㈠ 秘書進行文件傳閱要尊循的原則
（一）有序的原則。公文傳閱，順序很重要，在實際操作中，文秘人員既要遵循公文傳閱的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情況特殊處理，否則，不僅會給領導之間造成矛盾，而且還會影響公文的效率和質量。對所有的公文，文秘人員一般先送辦公室主任閱讀、把關，然後送其他需閱知的對象。公文在傳閱過程中，文秘人員應按一般程序和特殊程序傳閱。
公文傳閱的一般程序是閱件一般先傳主要領導後傳主管領導，再傳其他領導和有關部門；辦件則應先傳主管領導，一方面有利於主要領導和主管領導相互交流信息、溝通意見，另一方面有利於執行者按照主管領導的批示意見進行落實。
公文的特殊程序是緊急公文、專送公文和需要某位領導直接閱批的公文，應按照先辦後傳、急用於先閱、跳躍式傳閱等方法處理。此時，文秘人員應在"文件處理單"上註明。
（二）及時的原則。公文傳閱的時效性很強，快速和及時是公文傳閱的基本要求。怎樣才能保證公文及時傳閱呢？一是取送及時。收到文件之後，馬上進行清點、登記、分發，保證了公文傳閱的順暢。二是適當調整傳閱順序。有些文件傳閱范圍很廣，需要很多領導和部門閱知，如果始終按一個固定順序傳閱，遇上領導外出開會或辦事，定會影響傳閱的時間和進度。因此，不失時機地適當地調整一下傳閱順序，便可加快公文傳閱的進度。三是承辦部門優先閱文。有的文件需要某個或某幾個部門承辦，並且時效要求較強的，如果等所有的領導都閱定後再送給部門閱處，勢必耽誤部門辦理。主要領導閱後，即可給承辦部門閱辦，然後接著送其他領導傳閱。四是分類設夾，區別送閱。對上級機關的批導性文件和需要辦理的文件，急需處理的文件和一般參考性的文件，不要都放在一個閱文夾內，主次不分，要分別對待，分類設夾、傳閱，對急件、特急件跟蹤傳閱，這樣，就保證了公文傳閱的時效性。五是掌握領導閱文規律。根據領導工作安排和活動規律，捕捉時機送閱文件；也可根據領導閱文快慢，適當掌握領導每次閱文數量，這樣，就能避免公文的延誤、堆積。
（三）安全的原則。安全是公文傳閱工作的政治性內在要求。怎樣才能保證公文傳閱的安全呢？一是建立文件的接收、登記制度。文秘部門還應使用文件傳閱、交接登記簿。登記簿上注有文件號、送閱部門、接收人、接收時間、退回時間、備注等欄目。這樣就做到了心中有數，避免了盲目傳閱，一旦出現文件遺失的情況，就能知道問題出在哪個環節上，既利於查尋，又便於確定責任。二是杜絕文件橫傳。公文傳閱應該以文秘部門為中心點進行傳閱，不允許拋開文秘人員在應閱人之間橫傳，以免傳閱件失控、遺失。三是公文傳閱要由專人負責到底，其他人員均不得代行其職。辦理過程實行單線運作，縱向周轉，由機關文秘人員一人經手，全權負責，以避免多人插手導致的職責不清和相互推諉。四是嚴格按照閱文范圍和領導確定范圍組織傳閱，既不能隨意擴大，也不能隨意縮小；既不能多傳一個人，也不能少傳一個人。五是設置密級文件夾，封面貼有"密級"標志，提醒領導不要帶出辦公室閱文，密級文件即閱即退，沒有閱完的也要暫時收回，以保證公文傳閱的安全保密。