公司保密文件如何歸檔

❶ 涉密文件管理的要點是什麼

涉密文件的管理包括收文、發文和日常管理三個主要環節。

1、涉密文件(包括確定密級的文件資料、圖表、刊物、教材等)的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴格履行審批、清點、登記、簽字等手續。

2、涉密文件由各單位機要保密人員統一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，涉密文件應存放在鐵皮櫃內;對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專櫃存放，個人不得私自保存涉密文件資料。

3、發出、收進和內部運轉的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，在交接時，必須履行簽字手續。外出開會發的秘密文件，要妥善保管，回單位後及時交給機要人員處理;

4、傳閱涉密文件、資料，由機要人員直接傳遞，不得逾越機要人員任意橫傳。因工作需要長時間使用的，要向機要人員辦理手續。

5、涉密文件、資料，不經發文單位同意，不得自行擴大閱讀范圍，不得自行復印、翻印或轉載，不得向規定范圍以外的人員泄露;

6、凡因工作需要復印、印製涉密文件資料，應按規定辦理相關手續。復印後的涉密文件資料要按原件密級管理。

7、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的，需經主管領導批准並採取相應的保密措施。不準在公共場所停留、游覽、購物、探親訪友等，返回單位後要及時交機要保密人員保管，確保國家秘密安全。

8、當工作發生變動時，應將自己使用的文件、資料進行清理，全部移交;

9、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應當及時清退，需要銷毀的涉密文件資料，交由市保密局統一集中銷毀，個人均不可自行、隨意銷毀。嚴禁將各類涉密載體或者內部資料、刊物當廢品出售。對違反保密規定，使涉密文件資料發生失泄密的，依照國家法律和有關規定嚴肅處理，追究責任。

10、涉密文件資料須定期收回上交，發現丟失，及時匯報並立即追查處理。

11、需要銷毀的涉密文件資料由保密部門造冊，按照有關保密法規的規定，由領導批准後統一處理，不得擅自銷毀。

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收文環節：

收文管理包括檢查、登記、批辦、傳遞等步驟。收到密件後，首先要檢查來文封皮的狀態，看是否有損壞或被竊的痕跡，在回執單或送文簿上簽署姓名、時間。

其次，在專門的密件登記簿上登記收到的全部密件，除了常規的登記項目外，還應註明密級、編號、份數、製作日期。

第三，將密件交由辦公室主任處理。

與本企業有關的商業秘密文件，辦公室主任應當認真進行擬辦，提出合理的利於保密的意見，再由分管領導根據擬辦意見對密件處理作出決定。由於擬辦意見關繫到商業秘密的生死存亡，應當極為慎重，選擇的承辦部門、人員都要盡量認定為可靠的，而且知密的范圍要盡量小。

辦理中由於需要其他部門及人員的協助而必須提供信息時，要先向他們聲明保密原則，並盡可能地以最小的商業秘密信息量得到他們最大的協助。

第四，密件必須由專人傳遞並負責跟蹤密件的整個辦理過程，密件在同一個人手中停留的時間不能太長，傳遞文件的文書人員應該做到及時送達，及時傳閱，並監督辦理過程。

發文環節：

發文環節包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。草擬文件時，有保密事項後應當馬上做標記，並劃定密級，限制秘密文件的范圍。審核、簽發與復核，是對文件內容的把關，層層監控為的是使企業的商業秘密在產生階段就得到很好的保護，以減少後患。

密件繕印要在專門的機要文件繕印部門進行，商業秘密文件的原稿與繕印稿都要注意保密，同時還要注意在繕印過程中留下來的一些印壞了的廢棄文件，這些廢棄文件要用碎紙機處理，不能隨意堆放或賣給廢品收購站。

需要用印的文件要加蓋發文機關或企業領導人的印章，一般應由負責人親自加蓋，企業有特殊規定的除外。

要限制文件的發放范圍和數量，待發的公文要進行封裝，負責密件工作的文書人員應當認真清點密件的印數，核對要發往的機關部門，裝封後加蓋密級章，貼上密封條加蓋密封章，通過機要交通或專人發送。

日常管理：

首先，應根據信息的敏感性和重要性將企業信息劃分為不同等級，設定不同的知密范圍，限制信息的傳播途徑，積極主動的防止競爭對手竊取或通過合法途徑獲取本企業的信息。

其次，企業應明確涉密人員的范圍、許可權和責任，嚴格控制商業秘密在本企業之中的傳播范圍，明確規定作為一項商業秘密，哪些人需要知道，哪些人不需要知道。

否則人多口雜，一不留神就泄密，而且不利於責任的有效追究。

第三，在庫房管理中，可確立多人負責和有限職責的原則，採用分割組合方法保管存儲商業秘密文件。

例如，可將商業秘密的關鍵部分分解，限定員工只接觸一部分，使每一涉密者不能擁有完整的商業秘密。庫房設施要可靠，有條件的企業可以設密碼門，只有文件管理人員才有密碼通行證、定期更換密碼；密件平時應鎖入保險櫃。

第四，在用戶利用管理中，要規定借閱范圍、時間和簽閱手續，管理者要跟蹤密件的流動，最好借閱者就在機要室或閱文室查閱該文件，有特殊情況的也要當天借當天還。文件的復制要有規定和限制，原則上不應允許復制。商業秘密文件辦完要及時歸檔，妥善保管，以免發生商業秘密糾紛時無法舉證。

為確保敏感的公司文件的安全，對於廢棄的文件，不要將它們往廢物簍一扔完事，而應廣泛使用文件粉碎機，將企業廢棄文件徹底銷毀，使文件無法復原，以免競爭對手從中分析出本企業的競爭動向。

❷ 涉密文件是什麼樣的

涉密文件是指以文字、圖表、音像及其他記錄形式記載商業、國家秘密內容的資料。

種類包括公文、檔案、書刊、函件、圖紙、報表、磁碟、光碟、膠片、幻燈片、照片、錄音帶等。

為確保敏感的公司文件的安全，對於廢棄的文件，不要將它們往廢物簍一扔完事，而應廣泛使用文件粉碎機，將企業廢棄文件徹底銷毀，使文件無法復原，以免競爭對手從中分析出本企業的競爭動向。

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涉密文件資料的立卷、歸檔：

涉密文件資料的立卷、歸檔工作，主要是按照檔案法及其配套的法律法規和檔案主管部門的要求辦理。涉密文件資料在立卷、歸檔或者向檔案館移交時，應當對其密級和保密期限重新鑒定。

屬於本機關本單位產生的密件，凡是可以解密、降密或變更保密期限的，應當按照保密法規規定的程序進行解密、降密和變更保密期限，再移交檔案館館藏。

不屬於本機關本單位產生的密件，原產生機關單位未作出解密、降密和變更保密期限決定的，不得擅自變更密級和保密期限。已經立卷、歸檔的密件，保密期限屆滿的，應當及時解密。

需要立卷、歸檔的密件，在立卷、歸檔時經鑒定仍然屬於國家秘密的，應當在檔案卷宗封面或者首頁上做出與卷內密件密級和保密期限相同的標志。卷內有多份密件的，卷宗封面或者首頁按最高密級和最長保密期限做出標志。

非檔案管理人員查閱涉密檔案，應當辦理批准手續，並嚴格控制接觸范圍。