1. 如何運用信息技術對展會進行行為分析
一、基礎信息技術的會展作用分析
1.提高了會展信息交流速度
信息技術提高了政府、會展行業協會、會展企業、參展企業四者之間信息的交流速度。政府可以通過網路向公眾發布最新的政策和法規，並為行業協會、會展公司、參展企業提供快速的政府服務，提高政府效率；會展行業協會可以及時將行業動態和行業規定傳遞到相關部門和企業；會展公司可以實時報道會展信息，讓不能來參加會展的組織和個人隨時了解會展進展，或者提供網上參展報名服務，方便參展企業進行活動。
2.拓寬了會展信息交流的廣度
會展的整個運作過程包括了政府、行業協會、會展公司、參展企業、媒體和會展觀眾等，涉及面廣，需要多方共同合作。而電子商務等信息技術在會展中的應用，為會展信息在不同主體之間的交流創造了條件，促進信息的共享，擴大了信息交流的廣度。比如，會展公司可以通過政府的在線服務進行國際會展的申報工作，當會展項目被批准，通過信息技術的支持，相應的信息將被行業協會、會展企業、媒體和參展商、觀眾共享，使會展的開展更加通暢。同時，當會展各個主體都利用網路交流信息，依據網路效應理論，則會給每個主體帶來最大的價值。
3.降低了會展企業成本
ERP、CRM、SCM、EB等先進管理信息技術的運用，一方面使得展覽項目宣傳更為廣泛，組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，另一方面，會展組織企業可以通過該平台更加快捷地獲取來自各方的實時信息，動態地調整相關政策，更好地適應瞬息萬變的市場，獲得市場先機。另外，會展信息化將促使展覽活動操作走向規范化，這是會展信息化發展的客觀要求。
二、網路信息技術的會展作用分析
1.提高了會展活動的工作效率
組織、參加展覽的各個環節上信息收集、傳遞、處理的電子化和自動化都使展覽業務處理效率空前提高。大多數展覽會組織者網上招展、網上旅行機票和旅館預訂、對客戶的咨詢通過電子郵件及時回復以及網上下載客戶需要的有關展覽會的各種資料〔展館展位平面圖、展覽日程安排、展覽會服務手冊〕等等。
2.增強了會展活動的經濟效益
網路的應用使組展者、參展商、觀眾之間的聯絡手段從傳統的高收費的電話、傳真、信件中解放出來，使得業務費用降低；網路應用使得展覽項目宣傳更為廣泛，組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，從而避免選擇項目時的盲目性及由此帶來的經濟損失；辦公自動化提高了工作效率，經濟效益自然提高。
3.加強了會展業的協調管理
展覽業的協調管理機構是在掌握大量信息和數據、在多個組展單位及其項目中選優汰劣的基礎上開展工作的，展覽業流程的標准化和展覽運作規范化都將使展覽協調管理機構有據可依，從而為其進行科學化管理奠定基礎。
4.促進了展覽業的全球化發展
網路使得展覽項目、組織機構的對外宣傳面向全世界進行，展覽信息從定向發布走向非定向發布，對展覽會的宣傳掙脫了地理位置的束縛。通過網路平台可以拓展會展企業的招展網路，尤其是海外招展網路，能增強企業自身的招展、組展能力，提高企業的核心競爭力。會展信息化使得會展產品參與國際范圍內的展覽業競爭將成為現實。
三、電子商務信息技術的會展作用分析
電子商務進入會展業是會展業自身發展的需要。會展是人們進行信息交流發布、洽談商業合作和進行市場營銷的場所，發揮的是一種橋梁和媒介作用，而電子商務在這方面具有傳統會展業無可比擬的獨特優勢。按照電子商務對傳統會展業介入程度的不同，可分為兩個層次：一是不完全會展電子商務，即藉助網路技術進行的部分會展活動，其對會展業的作用如上面所述。另一個是完全電子商務，即網上會展。其作用除最基本的提高會展活動效率、降低企業成本、提高經濟效益等，還有其他方面的作用：
1.網上會展吸引企業上網進行信息的撮合和交易
網上會展最大的特點是依託在各地運營機構和合作夥伴的信息平台或者企業上網站點來展示。網上會展中的展會、展商、展品等所有信息都經過組委會、電信運營商的嚴格審核，以保證網路信息的安全性，以利於企業放心地選擇展會、展商和展品。因此，網上會展信息的真實和有價值信息增強了參與站點的信息價值性，增強這些站點在本地或本行業品牌影響力。而且網上會展這種一段時間里的高速集中的宣傳和造勢，不僅可促使實地參展的企業同時參加網交會，亦能帶動大量因受時間和空間限制的外地企業參加網路展，使得網上會展線上線下都被企業關注，吸引企業上網進行產品供求信息的交換甚至進行商品交易。
2.網路會展成為會展業增強市場抗風險能力的最佳選擇
會展組織者以展會為媒體，為展商與貿易商提供有效的交流平台，客觀上是以集群與時空結合的方式，為行為主體間創造交流的環境。在突發危機發生的情況下，這種方式受到了挑戰。「會展電子商務」以其高效、靈敏的特點，表現出特殊的應用價值，實現了人們之間在不接觸的情況下，照常經濟交往與貿易活動，有效阻斷了傳統展覽密集人群，集合傳染源的途徑。如在SARS期間，「會展電子商務」以「非接觸經濟」形態高效運轉，發揮著具有歷史意義的重要作用，成為我國會展業應對突發危機的最佳選擇。在此次廣交會上，有487位參展商、339位客商參與了網上洽談，並達成不少成交意向。因此這種網路會展的形式成為傳統實物會展的重要補充，同時在出現危機事件時作為傳統實物會展的替身，降低了危機帶來的損失，提高會展順利舉辦的概率。由此可見，大力發展會展信息化事業來降低因突發事件影響是一種非常可行的應對措施。
四，信息技術的廣東會展作用實證分析
信息技術使廣東會展業縮短了與國際先進水平的差距。如「中國第一展」廣交會的網路信息技術的應用加速了廣交會的快速發展。廣交會已經建立了以廣交會網站為龍頭，包括商貿通參展企業展示平台、廣交會宣傳光碟、BEST采購商電子服務平台、參展易捷通服務平台以及網上廣交會在內的，涵蓋會前、會中、會後結合現場和網上的電子商務服務體系。
1.廣交會網站
廣交會網站是廣交會面向全球宣傳的窗口，廣交會網站具有宣傳招商、業務辦理、商旅服務、電子商務四大功能。廣交會官方網站擁有11種語言版本，全年訪問人次約1700萬，全年點擊次數超過4.3億次，日均點擊次數達118萬，廣交會期間高峰期日點擊次數超過250萬。從全年訪問量來看，約32%的瀏覽者來源於中國大陸以外的國家和地區。廣交會網站的三大業務平台為BEST采購商電子服務平台、參展易捷通網上服務平台、商貿通參展企業展示平台。
2.網上廣交會
網上廣交是廣交會承辦機構——中國對外貿易中心在商務部信息化司指導下建立的電子商務洽談平台。網上廣交會憑借「中國第一展」的品牌優勢，利用廣交會數十年積累的參展商展品資料庫和客商資料庫資源，建立高效便捷的網上貿易渠道，促進國內企業的出口成交。網上廣交會創建以來，通過與現場廣交會業務的緊密結合，實現「網上洽談，現場成交」，成為每屆廣交會現場成交的有力補充，得到各方面一致好評。
3.其他信息服務
廣交會現場共42個服務點為到會買家提供現場攤位信息查詢服務；廣交會宣傳光碟每屆發行10萬套，免費向到會的采購商派發；多媒體視頻推薦服務為未能親臨廣交會現場的買家展示現場參展的真實情況，在廣交會官方網站向采購商進行全天候展示；電子雜志通過郵件、廣交會電子雜志平台等多個渠道投放，有效傳遞到目標買家手中，協助企業擴大市場推廣的力度。