oa系統使用請示

1. oa系統介紹

OA是Office Automation的簡寫，就是辦公自動化。所謂OA系統就是用網路和OA軟體構建的一個單位內部辦公平台，用於輔助辦公。OA是組織行為管理軟體，實現單位內部的協同管理，提升人與人、部門與部門之間的管理和辦公效率，涵蓋了單位內部的溝通與協作、信息與資料的共享、文檔管理、工作流程(各類請示、匯報、審批)等內容。
OA系統的使用門檻非常低，通過OA辦公系統實現多人、多部門、跨地域的協同辦公模式，使日常許多通過手工完成的事情，被計算機和網路提供的功能所代替。
OA主要應用范圍
1) 建立內部通訊平台
如：通知、公告、工作日記、工作計劃、即時通訊等。
2) 實現工作流轉和事務處理的自動化
變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均採用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網路傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中復雜環節。
3) 建立信息發布平台
在單位內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業的發展動態。
4) 實現文檔管理的自動化
可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按許可權進行保存、共享碧橘和使用，並有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件櫃的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共享。實現文檔管理自動化以後，如企業來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術爛檔文件等等，只要他的身份符合許可權可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。
5) 輔助辦公
它牽涉的內容比較多，像個人辦公、會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管悔歷團理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
6) 實現分布式辦公
變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網路連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。
維護OA系統，除了基本的計算機和網路知識外，還要對相應的OA軟體比較熟悉。目前使用的OA軟體有很多種，但無外乎兩大類，一類是使用IBM的Lotus Notes、微軟的Exchange等專用軟體構建的OA系統，另一類是使用Web技術開發(java、.net、php、asp等)的基於B/S方式的OA系統。

哪些單位需要OA辦公系統？
那麼，什麼樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是（以企業為例）：
1、信息化尚未入門的企業
由於沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利於提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利於今後業務領域企業信息化工作的開展。
2、信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業
信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就迴避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。
3、缺少信息化資金准備的企業
信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對於謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化(OA)，有利於企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今後信息化工作的盲目性。
4、已擁有業務管理系統且需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業
辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充，可以豐富並完善企業信息化工作的形式與內容。

2. 公文管理的oa系統應用

OA系統公文管理解決方案如下：

泛微OA公文管理系統符合《黨政機關電子公文標准 GB/T 33476-33483》，以流程搭載移動辦公技術，貫穿公文管理過程，在豐富應用的搭配下，既保留了傳統公文處理習慣又提高了公文流轉效率，深入推進「互聯網+政務服務」的融合。

一、泛微OA公文管理方案實施亮點

1、公文電子化，收、發、交換高效流轉

國企和黨政機關每天都要圍著「公文」轉。嚴格的格式要求、復雜的審批程序，依靠傳統紙質化管理從起草到印發，光是一一蓋章、找領導審批就要耗費大量人力、時間。

不僅效率無法保證，還會影響領導的工作日程，信息易泄漏。遇到跨組織、跨條線的文件只能依靠「人工」傳輸，整個傳閱過程無法監督，有效性無法保證。

（公文報表）

【小結】：特色小功能輔助公文操作，全方位滿足公文處理需求，適應公文處理習慣。

3、公文移動處理，查閱、審批隨時進行

公文急著審批，領導卻不在單位，重要文件沒有標識，堆放了很長時間才把信息傳達到位，耗費大量時間找領導，會耽誤信息時效性。

泛微OA系統通過移動建模引擎，將公文管理同步到移動設備，手機、平板就能化身移動公文包，隨時隨地辦理。

待辦的公文信息及時知曉，用手機就能查閱、簽批、圈閱重點信息，不錯過重要信息。

【小結】：將移動辦公和公文管理結合，手機就是檔案館，隨時隨地處理重要公文，智能無時差。

二、泛微公文管理方案具體實施價值

隨著政務電子化的推進，智能化的公文管理方式已經成為政企單位管理公文事務的重要手段。

無紙化：強大的公文管理體系，優化和規范了公文流程，全程無紙化管控。

多功能：建模功能不斷拓展應用，滿足各類公文處理需求，可變通、能組合。

無界限：單位、部門、條線界限，一個系統、一部手機全面打通，協同處理。

3. OA系統運行情況報告

一、 OA概述

在OA剛剛出現的時候，政府和事業單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業。所以人們認為OA並不能解決企業管理層關心和控制企業運營過程中關鍵業務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA 的逐步發展，企業成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統的收發文系統或行政辦公系統，OA發生了質的變化。它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統才有生命力。對於管理層來說，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業務流程的審批)以及員工輸入的數據匯總為不同許可權的報表就是他們的辦公系統。對於其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業務流程的審批(如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協同運作，才能構建適合現代企業運作和應用的協同辦公OA產品。

二、 系統上線

總裁辦在2010年9月份展開了集團OA系統的上線准備工作，完成了包括伺服器的安裝配置、網路機房的選址、人員信息的收集及整理、各功能模塊的應用設定、郵件系統配置及切換、OA系統運行測試等主要工作，集團OA辦公系統在2010年9月底正式上線運行，總裁辦並在系統上線後及時安排了在總部和項目公司的操作培訓，方便集團員工及時熟悉及使用OA系統。

集團OA系統上線使用後，總體運行情況穩定，未出現過嚴重的問題或故障。

三、 OA系統的使用意義

1. 建立集團信息發布平台：在集團內部建立了一個有效的信息發布和交流的場所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在集團內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解公司的發展動態；

2. 實現工作流程的自動化：工作申請及審批流程的使用，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如各種申請、審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高各單位及部門之間協同工作的效率；

3. 實現知識管理的自動化：傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的`情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共享；

4. 輔助辦公：像圖書管理、檔案管理、考勤管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化；

5. 協同辦公：就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。隨著集團的業務發展及考慮到新的地區公司的地域分布，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求。通過協同辦公使相關信息能夠獲得有效的整合，提高集團總部領導層整體的反應速度和決策能力。

隨著集團信息化的建設與發展，OA（辦公自動化系統）的應用也越來越廣泛，它將從單純的電子文檔審批和信息發布轉變為一套完整的信息化管理系統，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現管理的提升、業務的改善，促進企業制度與文化的發展。

四、 已上線的OA功能應用

1. 工作流程：

1.1 上線流程數：共57個，其中公文類1個，人資類34個，行政類11個，運營類1個，信息類4個，系統流程6個；

1.2 流程使用情況：上線流程已審批結束的3337筆，正在審批的流程266筆。

2. 電子郵件：已全員開通了郵件系統，極大方便了內部和外部的信息數據交流

傳遞。之前是租用的公網郵件系統，用戶數及容量均無法滿足集團快速發展的需要，集團自己搭建郵件系統後解決了這些問題，也極大提高了我們郵箱數據的安全性。

五、 模塊應用開發計劃

OA系統本身包含了很多功能模塊，但在實際工作環境中，有些功能無法滿足我們的實際使用需求，這就需要我們在原來的基礎上進行系統數據介面開發及相關功能完善。目前有需求意向的主要是以下幾方面：

1. 行政資產管理；

2. 檔案查詢系統；

3. 即時通訊功能升級；

4. 人資及考勤管理；

5. 相關數據統計功能；

6. 其它系統數據介面開發；

六、 OA系統推進問題及改進措施：

1. 流程上線數量偏少：流程上線需要總裁辦和各單位、各中心的進一步溝通，更需要相關單位的配合。OA作為管理軟體，最終應用到企業，軟體只是一個工具，關鍵靠人去用，企業應用深度與否取決於各單位及各中心領導的重視程度，以及配套的管理制度保證。

2. 流程審批不及時：一部分管理人員尚未養成及時登錄OA系統進行審批工作的習慣，造成有些工作的審批不及時。總裁辦信息部考慮採用流程審批統計功能，分析審批過程，及考慮增加手機簡訊提醒和開發手機移動辦公（即智能手機審批流程）模塊，進一步提高流程審批的運行效率。

3. 模塊功能未充分發掘：集團OA系統上線時間較短，有些功能模塊還沒有充分利用，例如圖書管理、考勤管理等，接下來總裁辦信息管理部將通過培訓等方式進行模塊應用的推進，充分發揮OA系統的整理功能。我們的策略是先把企業目前最迫切，最關鍵，見效最快的需求提煉出來，在此基礎上逐漸加深應用，然後擴展新的需求。