電子文件的集成管理主要包括哪些

❶ 我國電子文件管理法制建設應堅持哪些原則

一．電子文件的全程管理原則
即從文件產生到永久保存或銷毀的整個生命周期中進行全程管理。
全程管理是一種全面的管理 、一種系統的管理、一種過程管理 。 它涉及電子文件的流程、管理規則、管理方法以及質量要求， 在「大文件」的概念基礎之上，注重電子文件生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素的統籌兼顧，強調各項管理內容和要求的無縫鏈接、系統整合和總體效應。從而建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。 這個體系是通過過程式控制制實現結果控制，是一種過程管理。在這個過程中需要不斷的發現和糾正失誤，不斷調整管理策略。將電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都記錄在案，以證實電子文件在管理系統中的運轉狀況，確保電子文件的管理質量。
二．電子文件的前端控制原則
（一）文件的過程分化
前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。在這個過程中，又分為前端、中端、末端。
前端：文件的形成 中端：文件的具體管理 末端：文件的留存和銷毀
（二）文件的前端控制
前端控制是對整個電子文件管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。是實現電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統、優化思想的集中體現。這一原則在紙質及其它載體
文件、檔案管理中是有效地，在電子文件管理中更是至關重要。它的必要性體現在以下兩個方面。
1．前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。在電子文件形成初期便要保障電子文件的安全、可靠、完整、可讀、防止其被破壞。要確保電子文件的真實性就是要保障文件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理後依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。要保證文件的產生過程和產生之後的真實性。
2．前端控制是優化管理功能，提高管理效率的科學理念。電子文件管理系統不應是對手工管理流程的簡單模擬，而應該本著更科學、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進行「業務流程重構」 ，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個管理環節的重復、疏漏和抵牾，從而達到功能合理，效率最高。
三．電子文件的集成管理原則
集成管理是指對管理要素的科學重組。電子文件的集成管理是將與電子文件生成、運行、保管等管理活動有關的要素進行合理的互連與組合，形成具有要素群結構的管理體系的過程。
集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不僅關注文件流，也要關注與文件流相關的業務流，關注其他信息流的統籌兼顧、功能整合，鮮明地體現了開放式、集約式的管理理念。
具體說來，電子文件的集成管理原則在本系統中主要體現了以下三方面的內容：
（1） 文件流於業務流的集成
文件流與業務流的結合程度應該是衡量電子文件管理質量的一個重要標准。文件流和業務流的集成思想不僅應體現在機構電子文件的管理理念、管理政策和管理方法之中，最終應體現在機構電子文件管理系統對電子文件流與業務流的一體化整合上。
（2） 文件流與其他信息流的集成
文件信息和非文件信息在內容上有互補性，在管理流程和技術上有許多相通之處，集成管理就是要打通它們之間的可通之處，連接它們之間的可連之處，實現最大限度的信息共享和知識挖掘。
（3） 文件流內部管理活動的集成
電子文件管理的各項具體業務應該並盡可能根據其內在關聯性而得以整合或集成，如歸檔與整理、鑒定、著錄的結合等。這一思想使得我們在構造系統時，雖然在管理數據是分門別類的進行管理，但信息是一體化的，從而避免的信息「死角」，使需要查找的信息都能找到。
四。電子文件動態管理原則
動態管理是指對電子文件全程加以監控，以動態適應性管理措施實時應對電子文件生成、運轉、利用過程中發生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標的實現。
五．電子文件的注重效益原則
效益就是投入產出比，成功的管理應該有助於提高該項活動的效益。
在當今的網路環境下,電子文件在檢索、存儲容量以及資源共享等方面優於紙質檔案,成為了現階段檔案存在的一種主要形式之一,且有取代紙質檔案的趨向,這種革命性的變化給檔案管理工作注入了新鮮的活力,我們應該針對電子文件的特徵探究電子文件的利用效益。對於電子文件,我們要更新觀念,突破傳統的效益觀,充分開發電子文件信息資源自身產生效益的潛力,使檔案事業在電子時代得到進一步發展。

❷ 電子文本的後期整理

(一)後期整理原則

1.多種文本信息一致原則

電子文本所載信息與紙質文本一致，電子文本之間信息一致的原則。電子文本以歸檔的原本紙質文本為准繩，將電子文本顯示的信息與紙質文本對照，進行整理與修改；電子文本不因其拷貝的載體差異，其所載信息應該是一致的。

2.信息與背景信息集成管理原則

就電子文件的生成、運行、保管等管理活動要素性元數據互聯與集合，形成信息內容與要素群體管理體系結構組合，從而提高文本的可靠性，提高管理效率。

集成管理思維源於地質資料數據流，伴生勘探開發業務流，是業務流的記錄，能確保地質資料信息從產生到管理和利用，需要完整、安全、准確和及時反饋，保證資料信息隨主流業務的產生、管理利用運轉流暢、嚴密高效。

地質資料信息產生與產生平台及背景信息的元數據系統組合，在後期整理中一氣呵成。

3.電子與數據信息動態管理原則

電子與數據信息動態管理，是指對電子文本、數據利用的全程進行監控，以動態適應性管理跟隨文本與數據的運轉和利用。力保永久真實，永久可讀。在載體、軟硬體環境不斷隨科技發展而不斷變化中，使電子信息在動態狀態下保持不變和可讀。

(二)電子文本後期整理的內容

1.電子文件的鑒定

哪些電子文件需要保存?哪些電子文件能夠保存?其涉及兩個問題，一是電子文件的內容是否值得保存，保存是否有價值，二是其保存的價值是否可以實現。內容很好可惜因種種原因打不開同樣無保存價值。電子文件的鑒定，以其信息內容為核心，以價值實現為保障。在日常地質資料的管理崗位設置上，一般設置「效率高、技術專」的專職崗位。多名專司電子文本鑒定與驗收，逐步過渡到接收地質資料的員工都能熟練掌握電子文本與其他文本同時鑒定與驗收，促使電子文本鑒定驗收工作跟隨時代發展而進步。

原本地質資料的電子文本，其載體上信息的保管期限，隨紙質文本，使用的載體目前通常採用保險系數略高的光碟和硬碟。若載體(如光碟)到了保質期，需及時遷移信息至新的載體之上。

2.分類

電子文本分類，有按邏輯體系分類，也有按物理體系分類。

按邏輯體系分類是對電子文本信息內容進行的分類，一般隨紙質文本的分類，目的是便於內容歸類管理與應用檢索。

按物理體系分類是按電子文本的載體進行的分類，目的是營造一個適宜載體保護的空間，提高載體保存壽命。

有資料室將載體為光碟的電子文本隨紙質文本排列保存的，在卷內目錄中顯示為該檔資料中的一件，這是按邏輯體系分類；當它與紙質文本分開保存時，如光碟存放在光碟櫃，磁碟存放於磁碟櫃，這是按物理體系分類，它們與紙質文本有互見號。當多檔電子文件存於一個移動硬碟之上時，它們有電子文本序列號、文件標題等相關欄目，一般稱「三級」根目錄。

電子文本有時是「在線歸檔」的，與紙質文本不在同一時間入庫，這需要鑒定與歸檔檢查人員逐一參照檢查，防止出現兩種文本信息不一致情況發生。出現不一致時，以原始定稿紙質文本的「藍本」為依據，要求提交單位整理電子文本，直到電子文本顯示的信息與紙質文本一致，並配有完整的背景信息，方可通過驗收歸檔入庫。

成果地質資料的電子文件，國家主管部門有固定的匯交格式要求，在成果地質資料電子文件中，將成果地質資料的電子文件分為正文類、審批類、附圖類、附表類、附件類和其他類。

電子文本的這種分類與紙質文本按信息內容的分類標准不是一個概念，這是出於方便電子文本管理和閱讀而設置的。前者是館藏資料分類，每一類中包含若干檔，後者是在一檔的電子文件中的區分與歸類。

將一檔成果地質資料電子文本分成這樣的類，是規定這些文件的電子文件格式和其在保存介質中的組織方式，從而便於電子文件有序組合、便於有序打開，充分發揮電子文件的作用。打開一檔電子文件，首先出現的是正文、審批、附圖、附表、附件和其他六類讓你選擇性打開。

正文類，指這一檔成果地質資料的全部正文，包括正文中的插圖照片和插表。以正文的「正」字漢語拼音的第一個字母「Z」為類別代碼。

審批類，指對這項成果由法定單位或技術權威組織對成果報告進行的評審驗收、評審認定時形成的文件。以審批的「審」字漢語拼音的第一個字母「S」為類別代碼。

附圖類，指這檔成果地質資料除正文以外的各種圖件。用附圖的「圖」字漢語拼音的第一個字母「T」為類別代碼。

附表類，指這檔成果地質資料除正文中的插表以外的各種表格文件。以附表的「表」字漢語拼音的第一個字母「B」為類別代碼。

附件類，指這檔成果地質資料所附的技術性或說明性文字材料。以附件的「件」字漢語拼音的第一個字母「J」為類別代碼。

其他類，指以上五類以外的電子文件。以其他的「其」字漢語拼音的第一個字母「Q」為類別代碼。

電子文件在電子清單中的文件名，也有專門規定。通常由11個字元組成，這11個字元又分為四個部分：類別位、冊序位、文件序號位和後綴位。

它們依次為類別位一個字元；冊序位兩個字元； 間隔位(「」下劃線)一個字元；文件序號位四個字元；「點」文件後綴三個字元。

地質資料的利用與管理

3.病毒審查

對電子文件進行病毒掃描並殺毒，注意殺毒軟體版本升級和使用正版購買的殺毒軟體。

4.形成目錄清單

全國地質資料成果資料上交要求：

電子文件有三級目錄：盤目錄、類目錄和文件目錄。

盤目錄，以光碟為例。一張光碟打開後，首先出現的目錄稱根目錄為一級目錄，又稱盤目錄，一張光碟只有一個盤目錄，純文本文件格式，文件名規定為 「main dir.ml」。

類目錄，是二級目錄。也是純文本文件格式，文件名規定為 「sub dir.ml」。這個「類」指的是區分成果資料中的正文、審批、附圖、附表、附件和其他五類。這是一檔成果地質資料中的電子文件分類。

文件目錄，是三級目錄。也是純文本文件格式，文件目錄文件名與成果地質資料電子文件名相同。類目錄文件與文件目錄文件放在存放該地質資料電子文件的子目錄中。

盤目錄格式

地質資料的利用與管理

地質資料的利用與管理

紙質文本與電子文本對照

電子文件登記表

成果資料光碟標簽

光碟標簽不是貼在光碟之上的，而是存放於光碟盒內的紙標簽，光碟之上沒有粘貼標簽的位置；光碟冊內，同一頁的兩個插袋，其中一個袋插放光碟，一個袋插放該光碟的紙標簽。光碟背面用專用筆標注盤號，以顯示該光碟是此光碟而非彼光碟。

光碟外標簽與電子文件背景信息的元數據不同，通過光碟標簽可讀出該光碟所存信息要素：該電子文件編號和形成時間、電子文件題名、電子文件密級、電子文件形成單位信保管單位等。通過電子文件標簽，可以查到電子文件登記表，電子文件登記表中顯示的欄目是為打開電子文件而准備的背景信息。

在地質資料館一般設有電子閱覽室，配備專用電腦供技術人員閱讀電子文件。

❸ 文檔管理系統有哪些功能

會博通綜合文檔管理系統了解一下

集中統一管理企業內部不同層級、類型的文檔版資料

❹ 淺談如何做好電子文件歸檔與電子檔案的管理工作

會博通綜合檔案管理系統：提供檔案全生命周期管理

會博通提供檔案採集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期的管理功能。

規范化檔案管理

符合國家標准，可對檔案全宗、類型、屬性實現自定義配置，全面實現各類型檔案集中管理的理想。

全面化檔案管理

集成實體與數字化檔案統一管理，涵蓋十大類檔案以及幹部人事檔案管理。

協同化檔案管理

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高效化檔案管理

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安全化檔案管理

借還登記、操作日誌全面記錄用戶的使用行為，加註閱讀屏幕水印，完美避免惡意擴散、盜用，減少丟失風險。

移動化檔案管理

不限時間、地域查看、借閱、利用檔案資料，方便快捷。