A. 如何確保電子文件的安全
電子文件的安全，一是指電子文件的使用價值不受到破壞，即文件的真實性、完整性和有效性不因文件的刪除、篡改等原因而受毀壞；二是指文件不被非授權用戶使用，即不被泄密。確保電子文件的安全有設置密碼、限制修改、內容保護、文件隱含等方式。以下我們用WORD 2003為例，分別介紹電子文件安全保護的一般方法。
（一）設置密碼
電子文件的加密有利於防止文件內容的泄密或被人為地修改，從而維護文件的原始性和安全性。
方法一：1、打開電子文件後，選擇WORD界面中的【工具】菜單，單擊【選項】；
2、在彈出的【選項】對話框上方，選擇【安全性】選項卡單擊；
3、在【安全性】選項卡的「打開文件時的密碼」框中鍵入適當的密碼，再單擊【確定】按鈕；
4、在彈出的「請再鍵入打開文件時的密碼」框中再次鍵入該密碼，單擊【確定】按鈕；
然後關閉文件，此時已經完成了文件加密，再打開文件時，就需要鍵入密碼。
方法二：1、打開文件後，選擇菜單命令【文件】中的【另存為】，單擊；
2、單擊【另存為】對話框內上側的【工具】按鈕，進入下拉列表中出現的【安全措施選項】對話框；
3、輸入密碼方法同方法一。
如果要解除密碼，則單擊【文件】中的【另存為】，進入【安全措施選項】對話框刪除密碼，按【確定】按鈕後，關閉文件再打開時就不需要密碼。
（二）限制修改
限制修改實際上是將文件設置為「只讀方式」。限制修改是通過設置「修改許可權密碼」實現，其方法與上述相似，只是在「打開許可權密碼」的下方輸入密碼後確定即可。解除密碼的方法也與上述相似。
當設置「修改許可權密碼」後文件處於「只讀方式」。當你將文件存檔後再打開，立即會跳出對話框，如你選擇「只讀方式」，即打開文件後如果修改了內容或格式，系統不會讓該文件存檔。如果確須修改文件則輸入密碼後打開。這種「只讀方式」具有強制性，很難被破解，因此是控制電子文件原始性的有力措施。
（三）選擇保護內容
有些電子文件在閱讀時可以允許做部分修改，如允許修改格式、加入批註等，WORD 2003也提供了以下手段。
選擇【工具】菜單里的【保護文檔】命令，頁面右側出現下圖。此時有三個選擇：
1、「格式設置限制」。此選項是限制對整個文件格式的修改。當點擊該選項復選框後，再點擊【保護文檔】下方【是，啟動強制保護】按鈕時，頁面中間彈出對話框，當輸入密碼再確定後，該選項就被激活。
2、「編輯限制」。此選項僅允許在文件中做有選擇的修改，如選擇「批註」，在如上運行【是，啟動強制保護】按鈕後，該選項就被激活，此時文件可允許加批註。
值得注意的是，由於設定的密碼只有知道密碼的人打開文件後才能解除，也就是說解鈴還須系鈴人，否則密碼無法破除。因此，如果密碼被忘記，等於丟失了該文件，任何人無法幫助你挽回損失。
（四）文件隱含
如果電子文件管理人員要對一批文件進行保密，連文件名也不想被別人看到時，可以在WINDOWS資源管理器中將某文件或文件夾隱藏起來。
具體方法是：
1、在資源管理器中單選或多選需要隱藏的文件或文件夾。
2、單擊滑鼠右鍵，彈出快捷菜單。
3、在快捷菜單中單擊【屬性】命令，彈出【屬性】對話框，選中【常規】選項卡，將「隱藏」選項前的復選框打勾，然後點擊【確定】，這樣頁面就不再顯示隱藏文件或文件夾。
但是這種方式不是絕對有效，對於熟悉計算機的人員，只要選中【工具】菜單中的【文件夾選項】，在其【查看】子窗口中選擇【顯示所有文件】的單選按鈕，這樣又能看到被隱藏的文件或文件夾了。
B. 文件檔案管理制度
基本程序如下：
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標准化、制度化、規范化的要求，並逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
2、文件櫃、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案「八防」工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。