excel文件管理模版

1. 怎麼使用excel製作電子文件管理

1、新建Excel工作簿，在工作表中依次輸入文件夾內的word文件名。

2、打開文件夾，按下shift鍵右鍵單擊文件，找到復制為路徑命令，並單擊。

3、依次復制文件的路徑到Excel工作簿內，和相應的文件名相對應。

4、在C列使用HYPERLINK函數創建鏈接，公式為：=HYPERLINK(B2,"打開"&A2)

5、公式解析：HYPERLINK函數是用來創建超鏈接的函數，第一參數是打開文件的路徑，第二個參數的意思是超鏈接顯示的名稱。經過如此設置，就能為多個Word文件創建索引目錄，即使不在同一個文件夾也適用於這個方法。
6、使用這個方法也是有效的提高效率，對文件的歸納整理很有幫助。

2. 如何用Excel做好項目管理最後一點你一定要會

Excel是一個老牌又年輕的產品，說它老牌，是因為我們所有人，在擁有自己人生中第一台電腦時，第一個安裝的軟體就是office全家桶；

說它年輕，是因為這么多年了，它的使用率還是名列前茅。

熟悉老原的老粉都知道，我最喜歡看招聘JD，也喜歡讓你們看招聘JD。

看多了招聘JD，你就會發現，我們管理類崗位除了硬性的PMP證書條件以外，還有一項非常重要的能力——熟練使用Excel等辦公軟體。

很多公司招聘項目經理，都會加上這么一條：要求熟練運用Excel，有時候甚至不提Project，也要寫上會用Excel。

在這里，老原想問下有多少人知道這是為什麼？

其實原因主要有兩個：

第一是，領導或者甲方的電腦里不一定有Project，但Excel一定是人手一份。

其次是，不得不誇一句，Excel實在是太強大了，甚至可以說，其實項目中95%的問題，都可以直接用它搞定，只是很多人不知道而已。

今天的內容，主要分2個部分：

1、怎麼用Excel進行項目管理？

2、5個Excel職場習慣，幫你提高協作效率。

廢話不多說，今天老原現在就給大家講講怎麼用Excel搞定項目，老原整理的 項目管理Excel模板 也別錯過。私信老原即可領取。

一、Excel可以解決95%的項目問題

Excel在項目管理的全過程中，都扮演至關重要的角色，大概的一個流程我也整理成一張圖，可以讓大家更清楚的看到，每個環節中的Excel，都在做些什麼？

相信看完上圖，你應該就明白了，為什麼老原會說95%的項目問題都可以通過Excel解決。

接下來的內容，老原建議上圖對照接下來的文字進行展開理解。

01  Excel進行任務分解

其實，無論是使用excel，還是使用project，又或者是其他工具，第一步一定是任務分解。

只有學會分解任務，將任務分解得足夠細，你才能心裡有數，才能有條不紊地工作，才能統籌安排時間表。

正確分解任務，是項目成功的第一步，也就是WBS。

如何進行WBS分解： 目標→任務→工作→活動

至於要怎麼用好WBS，這篇文章就不展開贅述了，大家可以回顧一下我之前關於WBS的分享。

推薦閱讀：越高級的項目經理，越害怕自己沒做好這件事

任務分解之後，你就可以使用excel來自定義你需要展示什麼信息。

02 用Excel搞清任務關聯

在項目進行中，經常出現這種情況：同事急匆匆來找你，撂下一句，任務截止時間我完不成了，要延後X天。

對方這樣做，可能還理直氣壯：我都提前告訴你了，總不能不答應吧？

這時候，任務關聯圖就至關重要了。

你可以用這張表，有理有據的告訴他，這不是我一個人能決定的，你要看你背後的任務答不答應，它們的負責人答不答應。

你如果延後，你的後置任務B就無法如期開始，任務B延後呢，又會影響任務C無法正常開工……多米諾骨牌效應就是如此。

03 用甘特圖優化任務分配

將甘特圖標注不同的顏色，真的很實用。

這個甘特圖的顏色和「任務分解」部分的人名顏色是相關的。也就是與負責人相匹配。

因此，在一個小項目里，我們可以為各種角色指定一個標志色，可以清楚到每個人的任務和進程進行認領

在復雜的項目里，還可以藉助excel的顏色篩選，直接將某個人的任務全部篩選出來：

04  關鍵里程碑

所謂關鍵里程碑，是一個階段工作必須要保證的時間點，而這個時間點的順利完成與否，決定了里程碑以後的各項工作能不能也保證順利進行。

如果關鍵里程碑都無法保證，將意味著里程碑以後的各項任務要重新調整。

將關鍵里程碑標注為醒目的紅色，並加上里程碑說明，是一個不錯的辦法。

05  Excel一秒變Project——凍結窗格

Project做出來的計劃表，在拖動查看視圖時，日期行和任務行鎖定能夠在原地不動，其實Excel也可以做

Excel的窗格凍結功能就有同樣的效果。如圖所示：點擊你期望凍結的窗格交叉點窗格，點擊凍結窗格，即達到目標。

二、5個Excel職場習慣，幫你提高協作效率

過多的功能也不多介紹，好用的東西在精不在多。

分享一些在我的實際工作中，真的有用的一些Excel小習慣/小技巧。

01 把Excel當word用

雖然這是一句玩笑話，表格真正的功能是數據處理好嗎？

但現實工作中，一些信息放在Excel里會變得更加直觀。這些信息，有一個統一的名字，叫做「清單」

相比Word，Excel在做文檔方面確實有幾個優勢。

1- 信息梳理更清晰

2- 圖片排版更方便

3- 表格分頁很輕松

4- 記錄數據易統計

02  Excel的一些職場好習慣

也很多同學會私下問老原一些Excel方面的問題，其實很多問題都源於習慣。

我也總結了幾個Excel的好習慣，都非常非常的簡單，簡單到你平時都注意不到，但是一旦養成了習慣，除了讓自己效率提升，更重要的，可以也讓同事覺得你做事很讓人放心。

1、工作表名稱不要用sheet123

類似的，文件名字也不要用默認的【新建 Microsoft Excel 工作表】。

花5秒給表格起個名字，說明表格的用途，既方便自己，也可以減少和同事時帶來不便。

2、給表格加個目錄

學員表格發過來，打開一看十幾個工作表，我基本就放棄了。

- 每個工作表是做什麼用的？

- 問題出現在哪個表格中？

- 表格的相互關系是什麼？

不同的工作崗位，這個信息差就像一座大山一樣。

或許給你解答的項目管理問題很簡單，但是對方不想翻過大山再給你解答。

3、修改表格時先另存備份

模板類的表格，使用之前一定要對空白表格、原始模板另存備份，誰用過誰知道，清空模板里的數據，也是一個體力活。

4、列印前先預覽頁數

每個用表格的人都有過這樣的經歷。

表格明明只有一頁，列印出來有好幾頁，每頁內容還不全。這是表格列印預覽沒有設置好。

這4個好習慣，背後其實是一些職場溝通合作的習慣。

第一，存檔復盤的習慣。

對工作進行留檔備份，總結優缺點，及時改進和提升。

比如：表格另存備份，列印前確認預覽效果

第二，交付利他的習慣。

和同事合作時多為多方考慮一些，保證自己工作產出質量，對方接手更輕松、沒有有疑惑。

比如：文件命名的習慣，不全選復制、先完成工作再研究高級方法。

話說回來，不管是用什麼軟體，完美完成項目的關鍵還是在於人。只有團隊有足夠的執行力，工具才能發揮出更大的價值。

項目經理是需要極強的溝通和協作的崗位，工作中多點「利他思維」，項目推進一定會順利得多。

————

3. 如何使用Excel管理文件

可以將文件名導入excel方便查詢文件，從而做到管理文件。

將文件名導入EXCEL，需要使用到VBA，

以下作了一個範例，希望對您有幫助。使用方法：

1、在B1單元格輸入你需要導入文件名稱的文件夾路徑，如下圖的方式：

2、點擊「導入文件名」的按鈕，則可完成。

具體代碼如下：

Sub導入文件名()
Range("A2:X10000")=""
IfRange("B1")=""Then
MsgBox"請在B1單元格輸入需導入文件的文件夾路徑，謝謝！"
ExitSub
EndIf
Dimfso,luj,wjs,wj,mz,wb
DimnAsInteger
Setfso=CreateObject("scripting.filesystemobject")
Setluj=fso.getfolder(Cells(1,2).Text)
Setwjs=luj.Files
n=0
ForEachwjInwjs
n=n+1
mz=wj.Name
Cells(n+1,1)=n
Cells(n+1,2)=Cells(1,2).Text&""&mz
Cells(n+1,3)=mz
Nextwj
Ifn<2Then
MsgBox"該路徑下，未找到文件，請查看文件路徑設置是否正確，謝謝！"
ExitSub
EndIf
EndSub

4. excel裡面的VB語句文件管理

Option Explicit//強制變數定義
Sub Main_Filse_Search_Macro()『定義一個方法

Dim My_Path As String, My_WS As String『定義兩個字元串變數
Dim ii As Integer『整形變數
Dim MyLen As Byte』位元組式變數

If ActiveWorkbook.ReadOnly = True Then』如果是只讀的文件
MsgBox ""』彈出信息
Exit Sub『退出本塊程序
End If
Application.DisplayAlerts = False: Application.ScreenUpdating = False『禁止彈出關閉保存的對話框 ，「幕後操作」，意思是 屏幕不更新，對於處理大題數據時有用。
'變數賦值，文件路徑，文件夾
My_Path = ActiveWorkbook.Path & "\01_New"
My_WS = "List"'電子表格的表名
MyLen = Len(My_Path)『路徑字元串長度

ii = 5
Worksheets(My_WS).Unprotect』
清除對指定文檔的保護。如果對文檔沒有加以保護，則此方法會導致出錯。
Worksheets(My_WS).Range("C6:H65000").ClearContents『清除區域內容，但保留格式
Call FileSearch(My_Path, My_WS, ii, MyLen)』調用下面的函數
Worksheets(My_WS).Activate激活當前表List，
Range("C5").Select'選中單元格
Worksheets(My_WS).Protect『進行保護
ActiveWorkbook.Save』保存文件

Application.DisplayAlerts = True: Application.ScreenUpdating = True』允許彈出關閉保存的對話框，更新屏幕
End Sub

Sub FileSearch(ByVal My_Path As String, ByVal My_WS As String, ByRef ii As Integer, ByVal MyLen As Byte)
『以下是文件系統變數
Dim FSO As Object, Folder As Variant, File As Variant

Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")』創建一個文件對象

For Each Folder In FSO.GetFolder(My_Path).SubFolders『遍歷文件夾
Call FileSearch(Folder.Path, My_WS, ii, MyLen)'遞歸式調用，如果是文件夾，就向下搜索，直到找到文件，最終形成下面的文件集
Next Folder

For Each File In FSO.GetFolder(My_Path).Files』文件集，一個文件一個文件地處理
『 attributes 可選參數。常數或數值表達式，其總和用來指定文件屬性。如果省略，則返回匹配 pathname 但不包含屬性的文件。
'設置值
'』attributes 參數的設置可為：
'『常數 值 描述
'』vbNormal 0 (預設) 指定沒有屬性的文件。
'『vbReadOnly 1 指定無屬性的只讀文件
'』vbHidden 2 指定無屬性的隱藏文件
'『VbSystem 4 指定無屬性的系統文件 在Macintosh中不可用。
'』vbVolume 8 指定卷標文件；如果指定了其它屬性，則忽略vbVolume 在Macintosh中不可用。
'『vbDirectory 16 指定無屬性文件及其路徑和文件夾。
'』vbAlias 64 指定的文件名是別名，只在Macintosh上可用。
If File.Attributes = 0 Or File.Attributes = 1 Or File.Attributes = 32 Then
If File.Path <> ActiveWorkbook.Path & "\" & ActiveWorkbook.Name Then』處理文件路徑，如果文件存在：
ii = ii + 1
Worksheets(My_WS).Cells(ii, 4) = File.Name『賦值給單元格，以下是文件信息
Worksheets(My_WS).Cells(ii, 5) = File.datelastmodified』具體信息在單元格中，一目瞭然，此不注釋

Worksheets(My_WS).Cells(ii, 3) = Mid(File.parentfolder, InStrRev(File.parentfolder, "\") + 1, Len(File.parentfolder))
Worksheets(My_WS).Cells(ii, 6) = Mid(File.Path, MyLen + 1, Len(File.Path))
Worksheets(My_WS).Cells(ii, 7) = Mid(My_Path, MyLen + 1, Len(My_Path))
End If
End If
Next File

End Sub
張志晨試答