哪些不屬於單份文件歸檔整理方法

『壹』 請教檔案整理問題

你要清楚什麼是案卷與什麼是件：
案卷：對於文書檔案來說屬於老方法整理方式，由有聯系的若干文件組合成的檔案並裝訂成冊，稱之為案卷，裡面的具體文件稱之為卷內文件；
件：只單份文件，文件歸檔隨辦隨歸，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復製件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。簡化整理目的是減輕集中整理的壓力，整理程序簡化易，緩解檔案工作人員的工作壓力。
明白他們的概念，應該是知道他們的大概區別了吧。

『貳』 資料如何整理與歸檔

歸檔文件整理操作幾個具體問題的處理

1、輸入微機。由於文件不立卷，因此每一份文件都必須准確無誤地將題名、責任者、文號、日期、頁數、件號輸入微機，以便日後查找利用。特別是文件題名必須一字不變地輸入，如果文件標題不能概括文件內容，請在原標題後自擬或補充標題，並加「[]」加以區別，如「××市檔案局關於轉發×檔〔2005〕180號文件的通知」，應重擬標題並抄錄為「××市檔案局關於轉發〔××省檔案局關於加強汛期檔案安全管理的幾點意見〕的通知」，又如「××市檔案局通報」，應重擬標題並抄錄為「××市檔案局〔關於市直機關達標升級情況的〕通報」。有些歸檔文件的附件獨立性強，如正文公布實施意見，附件則是具體的條文規定，或者附件是正文的重要補充和說明，在正件與附件作為一件時，如果目錄中只抄錄正文題名，不能反映出附件的內容，可能造成漏檢，此時也可在正文題名後抄錄附件題名，附件題名外加「（）」，如「關於進一步加強我市精神文明建設的決定（附：市民公約）」。如果文件題名過長，超過軟體所規定的120個位元組（60個漢字），需進行簡化，並在備注欄註明。如果是會議材料、報表、內部信息等成套文件，則每一份文件都要作一件輸入。例如，××工作會議文件之一：×××同志在會議開幕式上的講話；又如，情況反映第三期：×××貪污犯罪情況的內部通報。

2、裝訂。根據實踐，建議各單位統一使用不銹鋼訂書釘裝訂，方便快捷，成本低。裝訂時一定要注意選擇由檔案局推薦使用的不銹鋼訂書釘。禁止使用不符合規范的訂書釘，這將是今後每年歸檔文件整理檢查的重點內容之一。文件採用左側裝訂的方法，左邊、下邊要整齊。如果某份文件內容特別多，紙張厚，訂書機無法裝訂，需要用細線裝訂。裝訂的方法：採用五孔裝訂，細線要將文件左邊捆紮起來，以防紙張損壞。

3、文件的歸檔時間如何確定

《規則》放棄了原有的按針對年度歸檔的做法，統一按文件簽發日期（即落款日期）判別文件所屬年度。例如，1995年形成的《1996—2000年工作規劃》，應歸入1995年度；1997年形成的《1996年機關工作總結》，應歸入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法規，應歸入1998年。

機關單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會形成跨年度文件，這樣的文件往往統一在辦結年度歸檔。比如，跨1998年、1999年兩個年度的會議形成的文件材料，統一在閉幕年即1999年整理歸檔；跨1998年、1999年兩年度處理的案件形成的文件材料，統一在結案年，即1999年整理歸檔；下級單位1998年12月寫的請示，上級單位1999年1月收到，則該請示應連同辦理過程中形成的其他文件一起歸入1999年。

按照《規則》的規定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復製件、來文與復文等可作為一件。這時判定「件」的日期，應以裝訂時排在前面的文件的時期為准。具體地說，正本與定稿為一件，以正本日期為准；正文與附件為一件，以正文日期為准；轉發文與被轉發文為一件，以轉發文日期為准；復文與來文為一件以復文日期為准。

有些文件沒有標注日期，應考證清楚，按考證日期歸檔。

4、訂本式的文件材料如何裝訂

報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其原來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。去除原有的不符合要求的裝訂物，改用符合規范的不銹鋼訂書釘或細線裝訂。訂本式的會議記錄，要拆除原來不符合規范的裝訂物，重新裝訂。

5、裝訂時是否必須去除金屬裝訂物

是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來說，永久、30年保存的檔案必須去除不符合規范的金屬裝訂物，10年保存的檔案可不去除金屬裝訂物。此外，對於裝訂成冊不便拆釘的刊物、書籍等，由於金屬裝訂物已經嚴密封裝在其中，拆釘會嚴重損害原貌，此時可不再拆釘重裝。

6、幾種特殊類型文件「件」的確定

（1）重要文件（如法律法規等）除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本（包括歷次修改稿）需要歸檔保存，如過厚不易裝訂，其正本與歷次修改稿（包括定稿）各為一件。

（2）一般來說，正文與附件為一件，如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件。

（3）文件在運轉過程中一般都附有文件閱辦單。有的閱辦單有領導的重要批示（或簽批條），它真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與文件作為一件，歸檔章應加蓋在閱辦單上，編頁號也要從閱辦單（或簽批條）開始。

（4）會議材料一份文件為一件；活頁紙會議記錄，每一次會議為一件，訂本式的一本為一件；整本的介紹信存根為一件；刊物正本為一件，底稿為一件，如果底稿太厚可視情況分為若干件；不同類型的報表各為一件；未裝訂的式樣同一的表格可裝訂為一件；成套文件中的每一份文件各為一件，這樣才有利於日後的查找。

7、傳真件如何歸檔

傳真件字跡耐久性差，須復制後才能歸檔。盡管復製件本身在耐久性方面也存在問題，但強於傳真件字跡的耐久性。復印件應單面復印，以防粘連。

8、超大紙張如何歸檔

實際工作中，某些特殊形式的文件，如報表、圖樣等，紙張幅面大於A4或16開兩種規格。由於檔案盒是按照A4規格設計的，因此，超大紙張必須加以折疊。拆疊時應盡量減少拆疊次數，同時拆疊縫應盡量放在字跡外，從上向下折疊。

9、同一事由的歸檔文件排放在一起是否必須體現先後順序

同一事由的歸檔文件只有經過進一步的系統排列，才能更好地反映歸檔文件之間的歷史聯系，體現事情的前因後果，從而滿足利用者的利用需求。如果一項活動所形成的若干份文件材料，既不按事情辦理過程（時間）順序排列，也不按歸檔文件的重要程度排列，只進行一種非常隨意的放置，那麼就看不到事情的辦理過程，不利於檔案管理和提供利用等工作。因此，同一事由的文件排列在一起時，最好體現出時間或重要程度等順序。如開一次會議，形成了會議記錄，會後又形成了會議紀要，這兩份文件就屬於同一事由，應排列在一起，會議記錄在前，會議紀要在後。再如檔案局舉辦檔案法宣傳周活動，形成若干份文件，這些文件應按照活動過程或文件的重要程度排列順序。

10、在實行「隨辦隨歸」制度的機關，如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起

一般情況下，同一事由的歸檔文件應該在事由辦理完畢後收集齊全，再歸檔保存，以保證排列、編號後同一事由的文件排在一起。但實行「隨辦隨歸」時，如在某次會議結束之後，將需歸檔的文件按隨辦隨歸的要求，進行了排列、編號、編目等工作，從而確定了文件的排列順序和位置，並移交檔案部門。會議結束後間隔一段時間又形成了會議紀要，此時文件歸檔的補救辦法是按自然順序排序進行編號，並在歸檔文件目錄中該文件條目的備注欄中標注與前述文件的聯系。

11、如何將零散文件排入已整理完畢的歸檔文件中

在歸檔文件整理工作中，文書和檔案人員應該以負責的態度，盡可能保證收集齊全完整，杜絕零散文件歸檔現象。在難以避免的情況下，將零散文件排列在同一年度相應保管期限歸檔文件的最後，並在該文與前面相關文件備注欄中註明，以便相互參見。

12、機關檔案室要不要編盒號

各單位目前不需要以盒為單位編流水盒號。如要編號的，可用鉛筆臨時編號。

13、歸檔文件目錄如何裝訂

歸檔文件目錄和目錄封面統一採用A4紙豎式列印，並裝訂成冊。歸檔文件目錄可一年裝訂成一本，亦可每年區分保管期限裝訂成三本。歸檔文件目錄除集中裝訂外，無需分別在檔案盒中放置。

14、為什麼每個檔案盒都必須放置備考表

備考表是用以對盒內歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明的，無論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段，都需要有備考表來填寫這些內容。此外，備考表還設有整理人、檢查人和日期等項目，這些項目起到了明確整理工作責任，強化監督的作用，對每盒歸檔文件來說都必不可少。

15、文件頁號的編寫有何規定

文件本身的頁碼能反映文件頁數的，不必重新編寫頁號，否則均應重新編寫頁號。編寫頁號同樣是在文件正面的右上角和有文字反面的左上角。如有文件閱辦單或領導簽批條，也要編寫頁號。頁號可用號碼機、鉛筆、鋼筆編寫。

16、歸檔文件管理軟體

計算機輔助整理歸檔文件，應統一使用由市檔案局推薦的，山東泰安同力軟體公司開發的通用軟體。各單位在每年的歸檔工作完成後，應將檔案管理資料庫備份兩份。

希望我的回答能對您有所幫助。

『叄』 文件如何分類，怎麼歸檔

1、首先把所有的文件都收集到一起，疊放整齊擺放在桌面上。不要把文件漏回掉了，要不然以後答在查詢文件的時候，會很麻煩的；

『肆』 歸檔文件整理的整理方法

5.1裝訂
歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，復製件在後；轉發文在前，被轉發文在後；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在後。
5.2分類
歸檔文件可以採用年度—機構(問題)—保管期限或保管期限—年度—機構(問題)等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
5.2.1按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類(本項可以視情況予以取捨)。
5.3排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
5.4編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。歸檔章設全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，並可設置機構(問題)等選擇項(見圖A1。圖中「*」號欄為選擇項，不選用時無須設置。以下同)
5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978。
5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件與的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從「1」開始標注。館編件號按進館要求標注。
5.4.5機構(問題)：作為分類方案類目的機構(問題)名稱或規范化簡稱。
5.5編目
歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目(見圖A2)。
5.5.1.1件號：填寫室編件號。
5.5.1.2責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。
5.5.1.3文號：文件的發文字型大小。
5.5.1.4題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加「〔〕」號。
5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。
5.5.1.6頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁，。
5.5.1.7備註：注釋文件需說明的情況。
5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸採用國際標准A?4型(長×寬297mm×210mm)。
5.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊並編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)等項目(見圖A3)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。
5.6裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
5.6.1檔案盒
5.6.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等(見圖A4a)。
5.6.1.2檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，並可設置機構(問題)等選擇項(見圖A4b、圖A4c)其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最後一件文的件號，中間用「—」號連接；盒號即檔盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.1.3檔案盒應採用無酸紙製作。
5.6.2備考表
備考表置於盒內文件之後，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
5.6.2.1盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。
5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。

『伍』 《歸檔文件整理規則》提出的整理方法與立卷比較，有哪些不同

目前對於文書檔案的整理,有兩種方法可供選擇:一種是立卷歸檔整理方法,另一種是單件歸檔整理方法。立卷整理方法是一直延續下來的傳統檔案整理方法,它是指將一些互相有關聯的文件組合成案卷並裝訂起來的一種整理方法,組卷的過程較為復雜,但這種方法按問題將同類內容的文件進行集中,便於手工檢索利用;單件整理方法則是隨著計算機的普及應用而出現的一種新的整理方法,它以計算機和檔案管理軟體的應用為前提,保持文件形成的原貌,逐份歸檔,操作較為簡單,但是對計算機和檔案管理軟體有很強的依賴性。村、社區一般採用立卷歸檔整理方法。

『陸』 歸檔文件一般採用的分類方法不包括什麼

內容分類法。歸檔文件一般採用的分類方法不包括內容分類法。文件歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。包含年度分類法、保管期限分類法和組織機構分類法。

『柒』 行政單位 文件檔案歸類 方法

文件材料整理歸檔的具體操作方法：

收集：收集工作即是將本單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的工作過程。

要求：材料齊全完整、內容真實准確

明確歸檔范圍：凡是反映本單位各種職能活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。各單位應依據《新規定》，結合本單位職能及其內設職能部門工作實際，加強對工作中形成文件材料的研究，詳盡編制本機關的文件材料歸檔范圍。

(7)哪些不屬於單份文件歸檔整理方法擴展閱讀：

行政單位和事業單位：

（1）內涵不同——行政單位是國家機關，而事業單位是實施政府某項公共服務的部門，是社會服務組織。

（2）擔負的職責不同——行政單位是負責對國家各項行政事務進行組織、管理和指揮；而事業單位是為了社會的公益目的從事教育、文化、衛生、科技等活動。

（3）編制和工資待遇的來源不同——行政單位使用行政編制、由國家行政經費負擔。事業單位使用事業編制，由國家事業經費負擔。事業單位有全額撥款的，有部分撥款的，還有事業單位企業化管理的。

行政單位人員的工資按《公務員法》由國家負擔，而事業單位則根據不同的管理模式實行不同的待遇。 行政單位或事業單位根據工作性質，也有具有行政事業編制的非公務員的人就職，一般是從事後勤保障的工勤人員，他們的待遇除職權不同外，收入和公務員完全一致。

『捌』 住培檔案歸檔方法包括

住培檔案歸檔方法包括：培訓需求調查資料、年度培訓計劃、培訓教材、培訓考核評估資料。

知識管理已經成為21世紀現代企業管理的一個戰略舉措和重要內容。檔案管理是知識管理系統的重要基礎。

本課程旨在通過對檔案管理新觀念認知，檔案管理的工具方法論、流程和檔案管理操作實務的學習，提升檔案管理人員的專業化和職業化素養和檔案處理工作效率，為企業建立規范化、科學化的檔案管理系統，建立企業知識管理體系打造基礎！

住培檔案重要性：

檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作。

在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置後於企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件。

對規避和抵禦各種風險起到一定的必備作用。傳統的企業文件檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。

『玖』 文件歸檔整理的修整工作不包括

文件歸檔整理的修整工作不包括去除易銹蝕訂書針等金屬物。

裝訂前應對破損的文件、字跡易褪變、超大紙張製作的文件進行技術處理，如修裱、復制、折疊等。還要去除永久、30年保存的文件上的金屬物，使用不銹鋼訂書針或三孔一線裝訂。採用何種裝訂方法和材料，各單位可根據實際情況決定，但必須得到檔案行政管理部門的認可。

第四步：編目

歸檔文件室編件號完成後，即可編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄設置的項目有：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項。件號即室編件號。責任者即發文機關或署名者。文號即文件的發文字型大小，包括發文機關代字、發文年度（用六角括弧括入）、發文順序號。題名即文件標題，沒有標題或標題不規范的應自擬標題，外加「[]」。

日期即文件形成的時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如：20041226（2004年12月26日）。頁數即每一件歸檔文件的有效頁面。文件中有圖文的頁面為一頁。備注即注釋文件需要說明的情況。 歸檔文件目錄的編制分別以不同的保管期限進行，永久歸檔的文件目錄要求一式兩份（或多份），定期的一份。歸檔文目錄填寫或計算機錄入工作成後，應分年度、分保管期限、分組織機（問題）集中起來，可一年一本（冊），可多年集中一本（冊），

用規范製作的目殼將其裝訂起來，填寫好目錄殼封面，成日後歸檔文件的檢索工具。其目錄殼封面寸為310mm×220mm，其厚度可為10mm、15mm、20mm等，還可根據需要而定。封面項目設置為：

1、全宗名稱，即立檔單位的名稱，要填寫全稱或通用簡稱。

2、 年度，填寫歸檔文件形成的年度。3、保管期限，填寫歸檔文件的保管期限。4、機構或問題，如檔案進行了分類才填，沒有分類就不填。

第五步：裝盒

就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號的順序裝入檔案盒。其基本要求是：在同一年度、同一機構（問題）、同一保管期限條件下，根據歸檔文件的多少選用不同數量，不同規格型號的檔案盒。檔案盒的規格尺寸為310mm×220mm×20mm或310mm×220×30mm或310mm×220mm×40mm（長×寬×厚度），還可根據不同需要製作厚度不同的檔案盒。

歸檔文件裝盒後，即可填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。檔案盒封面項目設置為；全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱，各單位還可根據需要設置年度、保管期限或其他項目。盒脊項目設置包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號和盒號等。

這些項目的填寫（除盒號、起止件號外）均與歸檔章同。盒號機關檔案室不填，要在以後檔案移交進區檔案館時再填。起止件號，填寫該盒內第一份歸檔文件和最後一份歸檔文件的號。中間用「一」連接。備考表是置於盒內歸檔文件之尾，項目包括：盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內文件情況說明的填寫，主要填寫盒內文件字

跡模糊、紙張缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人的填寫，主要填寫整理、歸檔文件的人員姓名。檢查人的填寫，主要填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。日期主要填寫歸檔文件整理完畢的日期。

第六步：檔案排列上架

歸檔文件裝盒並完成檔案盒封面及盒脊的填寫後，即可將整理好的檔案排列上架裝入檔案箱櫃保管。檔案排列上架的方法要與檔案的分類方法一致。也可視需要編上盒號（用鉛筆）。