對存檔文件進行整理叫什麼

Ⅰ 歸檔是什麼意思

歸檔：指將處理完並且具有保存價值的事情或文件經系統整理後交檔案室版（館）保權存備案(備查)的過程。

其特徵是指文書部門將辦理完並且有保存價值的文件，經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規定的一項制度，又叫「歸檔制度」。

歸檔的目的是長時間存放有組織的數據集，確保其將來能夠被精細地檢索。改進的磁帶是這種應用最理想的方式。

(1)對存檔文件進行整理叫什麼擴展閱讀：

歸檔時間：

1、要實行定期歸檔。定期歸檔，就是辦理完畢的文件材料由文書部門或業務部門整理、立卷後定期向檔案室移交。

2、移交的時間一般在第二年上半年， 一些專門性文件或駐地分散的個別業務單位的文件，可推遲至第二年的下半年。

歸檔范圍： 凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

歸檔案卷的質量要求：

1、原件歸檔；

2、應歸檔的文件材料齊全、完整；

3、文件和電報按其內容的聯系，合並整理、立卷；

4、對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。

Ⅱ 如何整理檔案

檔案整理是指將處於零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。
更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統稱，是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理，主要包括對檔案文件的內容真偽的鑒別，對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內容：
（一）檔案館對接收與徵集檔案的整理
1、系統排列和編目
在正規的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關檔案室根據入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內進一步系統地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調整
對於已經整理入館、入室保存的檔案，經過管理實踐的檢驗或專門質量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質量；另一方面，某些檔案材料由於保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發生了變化，因此也必須對其進行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和徵集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區分全宗、全宗內檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開放，發揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標准化的提高，對於檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便於保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以「案卷」為單位整理。
按「卷」整理是一種傳統的方法，一般可分以下幾個步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內容針對的時間把屬於不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環節，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便於保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行最後的全面調整，然後進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬於本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系，反映了立卷的特徵；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，並確定保管期限；檢查各卷夾內文件數量是否適當；
（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先後或重要程序排列）；
（5）編制卷內目錄（樣式附後）和備考表；
（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列後裝訂成卷或按件放入檔案盒內；
（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成；
（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然後按排列順序每年編一個流水號；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按「件」整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有：
（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對歸檔文件以「件」為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對分類後的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋「檔號章」（樣式附後），並填寫有關欄目的內容；

Ⅲ 檔案工作的內容

檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、開發利用等過程，通常稱為檔案工作的七項業務環節。

第一步：收集

檔案的前身是文件，文件是在社會活動中分散形成的，文件辦理完畢後，便於查考，對分散的文件進行挑選，選擇有繼續保存價值的文件，經歸檔整理後，集中保存在單位的檔案管理機構。

若干年後具有長遠保存價值的檔案，應按照規定移交有關檔案館保存，這就是檔案的收集工作。

檔案收集工作是分散到集中的過程，它是檔案工作的起點，也是檔案工作的首要環節。

第二步：整理

收集的 檔案 是相對零亂的，因為檔案數量較多，內容復雜，為了便於管理和利用，需要對零亂的檔案進行分門別類，使之規范有序，這就是檔案的整理工作。

檔案整理工作是由零亂到系統，從無序到有序，它是檔案工作的基礎。

第三步：保管

隨著時間推移，由於自然的和人為的各種因素影響，檔案總是處於漸變性的自毀過程，甚至造到突變性的破壞，比如：紙張發黃變脆、字跡褪色、火燒、水淹、蟲蛀、霉變等。

為了解決檔案的不斷損毀和長遠利用問題，就需要對檔案進行妥善保管，採用各種有效的保護措施，保證檔案的完整與齊全，延長其壽命，這就是檔案的保管工作。

第四步：鑒定

檔案數量日益增多，有些檔案失去了保存價值，為了防止檔案的龐雜，就需要剔除失去保存價值的檔案並進行銷毀，還要區分不同檔案的保存價值，以便分級保管，發揮重要檔案的作用，這就是檔案的鑒定工作。

第五步：統計

對檔案進行科學管理，需要對檔案和檔案工作的情況進行全面了解、做到「心中有數」 、「摸清家底」。

因此，對檔案和檔案工作狀況進行數量的統計、分析和研究，這就是檔案的統計工作。

第六步：檢索

檔案數量很多，基本上是按照自身形成的規律整理和存放的，但利用檔案的要求則是特定的、多方面的。

利用者面對浩如煙海的檔案，要查找自已所需要的檔案，猶如「大海撈針「，這就需要編製成套的檢索工具，從各種途徑揭示檔案的內容，供檔案人員和利用者使用，解決數量龐大的檔案資源與利用者的特定需求，這就是檔案的檢索工作。

第七步：開發利用

保存檔案的目的是向社會提供利用服務，充分發揮檔案的作用。

為了能使檔案的作用及時、充分的發揮出來，需要檔案人員開辟各種途徑，採取各種方式方法，對檔案進行研究挖掘，向利用者介紹檔案館（室）藏，提供檔案信息服務，這就是檔案的開發利用工作。

檔案工作七大業務環節之間的關系

（1）各項業務環節都是檔案工作的重要組成部分，必不可少、相對獨立。

（2）各項業務環節是相對獨立，但不是絕對獨立。不能機械的劃分先後順序，注意業務環節的銜接、相互交叉、滲透和影響，做到全面、統籌、協調、共同發展。

（3）各項業務環節是彼此依存相互制約的一個整體，不能把各業務環節進行割裂。

比如：收集工作必須與整理、鑒定工作相結合，整理工作與檢索工作相結合。

（4）各項業務環節之間是一種基本關系，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索都是為檔案開發利用環節創造條件的，它們屬於檔案基礎業務工作，所以檔案工作又可以劃分為基礎業務工作和開發利用工作。

關系：沒有基礎業務工作，但無法開展開發利用工作，沒有開發利用工作，基礎業務工作則失去了存在的意義和工作的目標。

需要妥善處理兩者關系，不能忽略和輕視任何一項工作，兩者不可偏廢。

Ⅳ 如何整理檔案

法律分析：
1、首先，准備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，並按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規整好，編上頁碼，然後靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，並按照不同的類別規整轉入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，並寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，並委派專人管理。

法律依據：
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應當進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應按經濟業務的性質和本單位的財務管理要求進行分類，一般應與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應當對一些無效或不需用的單據進行刪除。
(2)裝訂。由於原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類後應加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應當注意檔案厚度以便於使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應加以裝訂並編齊頁碼，對不宜裝訂的應當連號存裝，防止散落;對於採用財務軟體記賬的單位，其列印出的紙質會計檔案必須裝訂編號;對於具備採用磁帶、磁碟、光碟、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，並報財政部、國家檔案局備案，保管時採用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時於裝訂完畢的出納資料，應當立捲成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經辦人員等詳細內容，並加蓋單位公章和經辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調的是，出納賬簿在更換新賬簿後，應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理，對編號、扉頁內容、目錄等項目填寫不全的，應按照有關要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪後類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對於活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，並要像訂本賬一樣加上扉頁，註明單位名稱、所屬時期、共計頁數和記賬人員簽單等，並加蓋公章。

Ⅳ 檔案管理軟體有哪些品牌

市面上檔案管理軟文魚龍混雜，推薦1家非常不錯的檔案管理軟體廠商——藍凌軟體。他們是OA和知識管理老牌廠商，在檔案管理領域也是非常有經驗的，最新推出的藍凌數字檔案室平台，能滿足各級醫院、基層醫療機構不同管理階段需求，提供原生電子檔案管理、傳統載體檔案管理和紙電混合管理的三位一體數字檔案室整體解決方案。支持信創環境，可跨平台應用，適應Windows、Linux、國產系統（中標麒麟、統信UOS等）多種安裝環境。
1.檔案「收存管用」全程更高效：支持檔案在線、離線收集，批量導入合規又輕松；檔案整理，支撐多種分類，更有序；檔案保存，多格式、多方式更可靠；檔案自動統計，管用情況一目瞭然；檔案搜索、瀏覽、借用更便捷；日誌、許可權管理，保障檔案操作安全；流程自定義，滿足不同檔案業務需求。
2.第三方系統介面與數據包支持：採用Web Service等介面形式，實現核心OA、合同管理系統、招采系統、工程管理等業務系統檔案數據實時在線採集歸檔；還提供基於格式化文本/XML/資料庫的數據介面，可與第三方系統實現無縫對接，直接歸檔。
3.標准檔案整理與數字化流程：各崗位操作按ISO體系規范執行，公司下派品質管理部，深入項目嚴格質檢，確保每個項目品質；自主研發軟體實現批量作業、批量掛接、流水線管理，與單純數據服務單位相比，管理更科學，服務更高效。
4.豐富的檔案服務模式：
歷史存量檔案文件清理：對單位目前的存量檔案、實體文件進行規范化整理及數字化，並上傳至檔案管理軟體提供查詢。
檔案咨詢與培訓服務：對檔案員等進行相關業務培訓、法律法規及檔案體系要求宣貫、實操授課，快速提升檔案員工作能力，確保相關人員快速按要求獨立工作。
目標管理和測評顧問服務：按照檔案目標管理要求，對標進行檔案業務專項輔導，最終協助客戶完成目標認定或測評。
實體檔案庫房規劃服務：專用密集架建設：根據庫房大小量身定製密集架，提高檔案空間存放量；專業的檔案庫房監控軟體及設備：涉及溫濕度、防電、防盜等監控，保障檔案庫房安全無隱患；提供檔案室八防要求，使用方根據規章要求做好檔案室配套設備的應用。

Ⅵ 檔案管理工作內容是什麼

檔案管理工作內容是什麼1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便於將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案後，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。如發現折皺不平影響後期掃描質量的文件，應作相應的處理；如果文件有破損，應首先進行技術修復，並做好標注；對破損嚴重無法修復掃描的文件，要做好區分標注。3、檔案鑒定：隨著檔案數量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區分檔案不同的保存價值，以實現檔案的分級保管，發揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。4、影像檢查與處理：掃描儀完成後，採用自動處理和人工逐幅檢查圖像質量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質量，並及時進行調整，保證圖像順序正確。5、完整的 OCR識別：若項目需要實現全文檢索，則掃描圖像處理完畢後需要使用專業的識別軟體對數字圖像進行全文 OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結束後將版式還原轉換為雙層 PDF文件格式，可實現無障礙的全文檢索。6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務，充分發揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發揮，需要開辟各種途徑，採取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

Ⅶ 檔案整理工作的主要內容是什麼

區分全宗、全宗內檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制。檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規律以及特點，根據科學的理論和方法，將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項工作。

對於檔案整理工作而言，它的主要內容分為：區分全宗、全宗內檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內容後續我都會詳細講解，感興趣可以在評論區告訴我，會及時更新的。

對於現在的社會單位，行業是五花八門的，那麼單位形成的檔案一樣也是各種各樣的，不僅類別不同，有時載體也會不一樣，所以根據檔案的狀況不同，整理工作的內容也會出現差異。

整理過程

整理：

按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

來源原則：

把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

檔案實體分類：

根據檔案的來源、形成時間、內容、形式等特徵對檔案實體進行的分類。

立檔單位：

構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。

Ⅷ 什麼是文件歸檔歸檔的要求是什麼

摘
要:電子文件歸檔的質量要求總體上講就是三點，即：保證電子文件的真實性、完整性和有效性。所以，各單位在歸檔電子文件時應採取有效措施，滿足這三點要求。

Ⅸ 什麼是檔案管理，資料管理

檔案和資料是兩個概念，檔案是文件在實際使用價值消失後僅有憑證和參考價值，是資料的終端，而資料可以包括檔案，同時也可以使正在實際使用的文件。管理的范圍不同導致管理的方式方法也就不相同。檔案管理可以採用一般的檔案管理辦法，而資料管理更要求實際和靈活，所以要有一定寬泛性，不必想檔案管理的那麼嚴謹。

Ⅹ 如何整理檔案

如何整理檔案

機關單位或者企業在長期的運轉中都會產生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期後必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

如何整理檔案 篇1

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便於保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機碟片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢後均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以「案卷」為單位整理。二是以「件」為單位整理。以「案卷」為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以後的文件材料，進行系統排列和編目。以「案卷」為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規定。以「件」為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復製件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以「件」為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以「件」為單位整理的檔案最後要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按「件」整理，企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按「件」整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

各單位專門業務檔案按照上級業務主管部門或者縣檔案局有關要求以「卷」為單位整理。大部分單位短期保管的（現10年）文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書、業務檔案按「卷」整理。

聲像、電子、實物檔案按「件」整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）執行。

科技檔案按「卷」整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA／T2-92執行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

會計檔案按「盒（卷）」整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關於《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按「件」整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按「卷」整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標准化和規范化，便於檔案的科學管理與開發利用。

如何整理檔案 篇2

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由於實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環節，將實物按其屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利於排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便於系統地提供利用。按照實物檔案管理的基本規律和要求，實物檔案的分類可採取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特徵進行分類。採用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現象，便於按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業執照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合並而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、製作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先後次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循「載體原則」，即同一載體的實物應當排列在一起。「載體原則」有利於目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、櫃，可以節省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發時間進行系統排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發時間的先後順序排列，不同載體的實物可以按照制發時間的先後順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，並以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，並為後續的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以「件」為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發時間的，編目時，要擬出名稱並考證制發時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特徵、製作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特徵，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入櫃、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案櫃、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可捲成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對於獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒裡用防酸紙板隔成的「井」字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，註明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入櫃、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；製作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

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