Ⅰ 紙質檔案如何轉為電子檔案
紙質檔案如何轉為電子檔案
電子檔案，是指通過計算機磁碟等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下是我為大家整理的紙質檔案如何轉為電子檔案相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！
紙質檔案如何轉為電子檔案
1、可以打開手機的微信軟體，然後進入微信界面，進行把紙質表格快速轉換成EXCEL電子版形式。
2、進入微信主界面之後，然後點按箭頭指向的小程序選項按鈕。
3、進入小程序界面之後，用放大鏡搜索，表格文字識別標志，進行操作。
4、進入表格文字識別界面之後，點擊下方的相冊，打開需要識別的帶有表格的圖片，或者是點按拍照，對著紙質表格拍照。
5、把圖片上傳後，表格文字識別界面就會顯示識別中。
6、然後點按預覽識別結果，結果就會顯示在手機界面中。
7、選擇查看方法，選擇Excel軟體進行打開即可，也可以在彈出的菜單中用其他分享給其他人。
拓展資料：
電子文檔（Electronic document）是指人們在社會活動中形成的，以計算機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。依賴計算機系統存取並可在通信網路上傳輸。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。
電子文檔區別於印刷品文檔主要有以下四個特點：容易修改、容易刪除、容易復制、容易損壞。
這是電子文檔區別於傳統的印刷文檔的一個重要區別，印刷文檔和手寫文檔都有一個共同的不足就是一旦印刷好或者寫好就難於修改，這個特點在某些時候是好的，比如人們經常說的「白紙黑字」就非常能夠體現這個特點；但是它的優點也正好是他的缺點，人們在處理很多文字和圖形圖像信息的時候，經常需要對處理的內容進行修改，以滿足不同的需要，這個時候電子文檔就表現出了它的優點。正是由於電子文檔容易修改的特點，如果不能很好的保護，就可能受到非法的修改，不管這種修改是有意還是無意的，都會給文檔所有者帶來一定程度的損失，這個時候它又變成一個缺點。
加強電子檔案的管理和做好電子檔案的利用
電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。當前，在日常工作中，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，對於電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由於管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更准確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。
一、電子檔案使用的.主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查准率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關於電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標准文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬體平台。當利用者不具備利用電子文件的軟硬體平台時，也可向這些用戶提供列印件或縮微品。
2.通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網路傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網路來實現。
3.直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網路上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決於檔案館網路系統中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對於大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
1.加強電子檔案管理，有利於節省人力物力。在傳統檔案管理中，由於檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網路的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利於節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以後，就可把按「卷」立卷歸檔，改為按「件」整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2.加強電子檔案管理，有利於提高服務質量。檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利於提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
3.加強電子檔案管理，有利於滿足多樣化需求。 隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利於滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由於電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，並從多個角度展開工作。
1.建立檔案利用制度，整合各類檔案資源。 要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網路技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，並做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
2.規范檔案利用方式，避免不可挽回損失。 電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，並且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。採用網路方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，並對所使用的「密鑰」進行定期或不定期的更改，避免由於誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3.建立「雙套制」模式，確保重要信息完整。 所謂「雙套制」，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。「雙套制」管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，「雙套制」所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行「雙套制」，哪些不應該實行「雙套制」。只有根據各個檔案的內容特點採取相適宜的管理方法，有選擇性地實行「雙套制」管理，才不會造成人、財、物力的浪費，並且實現對重要信息的完整保存。
4.加強工作人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由於提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的製作者和管理人員的責任心，使他們養成忠於職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
現代社會正在跨入「信息時代」，網路技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處於可准確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
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