企業標准文件格式

㈠ 企業紅頭文件的格式和字體的要求是什麼

文件紅頭一般用老宋體（中宋也可以）

《國家行政機關公文格式》釋義

本標准規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標准適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標准按有關規定執行。
本章規定了標準的內容範圍、適用范圍和特定范圍。
(1)內容範圍
內容範圍只涵蓋國家行政機關公文（以下簡稱「公文」）格式中的紙張要求、印製要求、公文各要素的排列順序和標識規則，並不是公文格式的全部范圍。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標准結合起來學習。
(2)適用范圍
本標准適用於國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。
(3)特定范圍
《辦法》規定，少數民族自治地區公文可以同時使用少數民族文字。由於少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，執行本標准在某些地方可參照本標准另行規定。
2引用標准
GB／T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
在本標准中引用的國家標准GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是採用印刷紙和書寫紙。由於該標準是根據國際標准ISO218等同採用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標准一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，並規定各裁邊的誤差為土3mm。因此GB／T9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。
3定義
本標准採用下列定義。
3．1字Word
標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所佔空間。
3．2行line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標准以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。
在本標准中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統一的規定。為此，對於公文的橫向描述形式就是「字」，縱向描述就是「行」。在這兩項定義中，「字」指的就是漢字的橫向距離。一「行」的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在標准中所指的一行就是一個固定的數量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐准確地將公文中的任何一個要素加以定位。
4公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。
由於公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。
公文用紙的質量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。經濟條件相對差一些的單位可以採用紙張質量不低於60g／m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以採用70g／m2的膠版印刷紙。對於一些使用高檔印製設備的單位可以採用紙張質量不高於80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據自己的情況具體掌握，只要不低於下限或不高於上限均是符合標準的。
公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標准和行業標准關於紙張白度的指標，進行分析總結得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。[Page]
橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發揮。
不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印製質量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標。
pH值為7．5—9．5是根據國家檔案局制定的行業標准DA／T11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。
這項行業標准規定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應為7．5—9．5。出於公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。
5公文用紙幅面及版面尺寸5．1公文用紙幅面尺寸公文用紙採用GB／T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T148。
5．2公文頁邊與版心足寸
公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±lmm
公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)
本標准改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標准紙型A4型。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。
作出這項重大改變主要是基於以下三方面的考慮：
(1)採用國際標准已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢
國際標准化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標准，即ISO262：1975，其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為A4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由於充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復印機、列印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標准作為基本紙型的。
鑒於A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是採用A4型紙。國際會議也無一不是採用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查，在所收集到的公文範例中，無一不是採用A4型紙作為公文用紙。
(2)我國已基本具備採用國際標准A4型公文用紙的條件
我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制定了我國國家標准GB／T788和GB／T148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標准中，還規定了我國自己的標准16開型。隨著國際標准A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T148和GB／T788已作了修訂，明確規定國際標准A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙採用國際標准A4型，使我國公文用紙與國際標准接軌奠定了基矗
(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析
長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標准實際是日本早期用的標准。現今日本已不再使用該種紙型。
用這種紙型印製的公文承載有效信息量小，不利於與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統一規格，還有用B5型紙與l6開型紙混用的。紙型規格的不一，導致有的政府文件的前後頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。而國際標准A4型規格比較嚴格，無論在哪裡買到的A4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統一。因此淘汰l6開型公文用紙紙型，採用國際標准A4型作為公文用紙是十分必要的。[Page]
將公文用紙由l6開型改為國際標准A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設備製造企業已完全能夠生產製造符合國際標准A系列的印刷設備，並將逐步淘汰舊式生產設備。而且目前使用中的復印機、列印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設備也逐步進行了更新，可以印製A4型公文。
目前，淘汰16開型紙，採用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標准中都明確規定公文用紙規格一般採用國際標准A4型。
6公文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其餘部分均為黑色。為避免在本標准後面各章條的敘述重復，在此作總體規定。
7排版規格與印製裝訂要求
7．1排版規格
正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。
7．2製版要求
版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標准，版心不斜，誤差不超過lmm。
7．3印刷要求
雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
7．4裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。
長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。因此一些公文在印製和裝訂時由於不知道或不清楚有哪些統一要求，使得公文印製和裝訂不規范，質量差，也不嚴肅。所以在修訂標准時將公文印製和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印製和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印製和裝訂公文才是符合國家行業標準的。
(1)在標准中給出排版規格是保證公文行數和字數的統一。此規定，是為解決上述經常出現的問題而採取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應按照這一規定執行。但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調整某一面的字數和行數，以保證下一面有公文的正文內容。這種情況就屬特殊情況。所以在標准中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。
(2)在標准中給出製版要求，是保證採用製版印製公文的部門在製版過程中能夠有一可操作的規定，以保證公文印製質量，減少不合格公文的出現。
(3)在標准中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質量控制。關於印刷製品的質量標準是有很多指標的，在此標准中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標；這些指標只要認真對待
是很容易實現的。值得提出的是，為使今後公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標准中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標准中給出的油墨色譜來印製公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。
(4)在標准中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質量控制。由於公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。在我們的調查中發現，一些公文在裝訂時不規范，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規范，因而導致公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。本標准將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最後一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。[Page]
8公文中各要素標識規則
本標准將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
本標准將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是採用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。其中「眉首」、「版記」兩個概念在公文印製行業已多年使用，「主體」是本標准提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標准對眉首所合各要素位置的規定，就可以設計文件的「紅頭」部分(具體設計方法後文介紹)。
主體的特點是位置經常變動，依公文內容的長短而定。由於公文實質性的內容均在此部分，稱之為「主體」有其道理。
版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。由於按本標準的規定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位於哪一面的問題；如果公文有附件，版記還有一個是放在正文後還是放在附件之後的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。

用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的「頭」，主體稱之為公文的「身」，版記稱之為公文的「腳」。把公文各要素分為「頭」、「身」、「腳」三部分，既便於從總體上掌握其聯系，又便於對其進行「解剖」，掌握其區別。這是本標准對公文結構劃分提出的新觀點，也是本標准在結構上的最大特點。
8．1眉首
8．1．1公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。
並不是所有的公文都需要編制份數序號。《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。
編份數序號的目的是准確掌握公文的印製份數和分發范圍和對象。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。
本標准規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。
一般來說，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少於兩位，即「1」編為「01」，如果單編「l」，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標准不作統一規定，公文印發機夫可自行掌握。本標准規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。
8．1．2秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用「★」隔開。
秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。根據《辦法》的規定，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規定分別標明「絕密」、「機密」和「秘密」。「絕密」是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；「機密」是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；「秘密」是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。[Page]
保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。如公文針發單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度後標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用「★」隔開。如：絕
密★3個月，意味著該公文屬於絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等級兩字之間應空l字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該欄位不致過長。
8．1．3緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
緊急程度是對公文送達時限的要求。根據《辦法》規定，緊
急公文應當分別標明「特急」、「急件」。具體「特急」和「急件」的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。在標准中只規定緊急程度的標識位置是居於版心右上角頂格第l行。
如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時，按照秘密等級
在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。 <

br> 8．1．4發文機關標識
由發文機關全稱或規范化簡稱後加「文件」組成；對一些特
定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。友文機關標識上
邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22mm×15mm(高×寬)。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，「文件」二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
發文機關標識即人們通常所稱的「紅頭」。它是由發文機關
全稱或規范化簡稱加「文件」二字組成的。發文機關全稱應以批准該機關成立的文件核定的名稱為准。規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。
有一些特定的公文在發文機關名稱後面不加「文件」二字，如國務院就有「國務院任免通知」紅頭形式，本標准給這類「紅頭」留了餘地，未規定一律要加「文件」二字，但只限於特定的公文。一般來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加「文件」二字。
發文機關標識的字體，本標准推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術的成分，應該說不適於標識具有執法職能的國家行政機關的公文。
發文機關標識的字型大小，本標准以22mm×15mm為高限，現行「國務院文件」的字型大小即是22mm×15mm。本標准以此為高限，就是要求除「國務院文件」以外，其他各級行政機關標識的字型大小要小於「國務院文件」，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體字型大小各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。
關於發文機關標識的位置，本標准提出了兩種。第一種是用於平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用於標識上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設計文件紅頭時，發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。
第二種僅限於上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至
版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。[Page]
各行政機關在設計文件「紅頭」時，兩種形式均應具備，即
平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。
關於聯合行文，本標准規定「文件」兩字居於發文機關名稱
右側上下居中。本標准還特別提出「文件首頁必須顯示正文」這
一明確要求。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯
合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什麼，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發文機關過多隻能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字型大小縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字型大小、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。
8，1．5發文字型大小
發文字型大小由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識
下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧「〔]」括入；序號不編虛
位(即1不編為O01)，不加「第」字。
發文字型大小之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
發文字型大小由發文機關代字、年份和發文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有「鐵辦」、「鐵財」等，「鐵」代鐵道部，「辦」、「財」代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較准確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有「國發」、「國函」，「國」代國務院，而「發」和「函」則代「國務院文件」和「國務院函」這兩種發文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。
年份要用全稱，不應簡化，如「87」、「93」等均屬標識不正確。年份應用六角括弧「〔〕」括起。注意六角括弧不是數學公式的中括弧，因為當引用公文時，標題後面的發文字型大小要用圓括弧「()」括起，如果年份用中括弧括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為「六角括弧」是基於與數學的中括弧相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括弧括起，今後也要按本標準的規定使用六角括弧。
序號是發文的流水號。一般都是按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標准規定序號不編虛位，不加「第」(有的單位加「字」)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數。
發文字型大小的位置，本標准規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字型大小之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發

文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字型大小應標在第3行，並且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字型大小應居中。
8，1．6簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字型大小右側。發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字型大小與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。[Page]
簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標注簽發人。本標准規定應平行排列於發文字型大小右側，也就是要和發文字型大小同處在第3行，不過此時發文字型大小便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意「簽發人(會簽人)」
三字用仿宋體，簽發人(會簽人)姓名用楷體。這樣規定是使簽發人(會簽人)的姓名突出、醒目。
如果有多個簽發人，或者有的文件按規定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發文字型大小應始終放在紅色反線之上的最後一行，文件主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置；其他簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最後的簽發人或會簽人要與發文字型大小同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發文字型大小居左空1字和簽發人．姓名居右空l字的要求不變。
8，2主體
8．2．1公文標題
紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
本標准規定公文標題在紅色反線之下空2行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備列印公文的情況下，居中排列不難做到，按「居中」鍵即可。但要做到排列對稱美觀並且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標准規定原則的前提下適當變通。例如，本標准規定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發文機關多、簽發人會簽人多，本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以採取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規定，如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定，簽發人或會簽人多但最後一個簽發人或會簽人要與發文字型大小同處最後一行是基本規定；標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。這樣，在執行本標准時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。
8．2．2主送機關
標題下空l行，左側頂格用3專仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。
本標准規定主送機關在標題下空l行頂格標識，回行時仍頂格。本標准又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法
參考資料：《國家行政機關公文格式》釋義
參考資料：《國家行政機關公文格式》釋義

㈡ 公司正規文件格式怎麼寫

公司文件書寫格式標准

總則 ；指導思想

文書的書寫格式是體現企業正規化的重要內容。為加強這一工作環節的管理，規范寫作，特製定本標准。

規章制度結構 構成項目

規章制度匯編包括以下內容（按順序）：封面、中文關鍵詞、目錄、正文、附錄、參考文件、封底；其他文書包括標題及正文，具體格式詳見其他文書正文與頁面設置。

各項目含義

封面：封面由文頭、規章制度標題、單位及負責人、編制日期等內容組成。

標題：

應能概括整個規章制度最重要的內容。題名力求簡練，嚴格控制在25字以內。如果主標題意猶未盡，可加附標題。

關鍵詞：

關鍵詞是從規章制度標題、內容摘要或正文中提取，能表現規章制度主題、具有實質意義的詞語，通常不超過7個。

目錄：

列出規章制度正文的一、二級標題名稱及對應頁碼，附錄、參考文件等的對應頁碼。 正文：正文是規章制度的主體部分，通常由序語（引語）、主要條款、實施要求三部分組成。這三部分在行文上可以不明確標示。

注釋：

需要在正文之外加以闡述和解釋的問題或對引文出處的說明。注釋採用腳注形式。 附錄：附屬於正文、對正文起補充說明作用的信息材料。

參考文件：

只列在正文中被引用過、正式頒布的文件資料。文書格式編排 ，紙型及頁邊距 。

一律用國際標准A4型紙列印。頁面分圖文區與白邊區兩部分，所有的文字、圖形、其他符號只能出現在圖文區內。白邊區的尺寸（頁邊距）為：上邊距2cm，下邊距2cm，左邊距2.5cm，右邊距2cm。

版式與用字 ；

文字圖形一律從左至右橫寫橫排。使用規范的簡化漢字。除非必要，不使用繁體字。忌用異體字、復合字及其他不規范的漢字。

各部分的編排式樣及字體字型大小

㈢ 紅頭文件格式標准樣板是怎麼樣的

紅頭文件標准格式樣板（正規詳細版）

一、目前我國通用的公文載體、書寫、裝訂要求的格式一般為：

公文紙一般採用國內通用的16開型，推薦採用國際標准A4型，供張貼的公文用紙幅度面尺寸，可根據實際需要確定。

保密等級字體：一般用3號或4號黑體

緊急程度字體：字體和字型大小與保密等級相同（3號或4號黑體）

文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標准體、宋體字套色（一般為紅）

發文字型大小的字體：一般採用3號或4號仿宋體

簽發人的字體：字體字型大小與發文字型大小相同（3號或4號仿宋體）

標題的字體：字體一般宋體、黑體，字型大小要大於正文的字型大小。

主送機關的字體：一般採用3號或4號仿宋體

正文的字體：常用3號或4號仿宋體

附件的字體：常用3號或4號仿宋體

作者的字體：字體字型大小與正文相同（3號或4號仿宋體）

日期的字體：字體字型大小與正文相同（3號或4號仿宋體）

注釋的字體：小於正文的的4號或小4號仿宋體

主題詞的字體：常用3號或4號黑體

抄送機關的字體：與正文的字體字型大小相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字

印發說明的字體：與抄送機關的字體字型大小相同（常用3號或4號仿宋體）或小一號的文字

二、紅頭文件格式要包含以下因素：

1、企業標識

企業標識也就是所謂紅頭文件的那個紅頭，例如公司名稱是「河北宏意信息科技有限公司」，

那麼這個企業標識就是「河北宏意信息科技有限公司文件」字樣。

2、發文字型大小

發文字型大小一般包括發文單位代字、年份和序號等，如「河北宏意信息科技有限公司」的發文單位代字可以確定為「宏意」，這個公司各個部門都需要發文，可以用各部門簡稱來識別各部門的文件，例如人力資源部簡稱「人」、行政辦公室簡稱「辦」等。

年份是4位的年份，序號是全年中整個單位按發文時間早晚來編制的自然序號，序號不得有虛數0。

如宏意人2號，代表2016年河北宏意信息科技有限公司人力資源部發布的文件，在單位發文中總序號是第2。

3、標題

標題並非是制度標題，標題的格式一般為《關於XXXX的通知（請示、指示）》。如薪酬管理制度，標題應該為「關於下發《薪酬管理制度》的通知」。

4、主送單位

主送單位就是文件發給哪些單位。

5、正文

此正文並不是制度的正文，而是通知的內容，一般來說這種附帶制度的通知文件正文是比較簡單的，例如「各部門：《薪酬管理制度》已制訂完畢，自2016年11月1日起生效，請遵照執行。」

如果是修訂的制度，正文中要說明替換的文件情況，如「各部門：

《薪酬管理制度》已修訂完畢，自2016年11月1日起生效，同時宏意人【2015】15號《關於下發＜薪酬管理制度＞的通知》廢止，請遵照執行。」

6、落款

一般包括發文單位、日期和印章。

7、附件

附件一般為制度正文內容，制度正文的構成要素在非紅頭文件的講解中予以說明。

8、主題詞

主題詞是表達通知文件主題的詞或片語，一般不超過5個，不過現在黨政機關公文格式中取消了主題詞，主題詞的目的本身是為了便於管理和檢索。

筆者認為企業的紅頭文件中帶主題詞是沒有意義的，列出此項是讓大家對有所了解。

9、抄報

一般用於上級單位中，除了主送上級單位外，其它相關需要知曉此事的上級單位用抄報。

10、抄送

抄送是將文件發送給與公文有關的單位或遵照執行的單位，一般用於平級和下級單位。

11、印發單位及日期

指公文印發的單位及日期。