『壹』 檔案如何修整
檔案整理歸檔過程中的整理技巧
（一）歸檔文件「件」的區分與修整
首先是以我為本(以發文單位為主)。凡是本單位所產生的發文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機關）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。
文件以「件」為單位進行整理歸檔。一般以每份文件為一件，
1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。
2、正文與附件為一件（附件是指附屬於正文之後的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統計數字，正文批准或發布的法規文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）。
3、原件與復製件為一件（對於製成材料、字跡材料等不利於檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現破損的文件，應復制後歸檔。復製件包括復印機製作的復印件以及手工謄寫的抄件等。這些復製件應與原件作為一件）。
4、轉發文與被轉發文為一件（轉發文與被轉發文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執行要求，後者則是具體內容，它們在發揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件）。
5、報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。
6、來文與復文各為一件（這是比較特殊的一種規定。「來文與復文」是對聯系密切的來往性質的文件材料的概括性表述，也包括「去文與復文」，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等等）。
7、請示與批復各為一件。
8、報告與批示各為一件。
正文與文件處理單（文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發文稿頭紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件）。
「為一件」是指在實體上裝訂在一起，編目時也只體現為一條條目。
歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。排列方法強調按事由排列。
歸檔文件按照不同年度、不同機構（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規律進行相對集中，維護不同文件間的有機聯系。排列文件時，強調了「事由原則」，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機聯系得以充分體現。
在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬於一件的材料放在一起，以便於裝訂，防止返工。
（二）文件裝訂順序
歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便於歸檔後保管和利用的作用。
裝訂前首先應將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉（原文件已使用不銹鋼釘的保持原裝訂不動）。
其次必須對它們進行排序。順序如下：正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；復文在前，來文在後。漢文本在前，少數民族文字文本在後。不同文字的文本，無特殊規定的，中文本在前，外文本在後。有文件處理單的，一般放在最後；但如果已粘貼牢固的可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護正本的原始面貌。
再次應將「件」內的各頁按一定方式對齊，便於將來翻閱利用。一般來說，採用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；採用左側裝訂的，應將左、下側對齊。（建議管理文件類採用左側裝訂，污染源種類採用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜）
裝訂以「件」為單位進行，對裝訂材料做統一規定，一般採用不銹鋼訂書釘裝訂，如文件太厚，則建議採用三孔一線。
裝訂要求：裝訂用品必須是對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌。
（三）歸檔文件的蓋章、編號、填寫頁數
1、歸檔章的格式
其規格為長80mm，寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設置的項目主要為編號項目中的必備項。
歸檔章樣式：
全宗號
類別號
期 限
年度
機構
件 號
歸檔章填寫示例：
全宗號
6
類別號
A
期 限
30年
年度
2009
機構
件 號
001
歸檔章填寫說明
歸檔章項目
項目說明
填 寫 說 明
全 宗 號
檔案館給立檔單位編制的代號。
全宗號由同級檔案館給立檔單位編制，如果暫時未有全宗號，可暫時不填。
類別號
一個立檔單位不同門類檔案的代號。
文書檔案填寫「A」。
期限
即保管期限，標注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為「10年/短期」、「30年/長期」和「永久」。
具體檔案保管期限劃分參照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。
年度
填寫文件內容針對的年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。
歸檔文件根據實際歸檔年度標注。文件針對年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2006。
機構
填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號，不分機構編檔號的單位此欄可空。
如：黨支部、辦公室、人事科、綜合科等。
件號
以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，每個部門內按保管期限分別編三個小流水號。
其編制方法是：依據歸檔文件的排列順序，每一年度每種保管期限的歸檔文件均從「1」開始標注。
2、蓋章位置
歸檔章一般應用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍黑墨水筆填寫內容，如果領導批示和或收文章佔用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。如果機關發文有簽發單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護文件正本的原始面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。
3、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號。
以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，每個部門內按保管期限分別編三個小流水號。
4、每「件」文件的頁數填寫該件的實際有效頁數。
（注意不要用鉛筆填寫頁號，要用鋼筆、碳素或藍黑墨水筆填寫或用號碼機編頁碼）
單面印刷的文件在正面右上角處填寫實際頁數；
雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實際頁數；
文件中出現與本文無關的頁面（如：有些單位為了節省紙張，用已經用過的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍黑墨水筆批「Ⅹ」。上報等表格沒有填寫內容的頁批「Ⅹ」（如已蓋「此頁空白」章的則不用「Ⅹ」），但要編頁號，並計算頁數。
（四）歸檔文件排列順序
歸檔文件的排列以「事由」為原則，即同一事由的相關文件應當排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。並且盡可能將關系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。
1、以年度為界線，按照年度—保管期限相對集中排序。
（1）由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限從1開始編一個大流水號；
（2）由全宗單位內各部門（即機構）分別整理歸檔的，每個部門（即機構）內按保管期限分別編三個小流水號。
2、保管期限，按問題和內容確定保管期限；按永久、長期/30年、短期/10年的順序依次編排。
3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成時間順序序依次排列。
裝盒時應注意以下問題：
1．應視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒後與檔案盒形成一個整體（即盡量放滿檔案盒），豎立放置時不至於使文件彎曲受損。
2．按照排列的先後順序依次裝盒；一盒裝滿後，順次裝入下一盒即可。
3．不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。
4．不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。
5. 由全宗單位內各部門（即機構）整理歸檔的，不同部門（即機構）的檔案不要裝入同一盒內。
6. 一件文件（如講稿、書稿）太厚，一個平常的檔案盒裝不下，可根據文件厚度，選擇厚度適當的同一種類檔案盒裝入盒。