網路技術對秘書工作的沖擊

❶ 辦公自動化的發展對秘書工作的影響

1、辦公自動化能極大地提高辦公效率和辦公質量。

在我國的文秘工作中，文稿撰寫等是十分重要的工作內容，原有的寫作模式均是手寫，再反復的 修改等，操作起來十分的麻煩，工作效率很低，而現代計算機技術的應用必變了。

這一令人煩的狀況，通過鍵盤、滑鼠等輸入設備，在顯示器上便可顯示文稿內容， 並可進行任意的修改，導入存儲設備後，還可以隨時調用，提高了工作效率及辦 公質量。

2、辦公自動化使辦公活動呈現全新的面貌。

辦公自動化是實現秘書工作現代化的重要條件，它使傳統的辦公室結構和工作方式發生新的變化，呈現 全新的面貌。在自動化辦公室里，薦也見不到塞滿房間的檔案櫃、文件匣；看不 到成堆的表格和紙張。所有文件的內容，全部存放在一個小小的磁碟中。

桌上的 計算機將按照向它發出的指令做著各式各樣的工作。顯示屏幕代替了紙、鍵盤代 替了筆、列印機代替了大量的抄寫和復印工作。

有了自動化設備，促進文書工作 的處理手段更加先進，更不用擔心離開辦公室後無人接電話。電話打進，它會自 動將電話存入電腦中。並在顯示屏上顯示電話內容或提醒主人。如果建立了區域網。

便可不必為發信、發文件犯愁，此時只要在網路工作站上發一個命令，所有 該發的信息全都會迅速無誤地到達接收者手裡。列印機壞了不必著急，可以在自 己的辦公室里通過共享手段借用其他辦公室的列印機工作。

有些數據在本辦公室 找不到，可以通過網路到別處去墩，它就是共亨資料庫。在這樣的辦公室里。秘書人員定會高效而有條不紊地工作。

3、辦公自動化有力地促進管理工作的改革。

實現辦公自動化的過程。也是促進管理工作改革的過程。實現辦公自動化後，可以實現時間管理現代化。 因為電子日程表和電子備忘錄可以在兩分鍾之內安排好一個在平時需要七十分 鍾方能安排好的會議，還會巧妙地解決同一段時間中很多人參加的多種會議。

使 人能輕易地應付大量會議某些原因而改期或撤消等情況；能及時地發出信號，提醒人們不要錯過會議或遲到；還能科學地調配會議室、交通工具和其他服務設施。 實現辦公自動化必然促進管理系統和管理手段的改革。

如決策手段憑經驗不能輸 入電腦，必須將經驗升華為科學手段；公文格式不一，報表五花八門不便輸入電 腦，必須促其簡明劃一，形式標准化。

為充分發揮辦公自動化設備的效用，必須word 格式聯結成網，成為整個單位、整個系統、整個地以至於整個國家的網，甚至與世界有關系統的網路相通。為達此目的，必須促使我國電話通訊系統迅速發展。

4、辦公自動化促使秘書人員業務素質等發生一系列變化。

辦公自動化的使用，使得文秘工作發生了一次巨大的變革，它不僅使得辦公硬體水平得到提升，同時，通人與機器等的協調與溝通，更好的發揮出了秘書人員的主導作用， 合文秘工作者的自我價值得到進一步體現，使其思想觀念也更加先進。

同時，秘書還必須具有很強的信息觀念、時間觀念、戰略觀念、效率觀念和競爭觀念。辦公室運用工具的巨大變革，不可避免地會引起辦公室內部組織機構、管理形式、 人員素質的巨大變化。秘書如不更新傳統的思想觀念，不努力地去學習，就不能適應這一歷史的變化，而被時代所淘汰。

辦公自動化在完善的過程中就注意的問題：

1、辦公自動化軟、硬體同時開發。

辦公自動化的應用開創了新的辦公局面，打破了原有辦公的繁瑣，簡化了辦公的流程，精簡了人員的數量，為公 司創造了一定的價值利益。

2、開發者的更新。

不與時俱進的思想是陳舊固執的，落後的思想終歸是無法適用日新月異的時代，所以對於開發者而言，需要不斷的學習充實word格式自己，不斷的發現市場對軟體所提出的新要求，進駐新技能，探索新方法，更新原有的知識體系，不要讓辦公自動化只是成為一種良好的主觀願望。