⑴ OA辦公自動化管理
景鷹高速公路項目利用「景鷹高速公路項目管理系統」中的辦公自動化子系統實現項目辦、施工單位、監理單位等參建單位的辦公自動化。
系統支持協同工作和移動辦公，採用先進的技術和設計，把整個機構內部的數據資料，放入系統內進行處理與Internet完美結合，使整個系統突破內部網路，延伸到世界每個角落，本系統實現集中化管理，由系統管理員通過系統配置模塊對整個系統進行方便、有效的設置和管理，每位用戶通過個人助理模塊保存個人獨有的事務與他人進行信息交流。每個處室，每位用戶根據各自的職能和許可權，對各個模塊操作使用的許可權也不同。每位用戶都有各自的賬號，賬號中保存著用戶的名稱和所屬處室，以及用戶自定義的密碼，所以用戶利用任何機器上網操作的界面都是相同的。
系統實現項目內部無紙化辦公，使用對象是項目辦、設計單位、監理單位、施工單位等的管理人員，使各部門集中在一個封閉的網路環境中進行信息交流。
1.首頁
系統利用重要版塊、滾動屏幕、業務信息標簽頁顯示方式，方便用戶進行最新信息的瀏覽、查詢。
包括公文管理、固定資產、檔案管理，辦公申請、企業社區、行政辦公、信息中心、公共信息、個人空間、人事管理、電子郵件、IM即時在線系統。目的是為了更好提高辦公效率，減少辦公費用，體現協同辦公的優勢，如圖2-53。
圖2-53 辦公自動化首頁
（1）行滲通知公告。
將項目相關部門的通知、公告在首頁上進行發布，以便於相關人員通過網路實時查看相關通知公告的信息。
（2）政務信息。
將項目相關政務信息在首頁上進行公示。
2.行政辦公
將項目相關部門及單位某階段的工作重點在首頁上進行公示。
日常行政辦公中提供個人辦公的輔助工具，包括電子郵件、待辦事宜、日程安排、IM實時在線、修改密碼等模塊。
（1）電子郵件。用戶可以與其他用戶甚至是internet用戶進行電子郵件交換，交換信息也不僅僅限於文本字元，還包括圖形、動畫等多媒體信息，以及各種文件和程序，如word文檔、Excel表格等各式各樣的信息。
（2）待辦事宜。新建存放當日或近期要處理的相關工作任務，以便於隨時查詢。
（3）日程安排。用戶可以給自己或下級安排下達計劃，此處建立與每日待辦事項、會議安排的連接，通過填寫日程安排，可以有計劃的安排每日工作事項，也便於協調會議和活動的時間安排。還可在自己的日歷安排表上設置各種提示信息，這些提示信息可以是用戶每周計劃、每年紀念日或每天下班前的總結，並有鬧鍾設置，可以在特定的時間提醒用戶。
（4）修改密碼。給用戶提供一個修改登陸口令的地方。
3.公共信息
公共信息是辦公服務系統一個輔助模塊，包括大事記、項目新聞簡報、項目規章制度、公告板等信息。
（1）大事記是記錄管理單位的一些重要信息；
（2）新聞簡報是發布管理單位的肢帶畢最新的簡報信息；
（3）公告板是項目辦的重要公眾信息和單位的公告，通知是單位對一些公共活動的通知，員工可以通過公告板了解單位最新公布的信息，了解單位的最新動態；
（4）規章制度是發布管理單位和項目辦的各種規章制度，員工通過此信息可以了解管理單位和項目辦的各種管理規范。
4.信息中心
信息中心主要是發布建設項目的工程信息，同時也是系統管理員對相關信息進行篩選處理、發布的重要模塊。
（1）工程信息：是為更快速的了解工程進度及工程的相關事宜而設計，主要包括工程簡報、項目進展及勞動競賽等信息。通過此模塊指揮部各職能部門員工可以了解到工程的進展情況，同時領導部門也可以及時協調各職能部門工作。
（2）信息篩選：系統管理員對相關信息進行發布確認、實時發布的處理中心。
5.公文管理
公文管理是辦公系統的一個重要組成部分，主要有收文管理、發文管理兩個歷芹子模塊組成。用戶通過該模塊可以完成網上公文的起草、校核、批復、簽發等業務流程處理，同時針對每一發文可以查看該文簽發的流程。
（1）收文管理。
收文管理是一個處理本單位或外單位的正式來文的管理過程，其中包括來文登錄、擬辦、批辦、辦理、審核、簽發、傳閱、歸檔等任務。收文的基本流程為：收文登記→收文擬辦→領導閱辦→部門閱辦、傳閱→編號歸檔。
此模塊由負責收文的人員在接收到對本單位或外單位的發文後，經過掃描等預處理過程，將來文的相關要素輸入收文管理資料庫，形成收文登記單（文件登記簿）和收文簽，填寫流水號、文件分類等內容，對文件登記簿可以列印出文件處理卡，辦公室有權閱批文件的相關人員，可通過本應用系統快速閱批文件，從而實現企業內部文件的自動流轉的快速閱批分送傳閱，並形成批示、傳閱記錄。對有固定格式或有一定規律的屬性項（來文字、主題詞、流水號等），做到可選或自動生成。
涉密文件的處理功能：對具有「絕密」、「機密」、「秘密」密級的涉密文件和其他具有許可權設置的文件，在系統中只能存放收文登記記錄，不能存放文件的具體內容，其登記記錄也只有具有相應許可權的人員才能查看，所有未經授權的越權查看企圖都將被系統記錄下來以備查閱。
應具有按分類、來文字型大小、主題詞、來文時間、流水號、文件標題、文件字查詢的功能，可以通過此查詢系統快速查找到需要的文件。
督辦和催辦：系統自動查找即將到期、已到期和逾期未辦的文件，形成手工催辦或發送尋呼/郵件進行自動催辦。當用戶登錄時，提示他需要處理的文件。
以上是對通用收文管理流程的簡單描述，在具體實施過程中，可以按類別進一步細化為黨中央、國務院、國家各部委、政府機關和各下屬機構、地方政府的來文件；各下屬機構主要包括來自於各合作單位的文件。在辦理過程中，可根據實際情況進行流轉方向選擇，支持多種流程的流轉，對於每一個收文管理流程，都提供相應的收文查詢。
（2）發文管理。
發文管理是用來實現企業內部文件的計算機全程自動化控制，達到發文計算機化，此應用可進行文件的輸入、部門領導審稿、相關處室會簽、辦公室核稿、領導簽發、辦公室編號、列印等操作。通過本應用可以實現機關內部文件的自動流轉、快速批閱和分送傳閱。同時記錄了各相關審稿、會簽、核稿、簽發人的修改情況、批示和各單位收文情況。具備領導簽名和批閱手跡保留功能。
發文應用是用來實現企業內部文件，從文件的擬稿、批閱、簽發、到文件最後的整理、歸檔的公文發文流程的全程計算機自動化控制，達到文件發文自動化。
此應用由企業內各部門負責起草文件的擬稿人將文件輸入發文資料庫，各部門領導核稿、相關部門會簽、辦公室審稿、企業領導簽發、辦公室編號列印，可通過本應用快速閱批文件，從而實現機關內部文件的自動流轉和快速閱批、分送傳閱。
此應用可記錄各相關核稿、會簽、審稿、簽發人的修改情況；具備領導簽名和公章加蓋功能：可以通過掃描的方式將領導的手寫體簽名預先存儲在系統中，並進行加密處理，以保證此簽名的惟一性和安全性。當領導簽發某一文件時，將此資料附加在文件上。
涉密文件的處理功能：（同收文管理）。
此應用具有按批閱狀態、文件狀態、文件標題、文件號、文件類別（如函件、通知等）對任意文件查詢的功能，並提供全文檢索功能，快速查找到需要閱批及分送的文件。
6.工作計劃
工作計劃是為方便個人及部門合理化、科學化工作而設計，主要包括個人工作計劃、部門月工作計劃、部門年工作計劃。通過此模塊可以提高各部門的工作效率。
7.企業社區
企業社區主要包括兩方面的內容：企業文化建設、組織活動管理。
該模塊主要是突出企業文化建設的過程、意義，如企業對外宣傳展示、企業內部各項組織活動的計劃、安排及實施情況，以及企業取得的各項成果等信息。
組織活動管理主要是對企業內部相關的黨組織活動、團組織活動以及工會活動進行通知、查詢。
8.人事管理
主要包括人事檔案、工資管理、出差管理、人員外出四部分。
其中，人事檔案主要針對項目編制人員進行管理，其中分為在崗人員、待崗人員兩部分。出差管理模塊可以將出差員工的出差時間、目的地、出差天數進行登記。工資管理是對項目員工的工資進行造冊處理。人員外出主要是對員工外出進行登記。對於這些信息有權用戶可以按部門、按姓名、按時間進行查詢。
9.通訊錄
主要包括公共通訊錄、個人通訊錄兩部分。對項目指揮部員工相聯系方式進行登記，可以按部門、按姓名、按單位、按所在地進行查詢。
10.固定資產管理
主要包括單位資產登記、資產交付以及報廢資產登記三部分。
11.辦公審批比
辦公審批主要是針對企業內部各職能部門辦公用品網上使用的申請、審核、審批的一個過程，審批完成後，由辦公室統一將一段時間內不同部門的辦公需求一次性處理的一個過程，這樣可以增強辦公室管理的計劃性和實施性。
12.檔案管理
項目檔案管理人員可通過該模塊對項目檔案進行電子化管理，包括個人電子檔案、企業文檔管理、機械設備電子文檔等信息的管理。電子化的檔案管理也是檔案室標簽頁管理模式之一。
系統中對於項目建設前期、中期、後期所產生的各種檔案資料按照江西省檔案局要求進行電子化管理。
主要體現在：檔案資料按類型分類、檔案資料內容信息的維護、檔案資料信息進行編目處理、對檔案資料進行歸檔、統計、查詢等日常維護，其中還包括各種聲像檔案資料的管理。
（1）檔案資料編目、編碼維護：建立檔案資料編目，並根據用戶需要，對檔案資料編目進行增加、修改、刪除等工作。用戶也可根據需要細分檔案資料編目信息。
（2）檔案資料模板維護：建立和維護常用檔案文件的模板。為用戶的使用提供方便，減少檔案錄入的工作。
（3）檔案資料分類：用戶可按照自己的實際要求，自己維護檔案資料的分類，根據實際需要進行適當的增加、刪除、修改等操作。
（4）檔案資料目錄編制：提供將所有文件自動編制全引目錄、專題目錄、案卷目錄、文件目錄的功能。
（5）檔案資料內容信息的整理錄入：對檔案資料進行整理，完成目錄及對部分圖紙文件的原件掃描儲存等，根據檔案資料的類型對各種檔案資料進行分類整理，根據分類的結果進行相應的組卷工作。
（6）檔案資料的歸檔：根據用戶的設置，歸檔分為手工歸檔和自動歸檔兩種方式，前者為登記原始資料信息，填寫、製作各類資料報表，填寫日誌，列印報表及資料信息；後者為系統根據設定的時間段和歸檔的內容，系統自動生成歸檔後的檔案資料內容目錄。
（7）檔案資料的查詢：提供方便的檔案資料查詢功能，可根據用戶設定的條件進行模糊查詢、並提供方便的列印功能，可對案卷、文件進行方便的檢索。提供全文檢索功能。查詢方式多樣、速度快、無距離限制。
（8）檔案資料查閱：主要用於用戶查閱、利用相關資料，並對查閱情況進行登記處理。
該模塊中的竣工資料整理指導建設單位、設計單位、監理單位、施工單位等相關人員在工程進行的過程中，對相關的資料進行收集、整理同時進行編制，避免工程後期浪費大量的時間、人力、物力、財力來搜集相關資料來完成該項工作。主要包括對工程施工過程中的所有表格、數據進行電子化管理，及時歸檔（按省檔案局要求）；對竣工文檔進行全程、准確、完整的管理；提供信息檢索、復雜檢索、模糊檢索、綜合檢索等強大的數據檢索功能。
竣工資料整理主要是對以下文件、資料進行編制：
（1）經批準的可行性研究報告、初步設計、概算或調整概算、變更設計及開工報告等文件；
（2）歷年的年度基本建設投資計劃；
（3）經審核批復的歷年年度基本建設財務決算；
（4）編制的施工圖預算、承包合同、工程結算等有關資料；
（5）歷年有關財產物資、統計、財務會計核算、勞動工資、審計及環境保護等有關資料；
（6）工程質量鑒定、檢驗等有關文件，工程監理有關資料；
（7）施工企業交工報告等有關技術經濟資料；
（8）有關建設項目的附產品、簡易投產、試運行、重載負荷試車等生產基本建設的財務資料；
（9）有關征地拆遷資料（協議）和土地使用權書面證明；
（10）其他有關的重要文件等。
13.會議管理
會議管理是行政管理的一個重要內容，利用會議管理可以發布、查詢各種會議召開的時間、會議主題、會議記錄、以及相關的主持人等信息。其中查詢會議時可以查看所有會議內容，或者按召開會議部門、會議主持人、會議類型進行查詢。
14.辦公自動化管理的特點
（1）為項目辦、設計單位、監理單位、施工單位等構建了一個信息交流的平台，可以交流施工方法、施工工藝、施工經驗等。
（2）實現無紙化辦公，提高工作效率，降低辦公成本。各種通知、文件、函件以及各參建單位之間的往來文件通過OA辦公自動化發布和傳遞，實現了參建單位之間的無紙化辦公。不需要施工單位、監理單位等行程幾十公里，甚至一、二百公里到項目辦拿文件或報送文件，提高了工作效率，節約了交通費、列印費等辦公費用，節省了時間。
（3）保留對公文的修改痕跡。在公文擬稿和核稿過程中，系統保留了對公文的修改痕跡，記錄了修改人、修改時間、修改前內容、修改後內容等。
（4）支持電子簽名、電子簽章、文件套紅。系統集成了電子印章、電子簽名、文件套紅等功能。在發文簽發後可由綜合處進行套紅、成稿，並蓋上電子印章。
電子印章是將所有單位的公章掃描形成圖片存放於伺服器的某一個目錄下，各個公章可以設置單獨的管理員，並由上傳人設置訪問密碼，每次要蓋章時可以通過名稱自動獲取伺服器上對應的公章，獲取時需要輸入管理密碼，方可蓋上電子章，蓋章後可設定電子公章不能移動、改變，並將自己的相關信息存入到公章的證書信息中，以防止其他人纂改。
⑵ 公司的文檔如何管理
轉載以下資料供參考
公司文檔管理制度
1.目的
為規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特製定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2.職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及內容的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3.文件種類
3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文：信函，會議紀要。
4.文件格式
4.1發文統一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。
4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等保持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件：XXX"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須註明；
4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名：落款一般放在正文http://www.fdcew.com/（或附件標記）的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上面加註一行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期：
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議通過的文件應寫通過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發的日期；
5.文號
5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6.用印
6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7.文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：
7.2正規文件應盡量列印，並由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一並送有關人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員（一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員）將所收到的文件登記在《收文登記表》內，內容包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情況、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8.相關文檔
8.1文號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發文登記表》
8.4《對內發文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發文格式
8.10對內發文格式
8.11報告總結格式
8.12會議紀要格式
8.13會議記錄格式
9.修訂及實施
9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實行。