歸檔文件整理的第1步是什麼

1. 檔案整理的步驟

2. 請列出文件管理的基本流程

檔案管理工作流程：
一、立卷歸檔
檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——製作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
二、借閱
1、本單位人員借閱檔案
由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批准——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案
查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批准——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、收集、交接、整理、統計工作
1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整
2、兼職檔案員（資料員）根據不同各類文件材料的特點，按規定的案卷類目歸卷
3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）
4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導
5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷
6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，並向單位檔案室移交檔案
7、檔案室對案卷進行分類、整理
8、編制檔號
9、編制案卷目錄等各種檢索工具
10、入庫
11、做好檔案的統計、保安
12、開展檔案的利用
13、進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工
四、鑒定銷毀
檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批准——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業務人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批准——主管領導裁簽字批准——一把手簽字批准——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。

3. 檔案工作的內容

檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、開發利用等過程，通常稱為檔案工作的七項業務環節。

第一步：收集

檔案的前身是文件，文件是在社會活動中分散形成的，文件辦理完畢後，便於查考，對分散的文件進行挑選，選擇有繼續保存價值的文件，經歸檔整理後，集中保存在單位的檔案管理機構。

若干年後具有長遠保存價值的檔案，應按照規定移交有關檔案館保存，這就是檔案的收集工作。

檔案收集工作是分散到集中的過程，它是檔案工作的起點，也是檔案工作的首要環節。

第二步：整理

收集的 檔案 是相對零亂的，因為檔案數量較多，內容復雜，為了便於管理和利用，需要對零亂的檔案進行分門別類，使之規范有序，這就是檔案的整理工作。

檔案整理工作是由零亂到系統，從無序到有序，它是檔案工作的基礎。

第三步：保管

隨著時間推移，由於自然的和人為的各種因素影響，檔案總是處於漸變性的自毀過程，甚至造到突變性的破壞，比如：紙張發黃變脆、字跡褪色、火燒、水淹、蟲蛀、霉變等。

為了解決檔案的不斷損毀和長遠利用問題，就需要對檔案進行妥善保管，採用各種有效的保護措施，保證檔案的完整與齊全，延長其壽命，這就是檔案的保管工作。

第四步：鑒定

檔案數量日益增多，有些檔案失去了保存價值，為了防止檔案的龐雜，就需要剔除失去保存價值的檔案並進行銷毀，還要區分不同檔案的保存價值，以便分級保管，發揮重要檔案的作用，這就是檔案的鑒定工作。

第五步：統計

對檔案進行科學管理，需要對檔案和檔案工作的情況進行全面了解、做到「心中有數」 、「摸清家底」。

因此，對檔案和檔案工作狀況進行數量的統計、分析和研究，這就是檔案的統計工作。

第六步：檢索

檔案數量很多，基本上是按照自身形成的規律整理和存放的，但利用檔案的要求則是特定的、多方面的。

利用者面對浩如煙海的檔案，要查找自已所需要的檔案，猶如「大海撈針「，這就需要編製成套的檢索工具，從各種途徑揭示檔案的內容，供檔案人員和利用者使用，解決數量龐大的檔案資源與利用者的特定需求，這就是檔案的檢索工作。

第七步：開發利用

保存檔案的目的是向社會提供利用服務，充分發揮檔案的作用。

為了能使檔案的作用及時、充分的發揮出來，需要檔案人員開辟各種途徑，採取各種方式方法，對檔案進行研究挖掘，向利用者介紹檔案館（室）藏，提供檔案信息服務，這就是檔案的開發利用工作。

檔案工作七大業務環節之間的關系

（1）各項業務環節都是檔案工作的重要組成部分，必不可少、相對獨立。

（2）各項業務環節是相對獨立，但不是絕對獨立。不能機械的劃分先後順序，注意業務環節的銜接、相互交叉、滲透和影響，做到全面、統籌、協調、共同發展。

（3）各項業務環節是彼此依存相互制約的一個整體，不能把各業務環節進行割裂。

比如：收集工作必須與整理、鑒定工作相結合，整理工作與檢索工作相結合。

（4）各項業務環節之間是一種基本關系，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索都是為檔案開發利用環節創造條件的，它們屬於檔案基礎業務工作，所以檔案工作又可以劃分為基礎業務工作和開發利用工作。

關系：沒有基礎業務工作，但無法開展開發利用工作，沒有開發利用工作，基礎業務工作則失去了存在的意義和工作的目標。

需要妥善處理兩者關系，不能忽略和輕視任何一項工作，兩者不可偏廢。