浅析数据库在档案管理中的运用

⑴ 浅析大数据时代的地质资料管理

杜艳玲

(中石油勘探开发研究院资料中心)

摘要 长期以来，文字描述地质资料是记录地质信息的有效载体。随着大数据时代的来临，地质资料海量数据的发现与提取难度加大，地质资料信息化发展面临着二次开发与知识服务的新挑战。本文就地质资料管理的现状、管理中存在的问题进行了分析探讨，并就如何做好大数据时代的地质资料管理工作做了有益的探讨并提出了4个方面的意见和建议。

关键词 大数据 地质资料 信息化 二次开发

地质资料是地勘单位记录历史地质信息的有效载体，是工作得以有效实施的有力保障。随着社会发展进步及地质勘探技术的成熟，地质资料管理工作任务量越来越大。如何在大数据时代背景下完善地质资料的信息管理，成为所有档案工作者迫切需要解决的问题。

1 地质资料管理的现状

1.1 地质资料互相封闭

随着经济建设的快速发展，勘探开发专业人员对地质资料的需求量不断增大，但是由于大部分地质资料属于内部管理资料，只用于级别较高且承担着较大科研任务的项目使用，部分单位甚至为获取自身利益互相封锁资料，导致地质档案无法得到有效的利用。

1.2 地质资料的开发利用与资料保密处理不当

《地质资料管理条例》第十四条规定：地质资料馆和地质资料保管单位，应当建立地质资料的整理、保管制度，配置保存、防护、安全等必要设施，配备专业技术人员，保障地质资料的完整和安全。第十九条规定：地质资料馆和地质资料保管单位应当按照规定管理地质资料，不得非法披露、提供利用保护期内的地质资料或者封锁公开的地质资料。地质资料是地质工作价值的集中体现，当它实现项目所需的第一价值之后，一般就进入馆藏机构进行存储。但是地质资料还有后续价值，地质资料所承载的信息资源可以多次、长期、反复地开发利用。这样，一些国家保密矿种，国家规划矿区的地质资料一方面具有保密性，一方面又有开发利用的需求，这种矛盾显而易见。既不能一味强调保密，也不能无视《保密法》等相关规定，擅自开发利用，造成泄密。如何处理好利用与保密的关系、如何做到借阅有法可依、借阅有章可循，成为摆在所有档案工作者面前的一个难题。

1.3 地质资料的二次开发和深度开发效率较低

大量的地质资料源于长期勘探过程中的积累。如何发现已有资料的内部价值，以便延长其使用寿命，是摆在我国地矿工作者面前的紧迫任务，也是一项新的挑战。但是由于研究经费短缺、过去和现在成藏理论的限制、不同研究者研究角度不同结论不同等问题，使得我国地质资料二次开发利用率很低。据不完全统计，全国保存的非纸质介质地质资料，共有磁盘34.4万盒，磁带294.4万盒，胶片9.1万片^[1]。但是由于有关人员对地质资料二次开发利用的重视程度不够，经费、人员也没有相应的落实，从而经验做法总结不够，没有形成对地质资料二次开发、深入开发的良好氛围。

2 地质资料管理面临的挑战

2.1 海量数据的提取面临新的挑战

在信息爆炸的今天，数据已经渗透到世界的每一个角落，且数据总量增长迅猛。据预测，未来每18个月，整个世界的数据总量就会翻倍，到2020年，世界的数据总量将会增长44倍^[2]。以中石油勘探开发研究院为例，自1991年成立以来，已经累计积累了勘探开发资料71万件，其中包括探井36384口、生产井19617口井资料，以及研究院的各类档案92798万份，馆藏档案133186卷、786071件。面对不断丰富的馆藏资源，如何在海量的数据中快速而准确地检索到所需的信息，如何将档案资源转化为知识资源，传统的档案管理模式已经不足以满足工作需要。大数据时代的来临增加了地质资料寻找与提取的难度。

2.2 地质资料面临知识服务的挑战

大数据时代的资料用户已经不满足仅局限于数据或是文件的利用，而是希望能够获得数据背后的信息以及信息蕴藏的知识。与传统档案馆(室)藏资源或者其他应用相比，大数据时代下数字档案馆藏数量具有媒体形式多、数据量大的特点，大数据时代的用户需求变得更加个性化、多样化。特别是近年来，随着国际油价的持续攀升，矿权市场持续升温，地质资料的开发利用需求旺盛，地质资料管理人员转变为信息的咨询者和系统的服务者，这些都给地质资料的服务带来了挑战。

3 如何加强地质资料的管理

3.1 加强网络信息化建设

加强建设地质资料网络信息化建设，是提高地质资料利用率的有效途径。建立网络信息化可以实现声音、图像以及文字等多种形式的信息进行统一的处理、存储，改变了传统的地质资料信息管理只能着眼于纸张文字的单一表现形式，呈现给地勘人员更加丰富多彩的地质资料编研形式，提供了更加丰富鲜活的地质档案信息^[3]。用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息，从而作为电子文件数据提供利用。把纸质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪，建立全文数据库，以便存储查找和利用，这既是地质工作现实的要求，也是档案管理的必然取向^[4]。

对地质资料进行现代化信息建设可以很好地实现资料的详细记录，可以为以后的相关决策提供有力的依据，在很大程度上避免了由于突发性事件或是蓄意破坏而发生的资料丢失现象。对地质资料进行信息化建设可以远程服务实现对地质资源的共享，在编纂地质文档资料的时候可以有效地缩短对地质文献信息及地质文档编著的时间，更快、更好地提高现代地质资料信息的利用率。

3.2 建立地质资料目录检索数据库

大数据时代提供了海量的数据，如何在最短的时间内最快地检索到需要的数据，成为摆在所有档案工作者面前的一大挑战。地质资料目录检索数据库很好地解决了这一问题。国土资源部出版了《地质资料档案著录细则》，对如何著录地质资料进行了详细指导。数据检索系统智能化程度很高，可以根据使用者的需求，输入任意关键词，例如资料名称、井名、勘查程度、矿种或是几个关键词的组合，均可以从数据库中检索出有关的地质资料信息，方便快捷地为地勘人员提供服务。

3.3 拓展地质资料开发利用的方式方法

技术水平直接影响服务的效率和质量，大数据为地质资料的开发利用提供了很好的平台。拓展地质资料的开发利用方式要充分利用现代化服务手段，提升现代化服务水平。重视现代地质资料服务系统、技术和标准的开发，力争在系统交换和传输技术、新方法、新手段上下功夫，推进地质资料的整合和共享。同时加快内网外网和电子政务平台的建设，加强行业和部门互动，形成多层次、多部门社会化服务网络系统，实现地质资料的开发利用和信息共享。同样重要的是，要同步更新离线服务和在线服务方式方法，提升服务效率。离线服务要突出数据加工和介质拷贝服务，在线服务要提供数据检索和下载服务，配合电子邮件、传真、电话等形式，为用户答疑解惑，提供信息服务^[5]。

3.4 加强地质资料的二次开发和深度开发

《国务院关于加强地质工作的决定》明确提出将“推进地质资料开发利用”作为新时期地质工作六大任务之一，充分体现了党中央、国务院对地质资料工作的高度重视，反映了经济社会发展对地质资料信息的迫切需求。地质资料具有形成成本高、应用范围广、可反复利用、经济社会效益潜力巨大等特点。地质资料的属性特征，决定了其直接价值和潜在价值远远大于其投资成本，决定了其反复永续利用的潜力。

地质资料的二次开发，绝不仅仅是对现有的地质资料进行第二轮简单的整理、归纳，而是以最新的找矿理论、技术和方法为指导，以改革创新的精神对原有的地质资料进行有效而又合理的加工、整理、归纳和总结，提炼出具有重要价值的信息资源。根据利用者的需求，组织相关的工作团队，通过人、财、物的投入，提高地质档案社会化服务附加值，从而推动地质资料的产业化^[5]。

2003年英国地调局运用成本效益分析法和增值法对其经济效益进行了评估，结果表明：英国地调局在2001年为英国所做的贡献相当于其年度营业额的850～1525倍。另外，据其他国家测算，地质产品中的地质图，即使按最小价值计算，其价值也是填图成本的25倍^[1]。新中国成立以来，我国累计投入了大约5000亿美元的地勘费，形成了大量的地质资料，通过对丰富的地质资料开发利用，为国民经济和社会发展作出了重大贡献。在大数据时代，必须提高地质资料的利用率，加大资料二次开发和深度开发力度，围绕用户的需求而不断地创新服务，提供多方面的优质服务。

4 结语

在大数据时代，地质资料海量数据管理与服务发生深刻的变化，我们要不断加强专业知识的学习，积极探索新的管理模式和管理方法，以新思维、新技术、新举措对待地质资料的现代化建设，以便于更好地为地质勘探事业服务。

参考文献

[1]姚华军.深入贯彻学习《决定》大力推进地质资料开发利用[J].中国国土资源经济，2006(11).

[2]郑军，尹兆涛.中国石油应对“大数据的策略分析”[J].石油规划设计，2013，24(6)：27～29.

[3]张艳霞.如何做好地质档案的全面管理工作[J].价值工程，2012(10).

[4]冯演.对做好地质资料档案管理工作的思考[J].中国城市经济，2010(11).

[5]马忠花.青海省地质档案的开发与利用研究[D].郑州：郑州大学，2011.

⑵ 档案管理数字化的如何实现

档案管理数字化如何实现
一、文书处理以及归档开展数字化管理
档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。
二、 加快系统工程建设
档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。
三、 构建信息技术支撑系统
1. 系统要具备平滑升级能力
信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接，从而为系统高性能提供重要保证。此外，通过扩展模块应用，可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性，实现在线扩容的同时具备保护功能。
2.系统要具备良好的可靠性
信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等，在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计，避免存在单点故障，从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外，就磁盘阵列而言，需要运用各类PAID保护级别，满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格，需要硬件支持热插拔，从而为系统应用的连续性提供重要保证。
四、 提升档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。
五、 加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，在推进数字化档案管理进程中，要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作，还要更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外，在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验，注重资源转换与共享，建立健全数字化档案管理体系，从而提高档案利用率。

⑶ 如何做好大数据时代的档案管理工作

档案是机构内部最为规范的知识，是机构存在的历史依据，做好档案专管理工作是一个机属构健康发展的需要，档案管理工作是机构管理工作的一部分，是提高机构工作质量和工作效率的基础条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，是衡量一个机构管理水平的重要尺度。会博通知识管理系统提供承载档案全生命周期管理的管理体系。档案的采集与形成：对于档案的信息化采集，支持多种采集渠道以及多种采集方法。机构可以按照内部管理的习惯以及需要，匹配采用符合自身需要的档案管理规范，对实体档案与电子档案进行统一管理。档案的信息化存储：对于企业来说，如何把档案进行有序化管理，是档案管理的重点，3Hmis综合档案管理能有效帮助企业，对档案进行分门别类的有序化管理。并且，系统提供例如封面、背脊、目录、备考表等表格打印，辅助档案人员轻松地完成对纸质档案的手工处理。档案的信息化利用：在如今信息化管理时代，档案并非单单把档案封存在档案室或系统中，而是利用档案借阅、归还与发放，搜索平台，提醒，历史版本，水印防扩散等功能，助力企业日后的生产经营管理提供重复利用、历史借鉴以及促进改善与创新的重要材料。

⑷ 浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题论文

浅析电子档案在企业档案管理中的应用及问题论文

在现今企业的管理中，电子档案管理系统的引用，以及大型、高效电子仪器的使用，使企业档案管理由纸质化存储管理向电子化存储管理转变，企业档案实现电子化变成了现实。只有明确电子档案的形成过程和在企业中的利用途径，剖析电子档案在企业发展中存在的问题，并试着解决这些问题，才能促进应用电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。

一、企业电子档案的形成与利用

(一)档案信息数字化

数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现，它为实现档案信息资源共享奠定基础。

(二)电子档案管理系统

电子档案管理系统具有简单、快捷和可以保持档案原始性的特点。为档案电子化提供了极大的便捷服务。电子档案管理系统一般都采用树形分类结构，使得它的权限控制灵活、简单;电子档案管理系统入库简单，并提供了入库前的浏览功能，它的界面要素简单，一看就会，无需复杂的学习过程;最主要的是它具有查询简单的功能，为档案提供利用，实现档案服务功能提供了举大的支持作用;对于没有电子版的档案，可以提供批量扫描、从而保持档案的原始样貌，对于已形成的电子档案可以提供快捷的入库管理功能。

(三)实现档案纸质化向电子化的转变

在企业档案管理过程中引进电子档案管理系统以及大型、高效的电子化仪器后，利用高效扫描仪将纸质的档案扫描成电子档案，扫描完成后，对扫描录入到网络服务器中的.图像文件进行整理修正，并在网络数据库中建立相应的索引信息，从而达到电子档案的快速自动检索，并最终为查询客户端提供档案服务。

(四)电子档案的存储与利用

电子档案通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。

对档案部门来说，电子档案提供利用的方法有三种：即提供拷贝;通信传输;直接利用。

二、电子档案在企业档案管理中存在的问题

(一)档案队伍的素质与企业的发展还不相适应

历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前企业档案队伍整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。而档案管理人员的素质直接影响了电子档案在企业档案管理中的应用。

(二)企业的档案管理得不到高层领导应有的重视

很多企业的高层领导对档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和公司安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的。正是由于领导的不重视和部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，企业库藏档案资源不够丰富，影响了日后为企业的发展提供档案服务和工作支持。

(三)企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责

很多企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，档案管理人员的水平低下和频繁更替也造成了档案管理的断档。此外，相当一部分的企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。

(四)企业的档案管理的信息化建设滞后

首先，个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。其次，在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。还有的企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。最后，电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

三、推进电子档案在企业中加快发展的办法

(一)提高档案队伍的知识水平和管理水平，稳定档案管理队伍的结构

各企业应加强企业档案管理队伍的知识水平，通过不间断的培训和专业技术人才的引进来加强档案队伍整体技术水平和管理水平，并在企业内部建立健全档案管理培训制度和管理体系，保证档案管理人员的稳定性，促进档案管理队伍的建设。其中岗位培训是提高其素质的最主要途径，培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。

(二)加快档案信息化的建设，促进电子档案的发展

电子档案的发展离不开档案信息化的支持，只有不断开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动通过计算机网络为用户提供服务，并促进电子档案在企业中的利用和发展，才能充分发挥电子档案在企业中的重要作用。

(三)提高对档案工作的重视，推进电子档案的应用

企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。只有不断的提高企业领导对档案工作的重视程度，才能使档案工作在企业发展中得以快速、健康的发展。

(四)加大电子档案优点的宣传力度，普及电子档案的知识

只有在实际档案工作中，充分体会到电子档案的便利和快捷，才能促进电子档案的发展。电子档案的优点毋庸置疑，但不是人人都意识到，只有在工作中加大其的使用和宣传力度，普及电子档案的知识，使公众认识到电子档案的优点，才会有更多地人选择使用电子档案。

综上所述，电子档案在企业发展中将发挥出巨大的作用，只有不断加强电子档案的建设，提高电子档案在企业中的应用和普及程度，才能促进电子档案更好的为企业发展服务，从而促进社会经济建设的不断进步。

⑸ 如何进行档案信息化管理

导语：在现代化社会发展中，档案管理工作具有多样性、便捷性、广泛性以及服务性特点，人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求，不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面，都发生了质方面的飞跃，随着社会的发展以及经济水平的提高，信息化是档案管理工作发展的必然趋势。

如何进行档案信息化管理

一、配备统一的管理设备实现计算机在档案部门的全覆盖。

要为机关档案发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体。随着机关档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

二、建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。

一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;

二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。

档案管理标准化包括：

档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

三、建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，政府部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。相关档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

如何进行档案信息化管理

一、 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的`档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务;它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要;其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计;再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程当中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理;相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法;储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构。

因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：

首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。

再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。

⑹ 大数据时代背景下的档案管理分析

大数据时代背景下的档案管理分析
在大数据时代的发展进程中，应该将大数据的价值积极的展现出来，所以相应的管理模式需要加以进一步的变革。应该将相应的管理模式加以进一步的转变，积极的采用大数据技术实现档案数据信息的相互关联，这样才能更好的实现档案资源的共享。相关的档案管理部门也应该做相互协调的工作，将档案数字资源中所蕴含的潜在价值充分的体现出来，这样才能实现进一步的整合。传统的档案管理部门中，供给式的模式占据重要位置，而在新时期的发展下，这一思维模式应该加以进一步的转变，从用户面临的问题入手，为人们的行为决策提供有益指导。以解决用户所面临的问题为目标整合档案数字资源，构建起以社会利用需求为导向的档案数字资源体系，不断提高档案服务与用户需求之间的匹配程度。
构建适应大数据要求的档案数字资源。以云计算为例，它适应了大数据时代分布式存储与海量数据并行处理的需要，实现了计算机资源的服务化，是大数据时代档案数字资源整合的基础平台和支撑技术。首先，各档案部门应根据国家统一规划以及自身基础设施建设与档案数据库资源匹配程度的具体情况，灵活选择适合的云部署方案。对于那些处在档案数字资源整合关键节点的部门应架设私有云，以动态申请公有云的方式弥补自身计算能力、存储空间等的不足。其次，云计算能统一各应用环境之间的业务逻辑、组织结构和表达方式等，消除信息孤岛，从而建立集成的档案数字资源管理平台，促成档案数字资源深层次整合与知识开发的实现。再次，云计算能实现对档案应用的整合，并以服?盏男问较蛴没Х⒉迹煌?时支持用户利用各种终端设备随时随地访问所需的云服务。这些都将在最大程度上发挥档案数字资源整合的优势，提高档案服务的效率和便捷性。
加强大数据时代档案数字资源整合的安全保障体系建设。首先，应建立IAM（身份和访问管理）和隐私保护系统，实现统一身份认证与访问权限控制，达到用户安全集成管理的目标，有效应对档案数字资源整合与大数据应用过程中的安全风险。其次，通过数据加密技术保护档案信息安全。通过SSL（Secure Sockets Layer，安全套接层协议层）加密，实现在数据集的节点和应用程序之间移动保护大数据。再次，综合运用大数据技术手段与安全保密制度，加强对重点领域档案数据的日常监管，有效应对档案数据聚集性与档案利用需求无序性造成的档案泄密风险。最后，实时开展档案数字资源异地异质备份工作，提高系统容灾能力。
最后，还要组建一支具有大数据素质的档案从业者队伍。大数据环境下，档案从业者应加强自身素质建设，在档案数字资源整合中承担起业务专家的重任，成为档案数字资源的提供者、组织者和导航者。作为档案数字资源的提供者，就要求档案从业者具有过硬的档案专业知识与技能，能正确预判大数据给本单位数据处理各环节带来的风险构成，给出基于档案专业的解决方案，从而确保档案数字资源的真实、完整与安全，最大限度地满足档案数字资源整合的需要，保证档案价值的实现。

⑺ 试论企业档案数字化管理存在的问题及对策

企业档案数字化管理存在的问题
档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。
标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

⑻ 数据库的作用主要体现在哪些地方

数据库的作用：

数据库是为了实现一定目的按某种规则和方法组织起来的“数据”的“集合”。

数据库可以直观的理解为存放数据的仓库，只不过这个仓库是在计算机的大容量存储器上，而且数据必须按照一定的格式存放，因为它不仅需要存放，而且要便于查找。

数据库可以做到：

⑴ 实现数据共享

数据共享包含所有用户可同时存取数据库中的数据，也包括用户可以用各种方式通过接口使用数据库，并提供数据共享。

⑵ 减少数据的冗余度

同文件系统相比，由于数据库实现了数据共享，从而避免了用户各自建立应用文件。减少了大量重复数据，减少了数据冗余，维护了数据的一致性。

⑶ 数据的独立性

数据的独立性包括逻辑独立性（数据库中数据库的逻辑结构和应用程序相互独立）和物理独立性（数据物理结构的变化不影响数据的逻辑结构）。

⑷ 数据实现集中控制

文件管理方式中，数据处于一种分散的状态，不同的用户或同一用户在不同处理中其文件之间毫无关系。利用数据库可对数据进行集中控制和管理，并通过数据模型表示各种数据的组织以及数据间的联系。

⑸ 数据一致性和可维护性，以确保数据的安全性和可靠性

主要包括：安全性控制、完整性控制、并发控制，使在同一时间周期内，允许对数据实现多路存取，又能防止用户之间的不正常交互作用。

⑹ 故障恢复

由数据库管理系统提供一套方法，可及时发现故障和修复故障，从而防止数据被破坏。数据库系统能尽快恢复数据库系统运行时出现的故障，可能是物理上或是逻辑上的错误。比如对系统的误操作造成的数据错误等。

(8)浅析数据库在档案管理中的运用扩展阅读：

数据库管理系统：

数据库管理系统是为管理数据库而设计的电脑软件系统，一般具有存储、截取、安全保障、备份等基础功能。

数据库管理系统可以依据它所支持的数据库模型来作分类，例如关系式、XML；或依据所支持的计算机类型来作分类，例如服务器群集、移动电话；

或依据所用查询语言来作分类，例如SQL、XQuery；或依据性能冲量重点来作分类，例如最大规模、最高运行速度；亦或其他的分类方式。

不论使用哪种分类方式，一些DBMS能够跨类别，例如，同时支持多种查询语言。

⑼ 浅谈计算机数据库的管理与应用论文

浅谈计算机数据库的管理与应用论文

摘要： 随着社会经济的快速发展，信息化网络技术手段不断进步，信息技术在人们日常生活、工作及学习中的广泛渗透，不仅给人们生活带来了极大便利，还极大的提升了人们工作与学习效率，为社会各领域的发展起到了巨大的推动作用。数据库是伴随着计算机信息化网络技术发展的，而其又是信息技术发展的核心所在，数据库技术的快速发展一方面在计算机技术的发展和完善上发挥举足轻重作用的同时，一方面也为社会的进步作出突出贡献。本文将就计算机数据库的管理进行详细分析，并在此基础上阐述计算机数据库的应用情况。

关键词： 计算机数据库；管理应用

21世纪是信息大爆炸的时代，伴随着信息化技术的快速发展及在社会生活等各领域的广泛渗透，人们的生活观念及方式都发生了很大的变化，尤其是计算机核心技术之一的数据库技术的发展及应用，不仅使人们生活更加轻松便捷，数据库技术在人们工作学习中的应用，还极大的提升了人们的工作与学习效率，为社会的发展进步起到了巨大的推动作用。计算机数据库的主要定义是其是为了达成相关目标而组织在一起并存储在计算机中的一系列数据。而数据库技术则是指研究数据库的相关管理、设计及结构的一系列方法与手段，以达到对数据的有效分析及处理等，这些方法和手段可以是相关理论知识及技术等。计算机数据库的主要特征有数据库中所有数据信息都存在一定的相互间的联系，同时各数据信息间有保持一定的相对独立性，此外，数据库采用DBMS来对数据进行控制及管理。数据库技术主要经过以下三个发展历程数据的手动管理时段、通过采用文件系统对数据进行管理时段以及数据库形成系统时段，每个阶段数据库技术的特点都不同，有着鲜明的时代特征。下文将就计算机数据库的管理进行详细分析，并在此基础上阐述计算机数据库的应用情况。

一、计算机数据库的管理

计算机数据库的管理主要有以下几种管理技术。

1.存取管理技术

数据库的存取管理技术主要有包括以下技术：一是用户认证技术。对于计算机网络来说，用户的一切信息资料都是采用一系列且具有一定组合的数据来表达，因而用户只存在数据身份而不存在其现实身份，相应的在相关授权方面，计算机网络也是对用户实行数据身份形式的授权模式。该技术可以采用用户设置的相关密码及口令来实施计算机对用户的鉴别，此外，当前还有一种采用生物特征的方式来对用户进行鉴别。用户认证技术能够有效的防止没有经过认证授权的用户，访问、使用及修改数据库的权限；二是控制访问技术。该技术主要是对用户的一些权力进行一定限制，既可以限制骇客非法入侵数据库及访问相关资源，又能够对合法用户的某些权力进行限制，如不允许其访问受保护的文件及访问目录等资源。该技术对主客体的访问权限作了相关规定和限制，对用户的相关访问要求作出相应控制，其中主体主要指的是用户，客体指的是文件等数据库资源。在控制策略方面主要有防火墙控制、权限控制等。

2.恢复和备份技术

由于当前计算机网络情况十分复杂，计算机数据库的安全受到多方面因素的干扰和影响，因此当计算机数据库因某种原因出现故障时，事先做好对数据库信息资源的备份并对其进行恢复就显得尤为必要。系统一旦出现故障，其数据库信息资源便会受到一定破坏甚至丢失，当前应对数据丢失问题的主要对策有对数据进行备份，经过备份的数据信息能够非常简便的对其进行恢复。当前的数据库备份手段包括动态、静态及逻辑备份等。而数据库的恢复手段则包括数据库备份及通过在线日志来进行恢复等。用户应根据计算机系统故障原因及自身情况选择最优的数据库备份和恢复手段，以减少或避免因数据丢失造成的巨大损害。

3.加密技术

随着信息化网络技术在人们日常生活工作中的广泛应用，其在为人们创造巨大效益的同时，也无形中加大对其依赖性，这也导致网络信息安全问题的'不断发生，木马、病毒等危害计算机安全的情况越来越普遍。尤其是当前人们将大量重要的数据信息存储于计算机数据库中，部分人出于各种目的，抓住用户网络安全意识薄弱及网络技术缺乏的弱点，通过计算机漏洞采用非法手段入侵用户计算机系统，通过盗取用户密码的方式，非法访问用户数据信息并对其进行篡改，极大的威胁到了用户的数据信息安全。而通过采用数据加密技术则能有效的避免这些情况的发生，对数据库中的重要信息实施加密，不仅能有效杜绝骇客入侵，还能在系统因某种原因崩溃时，相关数据信息依然不受影响，从而实现数据信息的安全[1]。

二、计算机数据库的应用情况

1.多媒体中的广泛应用

计算机数据库在多媒体领域的广泛运用主要指的是将多媒体的数字化相关技术及数据压缩等技术与数据库技术整合起来，实现数据库技术在多媒体领域的广泛应用。多媒体数据库技术就是在数据库技术不断发展和应用过程中出现，其主要应用领域有图书馆、博物馆及电子商务中。该技术通过将声像等数据信息有机整合起来，形成巨大的多媒体信息资源数据库，从而极大的提高了传统多媒体信息资源的容量，进而能高效的进行多媒体信息资源的大量演示。数据库技术在多媒体领域的广泛应用，不仅多媒体领域的技术水平及服务质量，还为多媒体领域创造了巨大的经济效益，为社会的健康可持续发展提供巨大推动力。

2.信息管理中的广泛应用

随着计算机数据库技术的不断发展，其在信息资源管理中的应用也越来越广泛，并取得了良好效果，数据库技术不仅提升了信息资源的容量，还极大的保障了信息资源的安全及稳定性，提升了用户信息管理水平。当前数据库按照应用领域不同可分为统计数据库、生态环境数据库及海河流域数据库等；按照传统模式分类，则可分为网状、关系及层次型三种模式。数据库技术在信息资源管理中运用，其主要特点有以下几方面：一是运用领域的拓展。以往的信息管理只包括单一农业或工业，现今数据库技术在信息资源管理中的运用后，其管理范围拓展到能涵盖工、农及服务业，这极大的提升了工作效率，促进了生产力的发展；二是数据库技术的巨大进步，使得其在信息资源管理中的应用更加具有可操作性，应用范围更广泛，运用效果更加良好；三是数据库的安全性得到极大提高。数据库的加密技术极大的提升了信息资源的安全性，通过采用用户账号及加密等手段，能够有效对信息资源进行管理，在提升信息管理效率的同时，也能极大的减少甚至避免数据信息风险，从而实现信息管理的安全稳定[2]。

3.在文献管理中的广泛应用

其主要可用于以下几方面：一是数据库技术可有效的运用与文献档案的检索和存储中。可以通过将文献资源录入光盘的形式，实现大量资源的有效存储，而且其还具备成本低廉、安全可靠及容量巨大、携带方便等特点。如其还可以用于教育教学中，如将大量的教学素材及资源通过压缩成光盘的形式，这可以极大的提升教学工作的效率；二是用于计算机C语言文献资源的检索及浏览。可以通过建立计算机C语言的相关理论知识及文献研究资料的数据库信息系统，对其数据信息进行细致分类，引进先进的检索系统，这有助于教师的教学和科研活动的顺利开展。如教师可以根据数据库检索有用资源进行教学设计，这能极大的提升教学的效果。此外，还可以根据数据库的信息资源开展科研活动[3]。

三、结语

计算机数据库技术的发展和应用，不仅能给人们工作、学习及生活带来极大效益，还能创造巨大的社会经济效率，为社会的发展进步起到巨大推动作用。因此，加强对计算机数据库管理与应用的研究有着积极意义。

参考文献

[1]曾令思.计算机数据库的管理与应用[J].电子制作，2014，（06）：58-59.

[2]陆根美.浅谈计算机数据库的管理技术及其应用[J].电子世界，2014，（10）：335-336.

[3]江绍虎，潘澜月.浅谈计算机数据库的应用与管理[J].科技资讯，2012，（19）：25-26.

⑽ 档案学有哪些数据库

【编者按】：档案学就是探索档案、档案工作和档案事业的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法的学科。精品学习网档案学栏目为您提供档案学范文参考，以及档案学写作指导和格式排版要求，解决您在写作中的难题。
浅谈数据库在档案管理中的应用
[摘要]本文分析了数据库在档案管理中应用的现状与不足,讨论了利用数据库技术对档案进行管理的实现和应用,提出了有建设性的对策和建议,提出了自己的思考。
[关键词]数据库 档案管理 应用
信息化是当今世界发展的大趋势,是推动经济社会发展和变革的重要力量。随着我国各单位业务的急速发展,单纯的手工记录方式已无法及时有效地对档案材料进行收集、整理、立卷、归档和管理。而计算机技术在近十年来的迅猛发展,使得各单位利用计算机对档案进行辅助管理成为可能。档案信息化是在档案管理中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行开发、管理和提供利用等服务,主要包括档案资源数字化和网络化、档案信息管理和利用提供的一体化、档案信息的高度共享等。
《全国档案信息化建设实施纲要》规定了我国近期档案工作发展目标,《国家信息化发展战略(2006年—2020年)》的审议通过,为档案信息化提供了有力保障。计算机的介入打破了传统的管理模式,使得原本松散、庞杂的档案管理迈入了集中统一、信息自动化的新领域。虽然,利用计算机辅助管理档案能大量减轻管理工作的强度、提高管理工作的效率,并能减少管理工作的失误,但是由于计算机技术,尤其是数据库的发展是一个逐步开发、完善的过程,同时使用该技术的工作人员也有逐步学习、应用的阶段,因此计算机辅助管理各单位档案中也存在着不少需要解决的问题。
一、数据库在档案管理中应用的现状与不足
随着各单位业务的不断扩大,传统的手工管理档案的方法,已经不能适应成倍膨胀的档案数量,也无法满足社会对档案的巨大利用需求,利用档案管理软件进行计算机管理是提高各单位档案服务水平的必由之路。将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络,即从档案的实态转换到虚拟态,档案信息与载体分离,在这个意义上说网络传递的仅是档案信息,用户得到的仅是复制品,而非档案原件。使用数据库计算机辅助管理档案不同于以往对纸质文档进行收集、整理、立卷、归档、管理等工作,管理人员除了需要具备档案管理业务素质外,还需要对计算机及数据库应用具备一定的认识。有相当多的档案管理工作人员知识结构老化,缺乏计算机技术知识,不能准确、规范地录入基本信息,导致基本信息错误、缺失甚至张冠李戴。与此同时,由于一些档案管理软件在建立时仅考虑当时的数据量和用户需求,数据库结构中只有比较有限的几个数据字段,数据库容量较小,不能导出通用格式的数据。当数据量成倍增加,数据库运行的速度就相应减慢,使工作效率被迫降低。
二、数据库在档案管理中的应用建议
要全面提升档案数据库系统的安全水平是个艰难的过程,涉及方面很多,需要管理部门投入人量的人力物力。有些方面,例如,设备的可靠性,火灾预防等方面,主要涉及投入力度的问题:防止人为的有意识破坏方面,如泄密监取密码口令、计算机病毒、黑客等,主要依靠管理制度和计算机安全专项技术。但在数据库的一致性、完整性问题上,档案管理部门自身起着决定性作用。主要应关注以下几点:
1.采用科学的数据库开发方式
早期使用结构化方法开发的档案管理软件,其稳定性、可修改性和可重用性都比较差,用户需求的变化往往造成系统结构的较大变化,并且需要花费很大代价才能实现这种变化。新的档案管理软件可采用面向对象的程序设计方法,商定一种或多种数据转换方式,以便数据能够在不同软件之间实现信息共享。考虑到信息网络化的需要,档案管理软件可具备通过网页进行数据查询、交换的功能。同时还应考虑数据量增加的速度和数据库技术发展的趋势,以便今后对数据库进行升级或更新换代。对于管理条例的各种文件可采用数码照相或者文本方式进行保存整理,通过公文类程序或网页进行交换及查询。
2.确保档案的保密性和安全性
单位档案的保密性和安全性是十分令人关注的问题。档案一旦进入计算机网络系统,网络的安全将直接关系到档案的保密性。对于计算机网络与电子文件所存在的技术上的弱点只能靠技术上的发展去解决。作为计算机网络的使用者,电子文件的形成者和保管者都有责任关注信息技术的最新发展,也有责任采用诸如防火墙、密码技术、网关、虚拟保险箱、电子印章、电子水印等最先进信息技术解决上述问题。同时通过建立符合科研档案技术发展规律的各种工作规范来保障电子文件的安全。只要工作规范,技术到位,这一科研档案工作的主要障碍是完全可以解决与克服的。
加强网络监控,及时备份数据。网络中存在的安全性问题是对档案管理系统安全性最大的威胁。目前有多种网络安全策略,各种安全策略必须相互配合才能真正起到保护作用,其中网络的访问控制可以说是保证网络安全最重要的核心策略,它的主要任务是保证网络资源不被非法使用和访问,它也是维护网络系统安全、保护网络资源的重要手段。另外,要注意建立计算机检索查询和提供档案信息的主要服务方式,为使用者提供网状信息组织结构,使用户可以根据自己的意志沿着信息之间的关系链进行浏览,而不是按照规定途径进行检索和查询档案信息。
3.关注计算机病毒的新变化
当档案信息系统扩展到局域网甚至互联网时,计算机病毒成为不可回避的危害,而且新型病毒具有许多网络时代的新特征,例如,病毒传播主要通过网络途径扩散,病毒与计算机入侵关系密切,Windows操作系统的网络功能是常见的攻击点,等等,档案工作者应当时刻注意新的技术变化,制定针对性策略,并从管理制度、技术监督、后备保护、应急措施等多方面综合防范。
4.加强法制建设
保障档案信息安全单纯依靠档案管理部门自身的努力是不够的,还需要有相关法律、规章制度的约束。因此,档案信息安全与其它社会问题一样,是一个复杂的综合性较强的问题,各个环节必须紧密衔接才能发挥作用。立法在保障档案信息安全性中的作用是不言而喻的,缺乏法律支持的信息安全保障是纸上谈兵。我国已将信息安全列入国家信息化发展战略,辽宁省早在1998年就通过了《辽宁省计算机信息系统安全管理条例)),这些都将在档案信息安全保障中发挥重要作用,但随着新问题的出现还需要更完善的、更专业的法律、法规出台。
参考文献:
[1]张姝,韩振英.计算机在学籍档案管理中的应用[J].洛阳工业高等专科学校学报,1998,(4).
[2]刘淑芬.计算机网络技术与学校档案管理[J].学校档案,1999,(1):23-25.
[3]徐志敏.计算机技术对档案工作的影响[J].办公室业务,2000,(3):32-33.

档案数据库建设中存在的问题及解决思路

钱毅
摘要:档案数据库是档案信息资源管理的核心工具，目前我国档案数据库的建设和利用状况还存在不少问题。作者首先解析了档案数据库的概念，指出应当从档案业务需求的角度去考察数据库的功能，并分析了档案实践的发展导致了档案数据库内容变化的几大因素。在档案建设过程中存在的问题包括缺乏有效统筹规划、数据库定位不准确、标准规范缺失、数据质量不高等。要解决这些问题，作者提出应当加强档案数据库规划管理、完善标准规范、建立健全质量控制体系、培养人才队伍等措施。
关键词:档案数据库 概念 问题 思路
数据库技术是20世纪60年代末发展起来的一门信息管理技术，是公认的信息资源开发、管理和服务的核心手段。目前数据库的建设规模、信息量大小和使用频率已经成为衡量一个国家信息化水平和综合国力的重要尺度。在我国国家和地方各级的档案信息化规划中，档案数据库作为档案信息资源管理的核心工具也都得到了广泛的重视。但档案界一直存在着如何盘活档案资源、提高利用效率等问题。应该说，拥有先进的数据组织技术和灵活可靠管理手段的数据库技术理论上可以从容面对这些挑战，为档案信息化搭建一个坚实的平台。事实上几乎所有的档案信息管理系统的中心都由档案数据库来担当，无论其形式是档案辅助管理系统还是所谓的数字档案馆。但档案数据库的建设和利用状况仍然不容乐观，还存在着数据结构封闭、数据质量不高，档案信息资源尚未完全走出信息孤岛的状态。笔者拟从对档案数据库的概念、档案数据库的应用现状及建设思路几个方面来分析这些问题。
一、档案数据库概念解析
档案数据库的建设在我国已经有20余年的历史，但其理论发展却并不充分。笔者通过期刊网（www.cnki.net）进行查阅，在1994~2005年间查询到篇名中包含“档案数据库”的文章仅有28篇①，内容多局限在实际工作总结的层次上，对档案数据库的概念描述和理论挖掘相对较少。
通过文献调研，笔者发现早在1987年孙淑扬就指出“档案数据库属于文献数据库，是档案自动化的重要内容，它是经过整理组织以机读形式出现的档案信息集合。②”洪漪编著的《档案信息组织与检索》中认为“机读档案数据库，简称档案数据库，是以一定的组织方式存储在一起的机读档案数据的集合。这些数据包括档案题名、责任者、来源、页码、分类号、主题词、摘要等，少数包含档案全文。③”杨公之主编的《档案信息化建设实务》一书认为“档案数据库，从广义的角度讲，就是以特定方式组织起来的档案数据集合。具体地讲，就是为了满足多个用户多种应用需要，按照一定的数据模型将本单位所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式。④”
笔者无意为档案数据库给出一个确切的定义，因为作为支撑点的“档案”与“数据库”在实际应用中本身就是发散性很强的概念，而且还在不断发展变化之中，上述定义都符合其各自特定的信息背景，以致档案数据库在不同阶段的发展中出现了许多称谓，如机读目录数据库、索引数据库，照片档案数据库、全文数据库、多媒体档案数据库等等。因此研究档案数据库，需要综合把握数据库和档案实践的发展，获得对档案数据库的相对完整的认识。
在研究数据库时，除了掌握其先进的管理手段和操作方法外，更重要的是要立足档案信息资源的特点，按照需求引导的原则关注数据库中可以“为我所用”的部分，而不能片面追求数据库功能而忽视基本的档案需求。比如为了描述日益丰富的档案数据类型，我们要求数据库具有完备的数据类型能够表达音频、视频、全文等信息类型；为了加强档案数据质量控制，需要重点关注数据库的完整性管理机制；为了保证档案数据的安全，需要灵活应用数据库的视图功能、权限管理以及加密机制等。此外，数据库提供的共享交换、格式转换、数据仓库等核心功能可以为档案数据库提升管理水平和管理层次都提供技术保障。
同时，我们还要关注档案实践活动的变化，关注这些变化可能对档案数据库带来的影响。笔者认为影响档案数据库内容的主要因素有如下三个方面。
1．档案实体管理。在近年的档案管理活动中出现了许多新情况，比如2000年出台的《归档文件整理规则》允许在文书档案实体管理活动中取消“卷”的概念，这直接影响到档案数据库是否还需要“卷”这一级逻辑层次，从而影响相关表的数据结构。信息记录技术的发展引进了许多新型载体，目前纸张、照片、胶片、缩微胶片、硬盘、软盘、磁带、各类光盘、图纸等共存一室并不鲜见，不同类型的载体需要有不同的数据表来进行管理，档案信息化规划中还要求将这些载体的信息通过各种方式数字化后进入计算机系统，这也极大地丰富了档案数据库的内容。此外，在档案信息利用环节，用户全文和多媒体信息检索需求也会促进档案数据库的数据类型的拓展。
2．档案数据库设计活动。在多数情况下，档案数据库系统并不只是纯粹档案数据的集合，还包括档案管理活动中的其他信息，这些信息可以在数据库设计过程中被纳入管理。比如，在使用数据流图等工具进行数据库需求分析的时候，可以将许多业务流程方面的管理信息纳入数据字典；数据库的概念设计阶段经常使用的ER模型（Entity-Relation Model）要求仔细分析档案管理域中各实体及其之间的联系，并据此建立档案数据库模式，通过这种设计方法得到的数据库通常还包括一些管理实体，比如包括各类人员库、标准库、组织机构表、保管期限表、人员权限表、库房信息等，甚至包括档案借阅者信息，而其中相当一部分不属于档案本体数据所包含的范围。
3．应用环境。不同的机构具有不同的应用环境，像档案馆与一般业务部门的应用环境就有很大差别，它们对于档案数据具有不同的管理要求。比如在信息集中管理应用环境中，为了管理方便，往往将档案与资料、期刊、报纸、图书等大量的非档案成分进行集中管理；文档一体化环境则将文件与档案数据共存一库，彼此依存，或者干脆就是合而为一；电子文件管理应用环境则根据前端控制原则，要求电子档案数据库的建设不能采用事后建库的方式，而必须深入到文件形成阶段，收集电子文件生命周期的完整信息。因此可以看出，不同应用环境下建立的档案数据库的内容范围存在较大的差异。
通过简要分析档案数据库概念的内涵及其变化，笔者认为对于档案数据库的理解不能一刀切，而应该立足档案数据库建设单位的实际环境和系统需求，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合，并以此为据来考察目前我国档案数据库存在的一些问题。
二、档案数据库建设中存在的问题
在档案信息系统的建设过程中，软硬件设施可以通过购买、引进而获得，但一个行业或者部门的信息资源是买不来的，只能依靠自己建设。档案数据库作为档案信息资源采集、处理、存储和传输中心，在档案信息资源中占有举足轻重的作用。因而从宏观上讲，如何规划设计档案数据库的建设，是关系档案信息化进程是否能够顺利进行的关键因素。应该说，我们在这方面取得了很大的进步，数据库建设数量、分布的范围、发展的势头都是可喜的，初步消除了档案部门会沦为“信息孤岛”的疑虑。但同时，许多档案数据库建设中的问题也浮上台面，能否解决好这些问题是关系档案数据库未来发展的关键。
1．档案数据库建设缺乏有效的统筹规划
档案数据库建设是档案信息资源开发的核心工作，但目前我国档案数据库建设缺乏有效的统筹规划。在国家档案数据库建设层面上，除了明清、民国、革命历史档案资料三个目录中心的建设已经启动外，尚未有国家级档案数据库的规划安排，各地档案部门在实际建立档案数据库时基本上是各自为政，在档案数据标准体系尚不完善的情况下，这种局面将会导致数据共享困难。虽然我国就档案数据库的建设也提出过总体指导意见，比如《全国档案信息化纲要》一文中多次提到档案数据库的建设问题，提出“加强档案目录数据库建设”、“进一步加强档案目录中心建设”、“积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设”等，但这些意见缺乏可操作性。此外，如何将电子文件以及数字化档案的信息纳入档案数据库中进行管理，也需要在宏观层面上进行有效的统筹规划。
2．把握好数据库定位
也就是要回答好“建设什么样的档案数据库”的问题，回答这个问题需要充分了解档案数据库的内涵，明确建库的需求和目的，确定数据库定位，有的放矢。数据库定位将直接影响到数据库的建设成本、规模、效能等，是进行档案数据库以及信息系统建设的一个基本出发点。比如，是建立存储档案著录信息为主的目录数据库，还是建立存储档案全文的全文数据库；是根据馆藏的特点建立具有特色的数据库，还是基于馆藏图片、音像等资料建立综合
性多媒体数据库；是建立档案信息管理系统、文档一体化系统还是电子文档管理系统；是独立建库还是若干机构建立联合目录中心，或者是为未来的数字档案馆做数据准备。这些问题都需要提前论证，做好决策。而我们目前的档案数据库建设，在定位方面做的工作还不充分，许多数据库千篇一律，缺乏特色；或者数据库结构相似却不能联合，各自为战，造成资源分散，工作量重复。
3．数据库设计盲目性大，存在不科学的成分
数据库设计是一项非常严谨、科学性很强的一项工程，从可行性分析开始，逐次进行数据分析，绘制数据库的数据字典，然后运用各种工具进行概念模型设计、外模式设计和物理设计，最后才能装载数据库。其中的各个步骤都必须认真对待，偏废不得，前一阶段的设计是下一阶段工作的基础，不适合跨越设计阶段开展工作。
但在实际的档案数据库设计过程中，还存在着许多不科学的问题。特别在数据库可行性分析和数据分析阶段存在的随意现象比较突出。许多设计者对繁琐的数据分析不太重视，往往一上来就开始设计库表结构，这种脱离详细分析的设计方法虽然表面上速度较快，但其质量经不起推敲。对任何一个数据库系统而言，库表结构是其基石所在，基石不牢，大厦则有将倾之虞。
4．数据库逻辑结构缺乏规范
在进行数据库逻辑结构设计时，相关标准规范缺失是造成档案数据库的设计工作流于随意的主要原因，而档案数据库逻辑结构不规范的情况会引起数据库之间转换困难、难以共享等问题。目前正在许多单位开展的数字化工作所形成的图像文件、视音频文件如何建库管理，目前尚未有相关规范出台。电子文件管理元数据规范的滞后使得电子文件归档数据难以收集齐全，还有不少电子文件仍在进行人工著录登记，长此以往，前端控制原则难以在应用系统中得到应用。而在字段结构层面上，不规范的情况则更为突出。像在档案数据库中通常作为主键的“档号”字段的表示方法就五花八门，根据浙江省综合档案馆信息数据库建设调查报告的调查结果，在这浙江省通用的6种档案软件中，有的用4个字段来表示档号；有的定义成数字形式；有的定义为字符型，甚至同一个档案馆在不同时期录入的数据，表示形式也不统一。这将对日后数据库迁移、目录中心数据合并等工作带来极大的困难。
5．数据质量
档案数据库的建设必须保证良好的数据质量，“问水哪得清如许，为有源头活水来”这句古诗启示我们，准确的数据库信息、良好的数据管理是营造档案数据库“一池清水”的先决条件。作为重要的社会信息资源单位，档案部门必须高度重视档案数据质量，在追求数据库数量增长的同时，还要加强“污染防治”工作，防止脏数据的产生。而根据浙江数据库现状调查报告，随机检查结果表明档案数据库质量较好的数据误差也在12%左右，总平均差错率达29%，造成这种状况的原因主要在录入阶段，同时数据库的质量检查制度不完善也是重要原因。
三、档案数据库发展中存在问题的解决思路
1．加强数据库建设规划管理
数据库建设是一项投入非常巨大、周期很长、事关信息化成败的基础工程，应当由档案事业管理部门提供宏观的指导方针，统筹规划，合理布局，提供本地区或本行业数据库建设的蓝图，并会同有关部门对数据库规划的可行性进行论证，提出档案数据建设的具体意见。地方档案部门则根据宏观规划的要求进行详细设计，以实现全局共享为基础，突出特色数据。基于这样的总体思路，可以建立大范围内协调一致的数据结构，数据库框架设计、数据内容都能得到很高的共享度，将会改善目前档案数据库建设自行一套、质量参差不齐的总体状况。
2．加强标准规范的建设
档案信息资源描述标准体系是建设档案数据库的重要保障，相关标准规范的确立和逐步完善有助于各级各类档案数据库需要保持必要的协调，共同为社会提供高效、优质的档案信息服务。档案标准规范的制定要本着“确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享”的原则进行。在实施过程中，应当积极采用国际标准和国外先进标准；一般性的信息处理标准优先采用国家标准，如《文献保密等级代码》、《全国行政区划代码》等标准应当直接采用国家标准，不必另行一套；对档案领域内特有的资源制定行业标准，如《寿险业务档案管理标准》。此外为了保证国家文献系统标准之间的一致性，档案工作标准应尽量与图书、情报的国际、国内标准相一致。
3．建立标准的元数据库
目前数据库的逻辑结构设计比较混乱，虽然从各数据库个体角度观察，并没有太大的差错，但结构的不一致、不兼容会对数据库的共享和相互转换带来很大的困难，甚至难以进行。笔者认为，这个问题的最终解决，依赖于以著录标准化为依托的元数据库的建设。
目前档案数据库的主要记录对象是档案文件的二次文献信息，即文件的著录信息。许多档案数据库结构的确定其实就是将著录卡上的项目转换为数据表上的字段信息。从原理上讲，这个过程应该很容易，但由于我国的《档案著录规则》，虽然规范了著录项目，但并没有规定相应的量化指标，离数据库系统所要求的结构化数据的要求还有相当距离。由于著录标准并不是确定数据结构的强制标准，各档案数据库在建设时都可以根据自己的理解灵活应用，著录项目可以自行增删，字段类型、字段长度可以自由选择，这样的数据库进行互联互通的难度就可想而知了。因此笔者建议以著录标准为基础，建立一定范围内的元数据标准，此处的元数据就是关于数据库中各数据字段的信息，并以此为基础构成元数据字典。该字典提供数据项目的结构化信息，包括数据字段的名称、数据类型、长度、默认格式等规范，并说明字段之间的联系。需要指出的是，这样一个具有内在联系的有机的元数据字典，实质上是为档案数据库提供通信格式，并不要求完全遵循，如果有特殊要求，只需要在此基础上提供转换功能即可。随着档案信息化的深入，元数据字典的建设还应当包括全文和电子文件的元数据项目，为电子文件管理系统的设计提供相应的元数据，实现电子文档的前端控制，从而在根本上解决电子文档接口规范问题。
4．建立健全数据库质量控制体系
针对档案数据库数据质量的问题，笔者认为应当将档案数据库视作档案部门的信息产品，并依照生产产品的管理方式，通过质量控制体系进行监管。该体系以可操作的方式提供对档案数据库的全面质量管理，包括数据库设计、建设、管理活动中主要环节的控制，并制定数据库质量考核指标体系。该体系要求将数据库设计过程作为单独的项目进行管理，通过项目文档能够审查数据库设计过程是否科学、合理；能够对数据库建设过程中的人、财、物进行审计；对数据收集、录入、备份等各环节提供质检措施，保证数据准确、完整；通过质量指标体系对数据库容量、响应时间、查全率、查准率、错误率等进行核查。依照质量控制体系进行管理，能够优化数据库管理活动，加强数据库建设人员的责任感。
5．加强档案数据库队伍建设
随着档案事业的不断推进，对档案信息管理人员的要求越来越高。档案数据库作为档案信息化建设的中枢工程，其规划、设计、实施、管理、维护、标准建设等都需要相关人员具有较高的综合素质，不仅要熟悉馆藏，了解基本档案理论、业务流程、未来发展，还要掌握数据库管理的基本技能，对于档案数据库管理员，还需要具备一定的规划能力和标准化知识，而目前这方面的人才是比较缺乏的，需要档案部门和教育机构通力合作，培养通晓档案数据库建设的全面人才，全面推进档案信息资源的开发进程。
注释：
①查询时间：2005年9月16日，检索形式为“篇名”，检索模式为“精确检索”，数据库来源为“电子技术及信息科学辑目录”，特此说明。
②孙淑扬编著：《档案管理与计算机》，第176页，档案出版社1987年3月。
③洪漪编著《档案信息组织与检索》，第146页，武汉大学出版社，1998年1月。
④杨公之主编：《档案信息化建设实务》，中国档案出版社，2003年，第103页。
（原文载于《档案学通讯》2006年第4期）