㈠ 電子文件的歸檔管理有哪些具體要求
電子文件的歸檔管理有哪些具體要求
目前學術界關於檔案的定義還不統一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下我為大家整理了電子文件的歸檔管理有哪些具體要求的詳細內容，希望對大家有所幫助！
電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的離線載體上。具體要求：
（1）凡在網路中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔；
（2）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對於加密電子文件，則應在解密後在製作拷貝；
（3）推薦採用的`載體，按優先順序依次為：只讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟等。不允許用軟磁碟作為歸檔電子文件長期保存的載體；
（4）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態；
（5）特殊格式的電子文件，應存儲載體中同時存在相應的查看軟體；
（6）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟體、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應以盤為單位填寫；
（7）對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄；
（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。 ;
㈡ 密級文件管理規定
密級是檔案文件保密程度的等級，一般分為絕密、機密、秘密三級，那麼密級文件有哪些相關管理規定呢?下面我給大家介紹關於密級文件管理規定的相關資料，希望對您有所幫助。
密級文件管理規定如下
一、 秘密文件的范圍
第一條 凡不能公開發表的涉及黨與國家秘密的文件、檔案、電報、圖表、資料、圖書、刊物、教材、照片、錄音帶、錄相帶、擬制文件和資料過程中形成的草搞和清樣，打字臘紙、復印廢頁、印刷余份等，都屬本辦法所指的秘密文件的管理范圍。
第二條 秘密文件根據秘密程度的高低劃為絕密、機密、秘密三個等級。各單位應根據《中共中央辦公廳關於秘密文件管理工作的暫行規定》(中發〔64〕627號文件)精神和上級主管部門的有關規定，結合本單位的實際情況，擬定秘密文件的密級劃分細則。
第三條 不宜對外公布的文件、刊物、資料、圖片等，可做為內部材料，不劃密級，但應注意保存，不經主管部門許可，不得對外泄露。
二、 文件制發
第四條 文件制發部門要根據文件內容、秘密程度和工作需要，確定適當的密級、印份、發送范圍和閱讀級限，由制文部門的負責人核定簽印。
第五條 秘密文件必須嚴格按照批准份數，一律由內部機要列印人員或具備保密條件的印刷單位印製，絕密文件應指定專人負責印製。
三、 文件管理第六條 各單位的秘書部門，是負責管理秘密文件的機要部門，是秘密文件收發、運轉的樞紐，必須嚴格責任制度，切實做好秘密文件的接收、登記、分發、運轉、清退、立卷、保管、銷毀和移交等各個環節的保密。
第七條 參加會議帶回的秘密文件，須交秘書部門的文件管理人員，個人不得保存。
第八條 秘密
文件應由經管文件的人員拆封，領導親啟件應由本人或指定專人拆封，他人不得自行拆閱。
第九條 嚴格執行關於翻印、復印文件的規定。上級機關的發文，屬機密、秘密級文件，須經市委或市政府分管秘書長批准後翻印、轉發。凡絕密或註明不準翻印的文件，一律不得自行復印、翻印。確因工作需要必須復印時，經制文部門同意，並要嚴格控制份數，不得改變使用范圍。復印件要同原件同樣管理。
第十條 縣、團級以上單位，未配專職文書人員的，不發給文件。
第十一條 秘密文件必須存放在有保密保障的庫房或文件櫃內，對平時使用的秘密文件，應妥善保管，用後隨手入櫃加鎖。
四、 文件閱讀
第十二條 秘密文件要嚴格按照規定的范圍傳達、閱讀，不經制文部門的同意，不得自行擴大范圍，也不得向無關人員泄露文件內容。
第十三條 傳閱秘密文件，要由機要人員填寫傳閱單，統一掌握，閱後主動退回，不要橫傳，對急辦的文件，機要人員要及時催辦。
第十四條 秘密文件應在辦公室或閱文室閱讀，不得帶到宿舍、醫院或其他公共場所。
第十五條 借閱秘密文件，要履行嚴格的借閱手續。絕密文件應當天交回，再用再借。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺做到按期歸還。文書人員對借出的文件應及時追回。
第十六條 不經組織批准，個人不得隨意摘記秘密文件內容，不得利用秘密文件和內部資料為公開報刊撰寫稿件。
五、 文件傳遞
第十七條 傳遞秘密文件必須遵守下列規定：
(一)發往外地，應由機要通信部門遞送，不得使用普通郵政。重要密件，須由機要交通遞送或派兩名專人護送。
(二)市內傳遞，由機要人員遞送。絕密件、密碼電報，須由機要人員用專車遞送。
(三)單位內部傳遞，要有專人負責，嚴格簽收手續，無關人員不得代收、代送。
(四)向駐外機構遞送，要按外交部的有關規定辦理，不得在公開函電中暴露我秘密機構的名稱和性質。
(五)向我駐港澳機構寄發文件、資料和函件，一律通過機要寄「廣東省委第八辦公室」轉送，不得向港澳直接郵寄。
(六)文件要密封，標明密級，放在文件包、箱內，做到文件不離人，專程直送，不得他往，並嚴格簽收手續。
第十八條 幹部外出工作，不得隨身攜帶絕密、機密級文件。幹部 出國 工作，一律不準攜帶各類秘密文件，如有特殊需要，按外交部有關規定執行。
六、 文件核對和清退
第十九條 各單位文件管理人員對保管的秘密文件應做到：絕密文件一周一核對;機密文件半月一核對;秘密文件一月一核對。在核對中發現短缺文件應立即查找，其中秘密以上文件應立即 報告 上級主管部門。
第二十條 市直單位對其下屬單位的文件實行一季度一清退。每年三月底市委、市府兩個辦公廳將上年各類秘密文件的清退情況向市保密委員會作出報告。
七、 文件交接
第二十一條 機構撤銷、合並時，原機構的秘密文件應隨同文書檔案按下列辦法處理：
(一)應清退的，退回原發文部門;
(二)應歸檔的，整理立卷移交檔案部門;
(三)需帶往合並單位的，移入合並單位;
(四)無保存價值的，按規定銷毀。
原機構應按上述辦法將文件、檔案登記造冊，認真移交，待向上級主管部門報告並經同意後，始得結束工作。
第二十二條 經管秘密文件的人員工作變動時，須對所管秘密文件進行清點移交。所有工作人員(包括領導幹部)調動工作時，對個人使用的秘密文件不得私自帶走，更不能隨意銷毀或遺棄，必須全部移交清楚後，才能離開。
八、 文件立卷，歸檔
第二十三條 文書人員按照立卷規定的要求，在搞好文件催辦和清理的基礎上，分類立卷歸檔，並於三月底前移交檔案室統一保管。
九、文件銷毀
第二十四條 銷毀秘密文件，必須登記造冊、經領導審查批准;任何個人不得自行銷毀、處理。
第二十五條 銷毀秘密文件，必須派專人護送到指定的造紙廠監督銷盡。市內五區安排在青島造紙廠、人民造紙廠監銷，各縣(市)和黃島區要根據實際情況，選定有保密條件的造紙廠監銷。在裝卸、運送、監銷過程中，要有安全 措施 ，嚴防丟失或被竊。
第二十六條 一切屬於保密范圍的文件和資料，均不準向物資回收部門或私人出售。
十、機要人員條件及職責
第二十七條 各單位配備管理秘密文件的機要人員，必須選拔政治可靠，作風正派，責任心強的共產黨員或共青團員擔任。並要堅持先審後用和先培訓後上崗的原則，對不適合做機要工作的人員，應及時調整。
第二十八條 經管秘密文件的機要人員必須盡到下列責任：
(一)努力學習馬列主義、毛澤東思想和黨的方針政策，堅持四項基本原則，鑽研業務，不斷提高政治水平和業務水平。
(二)對黨忠誠，堅守崗位、遵守紀律，熱愛本職工作，對刺探、竊取、出賣國家秘密的行為及時檢舉，敢於斗爭。
(三)模範遵守中央十項保密守則和省、市的有關保密規定。
(四)文件管理清楚，各種手續完備，文件運轉及時、准確，不失密。
第二十九條 承印秘密文件的單位，要對職工加強保密 教育 ，落實保密措施，確保文件印刷過程中的安全。
十一、 獎懲辦法
第三十條 對嚴格執行保密制度，保密工作成績突出者;及時發現他人違犯保密制度，堵塞失、泄密漏洞，避免重大損失者;在危難情況下，不顧個人安危，維護和保衛秘密文件安全者，應給予表揚和獎勵。
第三十一條 凡違犯保密制度，造成失、泄密事故(包括丟失秘密文件)者，應視其情節輕重，給予批評教育或黨紀、政紀處分，直至追究法律責任。
十二、 附則
第三十二條 各單位要根據本辦法，結合本單位工作實際需要，制訂秘密文件管理細則。
第三十三條 各單位黨、政領導要切實加強對本單位文件管理工作的領導，模範地執行本辦法，並督促檢查對本辦法的執行情況。
本辦法從一九八七年公布之日起執行。
密級文件管理規定相關 文章 ：
1. 保密文件管理規定3篇
2. 進一步加強涉密文件的管理規定
3. 機要文件相關管理規定
4. 辦公室文件管理制度3篇
5. 公司文件管理規定範文3篇
6. 文件管理制度範文3篇
㈢ 公司內部文件管理規定範文
為了保證公司文件的完整，便於查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全，要對公司的文件做好管理。下面是公司內部文件管理細則，歡迎參閱。
公司內部文件管理規定 範文 1
1.目的
為了更好的規范公司各類文件的發放與存檔管理，樹立公司正規嚴謹的良好形象。
2.適用范圍
公司及公司各部門、各門店對內發文。
3.標准
結合公司實際要求，在遵循文件格式及標準的前提下，對其格式及標准進行了靈活運用。
4.內容
4.1公司常用文件
4.2規格：統一使用A4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。
4.3公司各部門代碼：
總經辦：ZJB;
人事行政部：RZ;
運營部:YY;
商品部：SP;
市場部：SC;
財務部：CW;
4.4保密等級：公司文件管理分A、B、C、D、E五個保密等級
A級：機密文件，限總經理、董事會等以上成員知悉;
B級：高級文件，限部門經理以上管理成員知悉;
C級：中級文件，限相關部門內部成員及經理以上管理成員知悉; D級：普通文件，限公司內部所有成員知悉;
E級：一般文件，限公司內部及門店所有成員知悉。
5.文件的擬稿、審批、發放與簽收
5.1擬稿
5.1.1各部門文件的草擬由各部門負責起草，起草應做到符合國家法律法規及公司相關管理制度，部門負責人負責文件審核。
5.1.2正文要情況清楚、觀點明確、表述准確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲，字詞規范、標點正確、篇幅力求簡短。
5.2審批
5.2.1公司級所有發文、制度由公司總經理審批後，方可用印並流轉;
5.2.2如未經審批進行發文或發文中存在明顯錯誤，造成不良後果的將追究相關負責人責任。
5.2.3考慮到公司實際情況，公司對內緊急公文先以總經理確認後的電子版上傳到共享並以電話通知方式先行操作，後補發紙質版並簽收。
5.2.4公司職能部門對部門的通知等不需上升至公司級文件的無需以此文件要求執行。
5.3發放與簽收
5.3.1公司文件發放/流轉/存檔均由人事部負責
5.3.2公司的文件均由各部門負責人在原稿上簽收，同時部門負責人好做部門內其他員工的文件流轉工作。
6.生效日期
6.1本管理制度自2013年4月8日起實施。
6.2本制度最終解釋權歸人事部負責
公司內部文件管理規定範文2
第1章 總則
第1條 目的。
通過對公司內部文件控制流程進行管理，使文件管理控制工作更加系統、科學、規范、高效，以保證各部門及人員及時、正確地使用有效文件，提高工作效率。
第2條 適用范圍。
本制度中的“文件”包括公司日常運營過程中產生或所需的文件資料、公司業務往來公文以及公司對內發布的所有流程、制度、作業標准與規范、作業指導書等。
根據公司各類文件的性質進行縱向層級劃分，可分為下列五級文件。
第3條 管理職責劃分。
(1)各級主管副總主要負責所轄職責范圍內的文件進行審核、批准工作，其中，總經理(或管理者代表)還承擔著對公司各類體系文件進行定期評審的職責。
(2)總經理辦公室主要負責公司一級文件的組織編制、審核，以及二級文件的會審組織工作。
(3)人事行政部負責本制度的編制、解釋與修訂工作，並由其行政專員負責公司營運、資質類文件資料的保管;其中，人事行政部下轄體系文件管理室，並由其文控員專職負責公司各類體系文件的統一編號、收發、存檔、作廢等管理事宜。
(4)各職能部門負責對各歸口職能和分管業務線的有關文件的編制和副本保管工作。
第2章 公司內部文件編碼細則
第4條 公司內部文件的編碼主要由以下五個部分組成。
(1)第一部分：公司代號，代碼為×××。
(2)第二部分：層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。
(3)第三部分：大類代碼，代碼分別為綜(綜合管理類)、制(生產製造類)、市( 市場營銷 類)、研(研發類)、其( 其它 類)等。
(4)第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(目標計劃類)、人力(人力資源類)、辦公(辦公類)、總務(總務後勤類)、保衛(保衛類)、生產(生產類)、質管(質管類)、項管(項目管理類)、產研(產品研發類)、其(其它類)等。
(5)第五部分：文件流水號，代碼為001～999。
第5條 公司內部各級文件編碼示例如下(以人事行政部文件為例)。
(1)一級文件：×××1—001。
(2)二級文件：×××2—綜—001。
(3)三級文件：×××3—綜—行政—001。
(4)四級文件：×××4—綜—行政—001。
(5)五級文件：×××5—綜—行政—001—001。
第3章 公司各級文件編制、審核、審批規定
第6條 公司一級文件，由公司總經理辦公室組織相關人員進行編制。一級文件編制完成後，需經總經理辦公室主任審核後，交由公司總經理審批。
第7條 公司二級文件，由各業務歸口部門協同流程協同作業部門共同編寫。二級文件編制完成後，由總經理辦公室組織相關部門及人員進行會審。經會審後，二級文件需交總經理審批。
第8條 公司三級文件，若其覆蓋范圍超過2個(含2個)職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，並交主管副總審核後，交總經理審批。具體分工如下。
(1)目標類、計劃類三級文件由總經理辦公室負責組織編制，交分管運營副總審核。
(2)人事、行政、總務類三級文件由人事行政部負責組織編制，交分管行政副總審核。
(3)財務類三級文件由財務部負責組織編制，交分管的財務副總審核。
(4)生產製造類三級文件由生產部組織編制，交分管的生產副總(或廠長)審核。
(5)市場營銷類三級文件由營銷部及相關部門組織編制，交分管的營銷副總審核。
(6)供應類三級文件由采購部及相關部門組織編制，交分管的運營副總審核。
第9條 公司四、五級文件的編制、審核、審批規定如下表所示。
公司四、五級文件的編制、審核、審批規定表
第10條 除部門、車間內部文件外，其它公司內部文件在內容審核後，必須交人事行政部或體系文件管理室進行有關文檔格式、文件內容重復性與沖突性的二次審核。二次審核合格後，各文件編制部門方可送交相關批准人批准。
第4章 文件發放管理規定
第11條 所有公司內部發布的文件均需由人事行政部制定分發號，加蓋“受控”章才能發放。每份文件不同的復印件必須註明不同的分發號，以便追溯。
第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負責發放管理工作，其它內部文件的發放由人事行政部行政專員負責實施。
第13條 根據文件發放批量劃分，文件發放主要兩種情況：大批發放與零星發放。
(1)大批發放時，應建立《公司內部文件配置、發放與回收登記表》，並報各文件歸口職能部門的分管副總審批。
(2)零星發放時，應建立《公司內部文件發放與回收登記表》。
第14條 文件領用人應在《公司內部文件配置、發放與回收登記表》或《公司內部文件發放與回收登記表》上簽名後，方可領取注有分發號和“受控”狀態標識的文件。
第15條 領用部門領到文件後，應及時建立《收文登記表》。
第16條 文件發放完畢後，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應及時對文件進行分類、歸檔保存，並更新《公司內部文件清單》。
第5章 公司內部文件使用與借閱規定
第17條 文件使用部門應及時向相關人員進行文件內容宣貫、培訓，將文件放置在適當的位置(場所)，確保相關人員能夠及時、正確地使用文件。
第18條 當出現以下情況時，使用部門可填寫《文件領用、借閱申請表》，申請更換或增發。
(1)文件破損嚴重影響使用時。
(2)根據使用需要須新增、改版時。
(3)文件丟失需重新領用時。
第19條 《文件領用、借閱申請表》需經人事行政部審批後方可實施更換或增發。更改或重新領用時，使用原文件分發號;增發時，應按原分發號順序新增一個分發號。
第20條 公司內部文件借閱規定如下。
(1)當其他公司或個人需借閱文件時，應填寫《文件領用、借閱申請表》，經人事行政部或體系文件管理室批准後，行政專員或文控員方可辦理借閱手續，並負責催討。
(2)借閱時最長時間不得超過半個月。
(3)公司內部各部門、各車間需借閱文件時，應經人事行政部或體系文件管理室審批和登記後，方可辦理借閱手續。借閱時，行政專員或文控員要負責明確借閱期限與催討工作。
第6章 公司內部文件更改、回收、作廢與評審規定
第21條 公司內部文件在使用時若遇到下列情形之一的，應進行修改。
(1)公司現行文件與有關國際標准、國家標准、地方標准和法規及行業標准相沖突時。
(2)文件內容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。
(3)文件的內容不正確、不適合或操作性不強時。
(4)有更合適、更先進的或更具可操作性的產品標准、操作 方法 、管理手段時。
第22條 文件修改程序規定如下。
(1)公司一級文件修改或其它各級文件大批修改時，公司應專門成立文件修改小組進行運作，修改完後的審核、批准、發放使用以及舊文件回收均按本制度的相關條款執行。
(2)文件需要更改時，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》並附具體修改內容，交文件原審核人審核、原批准人批准後方可進行文件更改。
(3)文件更改由人事行政部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負責組織實施。更改可採取劃(改)或換頁等方式，同時要做好修改狀態標識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應覆蓋該文件發放的所有場所。如採取換頁的形式，應將原未更改的頁面回收。
第23條 文件回收與作廢規定如下。
(1)當文件改版或修改時，會產生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應做好作廢文件的回收、登記和標識區分工作。
(2)作廢文件應進行定期處理。行政專員或文控員應填寫《作廢文件審批表》交部門主管批准後方可處理，將作廢文件保留一份，並另加蓋“作廢存留”標識，歸檔保存一年備查，其他的進行銷毀。
第24條 文件評審規定如下。
(1)人事行政部經理應定期組織行政主管、行政專員等相關人員做好文件評審工作。
(2)文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結合，評審內容包括現有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續改進文件的可操作性和科學性。
第7章 附則
第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權歸人事行政部所有。
第26條 本制度經行政副總審核、總經理審批後，自發布之日起開始執行。
公司內部文件管理規定範文3
為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特製定本規定。
1、文件的發放：
(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件列印並復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。
(3)任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。
(4)需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改後不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並列印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況(屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可)送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。
(2)文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。
5、其它規定：
(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。
(5)發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交文件編制形成部門。
(6)文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。
6、任何人未經總經理批准，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。
7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。
公司內部文件管理規定範文4
一、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。
2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特製訂本制度。
3、適用范圍:適用於本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標准、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬體編程手冊、軟體安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發 總結 、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標准和規定要求。
3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的准確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發的整個周期中，設計人員必須按照技術文件規范認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的伺服器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新伺服器中的文件，保證開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為准，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准;技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光碟簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光碟或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須註明光碟的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫<設計項目歸檔資料清單>，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法保持不具許可權的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫<借閱登記表>，然後方可通過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的文件進行查閱。
3、對於借閱的文件，不得私自列印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整<借閱文件記錄表>。
六、責任追究
㈣ 電子文件的歸檔管理有哪些具體要求
電子文件歸檔與管理規范 （GB/T18894-2002）
1 范圍
本標准規定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。
本標准適用於黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標准。
2 規范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標准，然而，鼓勵根據本標准達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新報版本適用於本標准。
DA/T 18 檔案著錄規則
DA/T 22 歸檔文件整理規則
3 術語和定義
下列術語和定義適用於本標准。
3.1
電子文件 electronic records
指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網路上傳送的文件。
3.2
歸檔電子文件 archival electronic records
指具有參考和利用價值並作為檔案保存的 電子文件（3.1）
3.3
背景信息 context
指描述生成 電子文件（3.1） 的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。
3.4
元數據 metadata
指描述 電子文件（3.1） 數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬體和軟體環境、文件處理軟體、字處理和圖形工具軟體、字元集等數據。
3.5
邏輯歸檔 logical filing
指在計算機網路上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將 電子文件（3.1） 的管理許可權向檔案部門移交的過程。
3.6
物理歸檔 physical filing
指把 電子文件（3.1） 集中下載到可離線保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
3.7
真實性 authenticity
指對 電子文件(3.1) 的內容、結構和 背景信息（3.3） 進行鑒定後，確認其與形成時的原始狀況一致。
3.8
完整性 integrity
指 電子文件（3.1） 的內容、結構、 背景信息（3.3） 和 元數據（3.4 ）等無缺損。
3.9
有效性 utility
指 電子文件（3.1） 應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
3.10
捕獲 capture
指對 電子文件（3.1） 進行實時收集和存儲的方法與過程。
3.11
遷移 migration
指將源系統中的 電子文件（3.1） 向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。
4 總則
4.1 電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。
4.2 應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。
4.3 應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。
4.4 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須製成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。
4.6 應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。
5 電子文件的真實性、完整性和有效性保證
5.1 應建立規范的制度和工作程序並結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規范。
5.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發者等）。
5.1.2 登記處理過程中的各類操作者（打字者、發文者、收文者、存儲管理者等）。
5.1.3 登記處理過程中產生的責任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。
5.1.4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。
5.2 應採取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。
5.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與許可權控制。
5.2.2 設置符合安全要求的操作日誌，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。
5.2.3 對電子文件採用防錯漏和防調換的標記。
5.2.4 對電子印章、數字簽署等採取防止非法使用的措施。
5.3 應建立電子文件完整性管理制度並採取相應的技術措施採集背景信息和元數據。
5.4 應建立電子文件有效性管理制度並採取相應的技術保證措施。
5.5 電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等採取與系統安全和保密等級要求相符的防範對策，主要有：網路設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。
6 電子文件的收集與積累
6.1 收集積累要求
6.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
6.1.2 當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應採取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲於能夠離線保存的載體上。
6.1.3 對在網路系統中處於流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應採取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。
6.1.4 對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應註明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟體。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
6.1.5 對用掃描儀等設備獲得的採用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟體一並收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。
6.1.6 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應註明其軟硬體環境和相關數據。
6.1.7 對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術製作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮演算法和相關軟體。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。
6.1.8 對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟體。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
6.1.9 對通用軟體產生的電子文件，應同時收集其軟體型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟體產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟體一同收集。
6.1.10 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一並收集。
6.1.11 對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。
6.1.12 定期製作電子文件的備份。
6.2 電子文件的登記
6.2.1 每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記（見附錄A的表A.1和表A.2）。
6.2.2 電子文件登記表應與電子文件同時保存。
6.2.3 電子文件登記表如果製成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件並與相應的電子文件拷貝一起保存。
6.2.4 電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；F——正式電子文件。
6.2.5 電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈結文件；P——程序文件；D——數據文件。
7 電子文件的歸檔
7.1 歸檔要求
文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的離線載體上。
7.2 鑒定
7.2.1 電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。
7.2.2 歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，並由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）。如果文件形成單位採用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟體一同移交給接收單位。
7.2.3 電子文件的歸檔范圍參照國家關於紙質文件材料歸檔的有關規定執行，並應包括相應的背景信息和元數據。
7.2.4 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關於紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。
7.3 歸檔時間
邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。
7.4 檢測
在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬體環境的有效性，軟體環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。
7.5 歸檔
電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然後定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。
7.5.1 邏輯歸檔
將電子文件的管理權從網路上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。
7.5.2 物理歸檔
7.5.2 .1 凡在網路中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。
7.5.2 .2 把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對於加密電子文件，則應在解密後再製作拷貝。
7.5.2 .3 本標准推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟等。不允許用軟磁碟作為歸檔電子文件長期保存的載體。
7.5.2 .4 存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。
7.5.2 .5 特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟體。
7.5.2 .6 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟體、其他說明等一同歸檔，並附《歸檔電子文件登記表》（見附錄A的表A.4和表A.5）
歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁（見附錄A的表A.4），以件為單位填寫續頁（見附錄A的表A.5）。
7.5.2 .7 對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。
7.5.2 .8 歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
8 歸檔電子文件的整理
8.1 歸檔電子文件的整理按DA/T 22規定的要求進行。
8.2 歸檔電子文件以件為單位整理。
8.3 同一全宗內的電子文件按照年度—保管期限—機構（問題）或保管期限—年度—機構（問題）等分類方案進行分類。
8.4 按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。
8.5 電子文件的著錄應參照DA/T 18進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識（參見本標准第5章中列舉的責任者、操作者、背景信息、元數據等）。
8.6 將著錄結果製成機讀目錄和紙質目錄。
9 歸檔電子文件和移交、接收與保管
9.1 移交、接收與保管要求
對歸檔電子文件，應按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格後將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。在已聯網的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網路上進行，但仍需履行相應的手續。
9.2 移交、接收檢驗
9.2.1 文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。
9.2.2 檢驗項目如下：
——載體有無劃痕，是否清潔；
——有無病毒；
——核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；
——核實登記表、軟體、說明資料等是否齊全；
——對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟體、版本、操作手冊等是否完整。
檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）的相應欄目。
9.2.3 檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新製作，並再次對其進行檢驗。
9.3 移交手續
檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）的填寫，簽字、蓋章環節。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。
9.4 保管要求
歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：
a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄塗層。
b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
c)存放時應遠離強磁場、強熱源，並與有害氣體隔離。
d)環境溫度選定范圍：17℃~20℃；相對溫度選定范圍：35%~45%。
歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件。
9.5 有效性保證
9.5.1 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少於3年，保留期滿後對可擦寫載體清除後重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。
9.5.2 對磁性載體每滿2年，光碟每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10%，如發現問題應及時採取恢復措施。
9.5.3 對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少於4年。
9.5.4 檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》（見附錄A的表A.6）
9.6 遷移
隨著系統設備更新或系統擴充，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作，並填寫《歸檔電子文件遷移登記表》（見附錄A的表A.7）
9.7 利用
9.7.1 歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批准任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。
9.7.2 利用時應使用拷貝件。
9.7.3 利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件採用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。
9.7.4 利用者對歸檔電子文件的使用應在許可權規定范圍之內。
9.8 歸檔電子文件的鑒定銷毀
9.8.1 歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關於檔案鑒定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續後實施。
9.8.2 屬於保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，並在網路中徹底清除。不屬於保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。
9.9 統計
檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。
㈤ 保密文件管理要求是什麼
法律分析：一、涉密文件的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴格履行審批、清點、登記、簽收等手續。二、涉密文件由單位保密員統一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專櫃存放，個人不得私自保存涉密文件資料。三、發出、收到和內部運轉的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，在交接時，必須履行簽字手續。外出開會發的秘密文件，要妥善保管，回單位後及時交給保密員處理；四、傳閱涉密文件、資料，由保密員直接傳遞，不得任意橫傳。因工作需要長時間使用的，要向保密員辦理手續。
法律依據：《涉密文件保密管理規定》
五 涉密文件、資料，不經上級同意，不得自行擴大閱讀范圍，不得自行復印、翻印或轉載，不得向規定范圍以外的人員泄露。
六 凡因工作需要復印、印製涉密文件資料，應按規定辦理相關手續。復印後的涉密文件資料按涉密文件管理。
七 確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的，需經主管領導批准並採取相應的保密措施。不準在公共場所停留、游覽、購物、探親訪友等，返回單位後要及時交保密員保管，確保國家秘密安全。
八 幹部調動工作時，應將自己使用的文件、資料進行清理，全部 移交。
九 涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應當及時清退，需要銷毀的涉密文件資料，經主管領導批准後，登記造冊，交由區保密局統一集中銷毀，個人均不可自行、隨意銷毀。嚴禁將各類涉密載體或者內部資料、刊物當廢品出售。對違反保密規定，使涉密文件資料發生失泄密的，依照國家法律和有關規定嚴肅處理，追究責任。
十 涉密文件資料須定期收回上交，發現丟失，及時匯報並立即追查處理。
㈥ 公文文件格式管理規定
公文格式即公文文件規格樣式，是指公文文件中各個組成部分的構成方式，如何制定相關管理規定呢?下面我給大家介紹關於公文文件格式管理規定的相關資料，希望對您有所幫助。
第一章 格式管理規定
第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。
第二條 公文眉首一般包括文件名稱、發文字型大小、簽發人等內容。
1、文件名稱 由發文部門全稱或規范化簡稱加“文件”二字，用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷，置於眉首上部，發文字型大小之上，居中。兩個以上部門聯合行文，主辦部門應排列在前。
2、發文字型大小 包括部門代字、年份、順序號，置於文件名稱之下、橫線之上、左對齊。幾個部門聯合行文，只標注主辦部門發文字型大小。
3、簽發人 向上級部門報送的文件，要由主要負責人簽發，主要負責人外出時，由主持工作的負責人簽發。簽發人姓名置於發文號的同行右端。
第三條 公文正文部分一般包括標題、主送部門、內容、附件、發文部門、發文日期、印章等。
1、標題 置於眉首之下、主送部門之上、居中。標題一般應當標明發文部門名稱、事由、公文種類，要准確、簡要地概括公文的主要內容，標題中除法規、規章名稱和書名外，一般不用標點符號。
2、主送部門 是指公文的主要受理部門，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。一般置於標題之下、正文之上、左端頂格。一般普發公文，可主送幾個以上部門;向上請示，一般只寫一個主送部門，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他部門，可用抄送形式。
3、內容 是公文的主體，要求情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字簡煉、得體。公文如有附註(需要說明的其他事項)，應當加括弧標注。
4、附件 正文的補充說明或有關參考資料。附件名稱標於正文內容之後、發文部門之前，註明附件名稱和件數。附件與主件合訂在一起，並在正文之後。
5、發文部門 又稱落款。落款應當用全稱或規范化簡稱，置於正文內容末尾的右下方。幾個部門聯合發文，應將主辦部門排列在前。
6、發文日期 一般署會議通過日期或領導人簽發日期;聯合行文，署最後簽發部門領導人簽發日期;法規性公文，署批准日期，發文日期應當以漢字寫明年、月、日，置於發文部門署名的右下方。決定等不標明主送部門的公文，發文日期加小括弧置於標題下、居中。
7、印章 除會議紀要外，應當加蓋發文部門印章。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內容脫離的空頁上，要在該空頁的左上方標“(此頁無正文)”。聯合上報的公文，由主辦部門加蓋印章;聯合下發的公文，發文部門都應加蓋印章。
第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發部門、印發日期、印刷份數。公文為函件時，文尾只包括主題詞、抄送欄、份數等，且不注印發部門和印發日期;會議紀要用“分送”。
1、主題詞 反映文件主題內容的規范化名詞或名詞片語，置於發文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會議紀要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。
2、抄送部門 除主送部門外，其他需要執行和知曉公文的部門部門。送往上級部門的為“抄報”，送往同級部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報欄設在文尾主題詞之下。
3、印發部門、印發日期和印刷份數 印發部門是指印發公文部門的辦公部門;印發日期是印發部門印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印”;印刷份數是文件印刷的總數，一般是根據發放范圍、歸檔份數、發文部門留用等方面的需要來確定，印成“共印×××份”。印發部門、印發日期和印刷份數置於公文末頁下端。印發部門和印發日期在同一行左右兩側，中間隔一定距離。印刷份數置於其下橫線右下側、印發日期的下方。
第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排，左側裝訂，公文用紙通常用A4型(210毫米×297毫米)，公文首頁為印有眉頭的公文紙。公文發文字型大小用小三號新宋體、左對齊，簽發人右對齊;標題用小二號新宋體加粗、居中;內容用四號新宋體。發文部門署名與正文之間空2-3行，字體為四新宋體。
聯合行文，發文部門署名分二行，中間空1行，等寬，發文日期用四新宋體;主題詞用小四號新宋體加粗，詞與詞之間空一格，不加標點，左對齊;抄送欄全部為小四號新宋體，左對齊。列印、校對欄五新宋體。頁邊距：上、下各1.5厘米，左、右各2.5厘米。
固定值25磅行間距。結構層次序號要准確、清楚，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”，括弧外不能有標點。如果用“第一條”的形式表示，則下面的層級依次為“1”、“(1)”、“①”(①後不應有標點)，同級層號後的標點應統一。(公文排版格式見附件)
第二章 行文規則
第六條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。上級、領導請示問題，應做到一文一事，不得將請示事項夾在報告中。請示一般應明確一個主送部門，不要多頭主送，不要同時抄送下級部門。
第七條 對平級的、沒有領導或指導性關系的部門，不能發決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。
第九條 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。擅自行文，上級部門有權責令糾正或撤銷。
第三章 公文辦理
第十條 公文辦理分為收文辦理和發文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環節組成。
1、收文登記
對收進的紙質或電子文件，由行政部門分別簽收、流轉、登記及反饋。
2、閱批
收文登記後，公文由行政部門行政經理提出擬辦意見，轉相關部門會簽後，呈送領導閱批後，再由行政部門轉相關部門承辦或傳閱。急件應即時閱批。
行政部門作為文件的流轉部門，對領導針對文件提出的問題要及時溝通與回饋，每位領導除參加會議、公出、溝通文件相關內容情況，應在4小時內將文件簽批完畢，進行流轉。因出差外出，每天必須進行一次公司電子類文件的審查、簽批。
3、傳遞
各部門傳送文件應由專人負責。
4、催辦
各級文書工作人員應及時掌握公文運轉和處理情況，對辦理的公文要負責檢查催辦，承辦的公文辦理完畢後，應及時反饋，防止遺漏或延誤。行政部門可對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。
5、存檔
文件會簽、合同會簽進行完畢後，列印、整理會簽卡，並存檔。
第十一條 發文辦理由擬稿、核稿、簽發、編號、登記、繕印、校對、復印、發送等環節組成。
第四章 附則