㈠ 如何有效分類管理文件公司文件
一、按照部門名稱分類
按照部門名稱分類是較為常見的一種分類形式，它是根據組織架構的部門名稱來分類新建企業文件一級文件夾，並將以部門名稱命名的企業文件夾一級文件夾授權給部門成員。因部門名稱一級目錄與部門成員自然相關，因此更便於企業管理員來管控文件授權，也更方便部門成員間即時共享和管理部門相關文件。
二、按照文件類別分類
文件類別通常是根據文件的內容來分門別類歸檔文件，常見的文件類別包括：規章制度(生產管理制度、質量管理制度、行政制度、決定決議、管理條例等)、技術標准(質量標准、工藝規程、操作規程等)、工作標准(部門及人員崗位職責、工作流程、標准作業流程等)、憑證記錄(生產管理記錄、質量管理記錄、銷售記錄、檢驗檢查記錄等)、方案文檔(產品方案、技術方案、各類驗證方案、各種項目方案)、合同文本(合作合同、銷售合同、協議書等)、人員日常辦公文件(工作計劃、工作總結、報告、統計報表、工作簡報等)、公司資料(公司重要活動的照片、視頻資料等)。
三、按照業務、產品或服務分類
燕麥雲的用戶來自於各行各業，不同的行業的業務和產品存在千差萬別，需要企業管理員從實際出發，根據本企業的實際業務、產品或服務內容來合理分類一級目錄。舉個例子，A公司是從事小學及初中課外輔導的教育培訓機構，旗下業務有數學、英語、語文的課外輔導，其一級目錄文件夾可以按照業務及課程歸類來分類，如新建以下名稱的企業文件一級文件夾目錄：小學語文、小學數學、小學英文、初中語文、初中數學、初中英語。
四、綜合型分類
孫子曰「兵無常勢，水無常形」，關於文件的分類方式也並不是一成不變，一種分類執行到底的。以上三種分類方式示例了常見的企業文件歸類思維，在實際運用中很多企業往往會根據實際業務需要綜合運用以上分類，多種分類形式並存。
㈡ 文件管理方法
導語：文檔管理是項目管理中非常重要而基礎的一環，存在於項目的整個生命周期之中。如果一個項目缺乏文檔管理，那麼它也就不是一個規范、標準的項目。
1、簡單易懂——命名需要通俗易懂，盡量避免使用生僻字詞。
2、避免重復——盡量避免與其他上級文件夾完全重名或部分名稱重疊。
3、符號規范化——盡量不使用特殊符號。對於特殊符號，需要統一含義用途，例如‘&’表示連接符，‘@’表示正在處理的目錄。
4、數字排序——對於需要按指定順序排列的目錄結構，可在文件名稱前附加數字/時間/編號等序號。
對於臨時文件，最好在適當位置建立臨時文件夾，方便存放各種臨時文件。臨時文件夾中的文件需要定期進行清理。需要保留的及時移至各類固定文件夾，不需留存的.則及時刪除。
1、公司各職能部門設有專人負責文件的發放、存檔工作。
2、文件起草列印完畢，需經本部門主管審核簽字，報公司總經理審批簽字後，方可下發。
3、建立文件發放登記表，登記表將記錄文件名稱、發放時間及各部門、收件人等內容。
4、發文部門持所發文件及文件發放登記表，由各部門收件人簽字後領取文件。
5、文件登記表與所發文件一並存檔。
6、各部門建立本年度各類文件文件夾，文件根據文號編排順序放入文件夾。
7、每月對文件夾內的文件進行整理，如有遺漏，盡快與發文部門聯系補齊。
8、年底將所有文件夾內的文件整理、分類、裝訂成冊，存入文件櫃備查。
9、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊，存入文件櫃中，在文件櫃門上附有櫃內文件目錄。
10、凡借閱重要文件者，經部門負責人同意簽字後，到辦公室打借條，辦理借閱手續。
11、借閱文件要按時歸還，撤消借條。
12、對於重復、過時和無保存價值的文件，經部門主管審核同意，報辦公室粉碎銷毀。
㈢ 企業文件管理存儲有哪些方法
堅果雲是一款便捷、安全的專業網盤產品，通過文件自動同步、共享、備份版功能，為用戶實現智權能文件管理，提供高效辦公解決方案。
文件自動收集，集中管理
1，文件自動收集。安裝在員工電腦上的客戶端軟體會自動收集電腦中的辦公文件，並上傳到伺服器中。整個過程完全自動，無需員工手動上傳，不會影響其正常工作。
2，統一文件結構。堅果雲允許管理者預先定義文件存放結構（文件夾結構），並將該文件結構同步到員工的電腦中。這樣，員工就可以按照預先定義好的結構存放文件，避免因結構不統一，導致收集的文件失去價值。
3，文件集中管理。堅果雲自動收集文件後，管理者將可以對它們進行集中管理，查看和編輯員工的工作成果。即使員工離職，也可以輕松地將其文件交給他人保管，無需擔心知識斷層或企業內容丟失。