文件記錄編號

⑴ 文件編號是什麼

發文字型大小，簡稱文號，習慣上也稱為文件編號，它是發文機關在某一年度內所發各種不同文件總數的順序編號。

發文字型大小由發文機關的收發文責任部門負責統一編排。發文字型大小應當包括機關代字、年份代碼、發文順序號；聯合行文，一般的以主辦機關為主體依據編制發文字型大小。

編制方法

發文字型大小中的機關代字由發文機關自行擬定（有直接主管上級機關的須經上級主管機關同意），為保持發文權威性和保證法律嚴肅性，一般的應固定使用，避免頻繁更改。機關代字一般由兩個層次組成。

第一個層次是發文機關（企事業單位）名稱代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門或歸口方向的代字。如鐵道部文件的機關代字有「鐵辦」、「鐵財」等，「鐵」代鐵道部，「辦」代表主辦這份文件的是鐵道部辦公廳、「財」代表主辦這份文件的是財務部門或由財務工作歸口管理。

⑵ 檔案文件編號怎麼編

檔案文件編號怎麼編

一般單位或企業的 檔案的分類，就是根據產品檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍的產品檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級產品檔案庫藏系統。今天我分享的是檔案文件編號怎麼編，希望能幫到大家。

首先制定一套檔案編碼方案，並且留存，方便後續的人查詢了解使用。

不同公司編碼方案有所不同，自行制定就可以了。

時間分類編碼

檔案最重要的是體現出檔案屬性，首先按照時間編碼，例如20170224，就是該檔案形成的時間，同時間可以在後綴加上a、b、c之類的字元區分。

事件編碼

按照事件屬性做成總編碼，做為編碼的開頭，例如企劃部檔案編碼為Q，市場部編碼為S，之後按照會議編碼為h，活動編碼為d，編碼合成之後Sd就是市場部活動。

檔案號編碼

按照檔案的數量和生成次序進行編碼，例如0001、0002之類的，預估一下檔案總體數量，多做出來一位就可以了。

按照時間的特殊屬性進行編碼，例如文件、視頻、圖片等

備考表就是檔案的整體目錄。

案編碼解讀Qh-2020-0224-01-a，就是企劃部20年2月24日做的會議的文字內容備份，如果覺得太長可以進行縮短，比如2020簡寫為20。

注意事項

注意做好編碼的方案留存。

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什麼是文件歸檔

文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。 遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便於保管和利用。

中國整理規則

范圍

本標准規定了歸檔文件整理的原則和方法。

本標准適用於各級機關、團體和其他社會組織。

定義

本標准採用下列定義。

2.1 歸檔文件

DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批准 2001-01-01實施

2.2 歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

2.3 件

歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

整理原則

一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件.

質量要求

4.1 歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。

4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

整理方法

5.1 裝訂

歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。

5.2 分類

歸檔文件可以採用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

5.2.1 按年度分類

將文件按其形成年度分類。

5.2.2 按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3 按機構(問題)分類

將文件按其形成或承辦機構(問題)分類（本項可以視情況予以取捨）。

5.3 排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中「*」號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同）。

5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。

5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

5.4.4 件號：文件的排列順序號。

件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。

5.4.5 機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。

5.5 編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

5.5.1.1 件號：填寫室編件號。

5.5.1.2 責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

5.5.1.3 文號：文件的發文字型大小。

5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"〔 〕"號。

5.5.1.5 日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。

5.5.1.6 頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。

5.5.1.7 備註：注釋文件需說明的情況。

5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸採用國際標准A4型（長×寬為297mm×210mm）。

5.5.3 歸檔文件目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

5.6 裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

5.6.1 檔案盒

5.6.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）。

5.6.1.2 檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文件的件號，中間用「－」號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

5.6.1.3 檔案盒應採用無酸紙製作。

5.6.2 備考表

備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。

5.6.2.1 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

5.6.2.2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

5.6.2.3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

保管期限規定

（2006年12月18日）

第一條

為便於各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，准確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。

第二條

本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

第三條

機關文件材料歸檔范圍是：

（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

第四條

機關文件材料不歸檔范圍是：

（一）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

第五條

凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第六條

機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第七條

永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關制定的法規政策性文件材料；

（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；

（四）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；

（五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；

（六）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；

（七）上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料；

（八）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

第八條

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機關一般性事務管理文件材料；

（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；

（六）上級機關制發的屬於本機關主管業務的一般性文件材料；

（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；

（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

第九條

機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。

第十條

機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。

機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一並歸檔。

第十一條

機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復製件或其他形式的副本歸檔。

第十二條

各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際；編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後執行。

有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定，結合本系統工作實際，編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，並經國家檔案局審查同意後執行。

第十三條

在編制本機關或本系統文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用，准確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

第十四條

本規定適用於各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行。

第十五條

本規定自頒布之日起施行；1987年頒發的《國家檔案局關於機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。

附件：文書檔案保管期限表

1 本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協商會議，工會、共青團、婦聯代表大會的文件材料

1.1 請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料（永久）

1.2 大會發言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協委員提案及辦理結果，簡報，快報（永久）

1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構的計劃、總結等文件材料（30年）

1.4 討論未通過的文件 （10年）

2 本級黨委、人民代表大會、政治協商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯的常委會、執委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料

2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要；議程、領導人講話、討論通過的文件，參加人員名冊（永久）

2.2 討論未通過的文件（10年）

3 本機關黨組（或實行黨委制的黨委）會議和行政辦公會的紀要、會議記錄（永久）

4 本機關召開工作會議、專題會議的文件材料

4.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（永久）

4.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（30年）

5 機關聯合召開會議的文件材料

5.1 本機關為主辦的

5.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、總結、決議、決定、紀要（永久）

5.2 本機關為協辦的

5.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的'復製件或副本（30年）

5.2.2 典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的復製件或副本（10年）

6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料

6.1 請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告（原文及譯文）、輔助報告（原文及譯文），上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計（永久）

6.2 代表發言材料、交流材料、簡報、新聞報道 （30年）

6.3 委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排（10年）

7 上級機關、上級領導檢查、視察本地區、本機關工作時形成的文件

7.1 重要的 （永久）

7.2 一般的（30年）

7.3 本地區、本機關工作匯報材 （30年）

8 本機關業務文件材料

8.1本機關制定的方針政策性、法規性、普發性業務文件，中長期規劃、綱要等文件材料（永久）

8.2本機關的請示與上級機關的批復、批示

8.2.1 重要業務問題的（永久）

8.2.2 一般業務問題的（30年）

8.3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料

8.3.1 重要業務問題的（永久）

8.3.2 一般業務問題的（30年）

8.4 本機關代上級機關起草並被採用的重要法規性文件、專項業務文件的最後草稿（30年）

8.5.1 本機關為主辦的

8.5.1.1 重要業務問題的（永久）

8.5.1.2 一般業務問題的 （30年）

8.5.2 本機關為協辦的

8.5.2.1 重要業務問題的（30年）

8.5.2.2 一般業務問題的（10年）

8.6 本機關編輯、編寫的文件材料

8.6.1 大事記、組織沿革等（永久）

8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等（10年）

8.7 行政管理、執法活動中形成的文件材料

8.7.1行政管理工作制度、程序、規定等文件材料（永久）

8.7.2 執法檢查情況匯總、通報，整改通知等（永久）

8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核准等文件材料

8.7.3.1 固定資產投資、科技計劃等項目的審批（核准）、管理、驗收（評估）等文件材料（永久）

8.7.3.2 不動產、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料 （永久）

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未註明有效期的許可證；執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（永久）

8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料（30年）

8.7.4 行政管理工件中形成的備案文件材料（10年）

8.7.5 行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的文件材料

8.7.5.1 重要的（永久）

8.7.5.2 一般的（30年）

8.8 計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料

8.8.1 年度和年度以上的計劃、總結、統計材料（永久）

8.8.2 年度以下的計劃、總結、統計材料（10年）

8.8.3 重要職能活動的總結、重要專題的調研材料（永久）

8.8.4 一般活動的總結、一般問題的調研材料 （10年）

8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活 動形成的文件材料

8.9.1 發表的公報，簽訂的協議、協定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等（永久）

8.9.2 出國審批手續、執行日程、考察報告、一般性會談記 （30年）

9 本機關機構編制、幹部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛、信訪工作文件材料

9.1 機構設置、機構撤並、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料 （ 永久）

9.2 人事工作制度、規定、辦法等文件 （ 30年）

9.3 人事任免文件（永久）

9.4 先進單位、勞動模範、先進工作者的文件材料

9.4.1 受縣級（含）以上表彰、獎勵的（ 永久）

9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的 （30年）

9.5、對本機關有關人員的處分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上處分的 （永久）

9.5.2 受到警告處分的（30年）

9.6 職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料 （永久）

9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料 （永久）

9.8 職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根 （ 永久）

9.9 職工名冊 （永久）

9.10 黨、團、工會工作活動中形成的文件材料

9.10.1 工作報告、總結，換屆選舉結果 （永久）

9.10.2 重要專項活動的報告、總結等 （永久）

9.10.3 黨團員、工會會員名冊，批准加入黨團、工會組織的文件材料 （永久）

9.10.4 情況反映、工作簡報 （10年）

9.11 紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料

9.11.1 重要的（永久）

9.11.2 一般的 （30年）

9.12 保衛部門的安全檢查、調查記錄（10年）

9.13 本機關處理人民來信來訪的文件材料

9.13.1 有領導重要批示和處理結果的 （永久）

9.13.2 其他有處理結果的 （30年）

10 本機關事務管理文件材料

10.1 房產、土地所有權和使用權的文件材料 （永久）

10.2 與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料

10.2.1 重要的 （永久）

10.2.2 一般的（10年)

10.3 接待工作的計劃、方案

10.3.1 重要的 （30年）

10.3.2 一般的 （10年）

10.4 機關財務預算 （30年）

10.5 機關物資（辦公設備及用品、機動車等）采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料，機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料 （30年）

10.6 國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料

10.6.1 重要的（永久）

10.6.2 一般的 （10年）

10.7 職工承租、購置本單位住房的合同、協議和有關手續（永久）

10.8 職工住房分配、出售的規定、方案、細則，職工住房情況統計、調查表、職工住房申請（30年）

11 上級機關制發的文件材料

11.1 上級機關制發的屬於本機關主管業務的文件材料

11.1.1 重要的 （永久）

11.1.2 一般的 （10年）

11.2 上級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材 （10年）

11.3 上級機關制發的關於本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料 （永久）

12 同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料 （10年）

13 下級機關報送的文件材料

13.1 重大問題的專題報告（30年）

13.2 年度和年度以上的計劃、總結、統計材料 （10年）

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⑶ 隨機文件的記錄號唯一嗎

是的。隨機文件中每一個記錄定長,並設置記錄號,記錄號從1開始。存取記錄時，只要說明所需記錄的編號，系統就以此算出記錄所在位置，然後加以寫入或讀出

初步認識
建立一個隨機文件，文件中包含10個記錄，每個記錄由一個數(1至10)的平方、立方和開方根三個數值組成，以該數作為記錄號進行隨機文件存取操作，大致包括以下一些內容：
(1)在打開文件進行隨機訪問之前，使用Type…End Type語句定義一個記錄類型(如Numval)，該類型包括多個數據項，並與文件中記錄應包括的域一致。
當通過Dim定義一個變數(如nv)為一個記錄類型Numval時，該變數也就包含該類型的多個數據項，以後可通過nv.squre、nv.cube、nv.sqroot進行引用
(2)指定Random類型打開文件，記錄定長，打開文件後，就可以存或取任一個記錄
(3)分別通過Get和Put語句，並指定記錄號進行讀一個記錄或存一個記錄
一定要建立好記錄與記錄號之間的關系