『壹』 一般公文寫作有哪些格式
所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等
公文擬寫的步驟與方法
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由於公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進行：
一、 明確發文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1．文件的中心內容是什麼？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。
2．根據文件內容，准備採用什麼文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定 性質的通知等。
3．明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4．明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、徵求意見等。
總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究
發文的目的和主題明確之後，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，並不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對於問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
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總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好後，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1． 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所雲。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什麼問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2． 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。
1． 關於主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2． 關於觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3． 關於材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。
4． 關於結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5． 關於語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
幾種常用的商務公文
請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批准事項所使用的呈批性公文。
請示的特點
一、針對性。只有本單位許可權范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批准。因而"請示"具有很強的針對性。
二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對於呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"迴文。
三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。
四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：
一、 請求指示性請示。
二、 請求批准性請示。
三、 請求批轉性請示。
請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。
1． 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關於********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關於*******的請示》
2． 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。
二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
1． 開頭。主要交代請示的理由。
2． 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
3． 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核准"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。
三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。
請示應注意的問題
一、 一文一事的原則。
二、 材料真實，不要為得到領導批准而虛構情況。
三、 理由充分，請示事項明確。
四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
報告
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。
"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的採用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點：
一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直
接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。
二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批准，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬於批轉機關。
三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。
四、報告廣泛使用於下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
報告的種類
報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。
寫法
報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法
一、 匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：
1． 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今後工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。
2． 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。
二、 答復性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什麼答什麼，不涉及詢問以外的問題或情況。
三、 呈報性報告
呈報性報告主要用於下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。
四、 例行工作報告
例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。
公告
公告是用於對企業內、外宣布重要事項的公文。
公告的寫法
公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。
一、 標題。
公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種 以上兩項，多用於政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。
二、 正文
正文一般由主旨與說明構成。
主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。
說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。
三、 落款及日期
公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除註明發文單位外，還應標明發文地點。
會議紀要
會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用於各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會後全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
會議紀要的寫法
會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。
二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
1． 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2． 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議准確的表達清楚。對於會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。
電子公文
隨著網路化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟體，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。
電子公文的寫法
電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題。相當與公文的標題，如《關於***請示》、《關於****報告》。
四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（註明）。
五、 落款。署名及成文時間
遞交程序以遞交直屬領導為宜。
『貳』 公文寫作格式要求及規范
1、命令（令）的用途：
（1）依照有關法律公布行政法規和規章；
（2）宣布施行重大強制性行政措施；
（3）嘉懲有關單位及人員。
2、命令（令）的種類：
（1）發布令
（2）行政令
（3）嘉獎令
4、命令（令）的寫作：
（1）發布令：
標題：發令機關名稱或發令機關領導人職務名稱+文種，如：《中華人民共和國國務院令》。
令號：位於標題下面，令號不按年度編排，而是從發令機關領導人任職開始編流水號，至任滿為止，下任另行編寫。
正文：說明公布的法規名稱，通過或批準的機關或會議，通過或批準的時間及施行時間。
落款：簽署發令機關領導人的職務名稱和姓名，然後註明發令日期。
（2）行政令：
標題：發文機關名稱+主要事由+文種，如《國務院關於在我國統一實行法定計量單位的命令》。
正文：①說明發布命令的緣由，做到理由充足，使人信服；②寫出命令的具體內容，包括強制性行政措施及執行機關等，要求條目清晰，層次分明，便於執行。
（3）嘉懲令：
標題：發文機關名稱+主要事由+文種，如：《××省人民政府關於授予××同志「見義勇為先進分子」稱號的嘉獎令》；或僅註明文種，即只有「嘉獎令」三個字。
正文：包括嘉獎緣由、嘉獎事項、發出號召三個方面內容組成。
5、寫作命令（令）的注意事項
（1）內容要符合有關法律和政策。
（2）態度要鮮明。
（3）文字要簡煉，結構要嚴謹，中心要突出，語言要肯定。
（4）發文機關要合乎要求。
（二）決定：
1、決定的用途：
決定適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定是一種重要的指揮性和約束性公文。
2、決定的寫法：
（1）標題：作出決定的機關或通過決定的會議名稱+決定的事由+文種，如：《××市關於平衡財政收支、嚴格財政管理的決定》。
（2）題註：會議通過的決定，要加上題注，說明這個決定是什麼時間，在什麼會議上通過的。
（3）正文：按其具體用途和內容不同分為兩類：
①對重要事項作出安排的決定。主要有表彰決定、懲處決定、機構設置決定、人事安排決定、授權決定及發布法規性事項的決定等。其正文包括兩部分，一是說明作出「決定」的根據和執行名稱；一是分條寫明決定事項。
②對重大行動作出安排的決定。這是一種事先對某項重要工作的開展進行布置的決定，指揮性極強。正文通常包含兩層意思，即通過或制發決定緣由和決定的事項。
（4）結尾：重申要求，明確工作步驟或申明要求發出號召。
3、寫作決定的注意事項：
（1）要作好調查研究。
（2）要做到觀點鮮明。
（三）公告
1、公告的用途
公告適用於向國內外宣布重要的事項或者法定事項。
2、公告的寫作：
（1）標題：
①發文機關+文種，如：《中國人民銀行公告》。
②發文機關+事由+文種，如：《中國人民銀行關於進一步改革外匯管理體制的公告》。
（2）正文：大都只限於宣布具體事項。也有的公告正文相對復雜一些，即包括緣由或根據、事項和結語三項內容。其常用「特此公告」作結或省去結語。
（三）公告
1、公告的用途
公告適用於向國內外宣布重要的事項或者法定事項。
2、公告的寫作：
（1）標題：
①發文機關+文種，如：《中國人民銀行公告》。
②發文機關+事由+文種，如：《中國人民銀行關於進一步改革外匯管理體制的公告》。
（2）正文：大都只限於宣布具體事項。也有的公告正文相對復雜一些，即包括緣由或根據、事項和結語三項內容。其常用「特此公告」作結或省去結語。
（五）通知
1、通知的用途
通知適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
2、通知的寫法：
（1）格式：
用公文的一般格式。
（2）標題：
發文機關+事由+文種，如：《××省關於進一步做好城市蔬菜產銷工作的通知》。
事由+文種，如：《關於召開省屬高校檔案工作會議的通知》。
（3）正文：
1）批示性通知
批示性通知含「頒發」型通知、「轉發」型通知和「批轉」型通知三種。
a）「頒發」型通知#p#分頁標題#e#
「頒發」型通知又稱「發布」或「印發」型通知，是指用來頒發行政法規和規章或印發有關文件的通知。其正文部分，一般首先說明制訂所發布的規章的目的、根據，然後寫明發布事項，最後是提出執行要求。
b）「轉發」型通知
是指用來轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文的通知。其正文有兩種寫法，一種正文包括兩部分：開頭部分先寫明轉發文件的名稱，表明態度，提出原則要求。最後以「現轉發給你們，請認真貫徹執行」，「請結合具體情況，參照執行」、「請研究執行」等慣用語句提出執行要求。一種正文只寫轉發決定和執行要求，十分簡潔。
c）「批轉」型通知
是指轉發下級機關發來的公文的通知，其寫法與「轉發」型通知基本相同。正文一般先寫明轉發文件的名稱，表明態度，宣布轉發，闡明意義，提出要求。
2）指示性通知
是指上級機關宣布要求下級機關辦理或執行的事項，但限於發文機關的許可權，或因其內容不命（令）或指示的。這類通知又稱規定性通知或布置性通知。
其正文包括：概述情況和問題，寫明通知事項，提出工作要求，或用「特此通知，望認真執行」等結語。
3）告知性通知：
是指告知某一具體事項，這類通知是機關日常工作經常會用到的公文文種。其正文先寫明發文機關的決定事項及作出該決定的目的，「現就有關問題通知如下」是常用的過渡句。然後寫明對有關事宜的安排，應知事項等。最後用「特此通知」結束。
會議通知是告知性通知的一個重要類別，其正文部分應寫明召開的會議名稱，須知事項兩部分，須知事項包括會議名稱、議題、時間、地點，與會人員，報到時間、地點，需帶的材料，食宿安排，聯系方式等內容。
4）任免通知
任免通知的正文一般比較簡單，直接寫明任命誰什麼擔任什麼職務，或者免去什麼人的什麼職務即可。
（六）通報
1、通報的用途
通報適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
2、通報的特點：
（1）嚴肅性。
（2）教育性。
（3）典型性。
（4）時間性。
3、通報的寫法
（1）格式：
用公文的一般格式。
（2）標題：
發文機關+事由+文種，如：《國務院辦公廳關於表彰獎勵中國女子足球隊的通報》
事由+文種，如：《關於××學校相繼發生食物中毒事件的通報》
（3）正文：
1）表彰性通報
正文包括介紹先進事跡、宣布表彰決定、發出學習號召和提出希望要求等幾項內容。
2）批評性通報
正文包括敘述錯誤事實，指明危害，分析錯誤性質，申明通報決定，提出引以為戒的要求和切實可行的防範措施等幾項內容。
3）情況通報
正文寫法主要有兩種，一種先寫發布通報的緣由，然後寫明通報事項，最後提出要求和希望；一種是將內容按問題分類，分成若干個部分來寫。
（七）議案
1、議案的用途：
議案適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。
2、議案的寫法：
（1）格式：按公文的一般格式
（2）標題：發文機關名稱+事由+文種，如：《國務院關於提請審議設立海南省的議案》。
（3）正文：寫明提交議案的緣由及提交審議的事項，結尾是「現提請審議」。
（4）落款：發文單位；發文日期。
3．寫作議案的注意事項：
（1）要依照國家法律規定的職權范圍行文。
（2）要言之有理。
（八）報告
1、報告的用途
報告適用於向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。
2、報告種類：
（1）按性質可分為綜合報告和專題報告。
（2）按行文目的分為：呈報性報告和呈轉性報告。
3、報告的寫法
（1）格式：
用公文的一般格式。
（2）標題：
發文機關+事由+文種，如：《中央慰問團赴雲南慰問地震災區的情況報告》。
事由+文種，如：《全國物價大檢查總結報告》。
（3）正文：
呈報性報告：
開頭：概括情況，提起下文。
主體：具體陳述情況，指明工作中的經驗和教訓，提出意見和打算。
結尾：常用「以上報告妥否，請指示」、「特此報告，請審閱」。
呈轉發性報告：
開頭：概括介紹情況，說明原因。
主體：匯報工作或反映情況、提出意見或建議，並寫明具體的措施和辦法。
結語：常用「以上報告如無不妥，請批轉各地執行」等。
（九）請示
1、請示的用途
請示適用於向上級機關請求指示，批准。
2、請示的寫法：
（1）格式：
用公文的一般格式。
（2）標題：
發文機關+事由+文種，如：《××公司關於請撥設備改造資金問題的請示》。#p#分頁標題#e#
事由+文種，如：《關於要求解決××地區嚴重積水問題的請示》。
（3）正文：
1）請示指示的請示：此請示是針對工作中出現的具體問題，向上級機關申明情況，請求予以答復和下達處理意見，其正文的重點放在情況的陳述和問題的強調上，一般未提出具體建議。最後以「請核示」之類的語句結束。
2）請求批準的請示：此請示是就某一問題或事項，提出本機關的處理意見，請求上級機關給予批准或表明態度。其正文的重點放在意見和辦法的說明上，最後提出批准請求，即以請示批準的語句「以上意見當否，請審核指示」「以上請示，請批復」作結束。
3、寫作請示的注意事項
（1）要正確選用文種。
（2）要盡量做到一文一事。
（3）要避免多頭請示。
（4）要避免越級請示。
4、請示與報告的區別
（1）具體功用不同：報告是呈閱性公文，主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議，陳述的特點明顯，在報告中不能夾帶請示事項。而請示是呈批性公文，主要作用是向上級機關請求指示或批准。在請示中雖然也可以陳述情況，但這是次要的，是為請示事項的提出服務的。
（2）內容含量不同：報告往往要涉及多個事項或一個事項的幾個方面，即使是專題性報告，也往往要涉及一個事項的幾個方面，內容含量大，報告比較復雜，篇幅較長；而請示的撰寫強調一文一事，內容單一，篇幅較短的比較多見。
（3）行文時機不同：報告可以在工作進行之前行文，也可以在工作進行當中行文，而更多的是在工作完成之後行文；而請示則必須事前行文，不能「邊干邊請示」，更不能「先斬後奏」。
（十）批復
1、批復的用途
批復適用於答復下級機關請示事項。
2、批復的寫法：
（1）格式：
用公文的一般格式。
（2）標題：
發文機關+事由+文種，如：《國務院關於建設中關村科技園區有關問題的批復》。
事由+文種，如：《關於修建新辦公樓請示的批復》。
（3）正文：
1）開頭部分：批復緣由，一般用簡明扼要的語言引述請示的標題和發文字型大小、發文時間或概括來文的主要內容；如問題比較復雜，往往用過渡語「現批復如下」，引出批復意見。
2）主體部分：批復事項，是正文的核心部分，根據請示事項，逐條批復，一般先表明批復態度，再寫明批復意見，提出指示或要求。
3）結尾部分：通常以「特此批復」、「此復」等慣用語，也可以省略以上字句，自然收尾。
3、批復同復函的異同：
復函即答復性函，是專為答復問題而制發的函。批復同復函雖然都屬於回復性公文，但畢竟是完全不同的兩個文種。二者的區別主要體現在兩方面：
一是行文方向有所不同。批復的行文方向單一，均為上級機關發給下級機關的下行文；而復函的行文方向靈活，它通常是同級機關或不相隸屬機關之間使用的平行文，有時則是下級機關發給上級機關的上行文或上級機關發給下級機關的下行文。
二是重要程度有所不同。批復往往用於答復比較重要的事項，而復函則可用於答復一般性問題。
4、寫作批復的注意事項
（1）態度要鮮明。
（2）內容要全面。
（3）行文要迅速。
（十一）意見
1、意見的用途
意見適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
2、意見的寫作：
（1）格式：
用公文的一般格式。
（2）標題：
①發文機關+事由+文種，如：《國家基本建設委員會關於基本建設推行合同制的意見》
②事由+文種，如：《關於加快實現社會福利社會化的意見》
（3）正文：
①開頭：簡要說明提出意見的目的、根據及緣由；
②主體：可分條列項寫明工作意見，從總體目標和要求到提出具體措施和步驟，從各個角度、各個方面對有關工作如何進行提出指示性和建議性意見。
③結尾：通常就與意見的實施有關的事項作出說明，或把此部分內容作為主體部分一項內容寫出，不必單列結尾部分。
（4）落款：
包括發文單位、印章、發文日期。
3、寫作意見的注意事項：
①看法要明確。
②辦法要具體。
（十二）函
1、函的用途
函適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批准和答復審批事項。
2、函的分類：
（1）按行文方向可分為：去函和復函
（2）按內容可分為：商洽性函、詢問性函、答復性函和請求性函。
3、函的寫法：
（1）格式：
用公文的一般格式。
（2）標題：
發文機關+事由+文種，如：《公安部關於調整新護照收費標準的函》。
事由+文種，如：《關於申報工商營業執照的函》。
（3）正文：
1）商洽性函
機關之間商量或接洽工作，可以使用商洽性函。如：《××省人民政府辦公廳關於商請辦理直通香港運輸車輛有關牌證的函》。其正文要寫明商洽事項，含有協商、祈請語氣的「妥否、請函復」這類慣用語。#p#分頁標題#e#
2）詢問性函
機關之間詢問問題，徵求意見，可以使用詢問性函，如：《××省體育運動委員會關於詢問舉辦全省農民運動會有關項目比賽的函》。其正文要寫明詢問的事項和答復要求，最後以「盼復」或以上意見，請予函復結尾。
3）請求性函
機關之間請求幫助或配合工作，以及向有關主管部門請求批准，可以使用請求性函。如：《××省人民政府辦公大樓關於申請撥款維修省府機關辦公室的函》。其正文說明提出申請的理由和請求批準的事項。不相隸屬的機關之間請求批准，不應用請示，而一般要用函。
4）答復性函
機關之間回復問題，可以使用答復性函。如：《國家物價局、財政部關於調整新護照收費標準的復函》。其正文首先引述對方公文的標題和文號，這是對發文緣由的揭示，然後表明態度，並以「現函復如下」這一慣用的過渡語句領起下文寫明答復事項，或提出指示意見。寫完後全文也就結束了，不用使用結束話。
4、寫作函的注意事項
（1）文種的選用要正確。
（2）內容要簡潔。
（3）措詞要具體。
（十三）會議紀要
1、會議紀要的用途
會議紀要適用於記載和傳達會議情況和議定事項。
2、會議紀要的種類
（1）按其內容和功用不同，可劃分為指示性會議紀要、通報性會議紀要、消息性會議紀要。
（2）按會議性質不同，可劃分為日常行政工作會議紀要、大型專題工作會議紀要。
3、會議紀要的寫法：
（1）標題：
會議名稱或會議議題+文種，如：《全國江河堤防建設現場會議紀要》。
（2）正文：
開頭部分：概述會議情況即簡要交代會議的時間、地點、出席人員、會議內容等。
主體部分：寫明會議議定事項，會議討論、形成的意見或概括會議精神的要點等。
結尾部分：對與會單位和有關方面提出貫徹會議精神的要求和希望，或者概括會議內容。
（3）落款：
寫上制文機關名稱、成文時間。
4．會議紀要的特點：（1）紀實性；（2）提要性。
5、寫作會議紀要的注意事項
（1）要做好會議紀錄。
（2）要突出會議要點。
（3）要善於整理會議意見。