淺析資料庫在檔案管理中的運用

⑴ 淺析大數據時代的地質資料管理

杜艷玲

(中石油勘探開發研究院資料中心)

摘要 長期以來，文字描述地質資料是記錄地質信息的有效載體。隨著大數據時代的來臨，地質資料海量數據的發現與提取難度加大，地質資料信息化發展面臨著二次開發與知識服務的新挑戰。本文就地質資料管理的現狀、管理中存在的問題進行了分析探討，並就如何做好大數據時代的地質資料管理工作做了有益的探討並提出了4個方面的意見和建議。

關鍵詞 大數據 地質資料 信息化 二次開發

地質資料是地勘單位記錄歷史地質信息的有效載體，是工作得以有效實施的有力保障。隨著社會發展進步及地質勘探技術的成熟，地質資料管理工作任務量越來越大。如何在大數據時代背景下完善地質資料的信息管理，成為所有檔案工作者迫切需要解決的問題。

1 地質資料管理的現狀

1.1 地質資料互相封閉

隨著經濟建設的快速發展，勘探開發專業人員對地質資料的需求量不斷增大，但是由於大部分地質資料屬於內部管理資料，只用於級別較高且承擔著較大科研任務的項目使用，部分單位甚至為獲取自身利益互相封鎖資料，導致地質檔案無法得到有效的利用。

1.2 地質資料的開發利用與資料保密處理不當

《地質資料管理條例》第十四條規定：地質資料館和地質資料保管單位，應當建立地質資料的整理、保管制度，配置保存、防護、安全等必要設施，配備專業技術人員，保障地質資料的完整和安全。第十九條規定：地質資料館和地質資料保管單位應當按照規定管理地質資料，不得非法披露、提供利用保護期內的地質資料或者封鎖公開的地質資料。地質資料是地質工作價值的集中體現，當它實現項目所需的第一價值之後，一般就進入館藏機構進行存儲。但是地質資料還有後續價值，地質資料所承載的信息資源可以多次、長期、反復地開發利用。這樣，一些國家保密礦種，國家規劃礦區的地質資料一方面具有保密性，一方面又有開發利用的需求，這種矛盾顯而易見。既不能一味強調保密，也不能無視《保密法》等相關規定，擅自開發利用，造成泄密。如何處理好利用與保密的關系、如何做到借閱有法可依、借閱有章可循，成為擺在所有檔案工作者面前的一個難題。

1.3 地質資料的二次開發和深度開發效率較低

大量的地質資料源於長期勘探過程中的積累。如何發現已有資料的內部價值，以便延長其使用壽命，是擺在我國地礦工作者面前的緊迫任務，也是一項新的挑戰。但是由於研究經費短缺、過去和現在成藏理論的限制、不同研究者研究角度不同結論不同等問題，使得我國地質資料二次開發利用率很低。據不完全統計，全國保存的非紙質介質地質資料，共有磁碟34.4萬盒，磁帶294.4萬盒，膠片9.1萬片^[1]。但是由於有關人員對地質資料二次開發利用的重視程度不夠，經費、人員也沒有相應的落實，從而經驗做法總結不夠，沒有形成對地質資料二次開發、深入開發的良好氛圍。

2 地質資料管理面臨的挑戰

2.1 海量數據的提取面臨新的挑戰

在信息爆炸的今天，數據已經滲透到世界的每一個角落，且數據總量增長迅猛。據預測，未來每18個月，整個世界的數據總量就會翻倍，到2020年，世界的數據總量將會增長44倍^[2]。以中石油勘探開發研究院為例，自1991年成立以來，已經累計積累了勘探開發資料71萬件，其中包括探井36384口、生產井19617口井資料，以及研究院的各類檔案92798萬份，館藏檔案133186卷、786071件。面對不斷豐富的館藏資源，如何在海量的數據中快速而准確地檢索到所需的信息，如何將檔案資源轉化為知識資源，傳統的檔案管理模式已經不足以滿足工作需要。大數據時代的來臨增加了地質資料尋找與提取的難度。

2.2 地質資料面臨知識服務的挑戰

大數據時代的資料用戶已經不滿足僅局限於數據或是文件的利用，而是希望能夠獲得數據背後的信息以及信息蘊藏的知識。與傳統檔案館(室)藏資源或者其他應用相比，大數據時代下數字檔案館藏數量具有媒體形式多、數據量大的特點，大數據時代的用戶需求變得更加個性化、多樣化。特別是近年來，隨著國際油價的持續攀升，礦權市場持續升溫，地質資料的開發利用需求旺盛，地質資料管理人員轉變為信息的咨詢者和系統的服務者，這些都給地質資料的服務帶來了挑戰。

3 如何加強地質資料的管理

3.1 加強網路信息化建設

加強建設地質資料網路信息化建設，是提高地質資料利用率的有效途徑。建立網路信息化可以實現聲音、圖像以及文字等多種形式的信息進行統一的處理、存儲，改變了傳統的地質資料信息管理只能著眼於紙張文字的單一表現形式，呈現給地勘人員更加豐富多彩的地質資料編研形式，提供了更加豐富鮮活的地質檔案信息^[3]。用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟體形式的二次文件信息，從而作為電子文件數據提供利用。把紙質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀，建立全文資料庫，以便存儲查找和利用，這既是地質工作現實的要求，也是檔案管理的必然取向^[4]。

對地質資料進行現代化信息建設可以很好地實現資料的詳細記錄，可以為以後的相關決策提供有力的依據，在很大程度上避免了由於突發性事件或是蓄意破壞而發生的資料丟失現象。對地質資料進行信息化建設可以遠程服務實現對地質資源的共享，在編纂地質文檔資料的時候可以有效地縮短對地質文獻信息及地質文檔編著的時間，更快、更好地提高現代地質資料信息的利用率。

3.2 建立地質資料目錄檢索資料庫

大數據時代提供了海量的數據，如何在最短的時間內最快地檢索到需要的數據，成為擺在所有檔案工作者面前的一大挑戰。地質資料目錄檢索資料庫很好地解決了這一問題。國土資源部出版了《地質資料檔案著錄細則》，對如何著錄地質資料進行了詳細指導。數據檢索系統智能化程度很高，可以根據使用者的需求，輸入任意關鍵詞，例如資料名稱、井名、勘查程度、礦種或是幾個關鍵詞的組合，均可以從資料庫中檢索出有關的地質資料信息，方便快捷地為地勘人員提供服務。

3.3 拓展地質資料開發利用的方式方法

技術水平直接影響服務的效率和質量，大數據為地質資料的開發利用提供了很好的平台。拓展地質資料的開發利用方式要充分利用現代化服務手段，提升現代化服務水平。重視現代地質資料服務系統、技術和標準的開發，力爭在系統交換和傳輸技術、新方法、新手段上下功夫，推進地質資料的整合和共享。同時加快內網外網和電子政務平台的建設，加強行業和部門互動，形成多層次、多部門社會化服務網路系統，實現地質資料的開發利用和信息共享。同樣重要的是，要同步更新離線服務和在線服務方式方法，提升服務效率。離線服務要突出數據加工和介質拷貝服務，在線服務要提供數據檢索和下載服務，配合電子郵件、傳真、電話等形式，為用戶答疑解惑，提供信息服務^[5]。

3.4 加強地質資料的二次開發和深度開發

《國務院關於加強地質工作的決定》明確提出將「推進地質資料開發利用」作為新時期地質工作六大任務之一，充分體現了黨中央、國務院對地質資料工作的高度重視，反映了經濟社會發展對地質資料信息的迫切需求。地質資料具有形成成本高、應用范圍廣、可反復利用、經濟社會效益潛力巨大等特點。地質資料的屬性特徵，決定了其直接價值和潛在價值遠遠大於其投資成本，決定了其反復永續利用的潛力。

地質資料的二次開發，絕不僅僅是對現有的地質資料進行第二輪簡單的整理、歸納，而是以最新的找礦理論、技術和方法為指導，以改革創新的精神對原有的地質資料進行有效而又合理的加工、整理、歸納和總結，提煉出具有重要價值的信息資源。根據利用者的需求，組織相關的工作團隊，通過人、財、物的投入，提高地質檔案社會化服務附加值，從而推動地質資料的產業化^[5]。

2003年英國地調局運用成本效益分析法和增值法對其經濟效益進行了評估，結果表明：英國地調局在2001年為英國所做的貢獻相當於其年度營業額的850～1525倍。另外，據其他國家測算，地質產品中的地質圖，即使按最小價值計算，其價值也是填圖成本的25倍^[1]。新中國成立以來，我國累計投入了大約5000億美元的地勘費，形成了大量的地質資料，通過對豐富的地質資料開發利用，為國民經濟和社會發展作出了重大貢獻。在大數據時代，必須提高地質資料的利用率，加大資料二次開發和深度開發力度，圍繞用戶的需求而不斷地創新服務，提供多方面的優質服務。

4 結語

在大數據時代，地質資料海量數據管理與服務發生深刻的變化，我們要不斷加強專業知識的學習，積極探索新的管理模式和管理方法，以新思維、新技術、新舉措對待地質資料的現代化建設，以便於更好地為地質勘探事業服務。

參考文獻

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[2]鄭軍，尹兆濤.中國石油應對「大數據的策略分析」[J].石油規劃設計，2013，24(6)：27～29.

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[5]馬忠花.青海省地質檔案的開發與利用研究[D].鄭州：鄭州大學，2011.

⑵ 檔案管理數字化的如何實現

檔案管理數字化如何實現
一、文書處理以及歸檔開展數字化管理
檔案工作最基礎的內容是文書工作，而文書工作的質量在很大程度上會影響檔案工作的質量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，並按照批辦次序在區域網范圍內依次傳閱，並提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發出相關信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理後進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。
二、 加快系統工程建設
檔案電子化建設涉及了總體設計、軟體開發、掃描錄入、檔案整理、光碟備份、設備選型以及查詢管理等多項內容，這是一項系統工程。為了實現海量檔案信息高效錄入與保管，系統會利用磁碟陣列存儲、雙伺服器以及高速掃描儀等實行集中掃描，並通過光碟與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現資料丟失問題。
三、 構建信息技術支撐系統
1. 系統要具備平滑升級能力
信息技術支撐系統將光纖與磁碟陣列相連接，從而為系統高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應用，可以大大擴充系統存儲容量。存儲系統本身要具備良好的可拓展性，實現在線擴容的同時具備保護功能。
2.系統要具備良好的可靠性
信息技術支撐系統應用的各種磁碟陣列產品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬碟等，在硬體組成以及結構等方面需要採用冗餘設計，避免存在單點故障，從而保證系統運行的安全性與可靠性。此外，就磁碟陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統對硬體要求非常嚴格，需要硬體支持熱插拔，從而為系統應用的連續性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員作為數字化檔案管理工作的主要執行者與實施者，其專業水平與綜合素質的高低直接關系檔案管理工作的質量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數字化技能。此外，在全新發展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設備引進與更新投入
設備是檔案數字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數字化檔案管理進程中，要加大設備投入，積極引進現代化設備，及時更新計算機系統與程序。除了要做好軟體設備的更新工作，還要更新落後的硬體設施，並加強對硬體設備的保養，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。此外，在檔案管理工作中要善於吸收與借鑒優秀的經驗，注重資源轉換與共享，建立健全數字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

⑶ 如何做好大數據時代的檔案管理工作

檔案是機構內部最為規范的知識，是機構存在的歷史依據，做好檔案專管理工作是一個機屬構健康發展的需要，檔案管理工作是機構管理工作的一部分，是提高機構工作質量和工作效率的基礎條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，是衡量一個機構管理水平的重要尺度。會博通知識管理系統提供承載檔案全生命周期管理的管理體系。檔案的採集與形成：對於檔案的信息化採集，支持多種採集渠道以及多種採集方法。機構可以按照內部管理的習慣以及需要，匹配採用符合自身需要的檔案管理規范，對實體檔案與電子檔案進行統一管理。檔案的信息化存儲：對於企業來說，如何把檔案進行有序化管理，是檔案管理的重點，3Hmis綜合檔案管理能有效幫助企業，對檔案進行分門別類的有序化管理。並且，系統提供例如封面、背脊、目錄、備考表等表格列印，輔助檔案人員輕松地完成對紙質檔案的手工處理。檔案的信息化利用：在如今信息化管理時代，檔案並非單單把檔案封存在檔案室或系統中，而是利用檔案借閱、歸還與發放，搜索平台，提醒，歷史版本，水印防擴散等功能，助力企業日後的生產經營管理提供重復利用、歷史借鑒以及促進改善與創新的重要材料。

⑷ 淺析電子檔案在企業檔案管理中的應用及問題論文

淺析電子檔案在企業檔案管理中的應用及問題論文

在現今企業的管理中，電子檔案管理系統的引用，以及大型、高效電子儀器的使用，使企業檔案管理由紙質化存儲管理向電子化存儲管理轉變，企業檔案實現電子化變成了現實。只有明確電子檔案的形成過程和在企業中的利用途徑，剖析電子檔案在企業發展中存在的問題，並試著解決這些問題，才能促進應用電子檔案更好的為企業發展服務，從而促進社會經濟建設的不斷進步。

一、企業電子檔案的形成與利用

(一)檔案信息數字化

數字化的檔案信息可以通過網路等現代技術實現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續需要必須最大限度的保護檔案，檔案數字化之後，檔案利用方式主要是使用數字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。檔案信息數字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉化與再現，它為實現檔案信息資源共享奠定基礎。

(二)電子檔案管理系統

電子檔案管理系統具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務。電子檔案管理系統一般都採用樹形分類結構，使得它的許可權控制靈活、簡單;電子檔案管理系統入庫簡單，並提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復雜的學習過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能，為檔案提供利用，實現檔案服務功能提供了舉大的支持作用;對於沒有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對於已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。

(三)實現檔案紙質化向電子化的轉變

在企業檔案管理過程中引進電子檔案管理系統以及大型、高效的電子化儀器後，利用高效掃描儀將紙質的檔案掃描成電子檔案，掃描完成後，對掃描錄入到網路伺服器中的.圖像文件進行整理修正，並在網路資料庫中建立相應的索引信息，從而達到電子檔案的快速自動檢索，並最終為查詢客戶端提供檔案服務。

(四)電子檔案的存儲與利用

電子檔案通過計算機磁碟等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所採用的介質主要有磁碟、磁帶和光碟。電子檔案歸檔主要用磁帶和光碟。

對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。

二、電子檔案在企業檔案管理中存在的問題

(一)檔案隊伍的素質與企業的發展還不相適應

歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬於人員安置型，造成目前企業檔案隊伍整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網路技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網路化建設的發展需要。而檔案管理人員的素質直接影響了電子檔案在企業檔案管理中的應用。

(二)企業的檔案管理得不到高層領導應有的重視

很多企業的高層領導對檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和公司安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的。正是由於領導的不重視和部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日後為企業的發展提供檔案服務和工作支持。

(三)企業的檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責

很多企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當一部分的企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合並在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。

(四)企業的檔案管理的信息化建設滯後

首先，個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯後。其次，在多數企業中，關於檔案信息化的制度和標准還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。還有的企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由於種種原因的限制，導致其硬體設備使用率低，數字的錄入量非常有限。最後，電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。

三、推進電子檔案在企業中加快發展的辦法

(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩定檔案管理隊伍的結構

各企業應加強企業檔案管理隊伍的知識水平，通過不間斷的培訓和專業技術人才的引進來加強檔案隊伍整體技術水平和管理水平，並在企業內部建立健全檔案管理培訓制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩定性，促進檔案管理隊伍的建設。其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑，培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。

(二)加快檔案信息化的建設，促進電子檔案的發展

電子檔案的發展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動通過計算機網路為用戶提供服務，並促進電子檔案在企業中的利用和發展，才能充分發揮電子檔案在企業中的重要作用。

(三)提高對檔案工作的重視，推進電子檔案的應用

企業中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與願違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須說服企業領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業領導對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業發展中得以快速、健康的發展。

(四)加大電子檔案優點的宣傳力度，普及電子檔案的知識

只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進電子檔案的發展。電子檔案的優點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認識到電子檔案的優點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。

綜上所述，電子檔案在企業發展中將發揮出巨大的作用，只有不斷加強電子檔案的建設，提高電子檔案在企業中的應用和普及程度，才能促進電子檔案更好的為企業發展服務，從而促進社會經濟建設的不斷進步。

⑸ 如何進行檔案信息化管理

導語：在現代化社會發展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務性特點，人們對於檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發生了質方面的飛躍，隨著社會的發展以及經濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢。

如何進行檔案信息化管理

一、配備統一的管理設備實現計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關檔案發展提供快、准、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統一型號、統一規格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現信息化提供硬體保障。採用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁碟存儲系統和光碟存儲系統，特別是光碟存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。採用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網路及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。

創新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標准。標准規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。

檔案管理標准化包括：

檔案整理標准、統計標准、服務標准、各項技術標准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標准，檔案資料庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統一的標准去做，各搞一套，自成體系，那麼檔案信息網路就無法暢通，資源共享也就難以實現。

三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網路傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特徵和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網路安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網路、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

如何進行檔案信息化管理

一、 轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理

傳統的`檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光碟、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平台利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務;它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

二、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要;其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟體功能設計;再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網路化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網路化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網路下防範計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由於從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理;相當數量的草稿性電子文件處於自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由於沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光碟、磁帶、磁碟等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構。

因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。

再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以採取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。

⑹ 大數據時代背景下的檔案管理分析

大數據時代背景下的檔案管理分析
在大數據時代的發展進程中，應該將大數據的價值積極的展現出來，所以相應的管理模式需要加以進一步的變革。應該將相應的管理模式加以進一步的轉變，積極的採用大數據技術實現檔案數據信息的相互關聯，這樣才能更好的實現檔案資源的共享。相關的檔案管理部門也應該做相互協調的工作，將檔案數字資源中所蘊含的潛在價值充分的體現出來，這樣才能實現進一步的整合。傳統的檔案管理部門中，供給式的模式占據重要位置，而在新時期的發展下，這一思維模式應該加以進一步的轉變，從用戶面臨的問題入手，為人們的行為決策提供有益指導。以解決用戶所面臨的問題為目標整合檔案數字資源，構建起以社會利用需求為導向的檔案數字資源體系，不斷提高檔案服務與用戶需求之間的匹配程度。
構建適應大數據要求的檔案數字資源。以雲計算為例，它適應了大數據時代分布式存儲與海量數據並行處理的需要，實現了計算機資源的服務化，是大數據時代檔案數字資源整合的基礎平台和支撐技術。首先，各檔案部門應根據國家統一規劃以及自身基礎設施建設與檔案資料庫資源匹配程度的具體情況，靈活選擇適合的雲部署方案。對於那些處在檔案數字資源整合關鍵節點的部門應架設私有雲，以動態申請公有雲的方式彌補自身計算能力、存儲空間等的不足。其次，雲計算能統一各應用環境之間的業務邏輯、組織結構和表達方式等，消除信息孤島，從而建立集成的檔案數字資源管理平台，促成檔案數字資源深層次整合與知識開發的實現。再次，雲計算能實現對檔案應用的整合，並以服?盞男問較蠐沒Х⒉跡煌?時支持用戶利用各種終端設備隨時隨地訪問所需的雲服務。這些都將在最大程度上發揮檔案數字資源整合的優勢，提高檔案服務的效率和便捷性。
加強大數據時代檔案數字資源整合的安全保障體系建設。首先，應建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護系統，實現統一身份認證與訪問許可權控制，達到用戶安全集成管理的目標，有效應對檔案數字資源整合與大數據應用過程中的安全風險。其次，通過數據加密技術保護檔案信息安全。通過SSL（Secure Sockets Layer，安全套接層協議層）加密，實現在數據集的節點和應用程序之間移動保護大數據。再次，綜合運用大數據技術手段與安全保密制度，加強對重點領域檔案數據的日常監管，有效應對檔案數據聚集性與檔案利用需求無序性造成的檔案泄密風險。最後，實時開展檔案數字資源異地異質備份工作，提高系統容災能力。
最後，還要組建一支具有大數據素質的檔案從業者隊伍。大數據環境下，檔案從業者應加強自身素質建設，在檔案數字資源整合中承擔起業務專家的重任，成為檔案數字資源的提供者、組織者和導航者。作為檔案數字資源的提供者，就要求檔案從業者具有過硬的檔案專業知識與技能，能正確預判大數據給本單位數據處理各環節帶來的風險構成，給出基於檔案專業的解決方案，從而確保檔案數字資源的真實、完整與安全，最大限度地滿足檔案數字資源整合的需要，保證檔案價值的實現。

⑺ 試論企業檔案數字化管理存在的問題及對策

企業檔案數字化管理存在的問題
檔案管理的信息化意識不足
實現企業檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業選擇繼續使用傳統的檔案管理模式,而將資金更多的用於例如設備改造、產品銷售等直接投資上,疏於對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業務培訓,導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處於落後的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業創造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業的發展提供可靠的支持,間接為企業創造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業的發展。
檔案管理信息載體的破損
在企業信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之後的又一重要管理對象。通過對計算機網路技術的應用,許多企業實現了工程設計、施工和產品研發中的二維繪圖、三維模擬模擬設計的圖文並茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光碟等,這些載體會因為各種原因而發生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統運行出現問題。
標准化建設不夠完善
檔案信息管理的標准化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中,必須有相關的規范與標准對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統,各個業務環節的相關信息為數據處理的准確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現,為企業檔案管理信息化提供數據計算的標准卻難以滿足企業的需求,企業管理和業務流程以及工作程序標准、數據交換等標准都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業發展提供支持的因素將給企業內部或企業之間的數據交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重製約企業獲得更多的經濟效益和社會效益。

⑻ 資料庫的作用主要體現在哪些地方

資料庫的作用：

資料庫是為了實現一定目的按某種規則和方法組織起來的「數據」的「集合」。

資料庫可以直觀的理解為存放數據的倉庫，只不過這個倉庫是在計算機的大容量存儲器上，而且數據必須按照一定的格式存放，因為它不僅需要存放，而且要便於查找。

資料庫可以做到：

⑴ 實現數據共享

數據共享包含所有用戶可同時存取資料庫中的數據，也包括用戶可以用各種方式通過介面使用資料庫，並提供數據共享。

⑵ 減少數據的冗餘度

同文件系統相比，由於資料庫實現了數據共享，從而避免了用戶各自建立應用文件。減少了大量重復數據，減少了數據冗餘，維護了數據的一致性。

⑶ 數據的獨立性

數據的獨立性包括邏輯獨立性（資料庫中資料庫的邏輯結構和應用程序相互獨立）和物理獨立性（數據物理結構的變化不影響數據的邏輯結構）。

⑷ 數據實現集中控制

文件管理方式中，數據處於一種分散的狀態，不同的用戶或同一用戶在不同處理中其文件之間毫無關系。利用資料庫可對數據進行集中控制和管理，並通過數據模型表示各種數據的組織以及數據間的聯系。

⑸ 數據一致性和可維護性，以確保數據的安全性和可靠性

主要包括：安全性控制、完整性控制、並發控制，使在同一時間周期內，允許對數據實現多路存取，又能防止用戶之間的不正常交互作用。

⑹ 故障恢復

由資料庫管理系統提供一套方法，可及時發現故障和修復故障，從而防止數據被破壞。資料庫系統能盡快恢復資料庫系統運行時出現的故障，可能是物理上或是邏輯上的錯誤。比如對系統的誤操作造成的數據錯誤等。

(8)淺析資料庫在檔案管理中的運用擴展閱讀：

資料庫管理系統：

資料庫管理系統是為管理資料庫而設計的電腦軟體系統，一般具有存儲、截取、安全保障、備份等基礎功能。

資料庫管理系統可以依據它所支持的資料庫模型來作分類，例如關系式、XML；或依據所支持的計算機類型來作分類，例如伺服器群集、行動電話；

或依據所用查詢語言來作分類，例如SQL、XQuery；或依據性能沖量重點來作分類，例如最大規模、最高運行速度；亦或其他的分類方式。

不論使用哪種分類方式，一些DBMS能夠跨類別，例如，同時支持多種查詢語言。

⑼ 淺談計算機資料庫的管理與應用論文

淺談計算機資料庫的管理與應用論文

摘要： 隨著社會經濟的快速發展，信息化網路技術手段不斷進步，信息技術在人們日常生活、工作及學習中的廣泛滲透，不僅給人們生活帶來了極大便利，還極大的提升了人們工作與學習效率，為社會各領域的發展起到了巨大的推動作用。資料庫是伴隨著計算機信息化網路技術發展的，而其又是信息技術發展的核心所在，資料庫技術的快速發展一方面在計算機技術的發展和完善上發揮舉足輕重作用的同時，一方面也為社會的進步作出突出貢獻。本文將就計算機資料庫的管理進行詳細分析，並在此基礎上闡述計算機資料庫的應用情況。

關鍵詞： 計算機資料庫；管理應用

21世紀是信息大爆炸的時代，伴隨著信息化技術的快速發展及在社會生活等各領域的廣泛滲透，人們的生活觀念及方式都發生了很大的變化，尤其是計算機核心技術之一的資料庫技術的發展及應用，不僅使人們生活更加輕松便捷，資料庫技術在人們工作學習中的應用，還極大的提升了人們的工作與學習效率，為社會的發展進步起到了巨大的推動作用。計算機資料庫的主要定義是其是為了達成相關目標而組織在一起並存儲在計算機中的一系列數據。而資料庫技術則是指研究資料庫的相關管理、設計及結構的一系列方法與手段，以達到對數據的有效分析及處理等，這些方法和手段可以是相關理論知識及技術等。計算機資料庫的主要特徵有資料庫中所有數據信息都存在一定的相互間的聯系，同時各數據信息間有保持一定的相對獨立性，此外，資料庫採用DBMS來對數據進行控制及管理。資料庫技術主要經過以下三個發展歷程數據的手動管理時段、通過採用文件系統對數據進行管理時段以及資料庫形成系統時段，每個階段資料庫技術的特點都不同，有著鮮明的時代特徵。下文將就計算機資料庫的管理進行詳細分析，並在此基礎上闡述計算機資料庫的應用情況。

一、計算機資料庫的管理

計算機資料庫的管理主要有以下幾種管理技術。

1.存取管理技術

資料庫的存取管理技術主要有包括以下技術：一是用戶認證技術。對於計算機網路來說，用戶的一切信息資料都是採用一系列且具有一定組合的數據來表達，因而用戶只存在數據身份而不存在其現實身份，相應的在相關授權方面，計算機網路也是對用戶實行數據身份形式的授權模式。該技術可以採用用戶設置的相關密碼及口令來實施計算機對用戶的鑒別，此外，當前還有一種採用生物特徵的方式來對用戶進行鑒別。用戶認證技術能夠有效的防止沒有經過認證授權的用戶，訪問、使用及修改資料庫的許可權；二是控制訪問技術。該技術主要是對用戶的一些權力進行一定限制，既可以限制駭客非法入侵資料庫及訪問相關資源，又能夠對合法用戶的某些權力進行限制，如不允許其訪問受保護的文件及訪問目錄等資源。該技術對主客體的訪問許可權作了相關規定和限制，對用戶的相關訪問要求作出相應控制，其中主體主要指的是用戶，客體指的是文件等資料庫資源。在控制策略方面主要有防火牆控制、許可權控制等。

2.恢復和備份技術

由於當前計算機網路情況十分復雜，計算機資料庫的安全受到多方面因素的干擾和影響，因此當計算機資料庫因某種原因出現故障時，事先做好對資料庫信息資源的備份並對其進行恢復就顯得尤為必要。系統一旦出現故障，其資料庫信息資源便會受到一定破壞甚至丟失，當前應對數據丟失問題的主要對策有對數據進行備份，經過備份的數據信息能夠非常簡便的對其進行恢復。當前的資料庫備份手段包括動態、靜態及邏輯備份等。而資料庫的恢復手段則包括資料庫備份及通過在線日誌來進行恢復等。用戶應根據計算機系統故障原因及自身情況選擇最優的資料庫備份和恢復手段，以減少或避免因數據丟失造成的巨大損害。

3.加密技術

隨著信息化網路技術在人們日常生活工作中的廣泛應用，其在為人們創造巨大效益的同時，也無形中加大對其依賴性，這也導致網路信息安全問題的'不斷發生，木馬、病毒等危害計算機安全的情況越來越普遍。尤其是當前人們將大量重要的數據信息存儲於計算機資料庫中，部分人出於各種目的，抓住用戶網路安全意識薄弱及網路技術缺乏的弱點，通過計算機漏洞採用非法手段入侵用戶計算機系統，通過盜取用戶密碼的方式，非法訪問用戶數據信息並對其進行篡改，極大的威脅到了用戶的數據信息安全。而通過採用數據加密技術則能有效的避免這些情況的發生，對資料庫中的重要信息實施加密，不僅能有效杜絕駭客入侵，還能在系統因某種原因崩潰時，相關數據信息依然不受影響，從而實現數據信息的安全[1]。

二、計算機資料庫的應用情況

1.多媒體中的廣泛應用

計算機資料庫在多媒體領域的廣泛運用主要指的是將多媒體的數字化相關技術及數據壓縮等技術與資料庫技術整合起來，實現資料庫技術在多媒體領域的廣泛應用。多媒體資料庫技術就是在資料庫技術不斷發展和應用過程中出現，其主要應用領域有圖書館、博物館及電子商務中。該技術通過將聲像等數據信息有機整合起來，形成巨大的多媒體信息資源資料庫，從而極大的提高了傳統多媒體信息資源的容量，進而能高效的進行多媒體信息資源的大量演示。資料庫技術在多媒體領域的廣泛應用，不僅多媒體領域的技術水平及服務質量，還為多媒體領域創造了巨大的經濟效益，為社會的健康可持續發展提供巨大推動力。

2.信息管理中的廣泛應用

隨著計算機資料庫技術的不斷發展，其在信息資源管理中的應用也越來越廣泛，並取得了良好效果，資料庫技術不僅提升了信息資源的容量，還極大的保障了信息資源的安全及穩定性，提升了用戶信息管理水平。當前資料庫按照應用領域不同可分為統計資料庫、生態環境資料庫及海河流域資料庫等；按照傳統模式分類，則可分為網狀、關系及層次型三種模式。資料庫技術在信息資源管理中運用，其主要特點有以下幾方面：一是運用領域的拓展。以往的信息管理只包括單一農業或工業，現今資料庫技術在信息資源管理中的運用後，其管理范圍拓展到能涵蓋工、農及服務業，這極大的提升了工作效率，促進了生產力的發展；二是資料庫技術的巨大進步，使得其在信息資源管理中的應用更加具有可操作性，應用范圍更廣泛，運用效果更加良好；三是資料庫的安全性得到極大提高。資料庫的加密技術極大的提升了信息資源的安全性，通過採用用戶賬號及加密等手段，能夠有效對信息資源進行管理，在提升信息管理效率的同時，也能極大的減少甚至避免數據信息風險，從而實現信息管理的安全穩定[2]。

3.在文獻管理中的廣泛應用

其主要可用於以下幾方面：一是資料庫技術可有效的運用與文獻檔案的檢索和存儲中。可以通過將文獻資源錄入光碟的形式，實現大量資源的有效存儲，而且其還具備成本低廉、安全可靠及容量巨大、攜帶方便等特點。如其還可以用於教育教學中，如將大量的教學素材及資源通過壓縮成光碟的形式，這可以極大的提升教學工作的效率；二是用於計算機C語言文獻資源的檢索及瀏覽。可以通過建立計算機C語言的相關理論知識及文獻研究資料的資料庫信息系統，對其數據信息進行細致分類，引進先進的檢索系統，這有助於教師的教學和科研活動的順利開展。如教師可以根據資料庫檢索有用資源進行教學設計，這能極大的提升教學的效果。此外，還可以根據資料庫的信息資源開展科研活動[3]。

三、結語

計算機資料庫技術的發展和應用，不僅能給人們工作、學習及生活帶來極大效益，還能創造巨大的社會經濟效率，為社會的發展進步起到巨大推動作用。因此，加強對計算機資料庫管理與應用的研究有著積極意義。

參考文獻

[1]曾令思.計算機資料庫的管理與應用[J].電子製作，2014，（06）：58-59.

[2]陸根美.淺談計算機資料庫的管理技術及其應用[J].電子世界，2014，（10）：335-336.

[3]江紹虎，潘瀾月.淺談計算機資料庫的應用與管理[J].科技資訊，2012，（19）：25-26.

⑽ 檔案學有哪些資料庫

【編者按】：檔案學就是探索檔案、檔案工作和檔案事業的發展規律，研究檔案信息資源的管理、開發的理論、原則與方法的學科。精品學習網檔案學欄目為您提供檔案學範文參考，以及檔案學寫作指導和格式排版要求，解決您在寫作中的難題。
淺談資料庫在檔案管理中的應用
[摘要]本文分析了資料庫在檔案管理中應用的現狀與不足,討論了利用資料庫技術對檔案進行管理的實現和應用,提出了有建設性的對策和建議,提出了自己的思考。
[關鍵詞]資料庫 檔案管理 應用
信息化是當今世界發展的大趨勢,是推動經濟社會發展和變革的重要力量。隨著我國各單位業務的急速發展,單純的手工記錄方式已無法及時有效地對檔案材料進行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計算機技術在近十年來的迅猛發展,使得各單位利用計算機對檔案進行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應用現代信息技術,對檔案信息資源進行開發、管理和提供利用等服務,主要包括檔案資源數字化和網路化、檔案信息管理和利用提供的一體化、檔案信息的高度共享等。
《全國檔案信息化建設實施綱要》規定了我國近期檔案工作發展目標,《國家信息化發展戰略(2006年—2020年)》的審議通過,為檔案信息化提供了有力保障。計算機的介入打破了傳統的管理模式,使得原本鬆散、龐雜的檔案管理邁入了集中統一、信息自動化的新領域。雖然,利用計算機輔助管理檔案能大量減輕管理工作的強度、提高管理工作的效率,並能減少管理工作的失誤,但是由於計算機技術,尤其是資料庫的發展是一個逐步開發、完善的過程,同時使用該技術的工作人員也有逐步學習、應用的階段,因此計算機輔助管理各單位檔案中也存在著不少需要解決的問題。
一、資料庫在檔案管理中應用的現狀與不足
隨著各單位業務的不斷擴大,傳統的手工管理檔案的方法,已經不能適應成倍膨脹的檔案數量,也無法滿足社會對檔案的巨大利用需求,利用檔案管理軟體進行計算機管理是提高各單位檔案服務水平的必由之路。將手工管理的紙質檔案轉換為數字信息進入網路,即從檔案的實態轉換到虛擬態,檔案信息與載體分離,在這個意義上說網路傳遞的僅是檔案信息,用戶得到的僅是復製品,而非檔案原件。使用資料庫計算機輔助管理檔案不同於以往對紙質文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作,管理人員除了需要具備檔案管理業務素質外,還需要對計算機及資料庫應用具備一定的認識。有相當多的檔案管理工作人員知識結構老化,缺乏計算機技術知識,不能准確、規范地錄入基本信息,導致基本信息錯誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時,由於一些檔案管理軟體在建立時僅考慮當時的數據量和用戶需求,資料庫結構中只有比較有限的幾個數據欄位,資料庫容量較小,不能導出通用格式的數據。當數據量成倍增加,資料庫運行的速度就相應減慢,使工作效率被迫降低。
二、資料庫在檔案管理中的應用建議
要全面提升檔案資料庫系統的安全水平是個艱難的過程,涉及方面很多,需要管理部門投入人量的人力物力。有些方面,例如,設備的可靠性,火災預防等方面,主要涉及投入力度的問題:防止人為的有意識破壞方面,如泄密監取密碼口令、計算機病毒、黑客等,主要依靠管理制度和計算機安全專項技術。但在資料庫的一致性、完整性問題上,檔案管理部門自身起著決定性作用。主要應關注以下幾點:
1.採用科學的資料庫開發方式
早期使用結構化方法開發的檔案管理軟體,其穩定性、可修改性和可重用性都比較差,用戶需求的變化往往造成系統結構的較大變化,並且需要花費很大代價才能實現這種變化。新的檔案管理軟體可採用面向對象的程序設計方法,商定一種或多種數據轉換方式,以便數據能夠在不同軟體之間實現信息共享。考慮到信息網路化的需要,檔案管理軟體可具備通過網頁進行數據查詢、交換的功能。同時還應考慮數據量增加的速度和資料庫技術發展的趨勢,以便今後對資料庫進行升級或更新換代。對於管理條例的各種文件可採用數碼照相或者文本方式進行保存整理,通過公文類程序或網頁進行交換及查詢。
2.確保檔案的保密性和安全性
單位檔案的保密性和安全性是十分令人關注的問題。檔案一旦進入計算機網路系統,網路的安全將直接關繫到檔案的保密性。對於計算機網路與電子文件所存在的技術上的弱點只能靠技術上的發展去解決。作為計算機網路的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責任關注信息技術的最新發展,也有責任採用諸如防火牆、密碼技術、網關、虛擬保險箱、電子印章、電子水印等最先進信息技術解決上述問題。同時通過建立符合科研檔案技術發展規律的各種工作規范來保障電子文件的安全。只要工作規范,技術到位,這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。
加強網路監控,及時備份數據。網路中存在的安全性問題是對檔案管理系統安全性最大的威脅。目前有多種網路安全策略,各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護作用,其中網路的訪問控制可以說是保證網路安全最重要的核心策略,它的主要任務是保證網路資源不被非法使用和訪問,它也是維護網路系統安全、保護網路資源的重要手段。另外,要注意建立計算機檢索查詢和提供檔案信息的主要服務方式,為使用者提供網狀信息組織結構,使用戶可以根據自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽,而不是按照規定途徑進行檢索和查詢檔案信息。
3.關注計算機病毒的新變化
當檔案信息系統擴展到區域網甚至互聯網時,計算機病毒成為不可迴避的危害,而且新型病毒具有許多網路時代的新特徵,例如,病毒傳播主要通過網路途徑擴散,病毒與計算機入侵關系密切,Windows操作系統的網路功能是常見的攻擊點,等等,檔案工作者應當時刻注意新的技術變化,制定針對性策略,並從管理制度、技術監督、後備保護、應急措施等多方面綜合防範。
4.加強法制建設
保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的,還需要有相關法律、規章制度的約束。因此,檔案信息安全與其它社會問題一樣,是一個復雜的綜合性較強的問題,各個環節必須緊密銜接才能發揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的,缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國已將信息安全列入國家信息化發展戰略,遼寧省早在1998年就通過了《遼寧省計算機信息系統安全管理條例)),這些都將在檔案信息安全保障中發揮重要作用,但隨著新問題的出現還需要更完善的、更專業的法律、法規出台。
參考文獻:
[1]張姝,韓振英.計算機在學籍檔案管理中的應用[J].洛陽工業高等專科學校學報,1998,(4).
[2]劉淑芬.計算機網路技術與學校檔案管理[J].學校檔案,1999,(1):23-25.
[3]徐志敏.計算機技術對檔案工作的影響[J].辦公室業務,2000,(3):32-33.

檔案資料庫建設中存在的問題及解決思路

錢毅
摘要:檔案資料庫是檔案信息資源管理的核心工具，目前我國檔案資料庫的建設和利用狀況還存在不少問題。作者首先解析了檔案資料庫的概念，指出應當從檔案業務需求的角度去考察資料庫的功能，並分析了檔案實踐的發展導致了檔案資料庫內容變化的幾大因素。在檔案建設過程中存在的問題包括缺乏有效統籌規劃、資料庫定位不準確、標准規范缺失、數據質量不高等。要解決這些問題，作者提出應當加強檔案資料庫規劃管理、完善標准規范、建立健全質量控制體系、培養人才隊伍等措施。
關鍵詞:檔案資料庫 概念 問題 思路
資料庫技術是20世紀60年代末發展起來的一門信息管理技術，是公認的信息資源開發、管理和服務的核心手段。目前資料庫的建設規模、信息量大小和使用頻率已經成為衡量一個國家信息化水平和綜合國力的重要尺度。在我國國家和地方各級的檔案信息化規劃中，檔案資料庫作為檔案信息資源管理的核心工具也都得到了廣泛的重視。但檔案界一直存在著如何盤活檔案資源、提高利用效率等問題。應該說，擁有先進的數據組織技術和靈活可靠管理手段的資料庫技術理論上可以從容面對這些挑戰，為檔案信息化搭建一個堅實的平台。事實上幾乎所有的檔案信息管理系統的中心都由檔案資料庫來擔當，無論其形式是檔案輔助管理系統還是所謂的數字檔案館。但檔案資料庫的建設和利用狀況仍然不容樂觀，還存在著數據結構封閉、數據質量不高，檔案信息資源尚未完全走出信息孤島的狀態。筆者擬從對檔案資料庫的概念、檔案資料庫的應用現狀及建設思路幾個方面來分析這些問題。
一、檔案資料庫概念解析
檔案資料庫的建設在我國已經有20餘年的歷史，但其理論發展卻並不充分。筆者通過期刊網（www.cnki.net）進行查閱，在1994~2005年間查詢到篇名中包含「檔案資料庫」的文章僅有28篇①，內容多局限在實際工作總結的層次上，對檔案資料庫的概念描述和理論挖掘相對較少。
通過文獻調研，筆者發現早在1987年孫淑揚就指出「檔案資料庫屬於文獻資料庫，是檔案自動化的重要內容，它是經過整理組織以機讀形式出現的檔案信息集合。②」洪漪編著的《檔案信息組織與檢索》中認為「機讀檔案資料庫，簡稱檔案資料庫，是以一定的組織方式存儲在一起的機讀檔案數據的集合。這些數據包括檔案題名、責任者、來源、頁碼、分類號、主題詞、摘要等，少數包含檔案全文。③」楊公之主編的《檔案信息化建設實務》一書認為「檔案資料庫，從廣義的角度講，就是以特定方式組織起來的檔案數據集合。具體地講，就是為了滿足多個用戶多種應用需要，按照一定的數據模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中以備使用的數據形式。④」
筆者無意為檔案資料庫給出一個確切的定義，因為作為支撐點的「檔案」與「資料庫」在實際應用中本身就是發散性很強的概念，而且還在不斷發展變化之中，上述定義都符合其各自特定的信息背景，以致檔案資料庫在不同階段的發展中出現了許多稱謂，如機讀目錄資料庫、索引資料庫，照片檔案資料庫、全文資料庫、多媒體檔案資料庫等等。因此研究檔案資料庫，需要綜合把握資料庫和檔案實踐的發展，獲得對檔案資料庫的相對完整的認識。
在研究資料庫時，除了掌握其先進的管理手段和操作方法外，更重要的是要立足檔案信息資源的特點，按照需求引導的原則關注資料庫中可以「為我所用」的部分，而不能片面追求資料庫功能而忽視基本的檔案需求。比如為了描述日益豐富的檔案數據類型，我們要求資料庫具有完備的數據類型能夠表達音頻、視頻、全文等信息類型；為了加強檔案數據質量控制，需要重點關注資料庫的完整性管理機制；為了保證檔案數據的安全，需要靈活應用資料庫的視圖功能、許可權管理以及加密機制等。此外，資料庫提供的共享交換、格式轉換、數據倉庫等核心功能可以為檔案資料庫提升管理水平和管理層次都提供技術保障。
同時，我們還要關注檔案實踐活動的變化，關注這些變化可能對檔案資料庫帶來的影響。筆者認為影響檔案資料庫內容的主要因素有如下三個方面。
1．檔案實體管理。在近年的檔案管理活動中出現了許多新情況，比如2000年出台的《歸檔文件整理規則》允許在文書檔案實體管理活動中取消「卷」的概念，這直接影響到檔案資料庫是否還需要「卷」這一級邏輯層次，從而影響相關表的數據結構。信息記錄技術的發展引進了許多新型載體，目前紙張、照片、膠片、縮微膠片、硬碟、軟盤、磁帶、各類光碟、圖紙等共存一室並不鮮見，不同類型的載體需要有不同的數據表來進行管理，檔案信息化規劃中還要求將這些載體的信息通過各種方式數字化後進入計算機系統，這也極大地豐富了檔案資料庫的內容。此外，在檔案信息利用環節，用戶全文和多媒體信息檢索需求也會促進檔案資料庫的數據類型的拓展。
2．檔案資料庫設計活動。在多數情況下，檔案資料庫系統並不只是純粹檔案數據的集合，還包括檔案管理活動中的其他信息，這些信息可以在資料庫設計過程中被納入管理。比如，在使用數據流圖等工具進行資料庫需求分析的時候，可以將許多業務流程方面的管理信息納入數據字典；資料庫的概念設計階段經常使用的ER模型（Entity-Relation Model）要求仔細分析檔案管理域中各實體及其之間的聯系，並據此建立檔案資料庫模式，通過這種設計方法得到的資料庫通常還包括一些管理實體，比如包括各類人員庫、標准庫、組織機構表、保管期限表、人員許可權表、庫房信息等，甚至包括檔案借閱者信息，而其中相當一部分不屬於檔案本體數據所包含的范圍。
3．應用環境。不同的機構具有不同的應用環境，像檔案館與一般業務部門的應用環境就有很大差別，它們對於檔案數據具有不同的管理要求。比如在信息集中管理應用環境中，為了管理方便，往往將檔案與資料、期刊、報紙、圖書等大量的非檔案成分進行集中管理；文檔一體化環境則將文件與檔案數據共存一庫，彼此依存，或者乾脆就是合而為一；電子文件管理應用環境則根據前端控制原則，要求電子檔案資料庫的建設不能採用事後建庫的方式，而必須深入到文件形成階段，收集電子文件生命周期的完整信息。因此可以看出，不同應用環境下建立的檔案資料庫的內容範圍存在較大的差異。
通過簡要分析檔案資料庫概念的內涵及其變化，筆者認為對於檔案資料庫的理解不能一刀切，而應該立足檔案資料庫建設單位的實際環境和系統需求，將包括檔案實體信息、管理信息、應用環境信息在內的各種類型數據按照特定數據模型進行組織的數據集合，並以此為據來考察目前我國檔案資料庫存在的一些問題。
二、檔案資料庫建設中存在的問題
在檔案信息系統的建設過程中，軟硬體設施可以通過購買、引進而獲得，但一個行業或者部門的信息資源是買不來的，只能依靠自己建設。檔案資料庫作為檔案信息資源採集、處理、存儲和傳輸中心，在檔案信息資源中佔有舉足輕重的作用。因而從宏觀上講，如何規劃設計檔案資料庫的建設，是關系檔案信息化進程是否能夠順利進行的關鍵因素。應該說，我們在這方面取得了很大的進步，資料庫建設數量、分布的范圍、發展的勢頭都是可喜的，初步消除了檔案部門會淪為「信息孤島」的疑慮。但同時，許多檔案資料庫建設中的問題也浮上檯面，能否解決好這些問題是關系檔案資料庫未來發展的關鍵。
1．檔案資料庫建設缺乏有效的統籌規劃
檔案資料庫建設是檔案信息資源開發的核心工作，但目前我國檔案資料庫建設缺乏有效的統籌規劃。在國家檔案資料庫建設層面上，除了明清、民國、革命歷史檔案資料三個目錄中心的建設已經啟動外，尚未有國家級檔案資料庫的規劃安排，各地檔案部門在實際建立檔案資料庫時基本上是各自為政，在檔案數據標准體系尚不完善的情況下，這種局面將會導致數據共享困難。雖然我國就檔案資料庫的建設也提出過總體指導意見，比如《全國檔案信息化綱要》一文中多次提到檔案資料庫的建設問題，提出「加強檔案目錄資料庫建設」、「進一步加強檔案目錄中心建設」、「積極推進檔案全文資料庫和多媒體資料庫建設」等，但這些意見缺乏可操作性。此外，如何將電子文件以及數字化檔案的信息納入檔案資料庫中進行管理，也需要在宏觀層面上進行有效的統籌規劃。
2．把握好資料庫定位
也就是要回答好「建設什麼樣的檔案資料庫」的問題，回答這個問題需要充分了解檔案資料庫的內涵，明確建庫的需求和目的，確定資料庫定位，有的放矢。資料庫定位將直接影響到資料庫的建設成本、規模、效能等，是進行檔案資料庫以及信息系統建設的一個基本出發點。比如，是建立存儲檔案著錄信息為主的目錄資料庫，還是建立存儲檔案全文的全文資料庫；是根據館藏的特點建立具有特色的資料庫，還是基於館藏圖片、音像等資料建立綜合
性多媒體資料庫；是建立檔案信息管理系統、文檔一體化系統還是電子文檔管理系統；是獨立建庫還是若干機構建立聯合目錄中心，或者是為未來的數字檔案館做數據准備。這些問題都需要提前論證，做好決策。而我們目前的檔案資料庫建設，在定位方面做的工作還不充分，許多資料庫千篇一律，缺乏特色；或者資料庫結構相似卻不能聯合，各自為戰，造成資源分散，工作量重復。
3．資料庫設計盲目性大，存在不科學的成分
資料庫設計是一項非常嚴謹、科學性很強的一項工程，從可行性分析開始，逐次進行數據分析，繪制資料庫的數據字典，然後運用各種工具進行概念模型設計、外模式設計和物理設計，最後才能裝載資料庫。其中的各個步驟都必須認真對待，偏廢不得，前一階段的設計是下一階段工作的基礎，不適合跨越設計階段開展工作。
但在實際的檔案資料庫設計過程中，還存在著許多不科學的問題。特別在資料庫可行性分析和數據分析階段存在的隨意現象比較突出。許多設計者對繁瑣的數據分析不太重視，往往一上來就開始設計庫表結構，這種脫離詳細分析的設計方法雖然表面上速度較快，但其質量經不起推敲。對任何一個資料庫系統而言，庫表結構是其基石所在，基石不牢，大廈則有將傾之虞。
4．資料庫邏輯結構缺乏規范
在進行資料庫邏輯結構設計時，相關標准規范缺失是造成檔案資料庫的設計工作流於隨意的主要原因，而檔案資料庫邏輯結構不規范的情況會引起資料庫之間轉換困難、難以共享等問題。目前正在許多單位開展的數字化工作所形成的圖像文件、視音頻文件如何建庫管理，目前尚未有相關規范出台。電子文件管理元數據規范的滯後使得電子文件歸檔數據難以收集齊全，還有不少電子文件仍在進行人工著錄登記，長此以往，前端控制原則難以在應用系統中得到應用。而在欄位結構層面上，不規范的情況則更為突出。像在檔案資料庫中通常作為主鍵的「檔號」欄位的表示方法就五花八門，根據浙江省綜合檔案館信息資料庫建設調查報告的調查結果，在這浙江省通用的6種檔案軟體中，有的用4個欄位來表示檔號；有的定義成數字形式；有的定義為字元型，甚至同一個檔案館在不同時期錄入的數據，表示形式也不統一。這將對日後資料庫遷移、目錄中心數據合並等工作帶來極大的困難。
5．數據質量
檔案資料庫的建設必須保證良好的數據質量，「問水哪得清如許，為有源頭活水來」這句古詩啟示我們，准確的資料庫信息、良好的數據管理是營造檔案資料庫「一池清水」的先決條件。作為重要的社會信息資源單位，檔案部門必須高度重視檔案數據質量，在追求資料庫數量增長的同時，還要加強「污染防治」工作，防止臟數據的產生。而根據浙江資料庫現狀調查報告，隨機檢查結果表明檔案資料庫質量較好的數據誤差也在12%左右，總平均差錯率達29%，造成這種狀況的原因主要在錄入階段，同時資料庫的質量檢查制度不完善也是重要原因。
三、檔案資料庫發展中存在問題的解決思路
1．加強資料庫建設規劃管理
資料庫建設是一項投入非常巨大、周期很長、事關信息化成敗的基礎工程，應當由檔案事業管理部門提供宏觀的指導方針，統籌規劃，合理布局，提供本地區或本行業資料庫建設的藍圖，並會同有關部門對資料庫規劃的可行性進行論證，提出檔案數據建設的具體意見。地方檔案部門則根據宏觀規劃的要求進行詳細設計，以實現全局共享為基礎，突出特色數據。基於這樣的總體思路，可以建立大范圍內協調一致的數據結構，資料庫框架設計、數據內容都能得到很高的共享度，將會改善目前檔案資料庫建設自行一套、質量參差不齊的總體狀況。
2．加強標准規范的建設
檔案信息資源描述標准體系是建設檔案資料庫的重要保障，相關標准規范的確立和逐步完善有助於各級各類檔案資料庫需要保持必要的協調，共同為社會提供高效、優質的檔案信息服務。檔案標准規范的制定要本著「確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便於共享」的原則進行。在實施過程中，應當積極採用國際標准和國外先進標准；一般性的信息處理標准優先採用國家標准，如《文獻保密等級代碼》、《全國行政區劃代碼》等標准應當直接採用國家標准，不必另行一套；對檔案領域內特有的資源制定行業標准，如《壽險業務檔案管理標准》。此外為了保證國家文獻系統標准之間的一致性，檔案工作標准應盡量與圖書、情報的國際、國內標准相一致。
3．建立標準的元資料庫
目前資料庫的邏輯結構設計比較混亂，雖然從各資料庫個體角度觀察，並沒有太大的差錯，但結構的不一致、不兼容會對資料庫的共享和相互轉換帶來很大的困難，甚至難以進行。筆者認為，這個問題的最終解決，依賴於以著錄標准化為依託的元資料庫的建設。
目前檔案資料庫的主要記錄對象是檔案文件的二次文獻信息，即文件的著錄信息。許多檔案資料庫結構的確定其實就是將著錄卡上的項目轉換為數據表上的欄位信息。從原理上講，這個過程應該很容易，但由於我國的《檔案著錄規則》，雖然規范了著錄項目，但並沒有規定相應的量化指標，離資料庫系統所要求的結構化數據的要求還有相當距離。由於著錄標准並不是確定數據結構的強制標准，各檔案資料庫在建設時都可以根據自己的理解靈活應用，著錄項目可以自行增刪，欄位類型、欄位長度可以自由選擇，這樣的資料庫進行互聯互通的難度就可想而知了。因此筆者建議以著錄標准為基礎，建立一定范圍內的元數據標准，此處的元數據就是關於資料庫中各數據欄位的信息，並以此為基礎構成元數據字典。該字典提供數據項目的結構化信息，包括數據欄位的名稱、數據類型、長度、默認格式等規范，並說明欄位之間的聯系。需要指出的是，這樣一個具有內在聯系的有機的元數據字典，實質上是為檔案資料庫提供通信格式，並不要求完全遵循，如果有特殊要求，只需要在此基礎上提供轉換功能即可。隨著檔案信息化的深入，元數據字典的建設還應當包括全文和電子文件的元數據項目，為電子文件管理系統的設計提供相應的元數據，實現電子文檔的前端控制，從而在根本上解決電子文檔介面規范問題。
4．建立健全資料庫質量控制體系
針對檔案資料庫數據質量的問題，筆者認為應當將檔案資料庫視作檔案部門的信息產品，並依照生產產品的管理方式，通過質量控制體系進行監管。該體系以可操作的方式提供對檔案資料庫的全面質量管理，包括資料庫設計、建設、管理活動中主要環節的控制，並制定資料庫質量考核指標體系。該體系要求將資料庫設計過程作為單獨的項目進行管理，通過項目文檔能夠審查資料庫設計過程是否科學、合理；能夠對資料庫建設過程中的人、財、物進行審計；對數據收集、錄入、備份等各環節提供質檢措施，保證數據准確、完整；通過質量指標體系對資料庫容量、響應時間、查全率、查准率、錯誤率等進行核查。依照質量控制體系進行管理，能夠優化資料庫管理活動，加強資料庫建設人員的責任感。
5．加強檔案資料庫隊伍建設
隨著檔案事業的不斷推進，對檔案信息管理人員的要求越來越高。檔案資料庫作為檔案信息化建設的中樞工程，其規劃、設計、實施、管理、維護、標准建設等都需要相關人員具有較高的綜合素質，不僅要熟悉館藏，了解基本檔案理論、業務流程、未來發展，還要掌握資料庫管理的基本技能，對於檔案資料庫管理員，還需要具備一定的規劃能力和標准化知識，而目前這方面的人才是比較缺乏的，需要檔案部門和教育機構通力合作，培養通曉檔案資料庫建設的全面人才，全面推進檔案信息資源的開發進程。
注釋：
①查詢時間：2005年9月16日，檢索形式為「篇名」，檢索模式為「精確檢索」，資料庫來源為「電子技術及信息科學輯目錄」，特此說明。
②孫淑揚編著：《檔案管理與計算機》，第176頁，檔案出版社1987年3月。
③洪漪編著《檔案信息組織與檢索》，第146頁，武漢大學出版社，1998年1月。
④楊公之主編：《檔案信息化建設實務》，中國檔案出版社，2003年，第103頁。
（原文載於《檔案學通訊》2006年第4期）