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文件管制有哪些

發布時間:2024-10-24 10:10:23

⑴ 質量管理體系文件控制程序怎麼寫啊,都包括哪些文件內容,知道的請告知

我給你一份模板吧——08版的
1.0目的:確保與質量體系有關的所有文件得到有效控制,使各相關場所使用現行文件的有效版本
2.0范圍:適用於本組織所有與質量體系有關的文件。
3.0職責:
3.1管理部負責質量管理體系文件的管理。
4.0定義:
4.1本組織的質量體系文件包括質量手冊、程序文件、作業指導書、引用標准、適用的法律法規、參考的外來文件、記錄等。
5.0 程序:
5.1 文件的分類、制定、批准及編號原則。
文件名稱 編制 審核 批准 編號方法

質量手冊 品管部 管理者代表 總經理

程序文件 相關
部門 管理者代表 總經理

工作指導書 相關
部門 管理者代表 總經理

文件名稱
編制 審核 批准 編號方法
記錄格式
(注1) 相關
部門 部門
主管 管理者代表

外來文件 相關
部門 管理者代表 總經理

5.1.1 部門編號說明
01—管理部,02—總經理,03—管理者代表,04—銷售部,05—技術部,06—供應部,07—生產部,08—物管部、09—品管部、10—OEM部、11—售後部、外貿部—12等。
5.2《文件清單》
質量體系文件由管理部編制《文件清單》,明確文件名稱、編號、版本(用A、B、C……表示)、發放部門及分發號等內容。
5.3文件分發
管理部依據《文件清單》的規定分發文件到各相關部門,收文者在《文件發放、回收登記表》中簽收。所發文件加蓋紅色「受控」章進行受控管制。管理部對所有下發的文件留底檔,以便進行控制。
5.4文件的更改
文件需要更改時,由原編制部門填寫《文件更改申請單》,依據5.1文件的審核、批准原則,逐級控制,最後由管理部更改,每次更改需重新印發新頁,並更換底檔。
5.5文件的換版
當文件更改處數較多或大范圍改動時,需進行換版,並重新發放新版文件。
5.6文件的回收、作廢
5.6.1 新版文件發放時,發放人應及時收回舊版文件,並在《文件發放、回收登記表》中做好記錄。
5.6.2舊版文件收回後,應及時進行銷毀,並填寫《文件銷毀申請單》,報管理者代表批准後,即可進行銷毀。
5.6.3對需要保留作廢或失效文件需加蓋「作廢」紅色印章,以免誤用。
5.7 文件的防護
5.7.1 體系文件(包括軟盤)原版存入管理部保存。
5.7.2 管理部及部門保存的文件應有序保存,以便存取和查閱。
5.7.3 任何人不得在受控文件上亂塗亂畫,不準私自外借。
5.7.4 文件管理員每三個月對所發放文件進行一次審查,以防丟失或使用非法文件。
5.8 外來文件的管理
5.8.1管理部應對外來標准、法規進行編號、登記管理並加蓋「參考」章,並建立《外來文件清單》。
5.8.2外來標准、法規版本採用標准上的版本或日期。
5.8.3應及時獲取外來標准、法規最新有效版本。
5.8.4做好外來標准、文件的收閱、發放記錄,並如實填寫《文件發放、回收登記表》。
5.9文件的申領
若因文件破損或丟失而提出申領時,須經管理者代表調查後,查明原因,再按原分發號發放。
5.10涉及質量管理體系運行過程中的設計與開發文件及其相關工藝文件、記錄的管理,執行《技術文件管理細則》。
5.11質量記錄表格管理依《質量記錄控製程序》執行。
6.0 相關文件
6.1《質量記錄控製程序》 (QP-02)
6.2《技術文件管理細則》 (QA-05-01)
7.0 相關記錄
7.1《文件清單》 (QR-01-01/A)
7.2《文件更改申請單》 (QR-01-02/A)
7.3《文件發放、回收登記表》 (QR-01-03/A)
7.4《外來文件清單》 (QR-01-04/A)
7.5《文件銷毀申請單》 (QR-01-05/A)

⑵ 國家對紡織品的管制的文件(法律法規) 和 國際、國內有無貿易壁壘和保護措施、辦法

紡織品出口配額管理
對出口輸往與我國簽訂雙邊紡織品協議國家的紡織品,我國實行被動配額管理。目前,與我國簽訂雙邊紡織品協議的有美國、歐盟、加拿大、土耳其等國家。對於出口輸往設限國家協議項下的棉、毛、人造纖維、其他植物纖維和絲混紡織品及其製品,我國均需進行出口數量自我限制。這些商品的出口需憑外經貿部及其授權機關簽發的《紡織品出口許可證》(監管證件代碼「G」)。
有關規定如下:
1.對輸往美國的價值在800美元及以下的紡織品服裝商業樣品,如果服裝上有樣品標記,則不需交驗《紡織品出口許可證》。
2.出口企業對美國出口涉及兩個或兩個以上國家(或地區)加工的紡織品服裝時,如無法按美國紡織品服裝原產地規則確切判斷產品的原產地,須事先向美國海關申請裁定產品的原產地,經裁定中國大陸為原產地的產品,企業須申領《紡織品出口許可證》;對裁定屬中國大陸以外的國家(或地區)為原產地的產品,企業應在出口時向海關提供美國海關判令中英文復印件。
3.出口到歐盟自主管理的外部加工貿易配額(簡稱 OPT配額)的來料加工紡織品復出口時,海關憑外經貿部門簽發的,證面標明預先進口授權書證書編號,並加蓋相關省級外經貿主管部門公章的紡織品產地證書驗放(中央企業出口的,加蓋外經貿部許可證事務局公章),企業無須交驗《紡織品出口許可證》。
4.對向非設限國家或地區出口設限國家配額數量限制的紡織品時有關出口企業所簽合同或有關加工單據上應註明「該貨物不得轉口到中國簽訂雙邊紡織品貿易協議國家」 的字樣。
5.對申報出口是我國生產的紡織品(含來料加工)不得在標簽、掛牌和包裝上標明其他國家或地區的產地名稱,違反規定將受到處罰。

⑶ 在ISO9001:2000標准中:1.依標准規定,哪些文件必須被管制

4.2.3文件控制
質量管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件,應依據4.2.4的要求進行控制。
應編制形成文件的程序,以規定以下方面所需的控制:
a) 文件發布前得到批准,以確保文件是充分與適宜的;
b) 必要時對文件進行評審與更新,並再次批准;
c) 確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別;
d) 確保在使用處可獲得適用文件的有關版本;
e) 確保文件保持清晰、易於識別;
f) 確保外來文件得到識別,並控制其分發;
g) 防止作廢文件的非預期使用,若因任何原因而保留作廢文件時, 對這些文件進行適當的標識。
理解與實施要點
(1) 文件控制的目的
確保各場所獲得並使用正確、有效的適用文件,防止因文件的差錯,對質量產生不利影響。
註:記錄作為一種特殊形式的文件,按ISO 9001之4.2.4條款的要求進行控制。
(2) 文件控制的范圍
這里的文件是指與質量管理體系有關的所有文件,包括組織內部形成的文件以及從外部獲得的文件。
應對直接影響產品或服務質量以及直接影響體系運行的文件進行控制。至於那些僅用作參考的文件、書籍、資料,雖應妥善保管,但不必納入質量管理體系的文件控制范圍。
(3) 文件的分類
① 內部文件
a. 體系文件:質量手冊、程序文件、質量計劃、通用的管理性指導書等;
b. 職能部門的管理性文件:如營銷、采購、服務、培訓等各項管理活動的規定,管理作業指導書;
c. 技術性文件:如設計圖樣、技術規范、采購文件、檢驗和試驗文件、工藝文件、設備文件等;
d. 收集和報告數據或信息的表格。
② 外來文件
a. 國際/國家/行業/地方標准、法律法規;
b. 顧客提供的圖樣要求;
c. 顧客、有關機構指定使用的表格,如報關用表格等。
(4) 文件控制的要求
建立和實施文件控製程序,確保:
① 文件發布前,由授權人員對文件的適宜性進行審查和批准。
審查是保證文件的正確性,批准意味著從行政上贊同文件的實施。
② 對使用中的文件適時評審,以保持文件的適宜性。
對使用中文件的評審一般定期進行,如在每年的管理評審前進行,也可根據需要適時進行。
③ 必要時更改並再批准。
質量管理體系文件更改必須有規定的申請、更改、審批手續。非文件更改部門負責人不得以任何借口自行更改任何文件。
④ 識別文件的現行修訂狀態。
修訂狀態可直接在被更改的文件上標識,也可通過控制清單(如標准目錄、圖樣目錄、文件目錄等)進行標識。
⑤ 需要使用文件的場合,都能得到並使用相應文件的有效版本。
⑥ 文件清晰,易於識別和檢索
為使文件清晰易懂,便於識別和檢索,應就文件的編號,文件的編寫要求,文件的格式,文件的歸檔、編目、發放、回收等作出適當規定。
通常情況下,文件的總目錄應表明文件的修訂狀態、編制時間;文件的發放清單應表明文件分發日期、分發編號、發往的場所等。
⑦ 識別外來文件的適應性,並控制其分發。
應就外來文件的收集、審查、批准、歸檔、編目、標識、發放、使用、評審、更新、補充和作廢等作出規定,以保持外來文件的適應性。
應該建立一個渠道(如參加標准化協會等),以便及時收集到文件的最新版本或修改信息。
⑧ 防止使用作廢文件。
為了防止使用作廢文件,應及時將作廢或失效文件從使用場所撤回。對於為特殊目的而保留的任何作廢文件,都必須進行標識。
(5) 文件控制實施的要點
① 對文件進行分類(見本條文第(3)條款),並規定各類文件的主管部門和配合部門。
② 文件控製程序應對文件控制的管理方法作出詳細規定。
a.文件的控制包括:文件的取號、編寫、審批、歸檔、標識、發放、使用、借閱、更改、作廢、評審以及保密控制等。
b.文件的控制包括:收集、審查、批准、歸檔、發放、使用、評審、更新、補充和作廢等。
③ 將文件分為「受控文件」(受到更改控制的文件)和「非受控文件」兩類。
「受控文件「參照下列方法控制:

文件管理的責任分配(建議)
文件 編寫 審核 批准 發放 回收 評審
質量手冊 指定人員 管理者代表 總經理 文控中心 文控中心 管理者代表
總經理
程序文件 相關部門 相關部門會審 管理者代表 文控中心 文控中心 管理者代表
相關部門
作業指導書 相關部門 相關部門會審 主管/經理 文控中心 文控中心 相關部門
表格 相關部門 相關部門 主管/經理 文控中心 文控中心 相關部門
技術規范 技術部門 技術部門主管 技術部門經理 文控中心 文控中心 技術部等部門
質量計劃 指定部門 相關部門 管理者代表 文控中心 文控中心 相關部門
a. 作受控標記,例如加蓋「受控」圖章或其他自定的方式。
b. 每個文件有唯一的分發編號。
c. 規定各類文件的發放范圍及其審批人,發放後有記錄。
d. 受控文件中都應有修改記錄單,供使用人參照。
e. 為便於撤換更改,文件用活頁夾裝訂較好。
f. 文件可以以舊換新,分發編號不變。應規定舊文件的處理辦法。
g. 文件丟失後應有作廢聲明,並對補發辦法作出規定。補發文件使用新的分發編號。
h. 文件的版本以版本號、修訂號來標識,小的修改只需變更修訂號,經多次修訂(0~5次)或大幅度修訂後,需更換版本號。如A/1:A為版本號,1為修訂號。
④ 文件更改注意事項
a. 更改影響的評估
文件的更改可能對體系或產品帶來影響。如是這樣,則需在實施更改前評估更改對組織有關部門的影響並通知有關部門。
應注意相關文件的更改。
b. 更改時間的安排
更改實施的關鍵是時間的安排。
設計更改的實施應考慮到更改前庫存的所有配件(包括采購途中的材料)的利用。
c. 更改的標識與記錄
更改的標識應能確保追溯至更改的依據。
更改原因的記錄應保存。

標准條文

4.2.4記錄控制
應建立並保持記錄,以提供符合要求和質量管理體系有效運行的證據。記錄應保持清晰、易於識別和檢索。應編制形成文件的程序,以規定記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制。

理解與實施要點

(1) 記錄的概念

闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件稱為記錄。
證明產品符合性與質量管理體系有效運行的證據性文件被稱為質量記錄。
表格不是記錄,表格是規定性文件,當表格填寫了內容後,變為證據性文件,則稱為記錄。

(2) 記錄的設置
設置記錄的要求來自:
① ISO 9001標准要求;
② 程序文件、質量計劃及其他文件規定;
③ 特定證實、改進驗證、追溯的要求;
④ 相關方要求。
記錄編制時,要目的明確、項目全面、填寫簡便、格式規范、整理方便。

(3) 記錄的作用
① 為要求得到滿足,為質量管理體系有效進行提供客觀證據;
② 為有追溯性的場合提供證實;
③ 為採取糾正和預防措施提供客觀證據。

(4) 記錄的范圍
記錄包括組織內部的,也有來自供應商、客戶及其他相關方(如海關)的。
在標准中凡是有「見4.2.4」的注釋處則一定要有記錄,標准共有19處出現這樣的要求。標准中要求的記錄共計21項。
除控制ISO 9001標准規定的記錄外,還應對根據需要增加的一些記錄進行控制。
重要的記錄有(註:帶*號者為ISO 9001標准指明的記錄):
① 管理評審記錄*(見ISO 9001之5.6.1)
② 人員教育、培訓、技能、經驗和鑒定記錄*(見ISO90016.2.2e)
③ 證實過程和產品符合性的記錄*(見ISO9001之 7.1d)
④ 產品要求評審及跟蹤措施記錄*(見ISO9001之7.2.2)
⑤ 設計輸入的記錄*(見ISO9001之7.3.2)
⑥ 設計評審結果及其跟蹤措施的記錄*(見ISO9001之7.3.4)
⑦ 設計驗證結果及其跟蹤措施的記錄*(見ISO9001之7.3.5)
⑧ 設計確認結果及其跟蹤措施的記錄*(見ISO9001之7.3.6)
⑨ 設計更改評審及其跟蹤措施的記錄*(見ISO9001之7.3.7)
⑩ 供應商評價及跟蹤措施的記錄*(見ISO9001之7.3.7)
⑪ 過程確認記錄*(見ISO9001之7.4.1)
⑫ 有追溯性要求的產品標識記錄*(見ISO9001之7.5.3)
⑬ 顧客提供財產遺失、損壞和不適用等問題的記錄*(見ISO9001之7.5.4)
⑭ 監視和測量裝置校準或檢定結果的記錄*(見ISO9001之7.6)
⑮ 當無國家或國際校準標准時,應記錄用以校準測量設備的依據*(見ISO9001之7.6a)
⑯ 內部審核記錄*(見ISO9001之8.2.2)
⑰ 產品測量和監控記錄*(見ISO9001之8.2.4)
⑱ 不合格品的記錄(包括讓步記錄)*(見ISO 9001之8.3)
⑲ 糾正措施記錄*(見ISO 90018.5.2e)
⑳ 預防措施記錄*(見ISO9001之8.5.3d)
○21測量和監控設備偏離校準狀態後,對原測試結果的評價記錄*(見ISO9001之7.6)
○22設備、工裝驗收、保養記錄
○23產品緊急放行記錄,客戶投訴記錄,過程測量和監視記錄
○24內部審核中的糾正措施的跟蹤驗證記錄
○25文件分發記錄等。

(5) 記錄的表現形式
記錄以表格、文件形式較多,也包括磁帶、磁碟、照片等,後面幾種形式的控制容易忽略,應引起注意。

(6) 記錄的要求
記錄應真實、准確、清晰,容易辯認。記錄不得隨意塗改,即使筆誤必須更改時,也只能是劃線更改並在劃線處簽署更改者姓名。
(7) 記錄的管理
應制定記錄控制的文件化程序,程序中應就記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處理作出規定。
① 記錄的標識
如名稱標識、部門標識、編號標識、分類標識、重要程度標識、時間標識等。標識的繁簡程度,視具體情況而定。
記錄標識的目的是便於檢索,唯一可溯。凡能達到該目的的方法均可算為標識。
② 記錄的貯存
貯存的環境應能防潮、防火,防蛀等,應便於存取和檢索。
③ 記錄的保護
為了保護記錄,使其不丟失和損壞,應就記錄的收集、傳遞、歸檔、保管作出規定。如:
a. 規定記錄收集的渠道,收集的時間間隔,如日報、月報、季報、年報等。
b. 記錄的發放人員應要求收件人在原件背後簽字,這樣便於查詢哪些部門收到了記錄。
c. 記錄按流水號集依次排列存放。
d. 歸檔、保管方式應便於存取和查閱,為此應做好記錄的分類、編目工作等。
④ 記錄的檢索
應規定記錄可以查閱的范圍(必要時,規定保密級別)、人員和手續,以防止無關人員查閱、非法調用、更換等。
⑤ 記錄的保存期限
應規定記錄的保存期限。規定記錄的保存期限時應考慮下列因素:
a. 法律、法規及產品責任的有關要求。
b. 合同要求。
c. 產品的壽命周期/責任期/保修(質)期/有效期。
d. 設備報廢時間。
e. 人員在職時間。
f. 有效的追溯期。
g. 認證審核周期等。
⑥ 記錄的處理
對過了保存期的記錄,應規定銷毀的審批手續和執行方法,以免造成無法挽回的損失。

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