文件銷毀方案

㈠ ISO文控管理的解決方案

根據ISO9001質量管理體系對文件控制的管理內容和控制要求，彩蝶ISO系統實現文件的建立、修改、審核、分發、收回、銷毀等文檔全生命周期的電子化管理，不僅能滿足更多標准體系和認證機構的要求，更提供強大的文檔版本控制、文檔審計記錄、文件關聯、許可權管理、審批流程及流程操作歷史等核心功能，不僅可以大幅節省印刷和紙張成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。（彩蝶ISO文控管理）旨在幫助企業徹底解決文件控管難題。
KASS文檔管理系統的ISO/GMP模塊，通過多年來的經驗積累和與客戶的反饋，主要針對生產製造和醫葯行業量身定製的一套解決方案。包括對文件如何有效的管理，目錄的規范建立都有針對性的指導與建議方案。這些都得益於KASS多年來深入客戶需求，產品的不斷優化與完善，真正實現了線下的文件高效有序的轉移到線上流轉通過系統來實現。
edoc2 ISO文控管理系統，提供強大的流程管理和文檔全生命周期管理。對ISO文檔的編制、修改、審核、分發、收回、借閱、銷毀等文檔進行全生命周期的電子化管理。企業中的ISO程序文件、表單文件、質量手冊、培訓文件、技術圖紙等文檔資料，都可通過edoc2文控管理系統有效地管理起來。 edoc2為企業建立起一套完整嚴謹的ISO文控管理體系，節省大量文件管理的人工成本，通過在系統中建立企業的文控中心，落實質量管理理念，幫助企業規范管理，提高文控管理效率，實現無紙化辦公。

文檔控制 ISO9001體系文檔管理如：質量手冊、程序文件、作業指導書等的編制、修改、發放、回收；ISO9001體系文件的表單和附件分離，系統支持多版本、多附件。 文檔控制管理各類文檔（含紙質文檔）的整個生命周期；儲存、發布質量手冊、程序文件、詳細作業文件等體系文件；儲存、發布所有的質量記錄； 可查詢當前生效版本、歷史版本文檔；查詢文檔過程（如審批、發放）記錄。 過程管理 實現合同評審、設計控制、不合格品控制、糾正預防措施等業務流程自動化，自動生成、保存質量記錄、過程記錄； 實現合同管理、采購管理、員工培訓、檢驗測量設備等鬆散過程管理，自動生成相關質量記錄； 依據管理者許可權的不同，分別對執行者、執行組別、整個企業的工作流程進行管理； 對所有在辦或結案工作流程進行管理；流程管理包括流程跟蹤、監控、歸檔、統計、催辦； 通過流程統計分析，管理者可執行科學、客觀的決策，實現業務流程重組（BPR）、完善質量體系。

㈡ 涉密文件管理的要點是什麼

涉密文件的管理包括收文、發文和日常管理三個主要環節。

1、涉密文件(包括確定密級的文件資料、圖表、刊物、教材等)的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴格履行審批、清點、登記、簽字等手續。

2、涉密文件由各單位機要保密人員統一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，涉密文件應存放在鐵皮櫃內;對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專櫃存放，個人不得私自保存涉密文件資料。

3、發出、收進和內部運轉的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，在交接時，必須履行簽字手續。外出開會發的秘密文件，要妥善保管，回單位後及時交給機要人員處理;

4、傳閱涉密文件、資料，由機要人員直接傳遞，不得逾越機要人員任意橫傳。因工作需要長時間使用的，要向機要人員辦理手續。

5、涉密文件、資料，不經發文單位同意，不得自行擴大閱讀范圍，不得自行復印、翻印或轉載，不得向規定范圍以外的人員泄露;

6、凡因工作需要復印、印製涉密文件資料，應按規定辦理相關手續。復印後的涉密文件資料要按原件密級管理。

7、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的，需經主管領導批准並採取相應的保密措施。不準在公共場所停留、游覽、購物、探親訪友等，返回單位後要及時交機要保密人員保管，確保國家秘密安全。

8、當工作發生變動時，應將自己使用的文件、資料進行清理，全部移交;

9、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應當及時清退，需要銷毀的涉密文件資料，交由市保密局統一集中銷毀，個人均不可自行、隨意銷毀。嚴禁將各類涉密載體或者內部資料、刊物當廢品出售。對違反保密規定，使涉密文件資料發生失泄密的，依照國家法律和有關規定嚴肅處理，追究責任。

10、涉密文件資料須定期收回上交，發現丟失，及時匯報並立即追查處理。

11、需要銷毀的涉密文件資料由保密部門造冊，按照有關保密法規的規定，由領導批准後統一處理，不得擅自銷毀。

(2)文件銷毀方案擴展閱讀：

收文環節：

收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件後，首先要檢查來文封皮的狀態，看是否有損壞或被竊的痕跡，在回執單或送文簿上簽署姓名、時間。

其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規的登記項目外，還應註明密級、編號、份數、製作日期。

第三，將密件交由辦公室主任處理。

與本企業有關的商業秘密文件，辦公室主任應當認真進行擬辦，提出合理的利於保密的意見，再由分管領導根據擬辦意見對密件處理作出決定。由於擬辦意見關繫到商業秘密的生死存亡，應當極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要盡量認定為可靠的，而且知密的范圍要盡量小。

辦理中由於需要其他部門及人員的協助而必須提供信息時，要先向他們聲明保密原則，並盡可能地以最小的商業秘密信息量得到他們最大的協助。

第四，密件必須由專人傳遞並負責跟蹤密件的整個辦理過程，密件在同一個人手中停留的時間不能太長，傳遞文件的文書人員應該做到及時送達，及時傳閱，並監督辦理過程。

發文環節：

發文環節包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。草擬文件時，有保密事項後應當馬上做標記，並劃定密級，限制秘密文件的范圍。審核、簽發與復核，是對文件內容的把關，層層監控為的是使企業的商業秘密在產生階段就得到很好的保護，以減少後患。

密件繕印要在專門的機要文件繕印部門進行，商業秘密文件的原稿與繕印稿都要注意保密，同時還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄文件，這些廢棄文件要用碎紙機處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。

需要用印的文件要加蓋發文機關或企業領導人的印章，一般應由負責人親自加蓋，企業有特殊規定的除外。

要限制文件的發放范圍和數量，待發的公文要進行封裝，負責密件工作的文書人員應當認真清點密件的印數，核對要發往的機關部門，裝封後加蓋密級章，貼上密封條加蓋密封章，通過機要交通或專人發送。

日常管理：

首先，應根據信息的敏感性和重要性將企業信息劃分為不同等級，設定不同的知密范圍，限制信息的傳播途徑，積極主動的防止競爭對手竊取或通過合法途徑獲取本企業的信息。

其次，企業應明確涉密人員的范圍、許可權和責任，嚴格控制商業秘密在本企業之中的傳播范圍，明確規定作為一項商業秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。

否則人多口雜，一不留神就泄密，而且不利於責任的有效追究。

第三，在庫房管理中，可確立多人負責和有限職責的原則，採用分割組合方法保管存儲商業秘密文件。

例如，可將商業秘密的關鍵部分分解，限定員工只接觸一部分，使每一涉密者不能擁有完整的商業秘密。庫房設施要可靠，有條件的企業可以設密碼門，只有文件管理人員才有密碼通行證、定期更換密碼；密件平時應鎖入保險櫃。

第四，在用戶利用管理中，要規定借閱范圍、時間和簽閱手續，管理者要跟蹤密件的流動，最好借閱者就在機要室或閱文室查閱該文件，有特殊情況的也要當天借當天還。文件的復制要有規定和限制，原則上不應允許復制。商業秘密文件辦完要及時歸檔，妥善保管，以免發生商業秘密糾紛時無法舉證。

為確保敏感的公司文件的安全，對於廢棄的文件，不要將它們往廢物簍一扔完事，而應廣泛使用文件粉碎機，將企業廢棄文件徹底銷毀，使文件無法復原，以免競爭對手從中分析出本企業的競爭動向。