搜集文件的注意點是

『壹』 搜集資料的方法有哪些網路搜索時要注意什麼

搜集資料的方法有：

1、閱讀、筆記法。

通過閱讀有關的文件、報刊、雜志、圖書、資料等，從中篩選、獲取所需的信息，並將其記錄在筆記本上。這種方法是最常用也最實用的，可以不受網路等其他條件的限制。

如果缺少書籍、資料等，可以去借閱、也可以去購買。向一些權威機構、權威出版社或者新華書店等去借閱、購買，然後閱讀並做筆記。

2、問卷調查法。

有些信息或資料是最新出現的或者沒有固定的來源，無處可查找，那麼，就可以採用問卷調查法來收集資料。

自己可以提前設計好問卷內容，以及問卷過程中所需要知道的相關信息，設置好問卷之後，可以列印出來，去找問卷對象填寫，並收集起來分析。如果問卷對象離你太遠，那就可以發起網上問卷，通過網路，讓對方填寫並提交。

3、實地考察法。

如果你要收集的資料，別人描述不清楚，也無法准確辨別，並且沒有經驗也找不到，那麼，就需要你實地考察，實地收集了。

來到實地之後，可以通過詳細觀察，採集標本，實地分析推理，當面采訪，面對面交談，電話詢問，向有經驗者打聽等方式，最終收集到自己所需要的資料。

4、查找文獻法。

有些資料和信息，已經過去很久了或者在生活中很難去找到，那就需要你採用查找文獻法了。到一些專業的或者大型的圖書館等地方。

去翻閱查找相關文獻，包括圖書、報刊、論文、科學報告、檔案等書面印刷品，還包括文物、影片、錄音錄像帶、幻燈片等形態的各種材料。查找到相關文獻，並將有用資料記錄下來或拍照保存，以備研究使用。

5、網上查閱法。

有些專業類的或稀缺性的資料，在生活中可能比較的難收集，那就需要利用網路資源，在網上查閱。找一些相關的網站去查閱，在不同的搜索引擎上進行搜索，找到相關的資料，立即進行復制、粘貼，或者下載、錄音、拍照等，收集在自己的電腦上或者某個專門的文件夾之內。

6、實驗研究法。

有些資料和信息，只有通過自己親自去做實驗，才能得到相應的數據和資料，那就只能採用實驗研究法了。

網路搜索需要注意事項：

找准搜索平台：找尋正確的搜索大數據入口能得到海量內容。

組合搜索詞：搜索的時候應將自己的搜索行為具體化，並加上具體要求和限定，通常搜索詞決定搜出來結果的精確度。

相關搜索推薦：在搜索引擎的下拉框，輸入詞彙的時候，一般會有一些長尾詞的推薦下拉框，若剛好有想要搜索的可以直接點擊搜索。具有一定的指導性和參考性。

學會辨識標題：選擇和你搜索的關鍵詞匹配度最高的標題，同時也要觀察搜索的結果。注意查看標題裡面的內容描述是否相符，避免浪費時間和精力。

學會進行檢索：一般網站的導航欄是有一定的提示作用，或者有些在右上角會有一個檢索框，可以輸入自己想要的進行檢索。

『貳』 檔案收集工作的要求有哪些

檔案收集工作的要求x0dx0a檔案收集工作的基本要求是加強檔案館(室)外業務工作的調查與指導，保證歸檔和接收進館檔案的齊全完整，維護全宗和全宗群的不可分散性，實現人館(室)檔案的標准化x0dx0a(一)加強檔案館(室)外業務工作的調查與指導x0dx0a收集工作是要解決檔案的分散形成與集中管理的矛盾，這就要求在收集工作中必須重視館(室)外檔案業務工作的調查，掌握收進檔案館(室)的檔案的形成、流動、管理、使用等方面的信息，以便科學地安排和指導各有關單位或部門的檔案移交工作。基層檔案室必須注意研究和掌握本單位檔案的形成規律和特點，嚴格執行歸檔制度。各級各類檔案館應當從本館的性質與職責出發，對有關國家機構、社會組織和個人的職能、任務及形成檔案的內容、種類、保存價值、數量、整理、保管等情況進行調查研究，科學確定應移交檔案的范圍、時間和數量。各級檔案館在接收檔案前，應當對確定進館的單位進行檔案基本情況的調查與分析，協同檔案行政管理部門制訂相應的辦法，對有關單位的檔案工作進行監督、指導與檢查，提高組卷與初步鑒定的質量，做好歸檔與進館的各項准備工作x0dx0a檔案館接收檔案進館，應當根據檔案的形成規律和檔案發揮作用的規律，處理好從文件材料形成到歸檔、從檔案室到檔案館的檔案流程周期。既要防止急於豐富館藏，把檔案形成機關尚在經常使用的檔案過早地接收進檔案館，給機關工作帶來不便;又要防止個別單位把需要移交的檔案當做私有財產或「小家底」不願移交。同時，檔案館要避免把應該接收進館的檔案「拒之門外」，使檔案長期分散保存在形成單位甚至遭受損失。所以，在收集工作中應當妥善處理好局部與整體、當前與長遠的關系，做到既有利於保護國家的歷史文化財富又方便社會各方面的利用x0dx0a(二)保證歸檔和接收進館檔案的齊全完整x0dx0a保證檔案在歸檔和接收進館時的齊全完整是貫穿收集工作始終的基本要求。所謂檔案的齊全完整，就一個單位而言，是指歸檔的文件材料能夠系統地、真實地反映本單位的工作面貌看悔一年度歸檔的文件材料，就能了解這個單位該年度的基本工作情況，看全部檔案就能知道這個單位的整個歷史;就一個檔案館而言，是指兒屬本館接收范圍的所有撤銷和現行的立檔單位所形成的具有長久保存價值的檔案，能夠全部接收進館。但是，由於各種門類和載體檔案材料的形成情況較為復雜，運動周期較長，要使分散形成的檔案材料轉化為完整系統的檔案，該歸檔的都歸檔，該進館的都進館，應當靠完善的規章制度加以約束。因此，應當強化檔案專〔兼)積人員的檔案意識，提高文書和檔案人員的素質，建立正常的檔案工作秩序。每個單位除了認真執行國家關於各門類和載體檔案歸檔的規定外，應當結合本單位的情況，制定更具體、更完善的歸檔制度，使歸檔范圍更合理、歸檔辦法和要求更明確，更有利於基層檔案人員操作。機關的歸檔工作應納人業務部門的職責范圍，在建立崗位責任制或其他制度時，應當把歸檔工作作為其中的一項內容切實保證檔案的齊全完整。在鑒定製度中應當要求單位的業務部門和檔案部門對收集到的檔案材料必須嚴格按照鑒定原則和檔案保管x0dx0a期限表的規定，結合本單位的實際進行鑒定，准確地挑選歸檔文件並確定其保管期限，使反映本機關重要實踐活動和重要事件的材料都能歸檔。檔案館在接收檔案時，除了解進館檔案的質量外，還應對未進館檔案的基本情況有所了解，及時發現和糾正因檔案保管期限劃分不準而造成應進館而未進館的問題x0dx0a(三)維護全宗和全宗群的不可分散性x0dx0a全宗是一個單位檔案的整體。一個機關的各項工作活動不是孤立進行的，相互之間有著密切的聯系。在工作中形成的文件材料，無論從來源、內容、形式、時間等方面都存在著固有的聯系，是一個不可分割的輟體。接收檔案時必須把一個機關形成的檔案，作為一個全宗，集中在一個機關檔案室或檔案館，不允許人為地分割。只有接收時堅待個宗的不可分散性，在以後的整理、鑒定、保管、統計等各項業務活動中，才能夠按全宗進行科學管理，在檔案收集土作中，應注意保持相互有密切聯系的一組全宗的不可分散性。在一定時間、地點和社會歷史條件下，各個機關的活動既嚴密分工，又密切協作，相互依存。反映在工作和生產活動中形成的文件材料上，相互之間也有緊密聯系。這些互有聯系的若干全宗，稱為全宗群。全宗群與檔案全宗一樣不宜分散。一個檔案館接收檔案時，保持全宗的完整，能反映一個機關活動的歷史面貌;保持全宗群的完整，就能反映國家或地區一個時期的歷史面貌。將上述兩個完整性有機結合起來，就能真實而又全面地反映黨和國家的歷史面貌x0dx0a(四)積極推行入館(室)檔案的標准化x0dx0a在檔案收集工作中推行標准化，是檔案工作現代化的要求。標准化是現代化的基礎，現代化的程度越高，就越要求標准化。檔案工作標准化，應從收集工作做起。如果接收進館(室)的檔案不標准，將給科學管理和實現現代化帶來困難

『叄』 在資料收集過程中,一般有哪些要求

收集資料過程的要求有三個：

注意資料的時效性：信息的利用價值取決於該信息是否能及時地提供，即它的時效性。信息只有及時、迅速地提供給它的使用者才能有效地發揮作用。特別是決策對信息的要求是「事前」的消息和情報，而不是「馬後炮」。所以，只有信息是「事前」的，對決策才是有效的。

使用資料本虛准確：要求所收集到的信息要真實可靠。當然，這個原則是信息收集工作的最基本的要求。為達到這樣的要求，信息收集者就必須對收集到的信息反復核實，不斷檢驗，力求把誤差減少到最低限度。

應全面的考慮問題：要求所搜集到的信息要廣泛，全面完整。只有廣泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活動和決策對象發展的全貌，為決策的科學性提供保障。因此，如何在不完整、不完備的信息下做出科學的決策就是一個非常值得探討的問題。

(3)搜集文件的注意點是擴展閱讀：

資料收集的方法：

1.社會調查：社會調查是獲得真實可靠信息的重要手段。社會調查是指運用觀察、詢問等方法直接從社會中了解情況，收集資料和數據的活動。利用社會調查收集到的信息是第一手資料，因而比較接近社會，接近生活，容易做到真實、可靠。

2.建立情報網：管理活動要求信息准確，全面，及時。為了達到這樣的要求靠單一渠道收集信息是遠遠不夠的。特別是行政管理和政府決策更是如此。因此必須靠多種途徑收集信息，即建立信息收集的情報網。嚴格來講，情報網路是指負責信息收集、篩選、加工、傳遞和反饋的整個工作體系。

3.戰略性情報的開發：戰略性情報是專為高層決策者開發，僅供高層決策者使用的比一般行政信息更具戰略性的信息。

4.從文獻中獲取信息：文獻是前人留下的寶貴財富，是知識的集合體，在數量龐大、高度分散的文獻中找到所需要的有價值的信息是情報檢索所研究的內容。

『肆』 如何進行檔案整理

如何進行檔案整理

檔案整理是指將處於零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系;區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便於保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機碟片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢後均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以「案卷」為單位整理。二是以「件」為單位整理。以「案卷」為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以後的文件材料，進行系統排列和編目。以「案卷」為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規定。以「件」為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復製件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以「件」為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以「件」為單位整理的檔案最後要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按「件」整理，企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按「件」整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

各單位專門業務檔案按照上級業務主管部門或者縣檔案局有關要求以「卷」為單位整理。大部分單位短期保管的(現10年)文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書、業務檔案按「卷」整理。

聲像、電子、實物檔案按「件」整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)執行。

科技檔案按「卷」整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

會計檔案按「盒(卷)」整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關於《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

按「件」整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按「卷」整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標准化和規范化，便於檔案的科學管理與開發利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

(二)各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以「件」整理的檔案多數單位採用這種方法，採用這種分類比較便於操作，尤其對於小單位，而對於大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區、同一文種、同一載體、同一規格等形式上有聯系的文件材料組合在一起;對於純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合並裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排後。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從「1」開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從「1」開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業務)分類，此種分類法適合以「卷」整理的檔案和部分以「件」整理檔案數量特別多的單位，以及上級業務主管部門有文件這樣規定的單位(如縣農業發展銀行)。以「卷」為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以「件」為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從「1」開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從「1」開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合於按十大類分類的企業單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從「1」開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從「1」開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業採用，他們是按照上級業務主管機關的規定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從「1」開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從「1」開始編制一個流水號。

2、業務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案採用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

(1)採用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然後在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

5、聲像檔案一般採用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光碟;

7、實物檔案一般採用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規、業務、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為「142」， 標識為「0142」。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特徵代碼 。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符「●」分開。不產生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號採用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業務檔案(如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

2、採用阿拉伯數字「1」、「2」、「3」分別表示「永久」、「長期(或30年)」、「短期(或10年)」三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業務檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以「卷」整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按「大流水」形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先後順序的重要標識。分為「室編件號、館編件號」。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從「1」開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列後編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從「1」開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

四、檔案整理的質量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特徵，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限准確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的列印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機列印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一並歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關於同一問題的請示和批復應一起歸檔。

2、分類科學。全宗內檔案整理採用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，並列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內在聯系。

A.時間聯系。要求區分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特徵的.分年度時.以文件簽發日期(成文日期)為准，據以判定文件所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按簽發日期(成文日期)，電報以發出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最後一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規性文件放在公布或批準的年度。

(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的准確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。

(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內)，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

B.來源聯系。要求區分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

C.內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合並組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目，分別存放，並在目錄中加註說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規律地進行，並保持連續性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤並、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。四是本機關關於重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地徵用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料，主要是指法律、法規、條例、業務標准、中長期發展規劃等。八是同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關於一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統工程，是分階段進行的，那麼在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業務。至於一般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發的關於本機關主管業務，但要貫徹執行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執行的。七是上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業務，但又需參照執行，比如財政、人事、勞動等部門制發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規劃)、總結、統計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了「一般」這個詞。把握文件材料的「一般」要看文件材料涉及的問題是否常規性、技術性等方面的問題。

(3)根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其餘都是永久，那麼我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業務主管部門文件永久從嚴(政策法規、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年

B、會計檔案。

(1)會計憑證：保管15年。

(2)會計帳薄：現金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理後保管5年。

(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案。基建、科研：永久，設備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業務檔案保管期限按上級業務主管部門要求或縣檔案根據其單位業務檔案存在的價值確定。

『伍』 如何做好應歸檔文件材料的收集歸檔工作

文 件 材 料 的收 集 是 指 依據 一 定 的收 集 范 圍 ， 通 表 等 以及 上下 級機 關 、其 他 機關 針 對本 機 關主 管 業 過一 定 的方 法將 機 關單位 各 部 門和 個 人手 中有 價值 務或 密 切聯 系 的文 件 材料 是 文件 收集 的重 點 。而事 臨時性文件 ； 上級機關普 發僅供參考 、 徵求意 的文 件集 中起 來 ， 以供 歸檔 整理 工作 利用 的過 程 。 文 務性 、 件材 料 的收 集工 作 是檔 案工 作 的起 點 和基 礎 ，一個 見 、 需辦 理 的文 件材 料 ； 經會 議 討論 和 未經 領 導 無 未 單位 的歸檔 文件 是 否齊 全完 整 ，根 本 的 因素 取 決 於 審 閱 、 發 的文件 ； 般 性 文 件 的 歷次 修 改稿 ； 簽 一 無特 一 非 文件 材料 的收集 是否齊 全 。 有及 時地 、 針對 性 地 殊保 存 價值 的信封 ； 般 性 意見 的人 民來信 ； 隸屬 只 有 收集 各類 文 件材 料 ，才 能避 免 文件 的散 失 ，才 能真 機 關 抄送 的各種 文 件材 料 ； 供工 作 參考 ， 反 映本 僅 不 實、 全面 地 反映本 單位的 歷 史全 貌 和活 動 規律 ， 也才 機 關工作 活動 的文件 材料 一般 不屬 於 收集 范 圍。 能保 證本 單位 檔案 的齊 全 完整 。因此 ， 我們 一定 要認 真 做好 文件材 料 的收集 工 作 ， 點也 不 能馬虎 。 半 二、 對帳 外 文件 的收 集 文 書工 作 人 員 除 了對 機 關 公 文 的接 收 之 外 ， 還 文 件材 料 的收 集工 作 ，應 該 由文 書 工作 人 員 負 要加 強對 未及 時 歸檔 文件 的平 時收 集工 作 。這 是保 責， 在收 集 過程 中 充分 發揮 主觀 能 動性 ， 取 各種 有 證檔案齊全完整及不斷完善的有效方法 。 采 效措 施 ， 多渠 道 地把 應 該歸 檔 的文 件全 部 收集 起 來 。 以及對 那 些未及 時歸檔 的文 件 的補 充收集 。 一 「 帳外 文 件 」一般 是指 未 經 過 正 常 的收 發 文渠 文書 處 理部 門主 要 是對 本單 位 需要 歸 檔文 件 的接 收 道 ， 也沒有 進 行嚴 格 的收 發文 登記 的文件 。 這類 文件 往 往 沒 有 固定 的文 頭 ， 沒有 機關 文 件字 號 ， 也 比如會 議文件 、 統計 表 、 同、 議 書 、 話 稿 、 合 協 講 電話 記 錄及 本 單位 處理 完畢 的 公文 的收 集 、 報 總 計 歸檔 文件 材 料 的收集 主 要 是參照 國家 檔案 局 曾 機 關 內各 基層 單位 的工 作 匯報 、 告 、 結、 劃 等 。 頒 發 的 《 關 文 件 材料 歸檔 與 不 歸 檔 的范 圍》來 完 這 類 文件 主 要 由機 關領 導 或具 體承 辦 有關 事 項 的人 機 成 的。 一 員負 責擬 寫 ， 般不 經 過文 書 人 員之手 ， 作 結束 後 一 工 個 單位 在 日常 的公 務 活動 中會 產 生 大量 的文 往 往 散存在 領 導或 具體 承 辦人 員 的手 中。 件 ， 果把 它 們 全 都 作 為檔 案 保 存 ， 是 沒有 必 要 ， 如 一 集， 一般 來說 ， 須具 備三 個條 件 ： 必 一 由於機關 「 帳外文件 」 相對 比較分散， 不易控制 有 效 的措 施 ， 強對 「 外文 件 」 加 帳 的管 理 。文 書 處理 人 員 要具 有 高度 的工作 責 任心 ，積 極 主動 地 與有 關 二 是不 可 能 。哪些 文 件應 該 收集 ，哪些 文 件不 必 收 且 容 易散 失 。 因此 ， 關文 書 處理 部 門必須采 取 切實 機 是在 本單位 工 作活 動 中形成 或 處理 的文 件 。 二 是 辦理 完 畢 的文件 ， 即文 件在 文 書 處理 程 序 領 導 和各 業務 部 門加 強 聯 系 ，上 門收集 已經 形成 並 帳外 文件 」； 要經 常 向有 關領 導 和人 員 上 已經 辦理 完畢 。 從發 文機 關來 說 ， 在文 件發 出後 就 處 理 完畢 的 「 算 辦理 完 畢 了； 收文 機關 來 說 ， 有關 領 導或 部 門 宣 傳加 強 「 從 經 帳外 文 件 」 管理 的重 要 性 ， 使他 們樹 立 良 閱知 、 傳達和 辦理 後就 算 辦理完 畢 了 。 三 是對 日後 工 作 有 參 考價 值 利用 價 值 的文 件 。 辦 理完 畢 的文 件 ，一 部分 隨著 現 行辦 事 功 能 的結 束 而 失去 了存 在 的價 值 而被 淘汰 ；另一 部 分 仍有 參 考 好 的文 件 、檔 案 管理 意 識 ， 自覺 地 將工 作 中 形成 的 「 外文 件 」 料及 時 交給文 書 處理 人員 登記 歸檔 。 帳 材 三、 加強對歸檔文件材料的檢查和驗收 對 收集 來 的各種 文 件材 料 ，文 書 處理 部 門不 是 還要 進行 平 時檢 查 。 參照 歸檔 文 價 值被 選 留轉化 成 檔案 。我 們 一般 參照 《 關 文 件 收起 來 就算 結束 了， 機 材 料歸 檔 和不 歸 檔 范 圍》來 判 斷 一 份 文件 是 否 具 有 件 的質 量要 求 來檢 查所 收集 文件 的 數量 和質 量 。主 收集 的價值 。一 般 情況 下 ， 機關 的工作 計劃 、 作 要 是看 文件 是 否辦 理完 畢 、 不是 符 合收 集 要求 、 本 工 是 是 總結 、 決定 、 知 、 議 記錄 、 工 名冊 、 通 會 職 規章 制度 、 報 否齊 全 完整 ； 要 的文 件 ， 否有 領 導或 分管 領 導簽 重 是 《 電兵船 檔案 》 0 7年第 2期 機 20 41 維普資訊 http://www.cqvip.com 業務研 究 檔案 的 勘察設 計研 究院 隨著 科學 技術 的迅猛 發 展， 強企 業 資信 、 譽 下幾 個方 面進 行探 討 ： 加 信 檔案 的管 理， 樹立 良好 的企業 形象 ， 以企業 信用 帶 動 一 、 信 用檔 案 的收集 企業的不斷發展與創新尤為重要。因此做好信用檔 檔 案 是企 業 的特殊 財 富 ，是 企業 實力 的象 征和 案 的管 理 與利用 ，具有 現 實 的指導 意義 和深 遠 的影 發 展 的基石 。 業擁 有豐 富 的高質 量 的檔案 資源 ， 企 就 響。建 立企 業信 用檔 案 管理 系統 是 市場 經濟 發 展 的 具 有雄 厚 的經 濟技 術優 勢和 市 場競 爭 能力 。信 用 檔 需要 ， 可 以樹立 和提 高 企業 形象 ， 確 反映 企業 信 案 也 不例 外 ， 保證 收集 的連 續 性和 系統 性 ， 收集 它 准 應 在 要充分注意信用檔案的特點， 以區別於其他 用狀況 ， 構建健康有序的企業信用體系 ， 在促使企業 工作中， 並從相互 印證、 補充 的角度來考慮 信 用體 系 與市場 經 濟信 用 制度 的均 衡發 展 ，提 高 企 門類 的檔案材料， 業 生產 經營 的資信 水平 等方 面 發揮 更好 的作用 。 信 用 檔 案 是指 機關 、 團體 、 事 業 單位 、 會 組 企 社 信 用檔 案 的收集 范 圍 。 為 了保證 信用 檔 案 的完整 、 確和 系 統 的管 理 ， 准 織 以及 個人 在科 研 生產 、 營 管理 、 經 黨務 行政 工 作和 我們根據兵檔字 （0 36 20 ）5號文件精神 ， 20 年將 於 04 其它社會活動中直接形成的具有保存價值的各種牌 信 用檔 案 列 入 科研 課 題 ， 立 項 、 研 開 始 ， 過 調 從 調 經 匾 、獎杯 、獎 狀 和 榮譽 證 書等 反映其 獲 獎情 況 的 實 卷、 收集 ， 對獎杯、 獎狀 、 牌匾、 榮譽證書等進行整理 ， 物。 信用 檔案 具有 直觀 性 、 原始 性 、 觀性等 特 點 ， 客 它 建立 了信用 檔 案 管理 系 統 。具體 方 法 是根 據 《 國 中 向人 們展 現 了直 觀 的客觀 存在 ，與其 他 載體 的 檔案 兵器 工 業 集 團公 司信 用 檔 案 管理 暫 行 辦法 》 十 大 按 相 互 印證 ， 互補 充 ， 相 使檔 案 的 內容 更加豐 富 。 類 （． 0 單位 基 本 狀 況 ，． 位 信 用等 級 評估 ，． 同 1單 2合 我 院是 中國兵 器 工業 集 團公司 下 屬勘 察 設計 研 履 約 ，． 量 與 管理 體系 標准 認證 ，． 范經 營 與榮 3質 4規 究單位 之 一 ， 著 五十 多年 的兵工 勘察 建設 歷 史 ， 有 是 譽 ，． 費者 投 訴 ，． 位 審 計 ，． 件控 、 訴 、 5消 6單 7案 應 查 8法 9其 和 6個 科 技型 綜合 勘 察 甲級企 業 ，擁 有 國 內外 先進 設備 和 處 ，． 人 代 表個 人信 用材 料 ，． 它 ） 3 屬類 雄 厚 的技術 力量 ，其 科 技成 果在 國 內 佔有極 其 重 要 對信 用 檔 案開 展全 面 收集 ；對 過 去分 散在 各 基層 部 的地 位 ， 在各 專 業技 術方 面 都取 得 了顯 著 的成績 ， 門和 個 人 手 中的信 用 檔案 ，通 過 召開檔 案 工 作會 議 曾 獲得 了 國家 級優 秀 工程 勘察 金獎 2項 ， 獎 5項 ， 銀 銅 等 方式 ， 傳 和 貫徹 《 用 檔 案 管理 暫 行 辦 法 》， 宣 信 增 獎 8項 ， 國家 級 優 秀 科技 進 步 獎 6項及 獎 杯 、 狀 、 強廣 大職 工尤其 是 各級 領 導 的檔案 意 識 ， 明確 信 用 獎 獎 牌 等 實物 ， 一個側 面 反 映 出我 院發展 狀 況 ， 綜 檔 案 同其 它各類 檔 案一樣 ， 從 是 必須 按時 、 按規 定歸 檔 。 合 管 理和 專業 技術 水平 的最直 接 的體 現 。如何 管理 和 利用 好這 些 檔案 ， 之 發揮 其應 有 的作用 ， 使 現就 以 二 、 用檔 案 的整理 信 信用檔案 的整理、 分類 、 目工作做好 了， 能 編 才 發 ； 件材 料 的種類 、 數 、 數是 否齊 全完 整 ， 齊 重 要環 節 ， 文 份 頁 不 也是 檔案 整理 工作 的首 要環 節 。 只有 收集 全 不完 整 的一 定要 齊 ， 不規 范 的一 定要及 時糾 正 ； 文 及 時 、 選 得 當 ， 有 價 值 的 文件 都 集 中收 集起 來 ， 鑒 把 件 材料 的用 紙 、 字跡 是 否符 合規 范 ， 已破 損 的文 件應 才 能保 證 歸檔 文件 的齊全 完整 、 便 日後 查考 利 用 ， 方 予 以修 整 ，字跡 模 糊或 易褪 變 的文 件應 予 以復 制等 同時為 檔 案整 理 、 目、 定 、 管 、 用 等各 項 工作 編 鑒 保 利 等。 創造 良好 的條件 。 歸檔 文 件 的收集 ，是 文件 歸 檔整 理 工作 的一個 4 2 （ 責任編輯 朱亞宏） 《 電兵船檔案 》 0 7年第 2期 機 20

『陸』 領導安排你負責會議期間會議文件的分發和會議結束前文件資料的收集，你將如何去做

首先，要確定與會人員的人數，並且提前列印好份數，最好是多列印積分留作備份。如果人數較多，可以分派人員，分別負責不同的區域。不同種類的文件要分開來，不要混合在一起。
其次，在會議期間，按照會議前的安排啊，有序的安排文件的分發，確保每位出席的人員都拿到，如果有意外弄壞或者弄臟的，可以即使更換，同時，分發是要迅速，不能耽誤會議的進度。
最後，在會議結束前，提前將文件收上來，如果文件是保密的文件，還需要注意回收的分數，絕對不能落下。