㈠ 電子文件的歸檔管理有哪些具體要求
電子文件歸檔與管理規范 （GB/T18894-2002）
1 范圍
本標准規定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。
本標准適用於黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標准。
2 規范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標准，然而，鼓勵根據本標准達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新報版本適用於本標准。
DA/T 18 檔案著錄規則
DA/T 22 歸檔文件整理規則
3 術語和定義
下列術語和定義適用於本標准。
3.1
電子文件 electronic records
指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網路上傳送的文件。
3.2
歸檔電子文件 archival electronic records
指具有參考和利用價值並作為檔案保存的 電子文件（3.1）
3.3
背景信息 context
指描述生成 電子文件（3.1） 的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。
3.4
元數據 metadata
指描述 電子文件（3.1） 數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬體和軟體環境、文件處理軟體、字處理和圖形工具軟體、字元集等數據。
3.5
邏輯歸檔 logical filing
指在計算機網路上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將 電子文件（3.1） 的管理許可權向檔案部門移交的過程。
3.6
物理歸檔 physical filing
指把 電子文件（3.1） 集中下載到可離線保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
3.7
真實性 authenticity
指對 電子文件(3.1) 的內容、結構和 背景信息（3.3） 進行鑒定後，確認其與形成時的原始狀況一致。
3.8
完整性 integrity
指 電子文件（3.1） 的內容、結構、 背景信息（3.3） 和 元數據（3.4 ）等無缺損。
3.9
有效性 utility
指 電子文件（3.1） 應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
3.10
捕獲 capture
指對 電子文件（3.1） 進行實時收集和存儲的方法與過程。
3.11
遷移 migration
指將源系統中的 電子文件（3.1） 向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。
4 總則
4.1 電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。
4.2 應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。
4.3 應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。
4.4 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須製成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。
4.6 應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。
5 電子文件的真實性、完整性和有效性保證
5.1 應建立規范的制度和工作程序並結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規范。
5.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發者等）。
5.1.2 登記處理過程中的各類操作者（打字者、發文者、收文者、存儲管理者等）。
5.1.3 登記處理過程中產生的責任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。
5.1.4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。
5.2 應採取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。
5.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與許可權控制。
5.2.2 設置符合安全要求的操作日誌，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。
5.2.3 對電子文件採用防錯漏和防調換的標記。
5.2.4 對電子印章、數字簽署等採取防止非法使用的措施。
5.3 應建立電子文件完整性管理制度並採取相應的技術措施採集背景信息和元數據。
5.4 應建立電子文件有效性管理制度並採取相應的技術保證措施。
5.5 電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等採取與系統安全和保密等級要求相符的防範對策，主要有：網路設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。
6 電子文件的收集與積累
6.1 收集積累要求
6.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
6.1.2 當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應採取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲於能夠離線保存的載體上。
6.1.3 對在網路系統中處於流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應採取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。
6.1.4 對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應註明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟體。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
6.1.5 對用掃描儀等設備獲得的採用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟體一並收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。
6.1.6 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應註明其軟硬體環境和相關數據。
6.1.7 對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術製作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮演算法和相關軟體。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。
6.1.8 對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟體。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
6.1.9 對通用軟體產生的電子文件，應同時收集其軟體型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟體產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟體一同收集。
6.1.10 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一並收集。
6.1.11 對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。
6.1.12 定期製作電子文件的備份。
6.2 電子文件的登記
6.2.1 每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記（見附錄A的表A.1和表A.2）。
6.2.2 電子文件登記表應與電子文件同時保存。
6.2.3 電子文件登記表如果製成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件並與相應的電子文件拷貝一起保存。
6.2.4 電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；F——正式電子文件。
6.2.5 電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈結文件；P——程序文件；D——數據文件。
7 電子文件的歸檔
7.1 歸檔要求
文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的離線載體上。
7.2 鑒定
7.2.1 電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。
7.2.2 歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，並由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）。如果文件形成單位採用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟體一同移交給接收單位。
7.2.3 電子文件的歸檔范圍參照國家關於紙質文件材料歸檔的有關規定執行，並應包括相應的背景信息和元數據。
7.2.4 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關於紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。
7.3 歸檔時間
邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。
7.4 檢測
在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬體環境的有效性，軟體環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。
7.5 歸檔
電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然後定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟體、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。
7.5.1 邏輯歸檔
將電子文件的管理權從網路上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。
7.5.2 物理歸檔
7.5.2 .1 凡在網路中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。
7.5.2 .2 把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對於加密電子文件，則應在解密後再製作拷貝。
7.5.2 .3 本標准推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟等。不允許用軟磁碟作為歸檔電子文件長期保存的載體。
7.5.2 .4 存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。
7.5.2 .5 特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟體。
7.5.2 .6 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟體、其他說明等一同歸檔，並附《歸檔電子文件登記表》（見附錄A的表A.4和表A.5）
歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁（見附錄A的表A.4），以件為單位填寫續頁（見附錄A的表A.5）。
7.5.2 .7 對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。
7.5.2 .8 歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
8 歸檔電子文件的整理
8.1 歸檔電子文件的整理按DA/T 22規定的要求進行。
8.2 歸檔電子文件以件為單位整理。
8.3 同一全宗內的電子文件按照年度—保管期限—機構（問題）或保管期限—年度—機構（問題）等分類方案進行分類。
8.4 按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。
8.5 電子文件的著錄應參照DA/T 18進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識（參見本標准第5章中列舉的責任者、操作者、背景信息、元數據等）。
8.6 將著錄結果製成機讀目錄和紙質目錄。
9 歸檔電子文件和移交、接收與保管
9.1 移交、接收與保管要求
對歸檔電子文件，應按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格後將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。在已聯網的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網路上進行，但仍需履行相應的手續。
9.2 移交、接收檢驗
9.2.1 文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。
9.2.2 檢驗項目如下：
——載體有無劃痕，是否清潔；
——有無病毒；
——核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；
——核實登記表、軟體、說明資料等是否齊全；
——對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟體、版本、操作手冊等是否完整。
檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）的相應欄目。
9.2.3 檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新製作，並再次對其進行檢驗。
9.3 移交手續
檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）的填寫，簽字、蓋章環節。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。
9.4 保管要求
歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：
a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄塗層。
b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
c)存放時應遠離強磁場、強熱源，並與有害氣體隔離。
d)環境溫度選定范圍：17℃~20℃；相對溫度選定范圍：35%~45%。
歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件。
9.5 有效性保證
9.5.1 歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少於3年，保留期滿後對可擦寫載體清除後重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。
9.5.2 對磁性載體每滿2年，光碟每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10%，如發現問題應及時採取恢復措施。
9.5.3 對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少於4年。
9.5.4 檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》（見附錄A的表A.6）
9.6 遷移
隨著系統設備更新或系統擴充，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作，並填寫《歸檔電子文件遷移登記表》（見附錄A的表A.7）
9.7 利用
9.7.1 歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批准任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。
9.7.2 利用時應使用拷貝件。
9.7.3 利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件採用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。
9.7.4 利用者對歸檔電子文件的使用應在許可權規定范圍之內。
9.8 歸檔電子文件的鑒定銷毀
9.8.1 歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關於檔案鑒定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續後實施。
9.8.2 屬於保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，並在網路中徹底清除。不屬於保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。
9.9 統計
檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。
㈡ 昆明市電子文件管理與歸檔辦法
第一章總 則第一條為規范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規，結合本市實際，制定本辦法。第二條本辦法適用於本市機關、團體、事業單位的電子文件管理與歸檔工作。
企業和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執行。第三條本辦法所稱電子文件是指機關、團體、企業事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。
本辦法所稱電子檔案是指具有參考和利用價值並作為檔案保存的電子文件，以及實體檔案經數字化處理後形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條電子文件管理與歸檔應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規律，堅持「分級管理、規范標准、便於利用、安全保密」的原則。第五條市、縣（市）區人民政府應當加強電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發展規劃，建立健全機構，明確人員編制，將所需經費納入同級財政預算，並建立責任追究、目標管理制度。第二章機構與職責第六條市、縣（市）區人民政府辦公廳（室）負責組織、協調行政機關電子文件管理與歸檔工作。第七條市、縣（市）區信息化行政主管部門應當為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統一電子文件數據標准，指導制定檔案信息化建設規劃，做好檔案信息化項目立項管理、組織協調、技術論證和項目建設評估工作。第八條市、縣（市）區檔案行政主管部門應當會同相關部門，按照國家、省有關規定和業務規范，統一電子檔案的有關數據標准，建立檔案信息資源共享平台，對電子文件歸檔進行監督管理。同時，加強對企事業單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監督指導。第九條保密行政主管部門對全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進行指導、協調、監督和檢查。第十條市、縣（市）區國家綜合檔案館負責接收和保管其接收范圍內各單位形成的電子檔案，並依法提供利用。
各專業檔案館和部門檔案館按行業標准負責本專業、部門電子檔案的接收、管理、利用。第十一條電子文件形成單位負責屬於本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。第三章收集與歸檔第十二條電子文件形成單位應當實時收集電子文件，並即時備份，存儲於能夠離線保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實、有效。第十三條電子文件形成單位的檔案管理機構對符合下列歸檔范圍的電子文件，應當進行收集：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的；
（三）本機關需要貫徹執行的上級、同級機關的文件材料，下級機關的重要報送件；
（四）本單位工作活動中形成的正式電子文件及電子文件的形成過程稿；
（五）其他對本機關工作具有查考價值的。
電子文件在收集時，應當同時收集相應的背景信息和元數據。第十四條收集的電子文件類型包括：
（一）文本文件：用文字處理技術形成的文字文件、表格文件；
（二）圖像文件：用掃描儀、數碼相機等獲得的靜態圖像文件；
（三）圖形文件：用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態圖形文件；
（四）影像文件：用視頻設備獲得並經計算機處理的動態影像文件；
（五）音頻文件：用音頻設備獲得並經計算機處理的聲音文件；
（六）多媒體文件：用計算機多媒體技術製作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復合信息形式；
（七）數據文件（資料庫文件）：用計算機軟、硬體系統進行信息處理過程中形成的各種管理數據、參數等；
（八）其他應當收集歸檔的電子文件。第十五條電子文件形成單位應當實時將符合歸檔條件的電子文件進行歸檔整理，整理以「件」為單位進行。第十六條電子文件歸檔應當符合以下要求：
（一）歸檔的電子文件應當齊全、完整，能夠有效表現所載內容並可供調取查用；
（二）符合本市電子文件和電子檔案數據格式標准，能夠長期有效讀取；
（三）具有永久保存價值或者其他重要價值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應當製成紙質檔案或者縮微膠卷同時歸檔，並建立互聯；
（四）加密傳送、存儲的電子文件應在解密後進行歸檔，壓縮電子文件應在解壓縮後進行歸檔；
（五）歸檔電子文件應當設置成禁止改寫狀態；
（六）規定電子文件、電子檔案的開放級別。
前款第（二）項所稱電子文件和電子檔案數據格式標准，由市檔案行政主管部門會同質監、信息化、保密等行政主管部門，依據國家、省的相關標准制定，報市人民政府批准後，向社會公布執行；專業檔案館、部門檔案館的主管部門可以按照行業標准和規范，制定專業電子檔案的數據標准，報市檔案行政主管部門備案。