文件控制管理要求有哪些

『壹』 進一步加強涉密文件的管理規定

涉密文件的事情可大可小，如何進一步加強涉密文件的管理呢?首先就要制定相關的管理規定。下面是我為你整理的進一步加強涉密文件的管理規定，希望對你有用!

涉密文件資料管理制度
為加強鼓樓區委辦公室涉密文件、資料的管理，規范相關工作程序，根據《中華人民共和國保密法》(以下簡稱《保密法》)及有關保密規定，制定本制度。

一、收文制度

接收國家秘密文件、資料，密件包裝應當由辦公室保密人員拆封。同時應單獨設薄登記，接收人員應及時履行清點、登記、編號、簽收等手續。

二、發文制度

分發國家秘密文件、資料，必須嚴格按照規定的范圍發放，不得擅自擴大范圍。發文人員應履行登記、編號、簽收手續，並嚴格分發范圍，遵守相關規定;簽收時必須逐件清點、核對。

傳遞涉密文件、資料應當通過保密員進行，文件應包裝密封，嚴格按規定登記簽收。

三、製作(列印)制度

製作國家秘密文件、資料，應當按照《保密法》規定，履行定密程序，標明密級和保密期限，註明發放范圍及製作數量，絕密級、機密級的應當編排順序號。使用計算機製作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網路聯接。密件應當在內部文印室印刷，嚴格按照批準的數量製作，不得多制、私留。

四、閱讀(傳閱)制度

涉密文件、資料須按規定范圍傳達、閱讀，不得擅自擴大范圍，也不得向無關人員泄露文件內容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責專夾專閱，並填寫「傳閱單」，記載夾內密件份數、編號和閱讀時間等，閱後簽字並主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應當即閱即批即退，並有保密員在場。

五、借閱制度

閱讀和使用涉密文件、資料應當在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應按時限要求及時追回。

密級文件資料，未經密級確定機關、單位或者上級機關批准，禁止復制、復印、摘抄、匯編。如復印、摘抄、匯編機密級和秘密級文件，必須經批准並履行審批手續，同時不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，並視同原件管理。

六、清退制度

按照規定應當清退的涉密文件、資料，原則上應按要求退回原制發的機關、單位。特殊情況的，應說明原因並報經原制發機關同意。

七、銷毀制度

需要銷毀的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領導審批，並履行清點、登記手續，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷毀的，要有保密員等二人以上押運和監銷。嚴禁將涉密載體作為廢品出售。
涉密文件的管理規定
第一章 總 則

第一條 為加強涉密文件的收轉、閱讀傳達及保密管理，確保國家秘密的安全，根據中共中央辦公廳、省委辦公廳關於文件管理的相關要求，結合我校實際，制定本規定。

第二條 本規定所稱涉密文件包括中央、省委等上級部門密級文件、未授權有關媒體公開發布的文件，以及學校工作中列為涉密或內部事項的文件和材料。

第三條 涉密文件的保密管理，遵循嚴格管理、嚴密防範、確保安全、方便工作的原則。

第四條 學校黨委辦公室文書機要室負責涉密文件的日常管理，機要員應認真履行職責，嚴格保密管理。學校保密委員會負有指導、監督、檢查的職責。

第二章 涉密文件的收發與傳遞

第五條 傳遞、領取涉密文件，必須通過機要交通、機要通信或者指派專人，並採取相應的安全保密 措施 ，不得通過普通郵政或非郵政 渠道 傳遞。涉密文件應當包裝密封，信封上應標明秘級、編號和收發件單位名稱。

第六條 機要員對送達的涉密文件，必須履行清點、登記、編號、簽收等手續。 第三章 涉密文件的閱讀傳達

第七條 收到涉密文件後，由主管領導根據文件密級、制發機關要求及工作需要，確定知悉人員范圍。

第八條 閱讀和使用涉密文件,應當辦理登記、簽收手續。

(一)傳閱。

文件上應附「XXX大學文件處理單」,由辦公室負責人根據文件內容和性質閱簽後,交由文書送校領導和承辦部門閱辦。傳閱涉密文件資料，必須專人負責、專夾傳閱，閱件人不得擅自抽出、留存、抄錄、復印內容。閱件人要及時閱示文件、簽名、注時，閱後由文書清點、登記再送他人傳閱，不得橫傳。

(二)傳達。

涉密文件傳達要在符合保密要求的會議室集中傳達,並對參加人員進行詳細登記。傳達時不準錄音、錄像和記錄，不準使用無線話筒等無保密保障的設備，不得進行新聞報道。

第九條 閱讀涉密文件應當在符合保密要求的辦公場所進行。不準將密件帶回家中或帶到公共場所閱辦。

第四章 涉密文件的保密管理

第十條 涉密文件由機要文書接收、管理，文件交接和簽收要嚴格履行手續。文件必須在安全可靠的保密設備中保存，實行專人專櫃管理。

第十一條 絕秘級文件不得復制、匯編;機秘、秘密級文件原則上不得復制、匯編，確需復制、匯編的，由學校黨委報省委辦公廳，由省委辦公廳嚴格履行報批手續。復制、匯編的文件視同原文件管理。

第十二條 原則上秘密文件不得攜帶外出，因工作確需攜帶外出，應採取保護措施，使文件始終處於攜帶人的有效控制之下。

第十三條 任何單位和個人不得擅自變更、解除涉密文件密級;文件解密前，文件的全文、摘要、標題、發文字型大小、印發傳達范圍等信息均不得在無密級的內部文件、簡報資料、內部刊物內部網站上使用;未標注密級或未標注「公開發布」的中央、省委等上級文件內容，在上級授權有關媒體發布前，不得在公開的文件資料、出版物、會議、新聞媒體和互聯網上使用。中央、省委等上級文件經刪改後公開發布的，公開使用時應以公開發布的版本為准。中央和省委文件的發文字型大小，不得公開使用。

第十四條 機要文書每月要檢查文件的閱讀和保管情況，按要求進行分類、清點整理。如發現丟失，確認無法找回，要寫出書面 報告 ，及時報送辦公室領導，並由學校向上級文件制發部門匯報。

第十五條 按照規定應當清退的涉密文件，及時上交上級機要部門或按要求銷毀;允許留存的文件，留存在機要室保存，並備有文件目錄以供查閱。

第十六條 涉密人員離崗、 離職 前，應當將所保管的文件按規定辦理移交手續。

第十七條 用於記錄涉密文件收發、使用、清退、銷毀的登記簿，應當由專人妥善保管。第五章 涉密文件的銷毀

第十八條 銷毀文件必須嚴格履行審批登記手續，由兩名以上機要人員到保密管理部門指定的單位監督銷毀，確保文件不丟失、不漏銷、秘密信息無法還原。

第十九條 禁止將涉密文件作為廢品出售。

第六章 罰 則

第二十條 涉密人員或涉密文件管理人員違反本規定，情節輕微的，學校保密委員會給予批評 教育 ;情節嚴重、造成重大泄密隱患的，上報上級保密工作部門。

第二十一條 違反本規定泄露國家秘密的，按照有關規定給予責任人行政或黨紀處分;情節嚴重構成犯罪的，依法追究刑事責任。
保密管理情況報告
一、保密機構設置為進一步做好保密安全管理工作，加強對信息安全、保密工作的統一管理，我公司成立保密工作領導小組，下設保密辦公室，保密工作領導小組全面負責公司保密工作;保密辦公室負責保密工作制度制定、執行、監督、檢查，為保密工作執行機構。總經理為保密工作領導小組組長，保密辦公室成員包括：主管技術負責人、財務部、人力資源部、項目管理部、市場部、技術部、行政等涉密崗位的人員。

安全(保密)工作小組成員，負責建立健全、貫徹實施有關安全(保密)管理制度，組織公司安全(保密)教育和知識學習等項工作。定期組織對公司安全(保密)工作的監督、檢查，及時解決安全(保密)工作中存在的問題。

二、保密制度建設情況

1、嚴格遵守各項安全保密管理制度公司要求各級領導和全體員工嚴格遵守各項安全(保密)管理制度與規定，加強信息安全保密工作的防範，嚴格各項工作的業務流程，認真履行、互相監督，及時發現並消除隱患。加強保密管理。以涉密人員，涉密載體，涉密計算機保密管理為重點，進一步加強保密工作領導，強化保密管理，加強督促檢查，狠抓各項保密措施和保密責任制的落實，杜絕重大失泄密事件的發生。

2、涉密人員管理

從事涉密業務服務的人員(包括外聘專家)應當按照有關規定進行安全保密審查，與單位簽訂安全保密 責任書 ，明確安全保密責任和義務。離開涉密業務咨詢服務崗位，應當清退涉密載體，實行脫密期管理。

3、涉密項目管理絕密級或機密級項目，應當明確由保密領導小組組長負責保密管理工作，並嚴格控制知悉范圍。

4、涉密載體管理為了確保秘密載體的安全，本著嚴格管理、嚴密防範、確定安全、方便工作的原則，嚴格按照要求，加強涉密載體的製作、收發、傳送、使用、保存、銷毀六大環節的管理，使涉密載體的管理工作步入了規范化軌道。在製作環節上，無論是紙介質載體，還是其他介質載體均統一由制定人員製作，對不需歸檔的材料及時銷毀。

在收發和傳遞環節上，嚴格履行清點、登記、編號、簽發手續，傳遞時，指派專人負責並採取相應安全保密措施。在使用環節上，嚴格知悉人員范圍，對擅自擴大知悉范圍的，嚴格追究相關人員責任。凡不準記錄、錄音、錄像的，均事先申明，復制載體必須經主管領導批准，並履行登記手續。在保存上，嚴格按照國家檔案法律法規歸檔，並指派專人負責，配備必要的保密設備。在銷毀上，認真履行審核、清點、登記手續，採取相應不泄密的 方法 銷毀，杜絕將秘密載體當作廢品出售。

5、涉密計算機管理?

涉密計算機及其移動存儲介質應當集中管理，並建立台賬;

涉密計算機和信息系統應當與國際互聯網和 其它 公共信息網物理隔離; ?

涉密計算機不得安裝任何無線通信設備;?

涉密信息系統投入使用前必須經過國家保密部門系統測評和審批;?

非涉密計算機和信息系統不得存儲和處理涉密信息;?

涉密信息遠程傳輸應當按照國家保密部門要求採取密碼保護措施;?

涉密計算機和信息系統內使用的移動存儲介質應當採取綁定或有效的技術控制措施，信息導入和導出應當符合國家有關保密要求;

?存儲、處理國家秘密的計算機和信息系統應當按照有關法律法規及標准進行技術防護。

?實行計算機網路安全防護情況的檢查，採取區域網絡殺毒軟體每星期定期升級殺毒等措施。堅持「上網信息不涉密、涉密信息不上網」的原則，防止失泄密問題的發生。

6、涉密通信和辦公自動化設備管理?

涉密辦公自動化設備不得連接互聯網或其它公共信息網;?

不得使用具有無線互聯功能的辦公自動化設備處理涉密信息;?

不得使用普通通信設備傳遞涉密信息;?

不得使用普通電話(手機)談論涉密事項;

不得在涉密場所使用無繩電話。

7、加強檔案保密管理為了加強文件檔案的借閱、傳閱中的安全保密工作，完善了檔案管理制度、嚴格執行檔案的交接制度、銷毀、借閱等制度。

8、認真落實安全(保密)「三級檢查」制度公司安全(保密)工作小組為三級;各部門經理為二級;員工個人為一級。逐級落實安全(保密)工作責任制，將各項安全(保密)管理工作抓細、抓實。

三、涉密人員審查及教育管理情況

1、嚴格執行涉密人員審查公司加強所有涉密人員的管理，嚴格審查涉密人員本人及親屬有無犯罪記錄，有記錄的不得納入涉密工作人員，經查公司目前涉密工作人員均符合要求。

2、加強公司保密宣傳教育的管理使公司的保密宣傳教育工作制度化、經常化、規范化，提高全體員工保密意識，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施辦法》和相關規定，進一步加強日常對員工的多種形式的保密培訓工作，尤其是強化新員工 入職 培訓。

3、明確保密宣傳培訓工作職責劃分公司保密小組對公司保密宣傳教育工作進行領導、指導和協調，指導制定公司保密宣傳教育計劃;組織和安排全公司性的保密宣傳教育活動、公司涉密人員的年度保密培訓。為公司其它保密宣傳教育活動提供資料、教材、教學及咨詢等保障。

4、加強各業務保密工作的管理加強各部門業務保密管理意識，凡是涉及秘密的項目，主動與客戶簽訂《保密協議》。

5、加強員工保密日常培訓，提高保密意識保密宣傳教育是增強保密意識，提高保密技能的重要途徑。接受保密宣傳教育，努力提高保密意識和保密技能是公司員工必須履行的法律義務。

保密宣傳教育是公司保密工作的一項基礎性、長期性的工作，定期對所有員工培訓保密知識，主要內容包括：?

國家的保密法律、法規和保密工作部門的有關規定; ?

公司各項保密工作 規章制度 ; ?

保密工作和保密管理的基本知識; ?

保密技術防範知識以及措施; ?

計算機信息 系統安全 保密知識和防範措施; ?公司涉密項目實施與流程和保密知識與防範措施;

6、嚴格履行員工離職手續進一步細化員工離職的交接程序，尤其是涉密員工離職，進一步嚴格 勞動合同 的管理。四、保密要害部位管理

1、職能部門郵箱加密。公司財務部、人力資源部、項目管理部等涉密職能部門郵箱全部加密碼，避免通過郵件泄密。

2、人力資源部：?所有人事檔案入櫃，封存，由專人保管;

與新、老員工簽訂《保密協議》。未經批准，員工不得向外界傳播或提供有關公司的一切有關文件及資料，也不得交給無關人員，否則應賠償公司因此而遭受的一切經濟損失。必要時，追究其法律責任。保密條款不因《勞動合同書》的終止而失效。?嚴格加強對離職人員的交接流程的管理，細化員工離職的交接程序，規定交接時間。

3、項目管理部：?涉密項目與用戶簽訂保密協議。?涉密項目文檔均採用紙質或其他介質，不得通過網路發送，電子版本採用pdf 格式，並設置開啟密碼。?嚴格項目資料歸檔、借閱審批手續。?合同設專人管理。

4、業務技術部門：有關保密的電子資料都由部門經理或項目負責人保管或存放，並加鎖。

5、辦公室：?設置檔案管理專人保管和借閱審批制度。?加強辦公區域的安全防盜管理，涉密項目資料設單獨文件櫃保存，文件櫃加鎖。?為保障公司伺服器的安全，未經公司計算機系統維護員同意，不得私自操作伺服器。

五、保密設備配備及設施建設

公司對涉密項目配備專用計算機及列印機，計算機沒有與互聯網連接，配置專用電源插座，並設置專門辦公區域，資料均存放在涉密資料文件櫃

六、涉密載體使用管理公司針對涉密項目專門制定涉密載體管理辦法，內容如下：

第一條涉密文件、資料的收發和內部傳遞、傳閱，必須登記編號並與非涉密文件、資料分類登記。交接時必須履行簽字手續。

第二條涉密文件、資料和檔案資料的學習傳達、查、借、閱，嚴格控制知情人員范圍。知情人員范圍由公司保密負責人確定。

第三條涉密項目工作人員不得借工作之便將涉密載體隨意帶出。因公外出人員不準隨身攜帶涉密載體。如遇特殊情況必須隨身攜帶時，事先必須經公司保密負責人及主管領導批准，辦理登記手續。攜帶涉密載體時，必須裝在文件包或密碼文件箱內，並乘坐有安全保障的交通工具。嚴禁在無保密措施的情況下，隨身攜帶涉密載體外出。不得攜帶載體出入公共場所、游覽參觀、探親、訪友。

第四條涉密載體集中統一管理?並建立歸檔、借閱和登記制度。借閱涉密載體需經本公司主管領導審批。批准後只限在本人查閱。未經批准不得借閱。查閱涉密載體必須在涉密區域及使用涉密計算機，不得擅自帶回家中，不許使用非涉密計算機查閱，不得將文件、資料隨意轉借他人。

第五條涉密載體的歸檔，要嚴格按公司制定的保密管理辦法規定分類立卷、裝訂成冊。與非涉密案卷分櫃保管，存放在有安全保障的 保險 裝置中。

第六條涉密資料及載體的復制應按下列規定辦理：

1、涉密項目資料未經批准不得隨意復印。

2、確因工作需要復印涉密檔案資料，必須經公司保密負責人同意?並辦理登記手續。

3、涉密內容的存儲媒體、光碟等檔案資料未經公司保密負責人許可，任何人不得復制、翻印。

第七條涉密資料及載體移交、銷毀工作，必須在公司保密負責人的監督、指導下嚴格管理。

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『貳』 ISO文控管理的解決方案

根據ISO9001質量管理體系對文件控制的管理內容和控制要求，彩蝶ISO系統實現文件的建立、修改、審核、分發、收回、銷毀等文檔全生命周期的電子化管理，不僅能滿足更多標准體系和認證機構的要求，更提供強大的文檔版本控制、文檔審計記錄、文件關聯、許可權管理、審批流程及流程操作歷史等核心功能，不僅可以大幅節省印刷和紙張成本，而且可以提高管理效率和降低管理成本。（彩蝶ISO文控管理）旨在幫助企業徹底解決文件控管難題。
KASS文檔管理系統的ISO/GMP模塊，通過多年來的經驗積累和與客戶的反饋，主要針對生產製造和醫葯行業量身定製的一套解決方案。包括對文件如何有效的管理，目錄的規范建立都有針對性的指導與建議方案。這些都得益於KASS多年來深入客戶需求，產品的不斷優化與完善，真正實現了線下的文件高效有序的轉移到線上流轉通過系統來實現。
edoc2 ISO文控管理系統，提供強大的流程管理和文檔全生命周期管理。對ISO文檔的編制、修改、審核、分發、收回、借閱、銷毀等文檔進行全生命周期的電子化管理。企業中的ISO程序文件、表單文件、質量手冊、培訓文件、技術圖紙等文檔資料，都可通過edoc2文控管理系統有效地管理起來。 edoc2為企業建立起一套完整嚴謹的ISO文控管理體系，節省大量文件管理的人工成本，通過在系統中建立企業的文控中心，落實質量管理理念，幫助企業規范管理，提高文控管理效率，實現無紙化辦公。

文檔控制 ISO9001體系文檔管理如：質量手冊、程序文件、作業指導書等的編制、修改、發放、回收；ISO9001體系文件的表單和附件分離，系統支持多版本、多附件。 文檔控制管理各類文檔（含紙質文檔）的整個生命周期；儲存、發布質量手冊、程序文件、詳細作業文件等體系文件；儲存、發布所有的質量記錄； 可查詢當前生效版本、歷史版本文檔；查詢文檔過程（如審批、發放）記錄。 過程管理 實現合同評審、設計控制、不合格品控制、糾正預防措施等業務流程自動化，自動生成、保存質量記錄、過程記錄； 實現合同管理、采購管理、員工培訓、檢驗測量設備等鬆散過程管理，自動生成相關質量記錄； 依據管理者許可權的不同，分別對執行者、執行組別、整個企業的工作流程進行管理； 對所有在辦或結案工作流程進行管理；流程管理包括流程跟蹤、監控、歸檔、統計、催辦； 通過流程統計分析，管理者可執行科學、客觀的決策，實現業務流程重組（BPR）、完善質量體系。

『叄』 什麼叫做文件控制啊,詳細一些的.

二、文件控制
GB/T19001—2000標准4.2.3條款指出，質量管理體系所要求的文件應予以控制。文件控制的內容主要設計以下七個方面：①文件的批准；②文件的審批與更改；③文件狀態的識別；④可獲得相關文件的使用版本；⑤文件的識別；⑥外來文件的識別發放；⑦作廢文件的管理。
針對質量管理體系不同類型的文件，其控制的內容和程序各不相同，對質量手冊、程序文件、作業指導書、表格、質量計劃、內部規范等體系文件應進行上述七個方面的控制。組織質量管理體系外來文件一般有法律法規、標准、顧客提出的設計圖樣、技術資料、規章和維護手冊等相關文件，對這些文件只進行④、⑥、⑦項的控制即可。
記錄作為質量管理體系的一種特殊文件，是提供符合要求和質量管理體系有效運行的證據。由於記錄不得進行更改，所以記錄的控制通常是規定就的標識、儲存、保護、檢索、保存期和處置等所需的控制，而不對其實施修改控制。當我們談到文件控制時，不僅僅是說對其內容進行更改就叫文件控制，上述①、②項外的的其他控制也是文件控制，即文件控制和文件受控是兩個不同的概念。
三、文件受控和文件控制
受控文件的重要特徵是受組織控制並能對其進行更改，文件控制則包括了4.2.3條款中a至f各項的控制。對於外來識別後需要列入體系的文件，組織一般只進行識別、控制、分發和保存，並跟蹤外來文件的版本更新。這些是對文件的控制，但不能說該文件受控。文件受控屬於文件控制，但文件控制並不一定是文件受控。文件控制包括組織可對其內容進行更改的受控文件的控制和不要求對其內容進行更改的非受控文件的控制。

『肆』 公司內部文件管理規定範文

為了保證公司文件的完整，便於查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全，要對公司的文件做好管理。下面是公司內部文件管理細則，歡迎參閱。
公司內部文件管理規定 範文 1
1.目的

為了更好的規范公司各類文件的發放與存檔管理，樹立公司正規嚴謹的良好形象。

2.適用范圍

公司及公司各部門、各門店對內發文。

3.標准

結合公司實際要求，在遵循文件格式及標準的前提下，對其格式及標准進行了靈活運用。

4.內容

4.1公司常用文件

4.2規格：統一使用A4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。

4.3公司各部門代碼：

總經辦：ZJB;

人事行政部：RZ;

運營部:YY;

商品部：SP;

市場部：SC;

財務部：CW;

4.4保密等級：公司文件管理分A、B、C、D、E五個保密等級

A級：機密文件，限總經理、董事會等以上成員知悉;

B級：高級文件，限部門經理以上管理成員知悉;

C級：中級文件，限相關部門內部成員及經理以上管理成員知悉; D級：普通文件，限公司內部所有成員知悉;

E級：一般文件，限公司內部及門店所有成員知悉。

5.文件的擬稿、審批、發放與簽收

5.1擬稿

5.1.1各部門文件的草擬由各部門負責起草，起草應做到符合國家法律法規及公司相關管理制度，部門負責人負責文件審核。

5.1.2正文要情況清楚、觀點明確、表述准確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲，字詞規范、標點正確、篇幅力求簡短。

5.2審批

5.2.1公司級所有發文、制度由公司總經理審批後，方可用印並流轉;

5.2.2如未經審批進行發文或發文中存在明顯錯誤，造成不良後果的將追究相關負責人責任。

5.2.3考慮到公司實際情況，公司對內緊急公文先以總經理確認後的電子版上傳到共享並以電話通知方式先行操作，後補發紙質版並簽收。

5.2.4公司職能部門對部門的通知等不需上升至公司級文件的無需以此文件要求執行。

5.3發放與簽收

5.3.1公司文件發放/流轉/存檔均由人事部負責

5.3.2公司的文件均由各部門負責人在原稿上簽收，同時部門負責人好做部門內其他員工的文件流轉工作。

6.生效日期

6.1本管理制度自2013年4月8日起實施。

6.2本制度最終解釋權歸人事部負責
公司內部文件管理規定範文2
第1章 總則

第1條 目的。

通過對公司內部文件控制流程進行管理，使文件管理控制工作更加系統、科學、規范、高效，以保證各部門及人員及時、正確地使用有效文件，提高工作效率。

第2條 適用范圍。

本制度中的“文件”包括公司日常運營過程中產生或所需的文件資料、公司業務往來公文以及公司對內發布的所有流程、制度、作業標准與規范、作業指導書等。

根據公司各類文件的性質進行縱向層級劃分，可分為下列五級文件。

第3條 管理職責劃分。

(1)各級主管副總主要負責所轄職責范圍內的文件進行審核、批准工作，其中，總經理(或管理者代表)還承擔著對公司各類體系文件進行定期評審的職責。

(2)總經理辦公室主要負責公司一級文件的組織編制、審核，以及二級文件的會審組織工作。

(3)人事行政部負責本制度的編制、解釋與修訂工作，並由其行政專員負責公司營運、資質類文件資料的保管;其中，人事行政部下轄體系文件管理室，並由其文控員專職負責公司各類體系文件的統一編號、收發、存檔、作廢等管理事宜。

(4)各職能部門負責對各歸口職能和分管業務線的有關文件的編制和副本保管工作。

第2章 公司內部文件編碼細則

第4條 公司內部文件的編碼主要由以下五個部分組成。

(1)第一部分：公司代號，代碼為×××。

(2)第二部分：層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。

(3)第三部分：大類代碼，代碼分別為綜(綜合管理類)、制(生產製造類)、市( 市場營銷 類)、研(研發類)、其( 其它 類)等。

(4)第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(目標計劃類)、人力(人力資源類)、辦公(辦公類)、總務(總務後勤類)、保衛(保衛類)、生產(生產類)、質管(質管類)、項管(項目管理類)、產研(產品研發類)、其(其它類)等。

(5)第五部分：文件流水號，代碼為001～999。

第5條 公司內部各級文件編碼示例如下(以人事行政部文件為例)。

(1)一級文件：×××1—001。

(2)二級文件：×××2—綜—001。

(3)三級文件：×××3—綜—行政—001。

(4)四級文件：×××4—綜—行政—001。

(5)五級文件：×××5—綜—行政—001—001。

第3章 公司各級文件編制、審核、審批規定

第6條 公司一級文件，由公司總經理辦公室組織相關人員進行編制。一級文件編制完成後，需經總經理辦公室主任審核後，交由公司總經理審批。

第7條 公司二級文件，由各業務歸口部門協同流程協同作業部門共同編寫。二級文件編制完成後，由總經理辦公室組織相關部門及人員進行會審。經會審後，二級文件需交總經理審批。

第8條 公司三級文件，若其覆蓋范圍超過2個(含2個)職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，並交主管副總審核後，交總經理審批。具體分工如下。

(1)目標類、計劃類三級文件由總經理辦公室負責組織編制，交分管運營副總審核。

(2)人事、行政、總務類三級文件由人事行政部負責組織編制，交分管行政副總審核。

(3)財務類三級文件由財務部負責組織編制，交分管的財務副總審核。

(4)生產製造類三級文件由生產部組織編制，交分管的生產副總(或廠長)審核。

(5)市場營銷類三級文件由營銷部及相關部門組織編制，交分管的營銷副總審核。

(6)供應類三級文件由采購部及相關部門組織編制，交分管的運營副總審核。

第9條 公司四、五級文件的編制、審核、審批規定如下表所示。

公司四、五級文件的編制、審核、審批規定表

第10條 除部門、車間內部文件外，其它公司內部文件在內容審核後，必須交人事行政部或體系文件管理室進行有關文檔格式、文件內容重復性與沖突性的二次審核。二次審核合格後，各文件編制部門方可送交相關批准人批准。

第4章 文件發放管理規定

第11條 所有公司內部發布的文件均需由人事行政部制定分發號，加蓋“受控”章才能發放。每份文件不同的復印件必須註明不同的分發號，以便追溯。

第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負責發放管理工作，其它內部文件的發放由人事行政部行政專員負責實施。

第13條 根據文件發放批量劃分，文件發放主要兩種情況：大批發放與零星發放。

(1)大批發放時，應建立《公司內部文件配置、發放與回收登記表》，並報各文件歸口職能部門的分管副總審批。

(2)零星發放時，應建立《公司內部文件發放與回收登記表》。

第14條 文件領用人應在《公司內部文件配置、發放與回收登記表》或《公司內部文件發放與回收登記表》上簽名後，方可領取注有分發號和“受控”狀態標識的文件。

第15條 領用部門領到文件後，應及時建立《收文登記表》。

第16條 文件發放完畢後，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應及時對文件進行分類、歸檔保存，並更新《公司內部文件清單》。

第5章 公司內部文件使用與借閱規定

第17條 文件使用部門應及時向相關人員進行文件內容宣貫、培訓，將文件放置在適當的位置(場所)，確保相關人員能夠及時、正確地使用文件。

第18條 當出現以下情況時，使用部門可填寫《文件領用、借閱申請表》，申請更換或增發。

(1)文件破損嚴重影響使用時。

(2)根據使用需要須新增、改版時。

(3)文件丟失需重新領用時。

第19條 《文件領用、借閱申請表》需經人事行政部審批後方可實施更換或增發。更改或重新領用時，使用原文件分發號;增發時，應按原分發號順序新增一個分發號。

第20條 公司內部文件借閱規定如下。

(1)當其他公司或個人需借閱文件時，應填寫《文件領用、借閱申請表》，經人事行政部或體系文件管理室批准後，行政專員或文控員方可辦理借閱手續，並負責催討。

(2)借閱時最長時間不得超過半個月。

(3)公司內部各部門、各車間需借閱文件時，應經人事行政部或體系文件管理室審批和登記後，方可辦理借閱手續。借閱時，行政專員或文控員要負責明確借閱期限與催討工作。

第6章 公司內部文件更改、回收、作廢與評審規定

第21條 公司內部文件在使用時若遇到下列情形之一的，應進行修改。

(1)公司現行文件與有關國際標准、國家標准、地方標准和法規及行業標准相沖突時。

(2)文件內容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。

(3)文件的內容不正確、不適合或操作性不強時。

(4)有更合適、更先進的或更具可操作性的產品標准、操作 方法 、管理手段時。

第22條 文件修改程序規定如下。

(1)公司一級文件修改或其它各級文件大批修改時，公司應專門成立文件修改小組進行運作，修改完後的審核、批准、發放使用以及舊文件回收均按本制度的相關條款執行。

(2)文件需要更改時，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》並附具體修改內容，交文件原審核人審核、原批准人批准後方可進行文件更改。

(3)文件更改由人事行政部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負責組織實施。更改可採取劃(改)或換頁等方式，同時要做好修改狀態標識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應覆蓋該文件發放的所有場所。如採取換頁的形式，應將原未更改的頁面回收。

第23條 文件回收與作廢規定如下。

(1)當文件改版或修改時，會產生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應做好作廢文件的回收、登記和標識區分工作。

(2)作廢文件應進行定期處理。行政專員或文控員應填寫《作廢文件審批表》交部門主管批准後方可處理，將作廢文件保留一份，並另加蓋“作廢存留”標識，歸檔保存一年備查，其他的進行銷毀。

第24條 文件評審規定如下。

(1)人事行政部經理應定期組織行政主管、行政專員等相關人員做好文件評審工作。

(2)文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結合，評審內容包括現有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續改進文件的可操作性和科學性。

第7章 附則

第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權歸人事行政部所有。

第26條 本制度經行政副總審核、總經理審批後，自發布之日起開始執行。
公司內部文件管理規定範文3
為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特製定本規定。

1、文件的發放：

(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

(2)各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件列印並復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

(3)任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。

(4)需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

2、文件的更改：

(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改後不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

3、文件的換頁：

(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並列印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況(屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可)送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

(2)所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷毀。

4、文件的回收、作廢：

(1)因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

(2)文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。

(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

5、其它規定：

(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。

(2)無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。

(5)發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交文件編制形成部門。

(6)文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

6、任何人未經總經理批准，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。

7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。
公司內部文件管理規定範文4
一、總則

1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特製訂本制度。

3、適用范圍:適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標准、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬體編程手冊、軟體安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發 總結 、軟體使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標准和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的准確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的伺服器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新伺服器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為准，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准;技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光碟簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標簽上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光碟或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須註明光碟的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料清單>，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具許可權的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫<借閱登記表>，然後方可通過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的文件進行查閱。

3、對於借閱的文件，不得私自列印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整<借閱文件記錄表>。

六、責任追究

『伍』 文件控制是什麼

文件控制

(1)標准條款： 「組織應建立並保持一套程序，以控制本標准所要求的所有文件，從而確保： a)文件便於查找； b)對文件進行定期評審，必要時予以修訂並由授權人員確認其適宜性； c)凡對環境管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都可能得到有關文件的現行版本； d)迅速將失效文件從所有發放和使用場所撤回，或採取其他措施防止誤用； e)由於法律和(或)保留信息的需要而留存的失效文件予以標識。 所有文保均須字跡清楚，註明日期(包括修訂日期)，標識明確，妥善保管，並在規定期間內予以留存。應規定並保持有關建立和修改各種類型文件的程序與職責」。 (2)理解要點： 文件控制包括對文件的批准、發放、使用、更改、作廢、回收等，組織應制定文件化的程序，並依此進行文件管理。 環境管理體系文件系統應包括所有與環境管理相關的各類文件，如手冊、程序、作業指導、操作規范、表單、環境法律法規文件等。 組織所建立的文件管理程序，應對以下內容加以規定，並按此執行： ①應明確文件的存取位置和簡便的文件查找方法。 ②對文件定期進行評審，以確認其有效性和適應性。需修訂的文件審批應由授權人員執行。—般由原審批人進行審批，以保證文件制定的連續性。 ③確保對環境因素控制和管理起關鍵作用的崗位，都能得到現行有效的文件，以確保操作者按正確文件進行操作。 ④文件失效後及時將其從原發放部門和使用場所收回，並採取必要的銷毀措施，以免繼續使用，而導致環境因素的控制失誤。 ⑤有些法律性文件失效後還有繼續保留必要的，或者出於保留知識或信息的要求不能將其銷毀的，對這些文件應進行適當標識與其他文件區別開來、這些文件可包括環境影響評價、環保設施驗收報告、許可證、法定部門的監測報告、環保設施圖紙等。 所有文件都應字跡清楚，註明批准日期，文件修改後應註明修訂日期，文件的標識要明確，易於查找。文件要妥善保管，應根據文件的重要程度及其類型，規定製定和修訂文件的程序和職責。 文件控制的目的是要組織體系運作有章可循，確保人員操作依循的文件是現行有效的。組織應將主要注意力放在對環境管理體系的有效實施及其環境績效上，而不應過分追求一個繁瑣的文件控制系統。

『陸』 GB/T 19001-2008 (ISO 9001:2008)標准條款號 4.2.3的內容是什麼

你好!
以下是ISO9001：2008標准4.2.3<文件控制>條款內容，希望能幫到你!
質量管理體系所要求的文件應予以控制
應編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：
a) 文件發布前得到批准，以確保文件是充分與適宜的；為文件的充分性
與適宜性，在文件發布前進行批准。
b) 必要時對文件進行評審與更新，並再次批准；
c) 確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別；
d) 確保在使用處可獲得有關版本的適用文件；
e) 確保文件保持清晰、易於識別；
f) 確保組織所確定的策劃和運行質量管理體系所需的外來文件得到識別，
並控制其分發；
g) 防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這
些文件進行適當的標識。