如何把表格做成數據包

① Excel的三種電子表格資料庫類型-怎麼把excel表格轉換成數

Excel提供了至少三種設置數據的方式，因此您的報告和分析可以輕松地將其用作可靠的數據源。

Excel提供了三種在電子表格中排列數據的常規方法，因此您可以將其用作工作表公式的資料庫：

簡單（或“灰色單元格”）表，自Excel 2.0起就使用。

Excel 2007中引入的Excel Tables。

Excel 2010中引入的具有表格報表布局的數據透視 表。

我將其中任何一個稱為“資料庫”，可能會冒犯資料庫專家。畢竟，這三個電子表格資料庫易於設置和使用...根本不像“真實”資料庫。即使這樣，這些資料庫也可以像Excel公式的真實資料庫一樣工作。如果您的報告和分析可以從這些類型的電子表格資料庫之一中獲取數據，則可以顯著改善報告和分析。

在本文中，我將介紹每種類型的電子表格資料庫。然後，在以後的文章中，我將更詳細地介紹。

電子表格資料庫1：簡單表

20多年來，直到Excel 2007，Excel用戶只能將“簡單表”用作電子表格資料庫。這種類型的資料庫有兩種樣式：水平和垂直。

簡單表電子表格資料庫，水平樣式

水平電子表格資料庫的日期顯示在一個標題行中，如下圖所示。

通常，日期列使用每月“存儲桶”，但它們可以使用所需的任何時間段。“代碼”列可以包含總帳帳號，SKU，員工代碼等。

為了說明該資料庫提供的功能，請查看我的 Excel儀錶板模板，這些模板從此類Excel資料庫中獲取其數據。要更新這些模板中每個期間的報告，只需更新資料庫，在一個單元格中更改報告日期，然後重新計算Excel。如果您依靠Excel資料庫進行其他報告和分析，則所有報告都可以輕松更新。

灰色的行和列是簡單表的最明顯特徵。這些邊界牢房起著至關重要的作用。這是如何做：

設置Excel表（或僅設置“表”）時，Excel會自動命名數據的每一列。同樣，當您向表中添加相鄰的行或列時，Excel也會自動擴展表以包括此新數據。

這與簡單表相反，在簡單表中，我們必須執行添加邊框單元格和定義范圍名稱所需的手動步驟。

要創建此表，請設置數據，如在本示例中所見。選擇標題和數據；選擇“插入”，“表”，“表”；在“創建表”對話框中，確保選中“我的表有標題”；然後選擇確定。

Excel會自動設置表格的格式並為其命名，就像它為新工作表命名一樣。也就是說，它分配諸如Table1，Table2等之類的名稱。與工作表一樣，您可以重命名每個Table。

在公式中，當您引用表或簡單表中的數據列時，將使用名稱，而不是單元格引用。例如，如果要對“金額”列求和，則公式為：

簡單表：= SUM（Amount）

Excel表格：= SUM（Table1 [Amount]）

當然，如果重命名Table1，則第二個公式中對Table1的引用將自動更新。

電子表格資料庫3：數據透視表的表格布局

數據透視表具有許多重要的優點，這就是為什麼它們如此受歡迎的原因。但是它們也有很大的局限性，這就是為什麼我過去很少使用它們。

好處是顯而易見的。數據透視表為Excel用戶提供了強大的功能，使他們可以在Excel中瀏覽關系數據，並將排序，匯總和過濾後的數據切片返回到電子表格。我不知道有任何其他產品可以提供這種功能。

另一方面，從我的角度來看，數據透視表似乎始終只是連接到Excel的報表生成器。它們提供了許多報告功能，但只有一個電子表格功能（GETPIVOTDATA）允許工作表功能使用數據透視表數據。因此，再次（我認為），Excel用戶一直比在標准Excel報表中使用來自一個或多個數據透視表的數據的工作更加辛苦。

但最後，在Excel 2010中，Microsoft添加了Excel用戶使用數據透視表作為標准報表和分析的真正有用數據源所需的大多數功能。因為我們可以解決缺少的功能，所以我們最終可以將數據透視表用作強大而龐大的電子表格資料庫。