為什麼文件裝訂要在紅頭以下

① 紅頭文件標准格式是怎樣的

1. 紅頭文件的載體、書寫和裝訂格式通常遵循以下標准：
- 公文用紙採用16開型或國際標准A4型，張貼用紙的尺寸可根據需要確定。
- 保密等級用3號或4號黑體字。
- 緊急程度用字大小與保密等級一致，也為3號或4號黑體字。
- 文頭使用大號黑體字、特殊黑變體字或標准體、宋體字，並常套紅色。
- 發文字型大小一般採用3號或4號仿宋體字。
- 簽發人姓名字體大小與發文字型大小相同，即3號或4號仿宋體。
- 標題字體通常為宋體或黑體，字型大小需大於正文。
- 主送機關字體一般為3號或4號仿宋體。
- 正文使用3號或4號仿宋體字。
- 附件字體與正文相同，也為3號或4號仿宋體。
- 作者和日期字體大小與正文一致，即3號或4號仿宋體。
- 注釋字體小於正文的4號或小4號仿宋體。
- 主題詞使用3號或4號黑體字。
- 抄送機關字體與正文相同或小一號，常用3號或4號仿宋體。
- 印發說明字體與抄送機關相同或小一號，常用3號或4號仿宋體。
2. 「紅頭文件」廣義上指的是帶有紅頭和紅色印章的文件，包括針對特定或非特定公民和組織的文件，以及內部工作事項文件。
3. 狹義上的「紅頭文件」特指行政機關發布的、不針對特定公民和組織、具有普遍約束力的規范性文件，這類文件對公眾有約束力，涉及他們的權利和義務。
4. 目前，許多公司將「紅頭文件」作為機密文件、任職文件或緊急文件的別稱。

② 紅頭文件標准格式字體字型大小

我國公文的標准格式，包括字體字型大小的具體要求一般為：

1、公文紙一般採用國內16型，建議採用國際標准A4型。可以根據實際需要確定用於發布的正式文件的大小。

2、保密等級字體字型大小：通常使用3號或4號黑體。

3、緊急程度字體字型大小：與保密級別相同，使用3號或4號黑體。

4、文頭的字體字型大小：大號黑體字、黑色變體字體或標准字體、宋體字套色（通常為紅色）。

5、正文的字體字型大小：通常使用3號或4號仿宋體。

6、簽發人的字體字型大小：與正文的字體字型大小相同，使用3號或4號仿宋體。

7、標題的字體字型大小：字體通常為宋體、黑體，而字型大小要使用大於正文的字型大小 。

8、主送機關的字體字型大小：通常使用3號或4號仿宋體。

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關於公文各要素和標識的簡單介紹：

一、眉首部分

主要標識公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字型大小、簽發人等要素。

二、主體部分

主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發文機關印章、附註等要素。

二、主體部分

主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發文機關印章、附註等要素。

四、其他

1）用紙：公文用紙一般採用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm ×297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大於或等於15次，不透明度大於或等於85％，PH值為 7.5～9.5。

2）排版規格：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

3）印刷要求：雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BI100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％．M80％。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。

4）裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

③ 正式公文的發文格式有什麼具體要求

公文中各要素標識規則
本標准將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
8.1眉首
8.1.1公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
8.1.2秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用「★」隔開。
8.1.3緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1行；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
8.1.4發文機關標識
由發文機關全稱或規范化簡稱後面加「文件」組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，「文件」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文著頁顯示正文。
8.1.5發文字型大小
發文字型大小由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧「〔〕」括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加「第」字。
發文字型大小之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
8.1.6簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字型大小右側。發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字型大小與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
8.2主體
8.2.1公文標題
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
8.2.2主送機關
標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
8.2.3公文正文
主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
8.2.4附件
公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識「附件」，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如「附件：1.×××××」）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識「附件」，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號並在其後標識附件（或帶序號）。
8.2.5成文時間
用漢字將年、月、日標全；「零」寫為「○」；成文時間的標識位置見8.2.6。
8.2.6公文生效標識
8.2.6.1單一發文印章
單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；
當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
8.2.6.2聯合行文印章
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。
8.2.6.3特殊情況說明
當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識「此頁無正文」的方法解決。
8.2.7附註
公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括弧標識在成文時間下一行。
8.3版記
8.3.1主題詞
主題詞」用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。
8.3.2抄送
公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識「抄送」，後標全形冒號；回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
8.3.3印發機關和印發時間
位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為准，用阿拉伯數碼標識。
8.3.4版記中的反線
版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
8.3.5版記的位置
版記應置於公文最的一頁，版記的最後一個要素置於最後一行。