文件格式中姓名放在哪裡

❶ 公文的格式規范

摘自：http://www.dycoal.cn/bbs/Show.asp?boardid=46&id=1663&TB=1
一、打開OFFICE，新建一個空白文檔；
二、保存這個空白文檔，起名為你定義的公文名字，這里我們定義為「公文模版」
三、打開「文件」-「頁面設置」，設置文檔屬性，主要屬性有以下幾個方面：
（1）、設置頁邊距，上下左右分別為3.7厘米、3.5厘米（297-37-225=35）、2.8厘米、2.6厘米（210-28-156=26）；
（2）、設置紙張大小為A4（210*297）厘米；
（3）、設置版式「頁眉和頁腳」屬性欄勾選「奇偶頁不同」，並設置「頁腳」「距邊距（頁面底端）」高度為2.8厘米（35-7=28）；
（4）在「文檔網格」屬性欄設置頁面的「字體屬性」為默認字體為「仿宋」，字型大小大小為3號字體；
（註：國家標准要求每頁一般排22行，每行28字，按我們的設置調整後一般為每頁排29行，每行27字，因為考慮具體的實際使用情況，所以對於每頁的字數不做硬性規定，如果一定要按標准，可在設立「文檔網格」屬性欄選擇「網格」屬性為「指定行和字元網格」，然後調整「字元」為每行28字，「行」調整為每頁22行；
四、關閉「頁面設置」屬性頁，回到正文中。
五、確定製作的這份公文是屬於「上行文」、「下行文」還是「會議紀要」或者「普通傳真件」；
六、開始公文的正式內容製作：
1、眉首內容
（1）在版心的第一行左上角，用阿拉伯數字寫上公文的順序編號，如001；
（2）在版心的第一行右上角，3號黑體字標識秘密等級，文字之間間隔1個字的距離，保密期限與秘密等級放在同一個位置，中間用實五星符號「★」間隔；
（3）緊急程度的標識也是3號黑體字，在版心右上角第一行，兩字之間空一個字，如果第一行已經標識了秘密等級，則緊急程度標識在第二行右上角；
（4）填寫發文機關標識：
字體：推薦小標宋，未作具體明確；
字型大小：一般小於長2.2 *高1.5厘米，以顯目美觀為原則；
顏色：紅色
位置：
下行文距離版心上邊緣2.5厘米，距頁上邊距6.2厘米。（如果在「頁面設置」的「文檔網格」屬性頁你沒有設置為標準的每頁22行和每行28字，一般情況下，下行文的發文機關標識大約在距離版心上邊緣下的第3行和第4行的位置上）。
上行文距離版心上邊緣8.0厘米，距頁上邊距11.7厘米。（如果在「頁面設置」的「文檔網格」屬性頁你沒有設置為標準的每頁22行和每行28字，一般情況下，上行文的發文機關標識大約在距離版心上邊緣下的第8行和第9行的位置上）。
製作：發文單位名稱全稱或簡稱加「文件」兩字組成。聯合行文時主辦機關名稱在前，「文件」兩字置於發文機關名稱右側，上下居中排布。在OFFICE文檔中實際設置時，可以使用「插入藝術字」的功能製作發文機關標識，選擇「插入藝術字」，在藝術字樣式選擇窗口中選擇第一行第三個樣式，輸入發文機關標識的文字，選擇小標宋字體或宋體，加粗，確定插入藝術字後，設置藝術字的格式，將藝術字的填充顏色和線條顏色都設為紅色，版式設置為「浮於文字上方」，然後將藝術字形狀設置為「純文本」（即一字行，橫行），然後將設置好的藝術字用滑鼠拖動到適當位置即可。
注意：如果聯合行文的機關太多，可適當調整字體大小，並將發文機關標識與上邊距的距離縮短，必須保證公文首頁有正文。
（5）發文字型大小
結構：發文機關代字〔年份〕序號
位置：發文機關標識下空2行（3號字體的行），居中排布
字體：3號仿宋體，年份序號用阿拉伯數字標識
其他：年份用全稱，序號不編虛位，不加「第」字，字型大小下0.4厘米處印一條15.6厘米與版心同寬的紅色反線。
聯合行文只標主辦機關發文字型大小。
（6）簽發人
應用范圍：上行文
位置：平行排列於發文字型大小右側，發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空1字
字體：「簽發人：」4字用3號仿宋體，冒號為全形冒號，冒號後簽發人姓名用3號楷體標識
其他：多個簽發人標識時主辦單位簽發人姓名置於第一行，其他按發文機關順序依次從第二行起在主辦單位簽發人姓名下順排。
注意：多個簽發人標識時，眉首的紅色反線要向下順移，保證位於最後一個簽發人下0.4厘米。
2、公文主體
（1）公文標題
位置：紅色反線下2行，居中排布
字體：小標宋
字型大小：2號
排布規則：可一行或多行，回行盡量做到詞義完整，排列對成美觀，間距恰當
（2）主送機關
位置：標題下空一行，頂格書寫
字體：仿宋體
字型大小：3號
規范：最後一個主送機關後標全形冒號，如果主送機關太多而使公文首頁不能顯示正文，應將主送機關名稱移到版記中的主題詞下，抄送之上，按抄送的標識方法進行標識。
（3）公文正文
位置：主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，順次書寫。
字體：仿宋
字型大小：3號
（4）附件
規范：正文下空1行，左空2字，3號仿宋體標識「附件」2字，後標全形冒號，附件如果有多份，使用阿拉伯數字標識每份的名稱，阿拉伯數字後加點號，名稱後不加標點符號
注意：附件應與公文一起裝訂，並在附件的左上角第一行頂格標識「附件」，有序號時要標識序號，附件的序號和名稱前後應一致。如果附件與公文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識「公文發文字型大小+附件（或帶序號）」
（5）成文日期
規范：用漢字將年月日標全，零寫成全形的○，一般成文日期右空4字居右放置，位置由印章位置決定。
（6）公文生效標識（印章）
印章上距正文在1行距離內，紅色，下壓成文日期，如果印章下弧無文字用下套方式蓋章，下弧壓成文日期，印章下弧有文字，中套方式蓋章，印章中心線壓成文日期。
聯合行文的印章方式請閱讀「國家公文格式」
特殊情況說明：
如果公文排版後所剩餘空白不能容納下印章位置，應調整行距，字距，務必使印章與正文同處一處，不得再標識「此頁無正文」字樣。
（7）附註
3號仿宋體居左空2字加圓括弧標識在成文日期下1行。
3、版記
（1）主題詞
「主題詞」3字用3號黑體字居左頂格標識，後標全形冒號。
詞目用3號小標宋標識，詞目間空1字。
（2）抄送機關
如果有抄送機關，抄送機關在主題詞下1行，左右各空1字，3號仿宋體標識，「抄送」2字後的冒號為全形冒號，各抄送機關之間用逗號「，」隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊，最後一個抄送機關後標句號。主送機關太多移到抄送機關上時，標識方法一樣。
（3）印發機關與成文日期
位於抄送機關或主題詞下1行，3號仿宋體標識，印發機關左空1字，成文日期右空1字，印發日期用阿拉伯數字標識。
注意：版記中的各要素間均加一條黑色反線，寬度為15.6厘米與版心同寬，且版記必須位於公文的最後一面，版記的最後一個要素置於最後一行。
4、頁碼
頁碼為4號半形阿拉伯數字，頁碼所有各加一條4號「—」字線，一字線與版心下邊緣距離為0.7厘米，單頁碼（奇數頁）居右空1字排布，雙頁碼（偶數頁）居左空1字排布。
七、其他公文格式的製作
1、信函式
發文機關名稱距離頁上邊距3厘米，字型大小自定，字體紅色，字體推薦用小標宋，可用其他字體代替，以美觀為原則，發文機關下0.4厘米處加一條武文線（上粗下細），距下邊距2厘米處為一條文武線（上細下粗），兩線長17厘米。
信函式發文首頁不顯示頁碼，發文字型大小置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識，發文字型大小下空1行標識公文標題，公文標題為2號仿宋。正文用3號仿宋。
2、會議紀要
會議紀要的製作方法同下行文的製作方法，標識名稱為「XXXXXX會議紀要」，會議紀要不蓋印章。

❷ 手機文件格式:word文檔+姓名+班級怎麼弄

方法一：在手機的文件夾里，找到該文散鬧謹件按住後會有菜單選項，選擇彎寬重命名，在原文件名里依次輸入文字就可以按這個格式改名了。
方法二：使用WPS軟體打開該文檔後會在首頁有這個文件，同沖基樣方式重命名文件。

❸ Word文檔中快速對齊姓名的方法 Word文檔中如何快速對齊姓名

1、首先重新復制這些名單，刪除原有回名單後Ctrl+V粘貼，這里點擊名單右下答角的「粘貼選項」，彈出菜單內點擊「僅保留文本」，這樣就可以清除原名單的所有格式，包括文字顏色、字型大小、底紋等。

2、接著滑鼠拖動選中全部名單，按Ctrl+F打開查找窗口。

3、打開查找窗口後，在查找內容內輸入「」，勾選「使用通配符」，接著點擊「在以下項中查找」，下拉菜單內點擊「當前所選內容」，這樣操作後就可以查找並選中這份名單內的全部雙字名字。

4、查找出全部雙字名字後，點擊開始菜單下的「分配對齊」按鈕。

5、打開的調整寬度小窗口內把字元設置為「3」，點擊「確定」。

6、這樣就可以把所選中的全部雙字和三字名字全部對齊。

❹ 書信底下的是日期在上還是名字在上

書信底下名字在上面，日期在下面。

書信的書寫格式：

1、開頭稱呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞。

2、問候語：如寫「你好」等。

3、正文：信的主體，可以分為若干段來書寫。

4、祝頌語。以最一般的「此致」、「敬禮」為例。「此致」緊接著主體正文之後，不另起段，不加標點。「敬禮」寫在「此致」的下一行，頂格書寫，後應加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。

5、署名和日期。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側，在下一行寫日期。

(4)文件格式中姓名放在哪裡擴展閱讀

寫書信的注意事項：

1、書信要用黑毛筆、或藍色水筆、圓珠筆、鋼筆寫。不能用鉛筆，以防模糊不清。

2、稱呼、問候用語及信中語氣、措辭要符合寫信人的身份。

3、寫信時對長輩要謙恭， 對平輩要尊重，對晚輩也要避免用教訓的口吻，即使對犯有錯誤的人，也只能以理服人，而不能盛氣凌人，更不能出口傷人。

4、寫信時表示問候要親切熱情；報喜祝賀要熱烈歡快；研討問題要心平氣和；請教求助要謙虛誠懇。

❺ 企業紅頭文件的格式和字體的要求是什麼

文件紅頭一般用老宋體（中宋也可以）

《國家行政機關公文格式》釋義

本標准規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標准適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標准按有關規定執行。
本章規定了標準的內容範圍、適用范圍和特定范圍。
(1)內容範圍
內容範圍只涵蓋國家行政機關公文（以下簡稱「公文」）格式中的紙張要求、印製要求、公文各要素的排列順序和標識規則，並不是公文格式的全部范圍。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標准結合起來學習。
(2)適用范圍
本標准適用於國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。
(3)特定范圍
《辦法》規定，少數民族自治地區公文可以同時使用少數民族文字。由於少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，執行本標准在某些地方可參照本標准另行規定。
2引用標准
GB／T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
在本標准中引用的國家標准GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是採用印刷紙和書寫紙。由於該標準是根據國際標准ISO218等同採用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標准一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，並規定各裁邊的誤差為土3mm。因此GB／T9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。
3定義
本標准採用下列定義。
3．1字Word
標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所佔空間。
3．2行line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標准以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。
在本標准中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統一的規定。為此，對於公文的橫向描述形式就是「字」，縱向描述就是「行」。在這兩項定義中，「字」指的就是漢字的橫向距離。一「行」的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在標准中所指的一行就是一個固定的數量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐准確地將公文中的任何一個要素加以定位。
4公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。
由於公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。
公文用紙的質量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。經濟條件相對差一些的單位可以採用紙張質量不低於60g／m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以採用70g／m2的膠版印刷紙。對於一些使用高檔印製設備的單位可以採用紙張質量不高於80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據自己的情況具體掌握，只要不低於下限或不高於上限均是符合標準的。
公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標准和行業標准關於紙張白度的指標，進行分析總結得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。[Page]
橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發揮。
不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印製質量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標。
pH值為7．5—9．5是根據國家檔案局制定的行業標准DA／T11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。
這項行業標准規定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應為7．5—9．5。出於公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。
5公文用紙幅面及版面尺寸5．1公文用紙幅面尺寸公文用紙採用GB／T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T148。
5．2公文頁邊與版心足寸
公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±lmm
公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)
本標准改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標准紙型A4型。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。
作出這項重大改變主要是基於以下三方面的考慮：
(1)採用國際標准已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢
國際標准化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標准，即ISO262：1975，其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為A4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由於充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復印機、列印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標准作為基本紙型的。
鑒於A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是採用A4型紙。國際會議也無一不是採用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查，在所收集到的公文範例中，無一不是採用A4型紙作為公文用紙。
(2)我國已基本具備採用國際標准A4型公文用紙的條件
我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制定了我國國家標准GB／T788和GB／T148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標准中，還規定了我國自己的標准16開型。隨著國際標准A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T148和GB／T788已作了修訂，明確規定國際標准A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙採用國際標准A4型，使我國公文用紙與國際標准接軌奠定了基矗
(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析
長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標准實際是日本早期用的標准。現今日本已不再使用該種紙型。
用這種紙型印製的公文承載有效信息量小，不利於與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統一規格，還有用B5型紙與l6開型紙混用的。紙型規格的不一，導致有的政府文件的前後頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。而國際標准A4型規格比較嚴格，無論在哪裡買到的A4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統一。因此淘汰l6開型公文用紙紙型，採用國際標准A4型作為公文用紙是十分必要的。[Page]
將公文用紙由l6開型改為國際標准A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設備製造企業已完全能夠生產製造符合國際標准A系列的印刷設備，並將逐步淘汰舊式生產設備。而且目前使用中的復印機、列印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設備也逐步進行了更新，可以印製A4型公文。
目前，淘汰16開型紙，採用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標准中都明確規定公文用紙規格一般採用國際標准A4型。
6公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其餘部分均為黑色。為避免在本標准後面各章條的敘述重復，在此作總體規定。
7排版規格與印製裝訂要求
7．1排版規格
正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。
7．2製版要求
版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標准，版心不斜，誤差不超過lmm。
7．3印刷要求
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
7．4裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。
長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。因此一些公文在印製和裝訂時由於不知道或不清楚有哪些統一要求，使得公文印製和裝訂不規范，質量差，也不嚴肅。所以在修訂標准時將公文印製和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印製和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印製和裝訂公文才是符合國家行業標準的。
(1)在標准中給出排版規格是保證公文行數和字數的統一。此規定，是為解決上述經常出現的問題而採取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應按照這一規定執行。但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調整某一面的字數和行數，以保證下一面有公文的正文內容。這種情況就屬特殊情況。所以在標准中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。
(2)在標准中給出製版要求，是保證採用製版印製公文的部門在製版過程中能夠有一可操作的規定，以保證公文印製質量，減少不合格公文的出現。
(3)在標准中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質量控制。關於印刷製品的質量標準是有很多指標的，在此標准中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標；這些指標只要認真對待
是很容易實現的。值得提出的是，為使今後公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標准中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標准中給出的油墨色譜來印製公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。
(4)在標准中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質量控制。由於公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。在我們的調查中發現，一些公文在裝訂時不規范，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規范，因而導致公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。本標准將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最後一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。[Page]
8公文中各要素標識規則
本標准將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
本標准將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是採用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。其中「眉首」、「版記」兩個概念在公文印製行業已多年使用，「主體」是本標准提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標准對眉首所合各要素位置的規定，就可以設計文件的「紅頭」部分(具體設計方法後文介紹)。
主體的特點是位置經常變動，依公文內容的長短而定。由於公文實質性的內容均在此部分，稱之為「主體」有其道理。
版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。由於按本標準的規定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位於哪一面的問題；如果公文有附件，版記還有一個是放在正文後還是放在附件之後的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。

用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的「頭」，主體稱之為公文的「身」，版記稱之為公文的「腳」。把公文各要素分為「頭」、「身」、「腳」三部分，既便於從總體上掌握其聯系，又便於對其進行「解剖」，掌握其區別。這是本標准對公文結構劃分提出的新觀點，也是本標准在結構上的最大特點。
8．1眉首
8．1．1公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。
並不是所有的公文都需要編制份數序號。《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。
編份數序號的目的是准確掌握公文的印製份數和分發范圍和對象。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。
本標准規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。
一般來說，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少於兩位，即「1」編為「01」，如果單編「l」，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標准不作統一規定，公文印發機夫可自行掌握。本標准規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。
8．1．2秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用「★」隔開。
秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。根據《辦法》的規定，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規定分別標明「絕密」、「機密」和「秘密」。「絕密」是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；「機密」是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；「秘密」是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。[Page]
保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。如公文針發單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度後標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用「★」隔開。如：絕
密★3個月，意味著該公文屬於絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等級兩字之間應空l字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該欄位不致過長。
8．1．3緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
緊急程度是對公文送達時限的要求。根據《辦法》規定，緊
急公文應當分別標明「特急」、「急件」。具體「特急」和「急件」的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。在標准中只規定緊急程度的標識位置是居於版心右上角頂格第l行。
如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時，按照秘密等級
在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。 <

br> 8．1．4發文機關標識
由發文機關全稱或規范化簡稱後加「文件」組成；對一些特
定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。友文機關標識上
邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22mm×15mm(高×寬)。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，「文件」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
發文機關標識即人們通常所稱的「紅頭」。它是由發文機關
全稱或規范化簡稱加「文件」二字組成的。發文機關全稱應以批准該機關成立的文件核定的名稱為准。規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。
有一些特定的公文在發文機關名稱後面不加「文件」二字，如國務院就有「國務院任免通知」紅頭形式，本標准給這類「紅頭」留了餘地，未規定一律要加「文件」二字，但只限於特定的公文。一般來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加「文件」二字。
發文機關標識的字體，本標准推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術的成分，應該說不適於標識具有執法職能的國家行政機關的公文。
發文機關標識的字型大小，本標准以22mm×15mm為高限，現行「國務院文件」的字型大小即是22mm×15mm。本標准以此為高限，就是要求除「國務院文件」以外，其他各級行政機關標識的字型大小要小於「國務院文件」，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體字型大小各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。
關於發文機關標識的位置，本標准提出了兩種。第一種是用於平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用於標識上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設計文件紅頭時，發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。
第二種僅限於上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至
版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。[Page]
各行政機關在設計文件「紅頭」時，兩種形式均應具備，即
平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。
關於聯合行文，本標准規定「文件」兩字居於發文機關名稱
右側上下居中。本標准還特別提出「文件首頁必須顯示正文」這
一明確要求。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯
合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什麼，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發文機關過多隻能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字型大小縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字型大小、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。
8，1．5發文字型大小
發文字型大小由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識
下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧「〔]」括入；序號不編虛
位(即1不編為O01)，不加「第」字。
發文字型大小之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
發文字型大小由發文機關代字、年份和發文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有「鐵辦」、「鐵財」等，「鐵」代鐵道部，「辦」、「財」代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較准確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有「國發」、「國函」，「國」代國務院，而「發」和「函」則代「國務院文件」和「國務院函」這兩種發文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。
年份要用全稱，不應簡化，如「87」、「93」等均屬標識不正確。年份應用六角括弧「〔〕」括起。注意六角括弧不是數學公式的中括弧，因為當引用公文時，標題後面的發文字型大小要用圓括弧「()」括起，如果年份用中括弧括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為「六角括弧」是基於與數學的中括弧相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括弧括起，今後也要按本標準的規定使用六角括弧。
序號是發文的流水號。一般都是按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標准規定序號不編虛位，不加「第」(有的單位加「字」)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數。
發文字型大小的位置，本標准規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字型大小之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發

文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字型大小應標在第3行，並且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字型大小應居中。
8，1．6簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字型大小右側。發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字型大小與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。[Page]
簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標注簽發人。本標准規定應平行排列於發文字型大小右側，也就是要和發文字型大小同處在第3行，不過此時發文字型大小便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意「簽發人(會簽人)」
三字用仿宋體，簽發人(會簽人)姓名用楷體。這樣規定是使簽發人(會簽人)的姓名突出、醒目。
如果有多個簽發人，或者有的文件按規定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發文字型大小應始終放在紅色反線之上的最後一行，文件主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置；其他簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最後的簽發人或會簽人要與發文字型大小同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發文字型大小居左空1字和簽發人．姓名居右空l字的要求不變。
8，2主體
8．2．1公文標題
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
本標准規定公文標題在紅色反線之下空2行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備列印公文的情況下，居中排列不難做到，按「居中」鍵即可。但要做到排列對稱美觀並且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標准規定原則的前提下適當變通。例如，本標准規定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發文機關多、簽發人會簽人多，本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以採取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規定，如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定，簽發人或會簽人多但最後一個簽發人或會簽人要與發文字型大小同處最後一行是基本規定；標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。這樣，在執行本標准時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。
8．2．2主送機關
標題下空l行，左側頂格用3專仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
本標准規定主送機關在標題下空l行頂格標識，回行時仍頂格。本標准又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法
參考資料：《國家行政機關公文格式》釋義
參考資料：《國家行政機關公文格式》釋義

❻ 行政公文中，留姓名和電話號碼應在什麼位置

寫在成文日期的下一行加括弧標注。《國家行政機關公文格式》8.2.7項規定：公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括弧標識在成文時間下一行。

根據《國家行政機關公文處理辦法》第十條的第五款的規定：上行文應當註明簽發人、會簽人姓名。其中，「請示」應當在附註處註明聯系人的姓名和電話。

第十一款：公文如有附註（需要說明的其他事項），應當加括弧標注。

例如：

（成文日期，印章）2011年4月6日

（聯系人：******* 電話：138*******7） （附註）

(6)文件格式中姓名放在哪裡擴展閱讀：

公文各要素和標識簡單介紹。

一、眉首部分

主要標識公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字型大小、簽發人等要素。

二、主體部分

主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發文機關印章、附註等要素。

三、版記部分

主要標識主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等要素。