『壹』 如何使用access資料庫建財務報表
1．准備工作——確定資料庫需要的表和欄位
由於我們要創建的MIS系統是一個小管理系統，因此，不必要建立幾個表，只需一個表就行了。該表的欄位有：編號、影片名稱、領銜主演、導演、發行公司、影片類型、是否獲獎。其中「編號」為主關鍵字，該關鍵字唯一確定每個記錄的欄位或欄位集。
2．創建資料庫
（1）使用「資料庫向導」創建資料庫 :
在啟動 Microsoft Access
時，將自動顯示對話框，上面有新建資料庫或打開已有資料庫的選項。單擊「資料庫向導」，然後單擊「確定」按鈕。在新建空資料庫對話框中單擊「確定」，然後指定資料庫的名稱和位置，單擊「創建」按鈕啟動新建的資料庫。接著新建表，然後填入相應的欄位名稱和數據類型，並設置欄位大小、索引等項目，其它不填或取默認值。其中欄位的最大設置值是255位元組，數據類型有文本、備注、數值、日期/時間、貨幣、自動編號、
OLE對象等，你可以根據不同的要求選擇。
（2）不使用向導創建資料庫
在啟動 Microsoft Access
時，將自動顯示對話框，上面有新建資料庫或打開已有資料庫的選項，請單擊「空資料庫」，然後單擊「確定」。如果已經打開了資料庫或當Access
打開時顯示的對話框已經關閉，請單擊工具欄上的「新建資料庫」按鈕，然後雙擊「常用」選項卡上的空資料庫圖標。指定資料庫的名稱及位置，並單擊「創建」按鈕。
3．資料庫基本操作
資料庫的結構創建好了，接下來我們需要做的就是對資料庫進行一系列的基本操作。增加記錄：在「數據表」視圖或「窗體」視圖中打開相應的窗體，單擊工具欄上的「新記錄「按鈕
，鍵入所需數據，然後按 TAB 鍵轉至下一個欄位，在記錄末尾，按 TAB
鍵轉至下一個記錄。
編輯記錄：如果要編輯欄位中的數據，單擊要編輯的欄位，如果要替換整個欄位的值，指向欄位的最左邊，在滑鼠變為加號時，單擊該欄位，鍵入要插入的文本。
注意：如果鍵入有錯，可按
BACKSPACE 鍵；如果要取消對當前欄位的更改，按ESC 鍵；如果要取消對整個記錄的更改，在移出該欄位之前再次按 ESC 鍵，當從一個記錄移動到其它記錄時，
Access
將保存對該記錄的修改。
復制或移動數據：在其它應用程序，如Excel、Word中，選擇要復制或移動的一至多行。如果是從Word中復制數據，應確保記錄在選擇之前已經在表中排列好或已經使用製表符分隔開，如果粘貼數據到數據表中，應確保數據表中的列與要復制或移動的數據的順序一致，如果粘貼數據到窗體上，而窗體上相應的控制項名稱與復制數據的列名相同，Access
將粘貼數據到名稱相同的控制項上。在Access
中，打開要向其中粘貼記錄的數據表或窗體，如果要替換現有記錄，選擇要替換的記錄，然後單擊工具欄上的「粘貼追加」或「粘貼」按鈕 ；如果窗體中的記錄選定器不可用，要選擇當前記錄，可單擊「編輯」菜單中的「選擇記錄」命令。
刪除記錄：單擊要刪除的記錄，單擊工具欄上的「刪除記錄」按鈕 。
4．資料的排序、篩選與查詢
如果你想使你的VCD資料庫中的影片擺放整齊、並且查詢方便，因此掌握資料庫的排序、查詢與篩選是非常重要的。
排序記錄：
在「窗體」視圖或「數據表」視圖中，單擊要用於排序記錄的欄位。單擊滑鼠右鍵，你就可以選擇該欄位的升序排序或降序排序。在數據表中，可以同時選擇兩個或更多相鄰近欄位進行分別排序。Microsoft
Access 從選擇的最左邊的列開始排序記錄。在保存窗體或數據表時， Microsoft Access
將保存該排序次序。
創建篩選：
如果可以容易地在窗體、子窗體或數據表中找到並選擇想要篩選記錄包含的值的實例，可使用「按選定內容篩選」。操作方法是：單擊「記錄」子菜單「篩選」中「按選定內容篩選」，即可。
如果要從列表中選擇所需的值，而不想瀏覽數據表或窗體中的所有記錄，或者要一次指定多個准則，可使用「按窗體篩選」。
如果焦點正位於窗體或數據表的欄位中，而恰好需要在其中輸入所搜索的值或要將其結果作為准則的表達式，可使用「輸入篩選目標」。而如果是更復雜的篩選，則可使用「高級篩選/排序」。
創建查詢：
利用查詢可以通過不同的方法來查看、更改以及分析數據。也可以將查詢作為窗體和報表的記錄源，最常見的查詢類型是選擇查詢。選擇查詢將安裝指定的准則，從一個或多個表中獲取數據，並按照所需的排列次序顯示。
具體操作：單擊資料庫視圖的「查詢」，按「新建」，選擇設計視圖，「確定」，選擇表和查詢，添加表，然後按「添加」，在「選擇查詢」表中選擇「欄位」，並確定排序要求，最後保存查詢，這樣，一個選擇查詢就完成了。
你也可以在「新建」中選擇簡單查詢向導、交叉表查詢向導、查找重復項查詢向導、查詢不匹配查詢向導來建立查詢。
5．報表製作
也許，你想把你的VCD資料庫列印出來，隨時查看。如果你是VCD店的老闆，那麼這也將是最好的宣傳。Microsoft
Access中的報表功能，就能辦到，它可以在報表中控制每個對象的大小和顯示方式，並可以按照所需的方式來顯示相應的內容。
具體操作：單擊「報表向導」，在「報表向導」對話框中選擇可用欄位，按「下一步」，然後選擇欄位排序，最多可用四個欄位排序，
「下一步」選擇報表的布局，最後按「完成」。
還有其它報表的設計方法，如自動報表（縱欄表）、自動報表（表格）、圖標向導、標簽向導，我就不一一講了，大家可以自己嘗試嘗試。
6.
與其它軟體共享資料庫
（1）資料庫類型轉換
以往，不同資料庫往往無法分享彼此建立的資料。如果你以前習慣使用dBase建立資料庫，卻因Windows世界的到來，老闆為了趕時髦，下了一道命令，以後公司不再使用dBase建立資料庫，還要你將所有在dBase上所建立的資料庫，全部重新輸入至Access
97的資料庫中，聽到這個消息後，想必你一定是哭天怨地、手足無措。就算有一千個使用Access 97的理由，你還是不情願更換資料庫。其實，對於這一點Access
97早就想好了對策，Access
97提供了調用、導出等多種方法來讓你做資料庫的轉換。你只要點擊「工具」菜單資料庫實用工具」子菜單中的「轉換資料庫」，然後選擇要轉換的其它類型資料庫，如dBase，資料庫就會成功地從dBase轉換到Access
97中，非常地簡單。
（2）在Word 中調用Access 數據
可以以 RTF 格式 (.rtf)
文件保存數據表、窗體或報表的輸出。RTF 格式文件可保留字體和樣式等帶格式的信息，可以用 Microsoft Word 和其他 Windows
字處理程序或桌面出版程序打開。 如前例，在Microsoft Access中，打開CD、 VCD管理系統資料庫的表1，點擊「保存為/導出」，把表1以 RTF
格式保存，然後在Microsoft Word文件指定位置打開表1.rtf就行了。
（3）將Access 數據導出到Excel：
如前例所示，在資料庫窗口中單擊要導出的表或查詢的名稱，表1，然後在「文件」菜單上，單擊「另存為/導出」命令，在「另存為」對話框，單擊「另存為一個外部文件或資料庫」，然後單擊「確定」按鈕。在「保存類型」框中單擊所需的電子數據表格式。單擊「保存位置」框右側的箭頭，選定導出的目標驅動器和文件夾。在已有的電子數據表，或者在「文件名」框內輸入新文件名。此時注意在保存到已有電子表時Access
將刪除並替代其中的數據，因此要特別小心。f單擊「導出」按鈕，Access
將會創建包含表或查詢數據的電子數據表文件。表或查詢中的欄位名被放置在電子數據表的第一行。
7.
保護資料庫
（1）加密或解密資料庫
對資料庫進行加密將壓縮資料庫文件，並使其無法通過工具程序或字處理程序解密。資料庫解密則為加密的反過程。
方法：啟動Microsoft
Access，但不打開資料庫。單擊「工具」菜單「安全」子菜單中的「加密/解密資料庫」。指定要加密或解密的資料庫，然後單擊「確定」按鈕。指定加密或解密之後的資料庫名稱、驅動器及文件夾，然後單擊「確定」按鈕。如果使用原有的資料庫名稱、驅動器和文件夾，在加密或解密成功後，Microsoft
Access 會自動將原有的資料庫替換為加密或解密後的版本。但如果出現錯誤，Microsoft Access將保留原有的資料庫文件。
（2）給資料庫設置密碼
方法：打開資料庫，並選擇「獨占」復選框，單擊「打開」，然後單擊「工具」菜單「安全」子菜單中的「設置資料庫密碼」，輸入密碼，驗證，最後單擊「確認」就完成了資料庫設置的密碼，當打開VCD資料庫的時候，要提示輸入密碼。