文件原始性的有力措施。
（三）选择保护内容
有些电子文件在阅读时可以允许做部分修改，如允许修改格式、加入批注等，WORD 2003也提供了以下手段。
选择【工具】菜单里的【保护文档】命令，页面右侧出现下图。此时有三个选择：
1、“格式设置限制”。此选项是限制对整个文件格式的修改。当点击该选项复选框后，再点击【保护文档】下方【是，启动强制保护】按钮时，页面中间弹出对话框，当输入密码再确定后，该选项就被激活。
2、“编辑限制”。此选项仅允许在文件中做有选择的修改，如选择“批注”，在如上运行【是，启动强制保护】按钮后，该选项就被激活，此时文件可允许加批注。
值得注意的是，由于设定的密码只有知道密码的人打开文件后才能解除，也就是说解铃还须系铃人，否则密码无法破除。因此，如果密码被忘记，等于丢失了该文件，任何人无法帮助你挽回损失。
（四）文件隐含
如果电子文件管理人员要对一批文件进行保密，连文件名也不想被别人看到时，可以在WINDOWS资源管理器中将某文件或文件夹隐藏起来。
具体方法是：
1、在资源管理器中单选或多选需要隐藏的文件或文件夹。
2、单击鼠标右键，弹出快捷菜单。
3、在快捷菜单中单击【属性】命令，弹出【属性】对话框，选中【常规】选项卡，将“隐藏”选项前的复选框打勾，然后点击【确定】，这样页面就不再显示隐藏文件或文件夹。
但是这种方式不是绝对有效，对于熟悉计算机的人员，只要选中【工具】菜单中的【文件夹选项】，在其【查看】子窗口中选择【显示所有文件】的单选按钮，这样又能看到被隐藏的文件或文件夹了。
B. 文件档案管理制度
基本程序如下：
一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。