電子文件的特性

㈠ 電子文件管理規定的特點是什麼

電子文件管理規定的特點，主要體現在三個關鍵方面。
首先，電子文件依賴特定設備和軟體存在。它們無法脫離計算機及相應操作系統軟體而生成、傳遞、識別。這意味著，電子文件的保存、長期使用需依賴於特定的硬體和軟體環境。若硬體設備或軟體更新換代，原有設備找不到，電子文件很可能失去其利用價值。這一特點與傳統實體文檔保存存在局限性。
其次，電子文件易更改性顯著。其為文件編輯提供了極大便利，但也帶來了文件原始性、真實性和憑據性的挑戰。電子文件易遭受人為修改，以及病毒侵襲，文件完整性難以保證。這種特性使得確認文件原件與修改版別變得困難，且文件一旦被病毒感染，可能完全喪失或部分喪失其作用。
最後，電子文件具備紙質文件無法比擬的優越性，即快捷性與可塑性。電子文件改革了傳統收發文件的業務處理流程，利用計算機錄入，實現多次、多種形式的輸出，方便文件查找利用，為檔案現代化管理奠定基礎。藉助網路技術，文件起草、修改、定稿、收發傳遞等操作皆可在線上完成，文件處理和運轉方式得到優化，提高工作效率和質量。對於普發和傳閱文件，電子文件能大幅度提升文件時效性，減少成本。通過建立網上檔案室，電子文件的收集、整理、鑒定、編目和邏輯歸檔成為可能，改變了檔案工作提供利用的方式。利用網路技術，實現電子文檔資源共享，同時廣泛採集數據信息，豐富文件庫檔案，為用戶提供更快速、豐富的信息參考。

㈡ 什麼是電子文件

電子文件是指在數字設備及環境中生產，以數碼形式存貯於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網路上傳送的文件。
電子文件特點
信息的非人工識讀性

系統依賴型
信息與特定載體的可分離性
信息的易變更性
信息存貯的高密度性
多種信息媒體的集成性
信息組織的多維性
物理結構與邏輯結構的分離性
信息的可操作性
電子文件的種類
按電子文件的信息存在形式劃分：
文本文件、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、多媒體文件、超文本文件。
按電子文件的功能劃分：主文件、支持性文件、輔助性、工具性文件。
按電子文件的生成方式劃分：原生的電子文件、數字化電子文件。
電子文件的管理原則
全程管理原則
從文件產生到永久保存或銷毀的整個生命周期中進行全程管理。
全程管理是一種全面管理。
全程管理是一種過程管理。
前端控制原則
前端指文件的形成階段。
檔案人員從文件的最初形成就要介入。
前端控制是保證文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。
前端控制是優化管理功能，提高管理效率的科學理念。
集成管理原則
集成管理是全程管理思想的延伸和深化，不僅要求關注文件流，也要關注與文件流相關的業務流。包括：文件流與業務流的集成；文件流與其他信息流的集成；文件流內部管理活動的集成。

動態管理原則
動態管理是指對電子文件全程加以監控，以動態適應性管理措施實時應對電子文件生成、運轉、利用過程中發生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標的實現。
電子文件的鑒定與歸檔
確認哪些文件需要開展鑒定工作，將文件從非文件信息中挑選出來，其實質是明確機構需要形成哪些電子文件。
鑒別的步驟一般包括兩步：
第一，確定電子文件的生成節點；第二，設計文件登記模塊，賦予每份文件唯一的文件號。
電子文件的內容鑒定和技術狀態鑒定；
判斷電子文件信息的有用程度（內容鑒定）；
檢查電子文件的技術狀況（技術鑒定）。
電子文件的處置：根據確定或調整了的保管期限對電子文件所作的處理工作，如銷毀、繼續保存在文件系統中、離線保存、遷移等。
對電子文件鑒定過程的記錄：可通過一定的系統設計，內容鑒定和部分處置工作的過程及結果可以自動記錄在系統中。技術鑒定及另外一些處置工作（如縮微）的過程及結果一般由人工記錄在紙張上。
電子文件鑒定的基本方法
內容鑒定法
通過審閱電子文件的內容判斷其價值。
職能鑒定法
以判斷電子文件的職能活動為中心，通過確定職能活動的重要性來判斷相關電子文件的價值。
職能鑒定法是電子文件鑒定的基本方法，內容鑒定法是電子文件鑒定的輔助方法。
職能鑒定法側重宏觀鑒定，明確有保存價值文件與無保存價值文件的界線；內容鑒定法側重於對有保存價值文件的進一步去蕪存精，形成於同一職能活動的不同文件可能具有不同的保存價值。
電子文件的歸檔
電子文件歸檔范圍
將反映機構主要活動、具有查考利用價值的電子文件，納入歸檔范圍。
電子文件歸檔方式
邏輯歸檔與物理歸檔。
在計算機網路上進行，不改變原存貯方式和位置而實現的將電子文件的管理許可權向檔案部門移交的過程。
物理歸檔是指以網路傳輸方式（在線）或以介質傳遞方式（離線）將文件移交給檔案部門的過程。
在線歸檔與離線歸檔。

電子文件的檢索與利用
電子文件檢索的概念：廣義上應包括電子文件的著錄、查找兩方面內容。
目前存在兩種類型的電子文件檢索工作：現行機構電子文件檢索、檔案館電子文件檢索。
電子文件著錄：范圍——全面性；時間——全程性；手段——綜合性；關系——多級性；
電子文件的利用：復用性、利用形式多樣性、系統依賴性、便於傳輸。

㈢ 電子文件的特徵

(1)非人工識讀性。

電子文件使用了人工不可識讀的記錄符號――數字代碼，人類無法直接識讀和理解

經過復雜編碼的「比特」，例如，人們在高倍顯微鏡下可以看見光碟上直徑小於百萬分

之一毫米的刻寫激光斑點，但不可能讀懂那些斑點的含義。此外，數字信息在傳輸、存

儲中有時會經過壓縮、加密等處理，只有通過計算機特定的程序進行解碼、解壓或解密，使之還原為輸入前的狀態，人們才可以識讀它。

(2)對電子技術和設備的依賴性。電子文件的形成與利用均依賴於電子環境和電子技術，必須藉助一定的設備和技術才能識別和利用。當生成電子文件的軟體、運行該軟體的操作系統和硬體更新換代而與原有的系統不兼容時，就需要保存原有的老的系統，進行適應新系統的轉換、遷移工作，以確保電子文件的可讀性。

(3)信息的可變性。造成電子文件信息發生變化的主要原因有：第一，在傳統文件中，載體(如紙張)不僅是信息的承載物，它與所呈現的信息結為一體，使原有信息固化在載體上，信息的原有順序、本來面貌都被凝固在這特定的載體上，不能改變。電子文件信息和特定載體的可分離性導致載體不再具有對信息的固化作用，計算機系統中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪更改十分方便，信息可以在不同載體之間轉移，動態文檔中的數據不斷地被自動更新或補充。第二，電子文件載體性能的不穩定性有可能造成文件中信息的改變。到目前為止，電子文件存儲介質的物理壽命(保證存儲的數據不丟失的時間)還遠遠比不上紙張，材料的氧化和變質、磁場的影響等很容易破壞磁介質上存儲的數據，因此每隔一定時間就必須對原載體上的數據進行拷貝，使之保持常新的狀態，防止信息的丟失。這點從電子文件的存儲介質不斷地更新換代上可以看出。例如，軟盤從5英寸到3.5英寸，再到目前的可移動USB電子閃盤(U盤)對3.5英寸軟盤的取代，這一切只用了不到10年時間，光碟的規格也在發生變化。由存儲技術的發展可以預見，不久的將來會有更小巧、大容量的新的存儲介質出現。不斷升級的計算機軟、硬體逐漸對老式存儲介質不再兼容，這就要求人們將原存儲介質上的信息轉換到新型存儲介質上，或者將原文件遷移到新的技術環境中，以保證文件的可訪問性和可讀性。而轉換、遷移過程中由於操作和其他方面的原因，導致信息的丟失或失真有時是不可避免的。

(4)信息與載體的可分離性。自古以來所有形式的信息記錄，無論是文件還是圖書，其信息都被固定在某一載體上，成為不可分離的一個「實體」，如墨跡必須依附在紙張上才能形成文字或圖形，文獻的使用、流傳都是以這種實體形式實現的。對於正式

文件來說，內容與最初形成時的標記同時被固定在載體上，為文件打上了明顯的原始烙印。而在電子文件中，信息不再與原記錄載體捆綁在一起，不再具有物理意義上的固定實體狀態，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，可以根據需要隨時改變或擴展、縮小其存儲空間，還可以通過網路傳給異地的計算機終端，其內容卻不發生任何變化。

(5)信息的可共享性。對於一份紙質文件來說，通常只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀。而電子文件可以不受這種限制，因為電子文件的處理環境是電子計算機或網路，如果不特意採取措施，則可以做到用網路上的任何終端設備去讀取存儲在某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網路終端，就像發布文告一樣。電子文件的信息擺脫了紙質文件的時間和空間的制約，通過網路傳播和交流，供用戶隨時隨地查閱和利用，實現檔案資源的信息共享，更好地為用戶提供服務。

(6)多種信息載體的集成性。傳統的紙質文件主要承載文字和圖形信息，而電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式有機組合，這種文件稱為「多媒體文件」。多媒體文件集圖、文、聲、像於一體，能夠更加真實、生動地再現當時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現功能。在甩多媒體技術製作的文件中，文字、圖像、聲音等各種信息都用二進制數字來表達，它和文本文件一樣可以在屏幕上顯示，且同時輸出，並可以通過網路進行遠距離快速傳輸