工廠采購部需要哪些文件

A. 采購需要供應商資質資料主要包括哪些

采購需要供應商提供以下資質資料：

一、首先要提供營業執照副本、稅務登記證、開戶行許可證、組織機構代碼證（主要看看他們的成立時間、注冊資本、營業執照是否有最新年檢的）

二、若為代理商，需要提供代理授權證書（請注意有效期和代理區域）

具體描述如下：

1、從批發市場采購，並應當索取、留存有供貨方蓋章（或簽字）的購物憑證。

購物憑證應當包括供貨方名稱、產品名稱、產品數量、送貨或購買日期等內容。長期定點采購的，餐飲服務提供者應當與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。

2、從生產加工單位或生產基地直接采購時，應當查驗、索取並留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業執照和產品合格證明文件復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

3、從流通經營單位（商場、超市、批發零售市場等）批量或長期采購時，應當查驗並留存加蓋有公章的營業執照和食品流通許可證等復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

4、從流通經營單位（商場、超市、批發零售市場等）少量或臨時采購時，應當確認其是否有營業執照和食品流通許可證，留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

5、從農貿市場采購的，應當索取並留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章（或簽字）的購物憑證；從個體工商戶采購的，應當查驗並留存供應者蓋章（或簽字）的許可證、營業執照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。

6、從食品流通經營單位（商場、超市、批發零售市場等）和農貿市場采購畜禽肉類的，應當查驗動物產品檢疫合格證明原件；從屠宰企業直接采購的，應當索取並留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業執照復印件和動物產品檢疫合格證明原件。

7、實行統一配送經營方式的，可以由餐飲服務企業總部統一查驗、索取並留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業執照、產品合格證明文件，建立采購記錄；各門店應當建立並留存日常采購記錄；門店自行采購的產品，應當嚴格落實索證索票、進貨查驗和采購記錄制度。

8、采購乳製品的，應當查驗、索取並留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業執照、產品合格證明文件復印件。

9、批量采購進口食品、食品添加劑的，應當索取口岸進口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗合格證明的復印件。

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選擇供應商的短期標准：

1、合適的商品質量

采購商品的質量合乎采購單位的要求是采購單位進行商品采購時首先要考慮的條件。對於質量差、價格偏低的商品，雖然采購成本低，但會導致企業的總成本增加。因為質量不合格的產品在企業投入使用的過程中，往往會影響生產的連續性和產成品的質量，這些最終都會反映到總成本中去。

相反，質量過高並不意味著采購物品適合企業生產所用，如果質量過高，遠遠超過生產要求的質量，對於企業而言也是一種浪費。因此，采購中對於質量的要求是符合企業生產所需，要求過高或過低都是錯誤的。

2、較低的成本

成本不僅僅包括采購價格，而且包括原料或零部件使用過程中所發生的一切支出。采購價格低是選擇供應商的一個重要條件。但是價格最低的供應商不一定就是最合適的，因為如果在產品質量、交貨時間上達不到要求，或者由於地理位置過遠而使運輸費用增加，都會使總成本增加，因此總成本最低才是選擇供應商時考慮的重要因素。

3、及時交貨

供應商能否按約定的交貨期限和交貨條件組織供貨，直接影響企業生產的連續性，因此交貨時間也是選擇供應商時要考慮的因素之一。

企業在考慮交貨時間時需要注意兩個方面的問題：一是要降低生產所用的原材料或零部件的庫存數量，進而降低庫存占壓資金，以及與庫存相關的其他各項費用：

二是要降低斷料停工的風險，保證生產的連續性 結合這兩個方面內容，對交貨及時陛的要求應該是這樣：用戶什麼時候需要，就什麼時候送貨，不晚送，也不早送，非常准時。

4、整體服務水平好

供應商的整體服務水平是指供應商內部各作業環節能夠配合購買者的能力與態度。評價供應商整體服務水平的主要指標有以下幾個方面培務。如果采購者對如何使用所采購的物品不甚了解，供應商就有責任向采購者培訓所賣產品的使用知識。

供應商對產品賣前和賣後的培訓工作況，也會大大影響采購方對供應商的選擇。

安裝服務：通過安裝服務，采購商可以縮短設備的投產時間或投入運行所需要的時間。維修服務。免費維修是對買方利益的保護，同時也對供應商提供的產品提出了更高的質量要求。這樣，供應商就會想方設法提高產品質量，避免或減少免費維修情況的出現；

技術支持服務：如果供應商向采購者提供相應的技術支持，就可以在替采購者解決難題的同時銷售自己的產品。比如，信息時代的產品更新換代非常快，供應商提供免費或者有償的升級服務等技術支持對采購者有很大的吸引力，也是供應商競爭力的體現。

B. 采購部門主要有哪些文件需要歸檔

1、供應商資料（分出先有供應商及備選供應商）。包括中標資料、企業的各種證明、法人、聯系方式電話等
2、與供應商簽訂的合同
3、歷年原材料采購情況，分析表

C. 采購業務中常見的單據和文件有哪些

采購中涉及到采購清單、發票、付款清單原始憑證，由采購填制報銷單據，到出納處報銷、由存貨管理會計。
（一）所謂采購，都是從資源市場獲取資源的過程
能夠提供這些資源的供應商，形成了一個資源市場。為了從資源市場獲取這些資源，必須通過采購的方式。也就是說，采購的基本功能，就是幫助人們從資源市場獲取他們所需要的各種資源。

（二）采購，既是一個商流過程，也是一個物流過程
采購的基本作用，就是將資源從資源市場的供應者手中轉移到用戶手中的過程。在這個過程中，一是要實現將資源的物質實體從供應商手中轉移到用戶手中。前者是一個商流過程，主要通過商品交易、等價交換來實現商品所有權的轉移。後者是一個物流過程，主要通過運輸、儲存、包裝、裝卸、流通加工等手段來實現商品空間位置和時間位置的完整結合，缺一不可。只有這兩個方面都完全實現了，采購過程才算完成。因此，采購過程實際上是商流過程與物流過程的統一。
（三）采購是一種經濟活動
在整個采購活動過程中，一方面，通過采購獲取了資源，保證了企業正常生產的順利進行，這是采購的效益；另一方面，在采購過程中，也會發生各種費用，這就是采購成本。我們要追求采購經濟效益的最大化，就是不斷降低采購成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點，關鍵的關鍵，就是要努力追求科學采購。科學采購是實現企業經濟利益最大化的基本利潤源泉。

D. 采購部門的文件怎麼樣分類

先按文件類型分：供應商資質（調查表、營業執照、稅務登記證、組織機構代碼等），年度協議\品質協議\采購合同\訂單，送貨單\對賬單。
然後按物料類型分：辦公用品類、固定資產類、外銷產品類、生產材料類等
最後按供應商名稱分