檔案oa系統

❶ OA的檔案管理是什麼樣的

檔案管理系統可以為企事業單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，解決各個單位檔案管理耗時長、工作量大、易出錯等痛點、難點。滿惠檔案管理，是一個功能強大、平台一體化的信息管理系統，具有以下亮點：
1、高效整合資源，發揮檔案價值
通過數字化智能抓取與實時歸檔，對繁瑣的檔案信息進行收集與整合，實現檔案信息資源的集中管控，促進檔案的增值利用。
2、規范檔案管理，降低管理成本
自動化、標准化、規范化檔案全生命周期管理，解決傳統管理方式導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提升檔案管理效率。
3、信息安全管控，規避檔案風險
多重檔案信息安全管控機制，嚴格文檔使用許可權與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規避檔案信息遺失、泄漏等風險。
4、數據互聯互通，構建資源平台
基於統一的數據標准，打破信息壁壘，將分散的檔案數據統一匯總、集中處理，構建完整的檔案資源信息共享服務平台。

❷ OA檔案管理系統的可實施性分析

各類重要資質證書、合同、產品技術文件、人員信息都是組織重要的檔案材料，如果全靠人工一一收集整理和維護，不僅耗費精力、人力成本高，會不會遺漏還不能確定。

OA系統電子化的檔案管理是以「許可權+文檔」兩大功能板塊為基礎，幫助組織統一「紙質檔案」與「電子檔案」，用一套系統高效管理檔案存儲、借閱、歸還和查詢4大環節。

靈活適應各類組織檔案管理需求：包括各大企事業單位、政府機關等，建模靈活落實具體管理制度。

「電子檔案+紙質檔案」相結合：在很長一段時間里，企業依然習慣使用紙質檔案，兩者相結合的方式更符合企業需求。

4月30日，國務院令明確規定只要符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。

未來，隨著電子檔案法律效力被肯定，電子簽章助力業務實現全程電子化管理，OA可以幫助組織打造一個真正無紙化的電子檔案管理閉環，以電子檔案代替紙質檔案，全面優化檔案管理成本。

❸ 檔案系統與oa系統進行鏈接的好處

實現oa數據自動歸檔到檔案管理系統，從而實現文檔一體化管理。簡單點說，oa中的公文通過介面，自動轉入到檔案管理系統，減少了檔案人員重復再次錄入的過程，能減少一些工作量。

❹ 我們想要藉助OA系統來管理公司檔案，這個功能可以實現嗎

OA系統是可以進行檔案管理的，為了適應企業使用紙質檔案的習慣，「電子檔案+紙質檔案」相結合的方式更符合企業需求。

OA檔案管理解決方案：

OA系統以「許可權+文檔」兩大功能板塊為基礎，幫助組織統一「紙質檔案」與「電子檔案」，用一套系統高效存儲、借閱檔案。

（檔案管理系統基本功能展示）

1、「存」不費時：藉助OA的電子表單就能把組織的所有紙質檔案錄入系統，形成實物檔案與電子信息一一對應的電子檔案庫，全面提升檔案信息存、管、查效率，龐大的檔案收集工作1位管理員也能完成。

2、「借」不求人：電子化的借閱管理過程更加規范，不僅使用必須經審批，整個借閱過程都有嚴格監控，借多久、還沒還一目瞭然；各類檔案都有自己的借閱規定，OA系統可以靈活的幫助組織制定不同的線上借閱流程，提升借閱安全性。

3、「還」不超期：OA全程電子化的流程管控，可以智能掌控檔案的整個借閱過程，歸還狀態智能監控，責任追究到人，不怕超期、不怕丟。

4、「查」不用等：藉助智能報表系統和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在OA報表門戶了解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況，發揮數據使用價值的同時，為組織提供管理分析，優化管理環節。

❺ OA的檔案管理是什麼樣的

隨著各行各業辦公自動化系統的廣泛應用，日常辦公、業務中組織產生了大量的電子文件，這些電子文件歸檔形成的電子檔案都需要進行管理和長期保存、利用。
近年來國家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，已出台若干規章制度和規范性文件。
泛微OA以電子檔案的真實性、完整性和可用性為原則，以OA系統為基礎，以電子化流程為脈絡，同時與其他專業檔案管理系統集成，為組織提供一套規范儲存、高效查閱的「數字檔案館」。
泛微OA電子檔案管理特色功能
一、電子檔案採集
國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》中對企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限做了相關規定。
對於內部電子文件，系統中包括所有收文、發文、簽報、會議紀要等流程內容都可作為電子檔案數據來源，真實發生，快速採集。
通過新建檔案流程，填寫檔案有關的關鍵信息：檔案號、編號二維碼、盒號、頁數、年度、存儲介質、檔案目錄、保管期限等，在線生成檔案的規范模板。
同時，泛微可以與檔案系統無縫集成，各類公文、人員、產品等信息，會隨著OA流程的審批變動，根據信息類型自動同步到檔案系統，建立電子檔案庫。
對於外部紙質檔案，泛微可以與高拍儀、掃描儀等外部設備集成，將紙質檔案轉化為電子檔案，方便檔案管理員錄入。
用戶通過使用高拍儀進行檔案的拍照，填完檔案表單信息後，掃描或拍照的電子檔會自動存入附件欄。完成紙質檔案迅速轉換電子件歸檔。
二、電子檔案編碼
1、自動編號
對檔案進行編號更有利於文檔的歸檔和查找。泛微的OA系統可以根據客戶自己的編號規則在表單中為每份檔案自動生成編號。
泛微OA系統通過詳細登記檔案信息，包含檔案名稱、檔案編號、檔案有效期、檔案所屬部門、檔案所屬單位、檔案所屬類目、檔案所在檔案室列號、層號、盒碼、盒號、電子檔等信息。
管理員每次在錄入檔案內容的時候，根據編號系統就能自動完成檔案歸類，過去需要耗時幾個禮拜進行分類的材料，現在一個管理員幾天就能完成。
此外，需要什麼檔案直接根據實體檔案編號，就能在系統搜索到對應的電子檔案信息，縮短排查時間。
2、檔案信息「條碼化」
每份電子檔案都能生成自己的專屬「條碼」，上面記錄了每份檔案的基本信息，比如「經辦人、創建時間、檔案類型、編號、使用狀態等」。
三、電子檔案安全借閱
實現檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態快速查詢。
《電子檔案管理系統基本功能規定》中要求落實責任部門和責任人，確立統一的管理機制，明確電子檔案管理責任，保存電子檔案管理的關鍵業務過程記錄。
泛微採取電子簽名、數字加密、安全認證、許可權設置等技術手段，保障電子檔案安全。
在OA系統內，針對特定的卷庫、案卷、文件，都可進行借閱范圍的設置，許可權可詳細到個人，防止隱私泄露，進一步提升檔案的安全性。
無許可權的檔案，可進行臨時授權申請，申請審批通過後，具有短期的查閱許可權，授權期結束後，許可權自動取消。
全程無紙化操作，更節省時間。
同時，為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，若是出現信息泄露可進行追究。
四、電子檔案移交和銷毀對於到期檔案，泛微通過檔案報廢申請流程，審批歸檔後檔案狀態更改為檔案報廢狀態，銷毀的檔案不再參與借閱業務。
五、電子檔案相關數據統計
根據員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄台帳。所有借閱記錄系統記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導出明細，方便統計。
藉助智能報表系統和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在OA報表門戶了解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況。
可以查檔案詳情、可以了解具體數據分析情況。包括各類文檔的借閱頻率、有多少超期未還、違規使用多不多，以及各類檔案的數量佔比等情況。
管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報告而耗費大量時間，全面提升管理質量。
目前，國務院令已明確規定只要符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。泛微將借力電子簽章系統，助力組織實現真正無紙化的電子檔案閉環管理，全面優化檔案管理成本。

❻ OA系統檔案管理是否能夠提高檔案管理員的工作效率

OA系統檔案管理可以做好檔案分類，管理，借讀，借閱審批，幫組等辦公平台，提高檔案管理員的工作效率。

❼ oa系統功能模塊有哪些

OA辦公系統包含不限於以下常見的辦公需求：人事管理、公文管理、檔案管理、黨政教育、新聞管理、行政辦公、共享文件、工作流引擎、系統對接等重要模塊功能。選擇OA系統時需要以下點：
1、易用且實用。
「使用簡單」是OA辦公系統能否成功實施的關鍵要素，藉助OA系統改善管理的依賴程度至關重要。因此，協同辦公系統的易學習、易理解、易操作都成為了OA選型時必注意的重點。易用的OA可以短時間內完成安裝、初始設置、用戶錄入等許可權的開通，降低了管理員日後的工作重復率，為企業節省了學習成本。
2、UI設計合理、操作簡單和友好的交互界面。
OA的使用涉及到領導、高層管理者、中層管理者和普通員工，涉及到組織的各部門，因為大家對系統的需求千變萬化,因此要考慮到系統對全員的接受能力。最好是能讓員工經過簡單培訓之後就可以上手操作而無需依賴操作手冊和說明書。通過盡可能地減少操作頁面、簡化工作流程，不斷提高易操作性，來提升企業工作效率，節約人力成本。
3、打通信息孤島。
OA、CRM、進銷存、HR甚至ERP等應用軟體在企業中開始普及，但由於各個軟體屬於不同廠商，沒有形成統一的技術平台，很容易讓企業信息成為「孤島」。於是「平台型OA」順時代而來，他可以把其它系統的數據導入到了OA辦公系統內，讓企業與上下游供應鏈的數據整合，與上下游合作商共享信息。選擇OA系統時，要重點了解廠商在數據整個方面的具體情況。
4、成本控制亦是不可避免的話題。
企業在選型OA系統時不能簡單地只考慮到公司在項目上的預算和供應商的報價，但卻忽視了OA系統本身部署的軟硬體環境成本、軟體實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本，將來的維護難度和服務成本、將來數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等。

❽ 檔案管理在OA系統中如何運用

企業檔案真實地記錄了企業生產、技術、科研和經營等活動，是企業的無形資產和寶貴的信息資源。OA系統通過電子化管理，實現檔案收集、借閱更加便捷，減少手工化操作，實現檔案借閱共享，簡化借閱手續。

OA系統檔案管理方案

1、檔案分類編號，有序管理

對於大型企業來說，公司的各類紙質檔案數量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術文檔、產品方案等等，進行及時歸檔和科學的整理十分必要。

1）檔案歸檔：檔案員按各部門提交的檔案標准，收集有效紙質檔案和電子檔案，檔案相關信息可通過excel批量導入OA系統中，同時，在OA系統中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進行管理，不需要進行重復的篩選和錄入。

2）檔案分類清晰：根據企業的檔案分類要求，編制分類目錄，將檔案歸入所屬的目錄，並且維護相應類別編號；通過表單建模搭建檔案類別，樹狀顯示，更加直觀，方便維護人員進行類別維護。

3）檔案編號生成：OA通過欄位屬性自動生成檔案編號，按照檔案的大類+小類+流水來進行編號，實現了每份檔案有歸屬，查閱簡單方便，易於管理。

4）檔案盒管理：根據檔案分類，建立電子檔案盒，將相同類別的檔案文件放在一個「盒子」里，檔案員可以增加盒類目，生成檔案盒序號、公司名、檔案盒題名、櫃號、備注、錄入人、錄入時間等信息，檔案盒的背脊信息同時產生，可列印卷內目錄、檔案背脊，方便查詢，實現檔案的線上與線下管理統一。

5）建立檔案信息庫：OA系統根據檔案基礎信息建立檔案信息庫。通過建模搭建了檔案類別，將檔案通過檔案狀態分組展示；為了能夠對檔案的總體情況進行把控，管理員可以在檔案信息庫中定期導出收集檔案文件的匯總數據，月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

6）檔案有效期管理：為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時地在失效前銷毀或者更新，OA系統設置了到期提醒管理。檔案存放到期，系統自動提示檔案管理員，不需要一個個去查是否到期，不容易遺漏且效率高。

2、檔案借閱管理流程化

1）檔案查詢：實現檔案快速查詢，是進行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫中，可根據檔案名稱、檔案編號以及檔案狀態快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細。

2）檔案借閱申請：借閱人在填寫借閱單時，自動過濾了已銷毀、已借出的檔案，只能選擇未借出的檔案，在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預計歸還日期，便於追蹤。

3）檔案的狀態追蹤：檔案的狀態根據流程的流轉而自動變化，不需要人為進行修改。申請人提交後回寫相應信息狀態改為出借中，檔案管理員執行操作後狀態改為已借出，檔案管理員歸還確認後狀態改為未借出。在已借出的狀態下，如果借閱人需要進行延期續借，可通過之前的借閱流程中選擇需要續借的內容通過續借申請按鈕快速發起續借。

4）檔案借閱提醒：OA系統通過打造表單建模提醒功能，實現借閱超期系統自動提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數。借閱人在預計歸還日期兩天前收到簡訊提醒一次，延期後每天收到簡訊提醒一次。若是借閱電子檔案，則OA系統將自動控制當前借閱人的可查閱時間，預計歸還日期結束後將自動收迴文檔查閱許可權。

5）檔案安全保護：為了保護檔案安全和隱私，電子檔案下載時會自帶水印，包括借閱人、借閱日期等，保證公司信息泄露可進行追究。

6）檔案借閱記錄：根據員工的借閱申請，可自動形成檔案借閱記錄台賬。所有借閱記錄系統記錄，按照各種查詢條件檢索，一鍵導出明細，方便統計。管理層可以分享OA系統中借閱記錄台賬的數據，根據借閱各類資料的次數、共享價值，更新或銷毀信息，提高檔案的利用率，避免無效檔案佔用資源。

❾ 如何用oa系統進行人才檔案管理

OA系統通過人事花名冊卡片為企業建立員工個人電子檔案庫，一張卡片匯總工號、工齡、工作經驗、入職信息、績效情況等所有職場信息，清晰呈現員工個人畫像。

入、轉、調、離信息自動儲存、同步更新：在傳統管理模式下，人事專員每個月都有大批的新員工信息要錄入電腦。出現員工調、轉、離現象還要一個個去維護檔案，更新信息，機械化的工作不僅耗時，單憑人工填報，信息准確性也很難保證。企業上下所有人事信息想要實現條理化、高效化的管理，必須要從流程電子化入手，通過OA系統智能錄入職員工信息、記錄異動、高效更新，將人事工作從數據錄入中解放出來。

智能預警，規避風險：OA系統可以提供靈活的到期提醒超期預警功能。這個月哪些員工的合同到期了要續簽、有多少員工要辦理轉正、部門編制人數是否上限？OA系統會根據花名冊記錄的時間、預設的部門人數限額，在到期提前提醒或自動觸發生日祝福/轉正/續簽流程，一旦出現超期未處理、人數超額現象，OA系統會自動紅色預警，方便識別，督促辦理進度，有效防範法律風險。

人事變動信息自動更新、變動留痕：OA系統流程化的審批環境，讓數據互通、變動留痕，一旦組織內發生員工調崗、離職或者退休，只要流程審批一通過，變動的信息（如：新的崗位、新的職位等級或者人員狀態等）就會同步在花名冊里更新出來，無需人工填寫，省時高效。

泛微將企業所有員工信息統一到一套系統，讓員工相關信息從入職開始自動儲存、更新、統計，逐步構建起一套人事信息大全，全程一次錄入、自動更新、便捷查詢，從數據管理開始大大提升企業的人事管理效率。